新時(shí)期加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探

（惠州大亞灣石化工業(yè)區(qū)投資有限公司，廣東 惠州 516000）

當(dāng)今社會處于全球信息大爆炸的時(shí)代，信息化網(wǎng)絡(luò)的建立使各行各業(yè)的發(fā)展大大提速，人們的工作和生活也越來越離不開信息化網(wǎng)絡(luò)，在這種時(shí)代背景下，國有企業(yè)檔案管理尤其要加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，以滿足國家信息化建設(shè)及檔案管理行業(yè)的發(fā)展需求。

一、國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

國有企業(yè)在生產(chǎn)、研發(fā)和經(jīng)營管理過程中形成各種有價(jià)值的需要加以保存的文件叫做國有企業(yè)信息檔案，是企業(yè)活動(dòng)的記錄，也是維護(hù)國有企業(yè)職工合法利益的重要憑證，是社會和諧穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)發(fā)展的有力保障。隨著信息科技的不斷發(fā)展，國有企業(yè)的檔案管理由原來的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、網(wǎng)絡(luò)化、信息化模式，管理效率也獲了得大幅度的提升，檔案管理的安全性和完整性也得到了有力的保障。國有企業(yè)檔案管理相關(guān)部門也要結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷提升自身的信息化建設(shè)水平，進(jìn)一步推進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及效率的提升。

二、存在的問題

我國國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)已有了一定的基礎(chǔ)，處在發(fā)展階段，雖小有成效，但在實(shí)際工作中也存在著一定的問題，詳情如下：

（一）對檔案信息化管理的重要性認(rèn)識不足，不夠重視，資金及人力缺乏。企業(yè)的工作中心都是以生產(chǎn)經(jīng)營為主，重視利潤的增長，認(rèn)為檔案管理屬于后勤行政方面的工作沒有經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生，只要不丟失不影響生產(chǎn)即可，不必投入大量的人力物力。所以導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)資金不足，人才缺乏，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，導(dǎo)致檔案的信息化管理進(jìn)程緩慢。

（二）沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為支撐。檔案信息化管理需要有完善的制度作為支撐，在制度的規(guī)范下對方式和內(nèi)容逐步加以填充，才能不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L的社會檔案服務(wù)需求。而且隨著科技和信息多媒體的發(fā)展人們對于檔案服務(wù)的效率和便捷化要求越來越高，而現(xiàn)階段存在的檔案管理數(shù)字化水平較低、不規(guī)范、系統(tǒng)建設(shè)分散不對口等問題需要逐個(gè)加以解決。

三、加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對應(yīng)策略

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。企業(yè)檔案信息化管理工作對企業(yè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用，各級領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，將企業(yè)信息納入檔案信息化建設(shè)的范疇，并指定整體規(guī)劃和方案來領(lǐng)導(dǎo)和組織企業(yè)的信息化建設(shè)。建立健全相關(guān)的管理制度和工作機(jī)制，明確工作組織體系及各機(jī)構(gòu)的職責(zé)，并制定相應(yīng)的考核制度，增加經(jīng)費(fèi)投入并明確經(jīng)費(fèi)使用情況，使企業(yè)的檔案管理朝著科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化的方向發(fā)展，不斷提升企業(yè)的信息化管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，共享信息資源。檔案信息化規(guī)范主要體現(xiàn)在管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性三個(gè)方面。《中華人民共和國互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》屬于管理性規(guī)范，是一套完整的管理規(guī)則?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等屬于業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是用來規(guī)范是電子文件（檔案）的業(yè)務(wù)處理?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》屬于技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，它包括的內(nèi)容較多，如數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范、電子文擋數(shù)據(jù)的存儲壓縮格式規(guī)范以及系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等。通過這些標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對現(xiàn)行檔案管理制度及流程進(jìn)行不斷的充實(shí)和完善，來達(dá)到將標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一共享的目的。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，是檔案信息傳輸、交換及資源共享的基礎(chǔ)條件，企業(yè)要通過不斷的完善這些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)來保障帶電子檔案管理數(shù)據(jù)保存的的安全性完整性，將檔案信息化的整體效益充分發(fā)揮出來。同時(shí)要保證內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的物理隔離，使它們之間各自獨(dú)立，保證檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和穩(wěn)定性，保障電子檔案信息收集、管理和傳輸安全。還要做好傳輸設(shè)備的保密措施，并配置正版的殺毒軟件，防止數(shù)據(jù)信息資料泄露，并設(shè)置由安全管理員、管理員和安全審計(jì)員職的三元管理制度，保證信息和運(yùn)行系統(tǒng)的安全性。

(四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)，提高工作人員綜合素質(zhì)。企業(yè)根據(jù)部門規(guī)劃設(shè)置配備管理人員，并在上崗前對人員進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，使檔案管理人員就具備保守公司機(jī)密、愛崗敬業(yè)服務(wù)群眾的良好素質(zhì)。并定期通過內(nèi)部培訓(xùn)和外部學(xué)習(xí)的方式，對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和計(jì)算機(jī)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、社會學(xué)等各方面基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，不斷提升在職人員的綜合素質(zhì)，在實(shí)際工作中綜合運(yùn)用所掌握的知識和皆能解決實(shí)際問題，滿足人們的服務(wù)需求，不斷適應(yīng)社會的變化需要。

總之，企業(yè)檔案工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求而不斷進(jìn)行更新和變革。尤其使國有企業(yè)的檔案管理關(guān)系著廣大國有企業(yè)職工的個(gè)人福利，尤其要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，使之滿足人民群眾日益增長的多元化查閱服務(wù)需求，適應(yīng)國家信息化建設(shè)及檔案管理行業(yè)的發(fā)展需求，進(jìn)一步推進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及效率的提升。