電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

于鵬

（山東省單縣第一中學(xué)，山東 菏澤 274300）

在學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)中會(huì)形成大量的檔案資料，主要包括科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)、招生教學(xué)、黨政管理以及對(duì)外交流等。在信息化背景下，學(xué)校檔案管理工作面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，做好電子檔案管理工作。只有學(xué)校重視電子檔案管理工作，增加支持與投入，才能保證所有檔案的齊全性與真實(shí)性，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供可靠依據(jù)。

一、電子檔案在學(xué)校檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

在信息化時(shí)代下，學(xué)校檔案管理中越來(lái)越注重對(duì)電子檔案的應(yīng)用，其具備的優(yōu)勢(shì)包括以下幾點(diǎn)：第一，歸檔更加便捷與高效。電子檔案管理中以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，改變了紙質(zhì)檔案管理過(guò)于繁瑣的情況，便于快速完成檔案信息收集、分類、存儲(chǔ)以及利用等工作。學(xué)校在電子檔案管理中，減少了人力投入，也保證了檔案的完整性與齊全性。第二，檔案資源共享更加快速。學(xué)校采取電子檔案管理模式，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的作用體現(xiàn)出來(lái)，有利于檔案的系統(tǒng)管理，達(dá)到共享檔案資源的目的，為瀏覽、搜索和閱讀等創(chuàng)造便利。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息傳輸技術(shù)等支持下，有利于高效完成電子檔案的搜索、分類和整理等操作，提升了電子檔案管理工作效率[1]。第三，為學(xué)校文件資存儲(chǔ)創(chuàng)造有利條件。電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，能夠在DVD、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)和存儲(chǔ)卡等載體中存儲(chǔ)，便于檔案信息的傳輸，同時(shí)也減少了檔案存儲(chǔ)所占用的空間，學(xué)校能夠節(jié)約資源，也為今后利用檔案資料奠定了有利基礎(chǔ)。

二、電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

（一）完善電子檔案管理制度

為了提升學(xué)校電子檔案管理效果，應(yīng)該注重對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，這要求學(xué)校結(jié)合《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等要求，與自身發(fā)展實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，建立與電子檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。學(xué)校應(yīng)該將具體的權(quán)責(zé)確定下來(lái)，讓檔案管理人員具備相應(yīng)權(quán)限，能夠明確自身在電子檔案管理工作中需要履行的職責(zé)。這樣在學(xué)校電子檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題后也能及時(shí)找到責(zé)任人，從而有效避免電子檔案管理中發(fā)生資料丟失、數(shù)據(jù)篡改等現(xiàn)象。學(xué)校不僅要健全電子檔案管理制度，也要對(duì)新增電子檔案類型作出明確定位，保證歸檔的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，這樣學(xué)校工作中形成的黨政活動(dòng)、教學(xué)科研等資料才能順利歸檔，保證電子檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施

在學(xué)校電子檔案管理過(guò)程中，也要增加足夠的資金投入，保證各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施得到優(yōu)化，為電子檔案管理工作的順利開(kāi)展打牢基礎(chǔ)。學(xué)校在軟件上的投入，需要由專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，及時(shí)完成升級(jí)工作，確保系統(tǒng)能夠滿足學(xué)校電子檔案管理要求。在硬件方面，學(xué)校要打造先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，并加快安全防護(hù)措施建設(shè)步伐，安裝最新的殺毒軟件與防火墻軟件，通過(guò)創(chuàng)設(shè)安全的環(huán)境，保證電子檔案存儲(chǔ)與使用獲得良好條件。學(xué)校在硬件上的投入，需要及時(shí)清點(diǎn)已經(jīng)老化與淘汰的檔案管理設(shè)備，并結(jié)合電子檔案管理工作要求，盡快將先進(jìn)硬件設(shè)備配置齊全，讓硬件設(shè)備可以與系統(tǒng)保持匹配，為學(xué)校電子檔案管理的正常進(jìn)行創(chuàng)造有利條件。

（三）提升電子檔案安全性

分析學(xué)校電子檔案管理工作實(shí)際情況可知，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息時(shí)容易遇到很多安全問(wèn)題，這需要學(xué)校提高對(duì)檔案信息安全的重視程度，發(fā)揮出技術(shù)手段與人為力量的作用，為數(shù)據(jù)安全提供可靠保障。為了保證電子檔案的安全性，學(xué)校應(yīng)該采取以下措施：第一，計(jì)算機(jī)軟件必須定期殺毒與更新，做好維護(hù)工作，并及時(shí)更換網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，避免長(zhǎng)時(shí)間使用一個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸。學(xué)校要注意招聘專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員，及時(shí)對(duì)各種年份文件與檔案進(jìn)行檢查，做好備份工作。學(xué)校要將多種技術(shù)與管理方式利用起來(lái)，讓數(shù)據(jù)更加安全，避免在電子文件信息傳輸中出現(xiàn)各類風(fēng)險(xiǎn)。

（四）培養(yǎng)電子檔案管理人才

學(xué)校要重視培養(yǎng)素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人才，為電子檔案管理成效的提升打牢基礎(chǔ)。對(duì)此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注檔案管理人才培育工作，尤其是在電子檔案管理過(guò)程中，要求檔案管理人員擁有豐富理論知識(shí)，掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能，熟悉電子檔案管理流程與要求[2]。第一，學(xué)校在通過(guò)高標(biāo)準(zhǔn)招聘專業(yè)化檔案管理人才，在考核工作上做到嚴(yán)格。第二，為檔案管理人員參與培訓(xùn)工作創(chuàng)造有利條件，鼓勵(lì)檔案管理人員積極外出學(xué)習(xí)，達(dá)到學(xué)以致用的目的，為做好電子檔案管理工作打牢基礎(chǔ)。第三，學(xué)校也要做好對(duì)檔案管理人員的思想教育與道德教育工作，從整體上提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，確保他們端正工作態(tài)度，提升自己的責(zé)任感。這樣才能督促檔案管理人員認(rèn)真、細(xì)致完成電子檔案管理任務(wù)，保證了電子檔案的真實(shí)性與完整性，為學(xué)校教育教學(xué)工作創(chuàng)造有利條件。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，學(xué)校檔案管理工作不僅任務(wù)重，涉及事項(xiàng)也很多，而通過(guò)應(yīng)用電子檔案管理模式，能夠?yàn)闄n案管理與利用創(chuàng)造便利。學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的意義，不僅要制定完善的電子檔案管理制度，也要引入新的管理理念與方式，培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)較高的檔案管理人才，為學(xué)校電子檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。