淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

（魚臺縣人民醫(yī)院，山東 濟(jì)寧 272300）

對于企業(yè)而言，整體事業(yè)若想獲得良好的發(fā)展，與檔案具有重要關(guān)系，科學(xué)的檔案管理可以為公司發(fā)展提供充足資源支持。但是在當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中仍然存在較多問題，主要表現(xiàn)為檔案管理信息化建設(shè)滯后，不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，也影響了檔案信息的有效應(yīng)用。因此，對企業(yè)檔案管理信息建設(shè)途徑進(jìn)行適當(dāng)分析具有重要的意義。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

首先，對于檔案管理而言，其不同于一般的資料，在信息化發(fā)展下，紙質(zhì)原件檔案也是必不可少的，比如說土地證原件、財務(wù)憑證原件等。雖然信息化檔案管理不需要原件，也可以進(jìn)行查閱、瀏覽等，但還是不能夠替代原件的重要性，因此兩者同要重要；其次，在進(jìn)行信息化查詢時，查閱的速度也會更快，更加準(zhǔn)確，不僅僅可以節(jié)約大量的時間，同時也會提高相關(guān)人員的工作效率。最后，其可以方便快捷的查詢到相應(yīng)的檔案資料，例如有的人想查詢多年前的設(shè)計圖紙，可以在檔案管理軟件上進(jìn)行搜索，瀏覽到相關(guān)內(nèi)容，有相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)可以看到相應(yīng)的財務(wù)、人事等等方面的檔案內(nèi)容等。根據(jù)以上分析，信息化就是希望越來越多的人可以快速、有效的利用檔案，讓檔案的存在發(fā)揮其應(yīng)有的最大化價值。

二、現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題

（一）檔案管理的安全意識對其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發(fā)展?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對我國現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

（二）檔案資料管理制度有待進(jìn)一步完善

我國對在建項(xiàng)目檔案資料有著明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，但在工程施工承包合同中，卻沒有就在建項(xiàng)目工程檔案資料的收集和整理進(jìn)行明確的規(guī)定。這就導(dǎo)致在建項(xiàng)目工程中的各施工單位未能嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)以及合同內(nèi)容進(jìn)行檔案資料的收集和整理。從而造成檔案資料缺失，往往會在項(xiàng)目竣工前對遺失的資料進(jìn)行臨時制作，而不是對在建項(xiàng)目工程的實(shí)際情況進(jìn)行完整地記錄，這使得相關(guān)資料的真實(shí)性難以得到保障。

三、檔案管理信息化

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會和需要者，對于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D 等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

（二）完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設(shè)中，也是必不可少的。只有健全相關(guān)的管理制度，明確相關(guān)人員的主要職責(zé)，并將工作落實(shí)到責(zé)任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實(shí)的基礎(chǔ)條件。另外，還要制定一些監(jiān)督制度，這樣才能將制度落實(shí)到位，從而提高檔案信息化管理。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)

首先要保障對檔案管理的資金投入，保證基本辦公設(shè)備的完善進(jìn)而提高檔案管理人員的工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就要有一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體系。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)來制定，注重規(guī)章制度的落實(shí)，同時監(jiān)督檔案管理人員確保檔案管理工作的效率。

（四）加強(qiáng)對在建項(xiàng)目工程檔案信息化的保護(hù)

電子檔案則難以從表面識別出該文件是否被篡改，這就需要檔案管理人員確保在工作過程中不對相關(guān)資料進(jìn)行修改，保證電子檔案資料的原始性，并在收集過程中將文件設(shè)置為只讀模式，避免其他人員在閱讀過程中對檔案資料進(jìn)行修改。檔案管理人員還要為電子檔案的保存提供合適的物理環(huán)境，由于電子檔案保管的介質(zhì)一般是硬盤，其往往容易受到來自溫度、濕度等影響，甚至出現(xiàn)完全無法識別的情況，所以需要對相關(guān)檔案資料的保管引起足夠的重視。此外，還需及時對電子檔案存儲介質(zhì)進(jìn)行檢測，如果發(fā)現(xiàn)潛在的危害，則要第一時間進(jìn)行處理，以確保電子檔案得到妥善的保管。

綜上所述，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達(dá)成共識，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發(fā)展進(jìn)步，對檔案信息資源領(lǐng)域的開發(fā)具有積極的帶動作用，從發(fā)展的角度來看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。