民政檔案的重要性及科學(xué)管理辦法

王明穎

（黑龍江省民政信息服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150030）

民政事業(yè)與人們的生活息息相關(guān)，其中民政檔案管理工作是民政事業(yè)有序發(fā)展的關(guān)鍵。要想提高民政工作效率，保護(hù)好民眾的利益，那么就需要相關(guān)部門重視民政檔案管理工作，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，合理引用新技術(shù)，為民政工作的穩(wěn)步開展助力。

一、管理民政檔案的重要性

了解民政檔案管理的重要性，不僅能為相關(guān)工作人員提供檔案管理思路和方向，還能間接提高檔案管理人員的工作態(tài)度，使其保持積極的工作心態(tài)，對民政工作的開展起著關(guān)鍵性作用。

（一）為查找檔案提供便利

民政檔案的數(shù)量龐大，相關(guān)工作人員在整理民政檔案的時候，不僅會對其進(jìn)行分類管理，同時還會對不同時期的檔案進(jìn)行排序。在完善的民政檔案管理模式下，管理人員的工作效率會得到很大的提升，民政工作也可以順利的開展。有時，一些民政工作需要參考?xì)v史檔案資料后進(jìn)行進(jìn)一步部署，所以高質(zhì)量的民政檔案管理工作對檔案查找有著很大的幫助，更為相關(guān)民政工作的規(guī)劃與落實帶來便利條件。

（二）維護(hù)了民眾的利益

民政檔案管理工作與民眾的利益有著緊密聯(lián)系，做好全面的檔案管理工作，除了能為民眾的工作與生活帶來有利保障，還能在一定程度上提高民眾對有關(guān)部門的信任度，為相關(guān)民政工作的有效開展奠定良好基礎(chǔ)，也實現(xiàn)了維護(hù)民眾的利益，為社會有序發(fā)展提供了寶貴力量。

（三）良好的歷史參考價值

大量民政檔案中，會留存一定具有歷史研究價值的內(nèi)容，相關(guān)工作者通過參考?xì)v史資料，能夠?qū)ΜF(xiàn)階段所涉及到的民政工作有進(jìn)一步的了解與掌握，同時還能對日后民政檔案管理以及民政服務(wù)工作進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)。另外，豐富的民政歷史資料能夠間接為相關(guān)工作者帶來精神力量，對民政事業(yè)的良好發(fā)展也有著不小的影響。

二、科學(xué)管理民政檔案的措施

要想進(jìn)一步提高民政檔案管理工作的效率與質(zhì)量，就需要管理部門能夠選擇科學(xué)合理的管理方式，針對不同管理環(huán)節(jié)，制定不同的管理方案。民政檔案管理過程中，除了需要大量的人力資源，還需要各種設(shè)備與技術(shù)的支持，在檔案管理環(huán)境方面，也有較高的要求。所以，需要相關(guān)部門選擇科學(xué)的管理措施，保證民政檔案安全與管理質(zhì)量。

（一）提高工作人員的整體能力

民政檔案管理工作需要相關(guān)工作人員具備良好的心理素質(zhì)與工作能力，所以檔案管理人員不僅要在工作中積累經(jīng)驗，還要對民政檔案管理要點進(jìn)行總結(jié)與進(jìn)一步學(xué)習(xí)。對于檔案管理中出現(xiàn)的失誤，工作人員要對其進(jìn)行反思，并找到問題出現(xiàn)的原因，選擇適合自己的工作方式，從而提高自身工作能力。另外，相關(guān)部門還需要對民政檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓他們了解與掌握更多管理檔案的技巧，保持積極樂觀的心態(tài)，這樣才能更好的投入到檔案管理工作中。

（二）注重檔案管理設(shè)備的配備與保護(hù)

民政檔案管理工作的高效開展，離不開信息化技術(shù)與計算機等先進(jìn)設(shè)備的支持，但是一些設(shè)備在長期使用過程中，會出現(xiàn)各種各樣的問題，如檔案管理系統(tǒng)過時或設(shè)備損壞等，如果不能對其進(jìn)行妥善處理，就會對檔案安全帶來威脅。這就需要相關(guān)部門能夠?qū)n案管理設(shè)備進(jìn)行全方位保護(hù)，對檔案管理中涉及到的技術(shù)手段，也要做到及時的更新與優(yōu)化，以此來保證民政檔案的安全管理，提高檔案管理工作的質(zhì)量。對于檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞，還需要工作人員進(jìn)行及時的上報，以免對檔案安全造成影響。

（三）完善民政檔案管理制度

建立健全的民政檔案管理制度，對檔案管理工作的開展有著重要作用。由于民政檔案類型多樣，在管理過程中還會不斷出現(xiàn)新的檔案，如果工作人員不能按照所指定的規(guī)章制度對檔案進(jìn)行管理，那么就會增加檔案管理難度。所以，工作人員按照管理制度進(jìn)行檔案管理時，除了要嚴(yán)格遵守管理流程，還需要結(jié)合實際情況，提出管理制度中存在的不足之處，從而為檔案管理制度的完善提供有利的參考。管理人員在工作之余，也要對相關(guān)知識進(jìn)行進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與研究，一方面來提升自身工作水平，另一方面為管理工作帶來便利條件，節(jié)省時間與人力成本。

（四）注重民政檔案的備份工作

做好民政檔案的備份工作，是對檔案信息安全的負(fù)責(zé)，也對檔案管理的穩(wěn)定進(jìn)行有著積極影響。對電子民政檔案管理時，工作人員除了要對其進(jìn)行流程上的錄入，還需要根據(jù)要求，對其進(jìn)行備份錄入，檔案備份結(jié)束后，工作人員需要對涉及到的設(shè)備進(jìn)行妥善保管，并對設(shè)備進(jìn)行定期檢查，以免出現(xiàn)檔案丟失或信息泄露等情況。對紙質(zhì)民政檔案管理時，管理人員要對檔案存放環(huán)境進(jìn)行全面檢查，保證存儲環(huán)境符合紙質(zhì)檔案存放要求。存放檔案前，工作人員可以通過計算機錄入方式對相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行備份，以此來保證檔案的安全。

（五）優(yōu)化民政檔案管理模式

不同地區(qū)會采用不同的民政檔案管理模式，所以在實際管理工作中，民政檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)借鑒多種檔案管理模式，將便捷高效的方式方法融入到自己的管理模式中。對于管理模式中存在的細(xì)節(jié)問題，工作人員需要對其進(jìn)行優(yōu)化處理，結(jié)合實際情況，靈活轉(zhuǎn)變固有且傳統(tǒng)的檔案管理模式，在信息技術(shù)的支持下，構(gòu)建更完善的管理模式，從而為民政檔案管理水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。

結(jié)論：通過文章內(nèi)容可以了解到，要想保證民政檔案管理工作的質(zhì)量，那么就需要相關(guān)部門注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，同時還要注重工作人員素質(zhì)與能力的提升。對于民政檔案管理中存在的不足之處，還需要工作人員進(jìn)行及時的總結(jié)與處理，并注重新型檔案管理模式的引用，這樣才能進(jìn)一步提高民政檔案管理工作水平，為民政工作的順利開展提供便利條件。