試論信息化背景下文書檔案管理完善

安娜

摘要：為進(jìn)一步提升文書檔案管理成效，不斷增強(qiáng)檔案歸集、調(diào)用與存儲能力，滿足文書檔案材料的使用需求。文章立足于信息化，探討信息化對于文書檔案管理的重要作用，梳理文書檔案管理創(chuàng)新舉措，旨在打造快捷、高效的文書檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：信息化 ;文書檔案 ;檔案管理 ;管理舉措

文書檔案的信息化是現(xiàn)階段檔案管理的主要趨勢，依托各類技術(shù)手段，管理人員能夠根據(jù)需求，快速提供檔案信息，提升服務(wù)能力，同時規(guī)避文書檔案毀損風(fēng)險，增強(qiáng)檔案管理的安全性。基于這種實際，有必要從文書檔案管理的角度出發(fā)，以需求為導(dǎo)向，以技術(shù)為基礎(chǔ)，積極做好信息化背景下的文書檔案管理創(chuàng)新工作，逐步推動文書檔案管理的智能化、信息化。

1.文書檔案管理信息化的重要意義

信息化對于文書檔案管理有著極大的提升作用，轉(zhuǎn)變了以往的文書檔案使用方式，實現(xiàn)了文書檔案管理效率、共享能力的穩(wěn)步增強(qiáng)，全面發(fā)揮出文書檔案管理的價值與作用。

提升文書檔案使用效率。信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，加速了已有檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。例如在傳統(tǒng)的文書檔案調(diào)取過程中，工作人員往往需要按照相關(guān)目錄編號，進(jìn)行檔案存儲位置的查詢，查詢周期相對較差，甚至出現(xiàn)文書檔案查詢錯查或者漏查的情況，對于文書檔案的使用造成了一定的妨礙[1]。信息技術(shù)的應(yīng)用，使得文書檔案形成了完善的電子目錄，工作人員通過輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，可以在較短的時間內(nèi)，查詢文書檔案編號、存儲位置等相關(guān)信息，縮短了整個文書檔案檔案查詢、調(diào)取的時間周期，無形之中，提升了文書檔案的使用效率，降低了文書檔案管理的時間成本。

促進(jìn)文書檔案資源共享。從過往經(jīng)驗來看，文書檔案的體量較大，需要根據(jù)工作實際，進(jìn)行周期性的更新。文書檔案管理的這種特點(diǎn)，無疑增加了工作人員的工作難度，導(dǎo)致文書檔案管理差錯率的增加，間接影響了后續(xù)文書檔案的使用。信息技術(shù)尤其是云計算技術(shù)、電子信息錄入技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，在很大程度上解決了這一問題。工作人員根據(jù)檔案更新的要求，進(jìn)行電子檔案的錄入，保證文書檔案的全面性，降低了文書檔案日常管理的難度，同時逐步形成了一種文書檔案共享機(jī)制，避免了文書檔案信息匯總不及時、不全面的問題，保證了文書檔案管理的有效性。

2.信息化背景下文書檔案管理完善路徑

信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新，要求工作人員在科學(xué)性原則、實用性原則的框架下，采取系列舉措，形成新的文書檔案管理理念，積極推動文書檔案管理的信息化水平，形成綜合性、應(yīng)用性文書檔案管理模式。

積極轉(zhuǎn)變工作理念。文書檔案作為過程資料，在人事管理、決策制定等方面發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。近些年來，隨著文書檔案管理要求的日益嚴(yán)格、檔案管理手段的多元化，使得工作人員在開展文書檔案管理工作的過程中，需要積極調(diào)整思路，科學(xué)轉(zhuǎn)變工作理念，充分認(rèn)識到信息技術(shù)的應(yīng)用，對于文書檔案管理產(chǎn)生的影響，理解文書檔案管理信息化在檔案管理、信息共享方面的價值，為文書檔案共享平臺、管理流程的再造提供方向性引導(dǎo)[2]。

優(yōu)化文書檔案共享平臺。信息化背景下，文書檔案共享平臺的構(gòu)建，要求從硬件、軟件等多個角度出發(fā)，有序做好管理體系的升級工作。在這思路下，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)方面的預(yù)算，有計劃地的優(yōu)化文書檔案管理的相關(guān)硬件、軟件設(shè)備，依托必要的技術(shù)升級，形成互聯(lián)網(wǎng)+文書檔案的全新工作模式，為文書檔案的日常調(diào)取、應(yīng)用提供了便利。例如做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，將數(shù)據(jù)庫作為文書檔案管理的重要平臺，對文書檔案的各類信息進(jìn)行信息化處理與數(shù)字化存儲[3]。同時為保證文書檔案的共享能力，工作人員還應(yīng)當(dāng)建立起歸檔系統(tǒng)、審核系統(tǒng)，通過歸檔系統(tǒng)，能夠?qū)σ欢〞r間內(nèi)，產(chǎn)生的各類文書檔案資料進(jìn)行整理、收集以及歸檔，確保共享的時效性。借助審核系統(tǒng)，對文書檔案的法律效率進(jìn)行審核，審核通過后的文書檔案才能夠進(jìn)入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，從而大大增強(qiáng)了文書檔案數(shù)據(jù)的真實性與可靠性。

調(diào)整文書檔案管理流程。考慮到信息化背景下文書檔案管理的工作場景發(fā)生了深刻變化，為確保文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要對工作流程作出梳理、優(yōu)化以及調(diào)整，通過這種方式，確保文書檔案管理的效果[4]。具體來看，工作人員需要結(jié)合實際，制定文書檔案的管理流程，明確各個環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)與管理要求，確保各類信息技術(shù)能夠有效服務(wù)于文書檔案管理工作?？紤]到文書檔案管理的動態(tài)性，需要增加檔案加工環(huán)節(jié)，在信息技術(shù)的支持下，工作人員可以采取更為靈活的方式，通過文書檔案輸入、刪除、修改以及打印等流程的再造，實現(xiàn)對文書檔案的有效管理。通過文書檔案管理流程的理順，不僅可以提升文書檔案日常管理的效率，還能夠降低工作人員的工作量，實現(xiàn)對文書檔案管理流程的整合。同時做好文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，避免出現(xiàn)信息丟失等情況的發(fā)生[5]。

為加速文書檔案管理的信息化進(jìn)程，穩(wěn)步提升文書檔案的歸集、分析與應(yīng)用能力，需要對現(xiàn)有的管理體系作出調(diào)整、優(yōu)化，實現(xiàn)信息技術(shù)在文書檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用，對日常決策、管理等活動的開展提供了參考。

參考文獻(xiàn)

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[3]張鑫.信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新實踐[J]信息周刊，2020（4）：61-63.

[4]陳琳.信息化背景下談文化檔案管理工作的創(chuàng)新[J]科學(xué)與信息化，2019（12）：93-94.

[5]何蔚玲.信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新[J]卷宗，2020（10）：46-47.