基于文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理策略

馬慧

(長(zhǎng)冮航運(yùn)發(fā)展研究中心,湖北 武漢 430014)

引言

隨著以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)快速發(fā)展,各級(jí)各部門(mén)對(duì)于文書(shū)檔案的重視程度顯著提升。在當(dāng)前信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的環(huán)境下,將信息技術(shù)與文書(shū)檔案進(jìn)行創(chuàng)新結(jié)合,不僅豐富了文書(shū)檔案的基本內(nèi)容,而且還更好地推動(dòng)檔案所屬單位的發(fā)展建設(shè)。

一、文檔一體化的主要特點(diǎn)

與傳統(tǒng)文檔分離管理相比，文檔一體化檔案管理具有顯著特點(diǎn)：第一，整體性。文檔一體化將文書(shū)處理與檔案管理兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理過(guò)程成為一個(gè)有機(jī)整體，借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)辦公軟件實(shí)現(xiàn)一體化管理。文檔一體化加強(qiáng)了文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)之間的常態(tài)化聯(lián)系，集合了文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)流程，提高了案卷質(zhì)量。第二，效率性。文檔一體化離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件撰稿、核稿、簽發(fā)、繕校，以及檔案立卷、歸檔、編目、檢索的全方位自動(dòng)化，打破了傳統(tǒng)手工操作模式，無(wú)論是文書(shū)形成還是檔案管理的效率都顯著提升。第三，經(jīng)濟(jì)性。文檔一體化管理模式下，文件起草、錄入、存儲(chǔ)，以及檔案收集、歸檔均可借助計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)行操作管理，實(shí)現(xiàn)一次輸入無(wú)限次輸出，避免重復(fù)手工操作，節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力，經(jīng)濟(jì)效益顯著。第四，規(guī)范性。文檔一體化是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定好的操作單元，依據(jù)統(tǒng)一格式、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，進(jìn)行文書(shū)起草和檔案管理，實(shí)現(xiàn)文件處理和檔案立卷管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、基于文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理

（—）增強(qiáng)管理基本認(rèn)識(shí)

無(wú)論是管理層還是普通管理人員,都應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)信息化的重要性,努力將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理中,即通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展。為此,應(yīng)突出信息化的基本地位,注重創(chuàng)新思維,將信息化技術(shù)與文書(shū)檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來(lái),通過(guò)信息化技術(shù)的廣泛深入應(yīng)用,強(qiáng)化管理人員的信息化思維意識(shí)。還應(yīng)圍繞著管理加大信息化資金投入,多層面引進(jìn)各種信息化技術(shù)設(shè)備,滿足各個(gè)領(lǐng)域文書(shū)檔案管理的需要,這對(duì)于信息化科學(xué)分類(lèi)、有序整合具有重要意義。

（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的工程,它需要通過(guò)事業(yè)單位中各部門(mén)之間的通力合作來(lái)完成。信息化管理系統(tǒng)的主要功能是對(duì)各項(xiàng)文書(shū)檔案資料進(jìn)行收集與整理、統(tǒng)計(jì)與儲(chǔ)存、查閱與使用以及保密與銷(xiāo)毀等,所以只有先將信息化管理系統(tǒng)建設(shè)完善,才能夠促進(jìn)信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及制度化發(fā)展。在信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中,需要充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù),還有各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和技術(shù),以最大限度地提高系統(tǒng)的完善性。

（三）健全文書(shū)檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位具有服務(wù)性、公益性的特征,文書(shū)檔案管理對(duì)事業(yè)單位的決策、發(fā)展方向等產(chǎn)生著重要的指導(dǎo)作用。首先,應(yīng)明確管理的具體職責(zé),完善責(zé)任制度,將責(zé)任落實(shí)到人,從而做到責(zé)任明確、權(quán)責(zé)分明,使事業(yè)單位內(nèi)部全體人員各司其職,并可以相互監(jiān)督、相互合作。其次,應(yīng)完善檔案收集制度、歸檔制度、保管制度、借閱制度等管理制度體系,實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的統(tǒng)一、規(guī)范化管理,使全體人員均能依章辦事。最后,建立健全檔案管理人員的監(jiān)督機(jī)制,對(duì)檔案管理人員的日常工作情況進(jìn)行監(jiān)督管控,并將其納入績(jī)效考核中去,完善激勵(lì)制度、獎(jiǎng)懲制度,從而有效調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理人員的工作積極性,并以此來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案管理效率的提高。

（四）加強(qiáng)信息人才的培養(yǎng)

文書(shū)檔案管理的信息化,需要專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人才才能得以實(shí)現(xiàn),事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中,要把信息技術(shù)人才的引入作為事業(yè)單位中的重點(diǎn)工作,通過(guò)人才隊(duì)伍的建設(shè),實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化,提升檔案管理的效果。對(duì)于在崗的文書(shū)檔案管理人員,事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)工作,通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升他們的業(yè)務(wù)能力。同時(shí),也要在培訓(xùn)的過(guò)程中,加入大量的信息技術(shù)內(nèi)容,提升他們的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)量;事業(yè)單位要加強(qiáng)人才的引入工作,通過(guò)事業(yè)招聘或者定向培養(yǎng)的方式,吸引更多的人才進(jìn)入事業(yè)單位,打造一直具有高水準(zhǔn)的管理隊(duì)伍,利用信息技術(shù)人才的專(zhuān)業(yè)能力,建立一個(gè)信息化的管理平臺(tái),事業(yè)單位可以把各種檔案信息都發(fā)布到這個(gè)信息平臺(tái)中,這樣可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的信息共享。

（五）嚴(yán)格全程監(jiān)督管理

檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，新時(shí)期文書(shū)檔案管理內(nèi)容不斷豐富，為滿足事業(yè)單位工作需求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是必然可行的。在日常工作中相關(guān)人員應(yīng)該嚴(yán)格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，將檔案管理的“關(guān)口遷移”，按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將電子文件管理提前至文件形成之初，如根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍及保管期限，將與之相對(duì)應(yīng)的電子文件上添加相應(yīng)的檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、保管期限、責(zé)任者、密級(jí)等相關(guān)的檔案管理要素。從文件形成之始，便嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，待文件辦理流轉(zhuǎn)結(jié)束，點(diǎn)擊系統(tǒng)中的“提交歸檔”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線歸檔。然后，再經(jīng)檔案部門(mén)人員進(jìn)行審核，正式歸入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的全生命周期管理。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容,而在當(dāng)今的信息化背景下,文書(shū)檔案信息化管理成了文書(shū)檔案管理的主要發(fā)展方向。在日后工作中檔案管理人員需要加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，完善文書(shū)檔案管理制度、做好全過(guò)程監(jiān)督管理工作，為事業(yè)單位發(fā)展提供有力依據(jù)。