檔案部門在疫情防控工作中的角色與職能

謝玉雪 聶書源 郭若涵/中國人民大學信息資源管理學院

新冠肺炎疫情對我國人民群眾的生命財產(chǎn)安全造成了重大損害，開展好疫情防控工作是對各地區(qū)、各部門管理水平和突發(fā)事件應急處理能力的一次嚴峻考驗。包括各級檔案館、各類企事業(yè)單位檔案室在內(nèi)的檔案部門，在積極做好館室疫情防控的同時，還應明確自身在應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件過程中的角色定位，發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，更好地服務疫情防控工作。

1 檔案部門在疫情防控工作中的角色定位

1.1 疫情防控檔案管理者

疫情防控檔案指“防控突發(fā)重大疫情過程中直接形成的，且具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態(tài)的原始記錄”[1]，代表性檔案如2003年“非典”防控檔案、2009年“甲型H1N1流感”防控檔案等。面對此次疫情，檔案部門應履行好疫情防控檔案管理者的職責，與業(yè)務部門協(xié)同保障疫情防控全過程記錄的真實性、完整性。其所承擔的具體工作包括：各單位檔案室應在檔案局的指導建議下，明確疫情防控檔案收集范圍、分類標準；各級檔案館應建立疫情防控專題檔案、主動做好疫情防控檔案的征集和接收工作。如2003年“非典”防控期間，北京市檔案局、市衛(wèi)生局、北京防治“非典”聯(lián)合工作小組協(xié)調(diào)配合，就關于加強“非典”防控檔案管理制發(fā)了一系列文件，明確工作要求。截至2003年7月，北京防治“非典”聯(lián)合工作小組向北京市檔案館移交文書檔案3949件（卷）、音像檔案44件、光盤7張、照片檔案246張、資料17冊[2]，為日后調(diào)用“非典”防控檔案、實現(xiàn)檔案價值奠定了基礎。

1.2 疫情防控知識提供者

作為疫情防控知識提供中心，檔案部門應充分利用各種方式和平臺，為政府防疫部門和社會公眾主動提供與疫情相關的檔案信息。一是向政府機關和防疫部門提供突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，為制定疫情防控措施、調(diào)配防控力量、預測未來疫情等提供重要參考。如新冠肺炎疫情暴發(fā)后，中建三局等四家建設公司趕赴武漢建造火神山醫(yī)院，就沿用了2003年“非典”期間北京“小湯山”醫(yī)院建筑設計圖，為戰(zhàn)勝疫情節(jié)省了寶貴時間[3]。二是向普通公眾提供疫情防控編研產(chǎn)品，提供專業(yè)權威的防疫信息、增進公眾對疫情發(fā)展的認知，達到穩(wěn)定民心、振奮民志的目的。

1.3 城市記憶構建者

疫情暴發(fā)以來，政府部門的組織調(diào)度、醫(yī)務人員的無私奉獻、民間組織的捐贈支持、普通公眾的積極參與等，從多個方面反映了社會各界全力以赴、眾志成城、共克時艱的決心和勇氣，在這過程中形成了大量的文字、圖片、音像等檔案資料。這些檔案資料作為反映中國人民抗擊疫情的原始記錄，具有極強的記憶功能和憑證價值，是構建城市記憶的寶貴素材。疫情防控期間的公眾記憶往往具有聚集性、共情性、文化性，對于勾畫防疫圖景的復雜性、多元性具有重要意義，對其開發(fā)利用將有助于提高疫情防控期間各領域行動的透明度、鮮活性。然而，不同于政府機構形成的檔案，承載公眾記憶的檔案相對分散、數(shù)量巨大且可能涉及個人隱私，這也給檔案部門的收集工作帶來了挑戰(zhàn)。因此，對于疫情防控期間公眾記憶的收集整理是難點和重點。

2 檔案部門在疫情防控工作中的職能發(fā)揮

2.1 加大疫情防控檔案收集，豐富館藏檔案信息資源

2.1.1 指導疫情防控文件材料的收集歸檔

為保障疫情防控檔案真實、系統(tǒng)、全面，疫情防控檔案的收集需要在第一時間進行。在疫情防控期間，大量的社會資源和人員精力都被投入到醫(yī)療防控以及后續(xù)生產(chǎn)恢復當中，往往對疫情防控檔案收集歸檔缺少重視，容易造成疫情防控檔案數(shù)量不足、質量較差。因此，相關部門應在檔案局、檔案館的指導下盡可能地進行全面收集歸檔，避免重要內(nèi)容的遺漏。

2.1.2 加強疫情防控檔案的主動收集

目前疫情防控檔案收集工作面臨兩大挑戰(zhàn)：一是檔案形成主體眾多，形成主體不再局限于政府部門，普通民眾和非政府組織也扮演了重要角色；二是檔案形成渠道分散，微博、微信等社交媒體也成為承載公眾記憶的重要平臺。因此，檔案部門在進行疫情防控檔案收集過程中要主動堅持多主體、多渠道、多手段原則。多主體原則指檔案部門應在接收政府部門疫情防控檔案的同時，注重收集普通民眾、相關組織、企業(yè)等形成的檔案。多渠道原則指檔案部門在收集檔案時不能僅依靠傳統(tǒng)手段，應與時俱進，利用數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)分析等技術，對網(wǎng)絡信息中有保存價值的內(nèi)容進行捕獲、收集，以拓展疫情防控檔案的來源渠道。多手段原則指檔案部門不能被動接收相關部門移交的檔案材料同時，要主動收集并且加大征集力度，創(chuàng)新收集、征集手段。具體可以通過建立、派遣防疫專題小組來擴大收集范圍；通過網(wǎng)站、微信公眾號等線上平臺征集公眾投稿；采取“眾包模式”，即由普通民眾、相關組織、企業(yè)主動提供與防疫工作相關的重要材料，由檔案部門篩選和整理。

2.2 強化疫情防控檔案開發(fā)，提供疫情防控知識服務

2.2.1 提供史料參考

歷史疫情防控檔案蘊含著寶貴的歷史經(jīng)驗，檔案部門可同防疫部門合作對其進行內(nèi)容編纂，為當前疫情防控工作提供參考依據(jù)。以2003年浙江省抗擊“非典”疫情為例[4]，省疾病預防控制中心參考歷史疫情防控檔案，在短時間內(nèi)制定了工作方案；此外，利用分離麻疹、流感病毒檔案資料，為后期研究治療方法提供重要依據(jù)。

2.2.2 服務社會公眾

疫情防控檔案在服務普通民眾方面也可發(fā)揮重要作用：如往次疫情防治成功案例可以增強民眾抗擊疫情信心；疫情發(fā)展規(guī)律的記錄可以減少民眾的不必要恐慌；已經(jīng)檢驗的有效防疫手段可以為民眾提供醫(yī)療知識；抗擊疫情當中的英雄人物可以增強民眾必勝信心等。在疫情暴發(fā)的非常時期，受限于檔案使用條件不夠便利、檔案使用效果不夠直觀等客觀原因，疫情防控檔案的信息價值沒有得到充分發(fā)揮。因此，檔案部門可對疫情防控檔案進行專題化深度開發(fā)，以線上展覽等形式向普通民眾開放。

2.3 構建疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫，傳承民眾防疫集體記憶

2.3.1 進行檔案數(shù)字化

在疫情防控工作中，大量一手材料以實體形式生成。這些檔案不僅不利于各部門之間的信息交流和共享，而且隨時間推移將面臨被損壞甚至遺失的風險。因此，檔案部門應對疫情防控檔案及時進行數(shù)字化，將實體形式的檔案通過著錄、掃描、拍照等方式轉化為數(shù)字化成果，為疫情防控時期信息流通共享提供條件。

2.3.2 建立專題數(shù)據(jù)庫

作為重大突發(fā)歷史事件，疫情防控工作是城市記憶不可或缺的一部分。各級檔案部門應在加大資料收集力度的基礎上建立疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫，并將其納入城市記憶工程，依托城市記憶展示平臺面向社會公眾開放，使疫情防控檔案妥善得以保存并真正為民所用，使民眾防疫集體記憶作為城市記憶的重要組成部分得以保留和傳承。