淺論建筑工程檔案管理的優(yōu)化之道

于斐斐

（大連建科建設(shè)工程有限公司，遼寧 大連 116000）

建筑工程中，要堅(jiān)持先進(jìn)的管理理念實(shí)施檔案管理工作，同時(shí)結(jié)合實(shí)際的水工程條件和特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)、資料的有序管理，積極發(fā)揮檔案管理的作用。實(shí)際的檔案管理中，需要以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為重要目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理水平的提升，從而保證檔案收集、整理、歸檔工作的有效性，給工程建設(shè)中的決策、施工、養(yǎng)護(hù)管理等提供有效依據(jù)。這就要求工程檔案管理工作要在工程建設(shè)的全過程中嚴(yán)格落實(shí)，并保證檔案數(shù)據(jù)的全面性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，不斷完善檔案管理體系。

一、建筑工程檔案管理的問題審視

（一）管理制度建設(shè)滯后

縱觀整體發(fā)展，政府管理職能、工程建設(shè)審批政策等都在不斷改變，相應(yīng)的建筑工程檔案制度也需要不斷完善，以滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的要求，但是許多建筑工程的檔案管理制度仍不夠完善，在檔案管理業(yè)務(wù)方面缺乏規(guī)范，同時(shí)，檔案管理部門職責(zé)不夠清晰，實(shí)際工作中存在資料臨時(shí)收集的現(xiàn)象，檔案管理工作隨意會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量下降，最終影響整個(gè)建筑工程建設(shè)質(zhì)量。

（二）管理方式不科學(xué)

隨著各領(lǐng)域檔案管理工作方法的更新，建筑工程檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新檔案管理模式，然而受傳統(tǒng)管理理念的影響，建筑工程檔案信息的收集、整理、歸檔仍采用紙質(zhì)形式，檔案利用也通過人工操作來實(shí)現(xiàn)。這樣傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然是不能滿足現(xiàn)代化工程建設(shè)需求的。并且，落后的檔案管理方式，還容易使檔案出現(xiàn)丟失、損壞等問題，對(duì)實(shí)際工程建設(shè)造成嚴(yán)重影響。

（三）管理主體素質(zhì)低下

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，建筑工程在近年來實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，因此對(duì)檔案工作人員也提出了較高的要求。然而當(dāng)前的工作人員在專業(yè)性方面較為缺失，許多檔案管理者沒有受到過專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握建筑工程檔案管理的具體要求和規(guī)范，單一的檔案保管工作并不能為檔案開發(fā)利用提供支持。而且，一些檔案管理工作人員的責(zé)任心還有待提高，只有仔細(xì)認(rèn)真、詳細(xì)全面的收集、整理、歸檔檔案信息，才能有效開發(fā)利用建筑工程檔案。

二、建筑工程檔案管理的優(yōu)化之道

（一）健全管理機(jī)制

在對(duì)建筑工程檔案信息進(jìn)行管理的過程中，建筑企業(yè)需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強(qiáng)對(duì)其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建筑企業(yè)要明確工程檔案的管理范圍，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行明確，并且做好相應(yīng)的記錄。管理人員在區(qū)分不同的環(huán)節(jié)時(shí)，需要避免重復(fù)記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發(fā)揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現(xiàn)其職能效用，在工作當(dāng)中做好檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃管理，強(qiáng)化資料的收集、整理及保護(hù)作用。不同的管理部門需要設(shè)立不同的負(fù)責(zé)人，建筑企業(yè)需要針對(duì)檔案管理工作的開展設(shè)立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據(jù)建筑企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況對(duì)制度進(jìn)行完善。在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理的過程中，需要按照制度內(nèi)容對(duì)文件進(jìn)行歸檔，提高檔案資料的準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，還需要使其完整保存在檔案庫中。管理人員需要對(duì)資料的原件進(jìn)行歸檔，做好傳真資料的復(fù)印并且對(duì)其進(jìn)行完善，補(bǔ)充相關(guān)說明，提高檔案管理的完整性。

（二）加強(qiáng)人才建設(shè)

工作人員是檔案管理的關(guān)鍵，雖然在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過程中，信息化管理方式層出不窮，但是對(duì)于部分重要的管理內(nèi)容還是需要由工作人員實(shí)施管理工作。建筑工程的檔案資料存在一定的特殊性，檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理，防止其產(chǎn)生問題，影響建筑企業(yè)的根本效益。建筑工程項(xiàng)目種類較多，還會(huì)分散在不同的區(qū)域，在較長的施工周期中，管理人員要強(qiáng)化綜合管理效用。建筑企業(yè)需要對(duì)人員配置進(jìn)行優(yōu)化，在處理龐大的數(shù)據(jù)及資料時(shí)，需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，做好檔案分類工作，還需要對(duì)其進(jìn)行整合，錄入到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)在選拔檔案管理人員時(shí)，要對(duì)其專業(yè)能力進(jìn)行考察，工作人員要了解建筑工程的基礎(chǔ)特點(diǎn)，并且對(duì)項(xiàng)目的第一線情況進(jìn)行掌握，這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應(yīng)手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，了解檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，還需要具備創(chuàng)新意識(shí)，在管理的過程中對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。工作人員需要具備端正的工作態(tài)度，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，為提高建筑工程建設(shè)施工質(zhì)量提供保障。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

雖然建筑工程檔案管理的部分內(nèi)容需要由工作人員全權(quán)開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現(xiàn)代信息化技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的管理方式。建筑企業(yè)需要提高管理信息化，對(duì)管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，讓其能夠靈活應(yīng)用信息化技術(shù)完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，建立信息化檔案管理平臺(tái)，讓工作人員在需要檔案時(shí)，直接輸入關(guān)鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業(yè)可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設(shè)施工的開展同步發(fā)展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關(guān)的資料及信息時(shí)，直接利用信息化技術(shù)進(jìn)行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)束語

總而言之，通過完善檔案管理制度，控制資料編寫過程，重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)能夠確保建筑企業(yè)在進(jìn)行工程建設(shè)過程中，有效管理檔案資料，對(duì)其工作過程中存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行有效解決，進(jìn)一步保障工程質(zhì)量，使其能夠更好地滿足現(xiàn)代建筑行業(yè)發(fā)展需求。