醫(yī)療保障基金中心檔案合并與信息化建設(shè)芻議

林國余

摘 要：本文以福建省三明市“三保合一”成立三明市醫(yī)療保障基金中心過程中的檔案管理工作，認(rèn)真分析其存在的問題，提出了加強(qiáng)合并后醫(yī)療保障基金檔案及信息化建設(shè)的建議.

關(guān)鍵詞：醫(yī)?；?檔案合并;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.100

2014年1月22日，三明市在全國率先實(shí)現(xiàn)城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、城鎮(zhèn)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險(xiǎn)（以下簡稱“三?！保┤齻€(gè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的“三保合一”，成立了三明市醫(yī)療保障基金中心。在市醫(yī)療保障基金中心成立之前，“三?！狈謱儆诓煌块T管理。市醫(yī)療保障基金中心正式成立，形成了“三保”基金統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)統(tǒng)一經(jīng)辦、機(jī)構(gòu)垂直管理、資源共享高效的運(yùn)行局面。這是三明市深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的一項(xiàng)重大創(chuàng)新和重大突破，標(biāo)志著三明市在理順醫(yī)?；鸸芾眢w制，加快推進(jìn)城鄉(xiāng)醫(yī)保一體化工作上邁出了關(guān)鍵一步，對(duì)于提高全市人民的醫(yī)療保障水平，更好地保障民生具有重要的意義。根據(jù)我市醫(yī)療保障基金中心的特點(diǎn)，如何做好檔案管理工作，更好地為我市醫(yī)療保障基金工作服務(wù)，本文就“三?！睓n案合并、管理與信息化建設(shè)，談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 整合前“三?！睓n案管理存在的問題

1）檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)水平不統(tǒng)一?！叭！敝杏械膯挝粰n案管理較好，如原醫(yī)保中心檔案工作在當(dāng)?shù)貦n案管理部門的指導(dǎo)下，進(jìn)行了規(guī)范的管理，通過了省市的驗(yàn)收。但有些單位對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)檔案管理的規(guī)范化要求較低，僅考慮個(gè)人或科室平時(shí)工作的方便，經(jīng)常將一些重要的檔案資料隨意存放在科室里，導(dǎo)致日常許多有價(jià)值的檔案沒有歸檔。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，因此導(dǎo)致在檔案管理工作上存在差異。

2）資料收集、歸檔管理不規(guī)范。2009年人力資源社會(huì)保障部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理規(guī)范和有效利用提供了依據(jù)。但是“三?！钡臉I(yè)務(wù)要求不同、涉及的對(duì)象不同，因而對(duì)檔案的歸檔要求又不盡相同，導(dǎo)致如何歸檔界定不清、歸檔流程不明，致使一些應(yīng)歸檔的原始資料歸檔不齊全、立卷不規(guī)范。

3）檔案工作的設(shè)施和信息化建設(shè)水平不一致。檔案工作的好壞，良好的檔案設(shè)施是基礎(chǔ)，是檔案管理的重要條件?！叭！倍际切鲁闪⒌臋C(jī)構(gòu)，單位辦公用房都是外租與外借的，保證辦公用房都有困難，專門的檔案用房難以實(shí)現(xiàn)，有的根本無檔案用房。檔案管理設(shè)備除了柜子、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)外，其它的如描儀等都沒有配備，采用專門的醫(yī)保管理軟件進(jìn)行檔案管理更是難以實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致了檔案設(shè)施水平的不一致，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2 充分認(rèn)識(shí)醫(yī)療保障基金的檔案管理的重要性

1）醫(yī)療保障基金檔案是記錄醫(yī)保發(fā)展的歷史憑證。醫(yī)療保險(xiǎn)是一項(xiàng)全新的工作，是民生工作的重要保障。醫(yī)療保障基金檔案真實(shí)地記錄參保單位、參保人員、醫(yī)療過程的基本信息，又是醫(yī)療保險(xiǎn)待遇報(bào)銷支付和對(duì)醫(yī)院進(jìn)行考評(píng)的唯一依據(jù)。隨著國家財(cái)力的不斷加強(qiáng)，對(duì)民生投入的不斷提高，醫(yī)保政策會(huì)進(jìn)行不斷的補(bǔ)充與完善。醫(yī)療保障基金檔案在推進(jìn)醫(yī)保制度改革中，協(xié)調(diào)政府、個(gè)人、醫(yī)療機(jī)構(gòu)三方的關(guān)系中，記錄醫(yī)保業(yè)務(wù)的全過程中都起重要作用。同時(shí)反應(yīng)了參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受醫(yī)保待遇的真實(shí)情況和醫(yī)療工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，也體現(xiàn)了醫(yī)保工作者一絲不茍付出與智慧的成果。

2）醫(yī)療保障基金檔案是保障參保人權(quán)益的重要憑證。醫(yī)療保障基金檔案以參保人身份進(jìn)行分類，記錄其自參保之日到死亡期間保費(fèi)繳交、醫(yī)療過程、待遇享受的全過程。完整的醫(yī)療保障基金檔案對(duì)于參保者而言，可以最大限度地保障其所有權(quán)益的實(shí)現(xiàn)。如因參保人自身材料保管不善，可以通過調(diào)閱醫(yī)保檔案，進(jìn)行查閱、復(fù)印等，保證參保人正常繳費(fèi)、轉(zhuǎn)診治療、商業(yè)保險(xiǎn)報(bào)銷、大病醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷、職工互助醫(yī)療報(bào)銷等權(quán)益的實(shí)理。否則，影響參保人的合法利益，最終將阻礙醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展。

3）醫(yī)療保障基金檔案是科學(xué)分析醫(yī)保事業(yè)發(fā)展的重要憑證。以人民為中心的發(fā)展理念，對(duì)于醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展提供更高的頂層設(shè)計(jì)。醫(yī)保的政策將隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，不斷改進(jìn)與完善?？煽?、規(guī)范、詳實(shí)的檔案材料，是科學(xué)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)核算和基金收支分析的基礎(chǔ)，是論證結(jié)果與醫(yī)保情況相吻合、相接近，才能保證領(lǐng)導(dǎo)作出的各項(xiàng)決策科學(xué)有效、各方滿意、成效良好，取得最大的公約數(shù)，使人民滿意、政府放心、基金運(yùn)行平穩(wěn)。

3 加強(qiáng)醫(yī)療保障基金檔案管理和檔案信息化建設(shè)

醫(yī)保檔案承載著國家管理部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)和參保人員的全部信息，是制定政策、基金繳交、待遇享受的重要記錄憑證。“三?！痹谡现八纬傻臋n案，按各自單位的特點(diǎn)進(jìn)行歸檔，無法統(tǒng)一。合并之后實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理 ，規(guī)范管理，也提升了檔案的管理水平，檔案管理與信息化建設(shè)要以服務(wù)和利用為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以信息化建設(shè)為手段，提高利用效率與水平。

1）加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)。以機(jī)構(gòu)合并為契機(jī)，對(duì)檔案用房建設(shè)入手，不斷提高檔案設(shè)施建設(shè)。大田管理部根據(jù)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，建設(shè)57.9平方米的檔案庫房，設(shè)置了庫房、閱覽兩個(gè)分區(qū)，配備了標(biāo)準(zhǔn)化的檔案密集柜，按檔案類別和數(shù)量訂制了不同規(guī)格的檔案裝具。同時(shí)，安裝了防盜網(wǎng)、遮光窗簾，配備了滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、防蟲藥品等設(shè)備。

2）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善制度。成立以主任為組長、相關(guān)參與部門負(fù)責(zé)人參與的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，各部門設(shè)專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)職能的不同，配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)部門各類檔案日常的收集與傳遞工作。形成上下聯(lián)動(dòng)、左右協(xié)同、縱橫相當(dāng)?shù)臋n案管理體系。按照醫(yī)保工作的實(shí)際情況，制定一套與之相適應(yīng)的科學(xué)、完整的檔案管理系列制度。做到制度上墻、制度落實(shí)、定期檢查相結(jié)合，不斷將檔案的各項(xiàng)流程做到規(guī)范化。把檔案工作制度建設(shè)作為完成檔案工作任務(wù)的前提，按照制度認(rèn)真細(xì)致地鑒別、收集、分類、整理，實(shí)行檔案綜合管理，對(duì)各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，集中保管，始終把問題解決在檔案歸檔之前，確保案卷質(zhì)量。對(duì)檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、檔案的查（借）閱等都要嚴(yán)格按照規(guī)定履行，保證檔案工作井然有序地開展，使檔案管理與醫(yī)療管理同步發(fā)展。

3）提高素質(zhì)、強(qiáng)化利用。醫(yī)保檔案管理是醫(yī)保管理的重要組成部分，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作列為議事日程。通過會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例等各種形式來加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，使全體干部職工都能充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)保檔案與自己日常工作和生活密切相關(guān)，提高全員檔案意識(shí)。檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理工作的法律、法規(guī)、文件，不斷加深對(duì)檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感，同時(shí)要加大對(duì)兼職檔案員培訓(xùn)力度，使其在工作中有的放矢。

為使檔案管理與單位辦公現(xiàn)代化同步發(fā)展，配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化、信息化的設(shè)備。充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄;對(duì)參保單位、參保人員、醫(yī)療待遇享受、門診慢性病資料、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)及定點(diǎn)藥店管理信息等檔案進(jìn)行數(shù)字化。加大對(duì)特殊的檔案工作管理，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作，提高檔案的完整性。要及時(shí)對(duì)重要的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄備份，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，建立檔案資料查閱平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資料共享，使檔案管理全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

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