基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

郭雅萱

（內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

進(jìn)入信息時(shí)代，事業(yè)單位中對(duì)于文書檔案管理中所需數(shù)據(jù)的初步收集、完成儲(chǔ)存、進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理及進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等工作已經(jīng)成為其發(fā)展的重要手段。本文將對(duì)當(dāng)下的文書檔案管理工作進(jìn)行一定總結(jié)，指出目前存在于文書檔案管理工作中的顯著問(wèn)題，再結(jié)合相關(guān)文書檔案管理原則提出有效建議及相關(guān)措施，以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，并在此過(guò)程中認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的真正價(jià)值。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)文書檔案管理工作不夠重視。文書檔案管理工作并不能夠直接為事業(yè)單 位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，故而在很多單位內(nèi)文書檔案管理工作始終無(wú)法得到重視，全體員工都對(duì)文書檔案管理持有不在意的態(tài)度，使得文書檔案管理工作無(wú)人配合、難以進(jìn)行，進(jìn)一步導(dǎo)致文書檔案管理信息難以完整、數(shù)據(jù)難以準(zhǔn)確、無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)整，以此惡性循環(huán)造成文書檔案管理工作遲遲無(wú)法推進(jìn)或升級(jí)。

（二）文書檔案管理制度尚不健全及人員缺乏。雖然理論上而言文書檔案管理是事業(yè)單位中十分重要的環(huán)節(jié)，但實(shí)質(zhì)上并未針對(duì)文書檔案管理形成有序高效的制度，使得文書檔案管理工作無(wú)法與企業(yè)需求相適應(yīng)。而事業(yè)單位內(nèi)部通常也并不會(huì)為文書檔案管理設(shè)置專職人員，導(dǎo)致文書檔案管理的專業(yè)人員十分缺乏，而兼顧文書檔案管理的工作人員通常也并不具有文書檔案管理工作所需的知識(shí)體系及業(yè)務(wù)能力。

（三）信息技術(shù)及文書檔案管理之間發(fā)展不平衡。在信息爆炸的當(dāng)今社會(huì)文書檔案管理工作日益繁雜，且不斷出現(xiàn)電子信息等新的信息形式，而傳統(tǒng)的文書檔案管理方式仍未改變，使得龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)難以得到有效收集、儲(chǔ)存及管理。

二、完善文書檔案管理工作的原則

（一）完整性原則。傳統(tǒng)的文書檔案管理只能夠滿足從前數(shù)量少、關(guān)聯(lián)性弱的信息完整性，而進(jìn)入信息化時(shí)代，信息的數(shù)量及種類大幅增加，要繼續(xù)保證文書檔案管理的完整性無(wú)疑難度更大。而保障文書檔案管理的完整性是發(fā)揮文書檔案管理效用的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有確保文書檔案管理的完整性，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)歷史及未來(lái)發(fā)展中不同類別信息的進(jìn)一步管理，實(shí)現(xiàn)通過(guò)文書檔案管理協(xié)助公司決策，最終促進(jìn)公司發(fā)展。

（二）保密性原則。該原則是信息化時(shí)代對(duì)文書檔案管理的重要要求。信息化時(shí)代來(lái)臨，各項(xiàng)信息實(shí)現(xiàn)有效互助，但對(duì)于公司內(nèi)的重要檔案信息務(wù)必要保障其安全性及保密性。為最終能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的功能，文書檔案管理本身即會(huì)涉及公司的重要數(shù)據(jù)，所以務(wù)必要完善數(shù)據(jù)安全策略，并全面提升公司內(nèi)成員的安全意識(shí)。

（三）可讀性原則。由于電子信息的不斷增加，信息的類別不斷豐富，單一的文書檔案管理模式已經(jīng)難以滿足文書檔案管理的最終需求，所以在文書檔案管理的過(guò)程中要為每一項(xiàng)信息采取更為合適的展現(xiàn)方式，以便后期檢索查閱。

（四）穩(wěn)定性原則。信息化技術(shù)雖有其優(yōu)越性，但因其易操作性十分容易被刪改，在一定程度上影響了信息的完整性，從而會(huì)進(jìn)一步影響信息的真實(shí)準(zhǔn)確，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。因此需要為文書檔案管理工作設(shè)置相應(yīng)的審查制度，保障其穩(wěn)定性，做好數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)措施。

三、如何完善文書檔案管理工作

（一）提高對(duì)信息化文書檔案管理的重視程度并完善制度。首先需要全面提升事業(yè)單位內(nèi)員工自身對(duì)信息化文書檔案管理的重視程度，使其形成較為良好的工作秩序，在完成信息化文書檔案管理工作方面形成良好配合。其次需要將信息化文書檔案管理工作規(guī)范化、制度化，對(duì)信息的收集、儲(chǔ)存及管理等工作制定具有針對(duì)性的程序及制度，有效保障信息的完整性、穩(wěn)定性及可讀性，并在此基礎(chǔ)上能夠更好地發(fā)揮出信息化文書檔案管理工作多樣化、個(gè)性化等特征。

（二）加大信息化文書檔案管理技術(shù)及設(shè)備投入。除提升全體意識(shí)、全面完善制度以外，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)投入，將現(xiàn)代化信息技術(shù)靈活運(yùn)用于信息化文書檔案管理之中，使得信息化文書檔案管理工作更加高效，促進(jìn)信息化文書檔案管理的內(nèi)容更加真實(shí)準(zhǔn)確、清晰可讀，保障信息化文書檔案管理過(guò)程更加安全，并在此基礎(chǔ)上將信息化文書檔案管理有效地運(yùn)用于公司發(fā)展的每一個(gè)環(huán)節(jié)之中，從而實(shí)現(xiàn)信息化文書檔案管理功能最大化。

（三）強(qiáng)化對(duì)信息化文書檔案管理人才的培養(yǎng)。提升對(duì)信息化文書檔案管理重視的同時(shí)加大對(duì)信息化文書檔案管理人才的培養(yǎng)力度，提升其信息收集能力、信息整理技巧、信息管理能力等，全面增加信息化文書檔案管理人才資源，使得信息化文書檔案管理工作整體更加專業(yè)化。進(jìn)一步加強(qiáng)信息化文書檔案管理人員的信息管理知識(shí)體系及思維習(xí)慣，使其能夠順利建立完整化、可讀化、穩(wěn)定化的文書檔案，并在此基礎(chǔ)上更加科學(xué)高效地做好文書檔案管理工作。

四、完善信息化文書檔案管理工作的價(jià)值

（一）規(guī)范文書檔案管理模式。信息化文書檔案管理能夠幫助文書檔案管理的過(guò)程更加規(guī)范，幫助各部門之間統(tǒng)一信息化文書檔案管理模式，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。（二）提高文書檔案管理整體效能。通過(guò)信息化手段能夠快速對(duì)信息進(jìn)行收集整理，且能夠運(yùn)用更少的人力物力對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，更方便后期的信息檢索與閱讀，提升文書檔案管理整體可用性。（三）保障文書檔案管理內(nèi)容準(zhǔn)確。通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)文書檔案管理內(nèi)容進(jìn)行整理分析，能夠得出更加準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)。