辦公室文書檔案收集與管理創(chuàng)新路徑略談

韓莉

摘 要：辦公室文書檔案收集與管理工作是企業(yè)管理的構(gòu)成因素，在企業(yè)經(jīng)營管理活動中發(fā)揮著重要作用，辦公室作為企業(yè)運(yùn)營的樞紐，其文書檔案管理效率影響著企業(yè)生存發(fā)展。辦公室文檔收集與管理是一項繁雜的工作，檔案價值開發(fā)事關(guān)企業(yè)命運(yùn)。針對辦公室文書檔案收集與管理的重要性，本文分析辦公室文書檔案收集與管理困境基礎(chǔ)上，提出來管理創(chuàng)新方案。

關(guān)鍵詞：檔案收集;管理;重要性;困境;創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.010

在世界經(jīng)濟(jì)一體化趨勢中，企業(yè)面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室文書檔案管理工作作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要參考依據(jù)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了堅實保障。辦公室文書檔案收集、整理在企業(yè)管理中作用顯著，文書檔案記載了企業(yè)重大事項、發(fā)展歷程，能夠展現(xiàn)企業(yè)特征與發(fā)展現(xiàn)狀，當(dāng)然，文書檔案收集與管理科學(xué)與否決定檔案使用效率，影響企業(yè)發(fā)展結(jié)果，所以，實現(xiàn)辦公室文書檔案收集與管理創(chuàng)新尤為重要。

1 辦公室文書檔案收集與管理的內(nèi)容及重要性

1.1 內(nèi)容

辦公室文書檔案主要以記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、組織活動等內(nèi)容為主，是企業(yè)組織管理的一部分，檔案收集與管理屬于辦公室工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，記載內(nèi)容包括事件、項目起因、過程、結(jié)果、問題等因素，這些信息能夠為企業(yè)決策提供參考依據(jù)，是企業(yè)日常經(jīng)營管理活動中不可獲取的一部分，例如項目審批表、會議記錄等。檔案收集就是針對特點(diǎn)內(nèi)容通過各種途徑收集對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，構(gòu)建完整、全面、真實的信息數(shù)據(jù)檔案體系，滿足管理需求，簡單而言，檔案管理是對檔案整個收集、整理、歸類、存儲、使用等進(jìn)行管理的一種行為活動。

1.2 重要性

辦公室是企業(yè)重要職能部門，為企業(yè)日常經(jīng)營管理活動提供服務(wù)，其功能隨著社會發(fā)展不斷豐富，辦公室檔案見證著企業(yè)的起步、發(fā)展、演變，在功能增多的同時，必須要創(chuàng)新檔案管理模式，以實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。辦公室文書檔案收集與管理對企業(yè)發(fā)展尤為重要，具體表現(xiàn)在這幾方面：首先，文書檔案收集與整理工作是企業(yè)相關(guān)工作開展的前提和基礎(chǔ)。在企業(yè)經(jīng)營管理活動中，部分工作是需要進(jìn)行材料收集的，在收集整理之后，企業(yè)會根據(jù)文檔資料開展對應(yīng)的工作，由此可見，文書檔案收集、整理對企業(yè)發(fā)展意義深遠(yuǎn);其次，在企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是同步開展的，能夠?qū)ζ髽I(yè)重要事件、重大項目進(jìn)行匯總記錄，這些會成為企業(yè)文化的組成部分，對完善企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制，豐富企業(yè)內(nèi)涵具有深遠(yuǎn)意義;再次，辦公室文書檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效匯總，為企業(yè)提供發(fā)展所需的數(shù)據(jù)信息，高效的數(shù)據(jù)整理能夠提升企業(yè)管理效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2 辦公室文書檔案收集與管理面臨的困境

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，推動了企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程，在此背景下，辦公室文書檔案管理面臨則新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，在其變革過程中所面臨的困境主要包括以下幾個方面。

2.1 檔案管理理念滯后

在網(wǎng)絡(luò)信息化時代，辦公室文書檔案管理逐漸向智能化、信息化演變，但是在變革過程中，管理理念相對滯后，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展需求。在研究中發(fā)現(xiàn)，辦公室檔案管理中主要采取傳統(tǒng)管理模式，在文件歸檔方面，依然以人工歸檔為主，且歸檔工作在當(dāng)日結(jié)束前開展，這就導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)難以及時更顯，需求者無法獲得及時、完整的文檔資料。雖然，文書檔案管理方法多樣，比如分類收集發(fā)、間隔時間管理法等，但這些方法依然存在缺陷，難以根除檔案管理問題。

2.2 檔案管理成本高

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)業(yè)務(wù)活動快速增加，各種數(shù)據(jù)信息大量出現(xiàn)，這在一定程度上加劇了企業(yè)信息收集與管理的難度。目前，多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)，能夠利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、存儲，但是，這些并不能滿足檔案管理要求，畢竟檔案管理的目的是更好發(fā)揮檔案管理信息的價值，而企業(yè)并未針對其價值挖掘進(jìn)行改革，而且簡單的對數(shù)據(jù)存儲量、管理團(tuán)隊等進(jìn)行拓展，這就導(dǎo)致儲存內(nèi)容日益增多，儲存信息價值性不斷降低，檔案管理質(zhì)量、效率較低，檔案管理成本的大幅提升，增加了企業(yè)日常管理負(fù)擔(dān)。

2.3 檔案收集管理機(jī)制不健全

在企業(yè)快速發(fā)展過程中，對應(yīng)的檔案管理工作并未隨之創(chuàng)新，原有檔案收集管理機(jī)制無法適應(yīng)信息化檔案管理發(fā)展需求。首先，在檔案收集機(jī)制方面，依然沿用傳統(tǒng)收集機(jī)制，沒有結(jié)合信息化檔案管理特征實現(xiàn)文書檔案管理機(jī)制的優(yōu)化，例如，在信息化收集流程、檔案安全管理方面缺乏對應(yīng)的流程和管理制度;其次，在文書檔案管理方面，沒有實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子化信息檔案管理機(jī)制的銜接統(tǒng)一，依然以紙質(zhì)檔案管理模式作為管理的依據(jù)，這就導(dǎo)致在電子檔案管理中遇到諸多問題，難以依靠現(xiàn)有管理制度予以解決，加劇了管理矛盾，降低了管理效率。

2.4 缺乏高素質(zhì)檔案收集與管理人才

在激烈的市場競爭中，人才是企業(yè)發(fā)展的根本，只有具備高素質(zhì)的人才，才能提升企業(yè)綜合實力，讓企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展的動力源泉。辦公室文書檔案管理同樣需要大量高素質(zhì)的人才，所以人才培養(yǎng)尤為重要。但就目前而言，企業(yè)辦公室文書檔案收集與管理工作總存在人員匱乏，人才不足等諸多問題。首先，現(xiàn)代化管理人才欠缺。在企業(yè)信息化推進(jìn)當(dāng)中，文書檔案信息化建設(shè)力度不斷深化，檔案收集與管理已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸向信息化數(shù)據(jù)化檔案管理模式演變，在此過程中，原有紙質(zhì)檔案管理人員就需要進(jìn)行自我素質(zhì)提升，通過不斷學(xué)習(xí)掌握信息化操作技能，而現(xiàn)實當(dāng)中，這些人員年齡偏大，信息技術(shù)接受能力弱，所以很難滿足信息化發(fā)展需求。其次，培訓(xùn)機(jī)制滯后，培訓(xùn)模式單一。在檔案收集與管理方面，企業(yè)沒有制定科學(xué)、完整、系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，在人員培訓(xùn)當(dāng)中過于簡單、隨意，缺乏針對性，培訓(xùn)結(jié)果難以達(dá)到預(yù)期效果，造成培訓(xùn)資源極大浪費(fèi);同時，在培訓(xùn)當(dāng)中，缺乏創(chuàng)新性，多數(shù)企業(yè)長期采用單一的培訓(xùn)模式，造成培訓(xùn)人員缺乏積極性。

3 辦公室文書檔案收集與管理的創(chuàng)新路徑

3.1 深化管理模式，創(chuàng)新管理理念

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，必須要緊跟時代發(fā)展需求，在辦公室文書檔案收集與管理方面，不斷深化管理模式，創(chuàng)新管理理念，讓檔案管理與企業(yè)發(fā)展銜接統(tǒng)一。首先，增強(qiáng)管理人員重視度，不斷引進(jìn)新的檔案管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思路，例如，高層管理通過學(xué)習(xí)交流，掌握信息化檔案管理思路，并將其運(yùn)用到企業(yè)辦公室文書檔案管理體系當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理思路的深化。其次，引進(jìn)創(chuàng)新人才，推動檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展。辦公室文書檔案管理工作相對單一，多數(shù)企業(yè)在人員安排方面較為固定，盡管在一定程度上提高了專職人員的工作效率和專業(yè)性，但卻導(dǎo)致管理人員思路僵化、模式單一，這對企業(yè)長期文書檔案收集管理工作發(fā)展是較為不利的，對此，可以通過高素質(zhì)人才的引進(jìn)來為檔案管理部門注入新血液，增強(qiáng)檔案管理部門的活力，通過新理念、新思維的融入實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。

3.2 完善管理機(jī)制，提升管理效率

在辦公室文書檔案管理工作中，必須要不斷優(yōu)化檔案管理機(jī)制，優(yōu)化流程，只有如此才能夠?qū)崿F(xiàn)管理效率的快速提升。在管理機(jī)制完善當(dāng)中，可以從這幾方面入手：首先，構(gòu)建完善的檔案搜集機(jī)制，目前檔案收集主要有兩種途徑，一種是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案搜集途徑，另一種是新型數(shù)據(jù)化檔案搜集模式。對于第一種途徑，原有收集流程相對完善，只需要在原有流程上納入對應(yīng)的紙質(zhì)檔案電子化操作規(guī)范即可;對于第二種途徑，多數(shù)企業(yè)并未建立完整的信息化檔案收集管理流程，因此，需要重點(diǎn)完善這方面的管理機(jī)制，例如，規(guī)范信息搜集流程、智能信息操作規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制、信息檢索查閱機(jī)制等。只有構(gòu)建健全、完善的信息化收集、管理機(jī)制，才可以實現(xiàn)管理效率的全面提升。

3.3 挖掘檔案信息價值，降低檔案管理成本

辦公室文書檔案管理的根本目的是最大限度的發(fā)揮檔案價值，為企業(yè)提供所需數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)企業(yè)價值的最大化。因此，在管理當(dāng)中，必須要注重價值性數(shù)據(jù)信息的挖掘，有效降低檔案管理成本。首先，針對海量數(shù)據(jù)信息，必須要做好數(shù)據(jù)的篩選工作，明確數(shù)據(jù)篩選標(biāo)準(zhǔn)，最大限度確保價值信息的錄入;其次，建立檔案淘汰機(jī)制，任何數(shù)據(jù)信息都有一定的時效性當(dāng)其超過一定期限時，其重要性、價值性都會相應(yīng)的縮減，甚至一些原本具有價值的信息也會喪失其原有價值，例如，企業(yè)部分項目在競標(biāo)前非常保密，數(shù)據(jù)信息價值性高，但是當(dāng)競標(biāo)結(jié)束或者工程項目完成后，部分信息就不具有價值性，甚至是公眾所知曉的。對于這種情況，就可以通過信息淘汰機(jī)制將其從檔案管理當(dāng)中予以剔除或者封存?zhèn)溆?。再次，?yōu)化操作流程，降低管理成本。數(shù)據(jù)信息的搜集與整理需要耗費(fèi)一定的人力、物力、財力，高成本也成為傳統(tǒng)檔案管理的主要弊端，制約了企業(yè)文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，為此，需要對整個流程予以優(yōu)化，縮減步驟，尤其是要借助智能系統(tǒng)實現(xiàn)初級數(shù)據(jù)的高效收集，實現(xiàn)管理成本下降。

3.4 強(qiáng)化培訓(xùn)力度，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制

企業(yè)經(jīng)營發(fā)展離不開高素質(zhì)人才，根據(jù)二八定律可知，企業(yè)百分之八十的業(yè)績是由企業(yè)百分之二十的人才創(chuàng)造的，由此可見，人才是企業(yè)發(fā)展的核心，在企業(yè)生存發(fā)展中發(fā)揮著支柱作用，因此，強(qiáng)化培訓(xùn)力度，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制，培育高素質(zhì)人才團(tuán)隊至關(guān)重要。首先，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)機(jī)制，將培訓(xùn)與人員考核機(jī)制進(jìn)行關(guān)聯(lián)，例如，可以構(gòu)建培訓(xùn)獎罰機(jī)制，對于培訓(xùn)成果顯著，進(jìn)步較大的人員予以獎勵，對培訓(xùn)沒有成效，或者多次培訓(xùn)沒有進(jìn)步的人員提出警告或者處罰。同時。培訓(xùn)獎勵也可以涉及培訓(xùn)人員，這樣可以更好激發(fā)培訓(xùn)人員創(chuàng)新能力和自覺能動性，提升培訓(xùn)效率;其次，優(yōu)化培訓(xùn)流程，注重文書檔案收集與管理的培訓(xùn)結(jié)果，通過培訓(xùn)結(jié)果了解員工培訓(xùn)情況，并對培訓(xùn)過程進(jìn)行優(yōu)化，針對培訓(xùn)當(dāng)中存在的問題進(jìn)行及時優(yōu)化，以此實現(xiàn)培訓(xùn)效率的日益提升;再次，創(chuàng)新培訓(xùn)模式，豐富培訓(xùn)內(nèi)容。辦公室文書檔案收集與管理培訓(xùn)既要注重理論培訓(xùn)，又要注重實踐操作。一方面，要加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)力度，將信息化收集技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、儲備技術(shù)、安全防范技術(shù)等納入培訓(xùn)體系當(dāng)中，通過培訓(xùn)實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的全面提升;另一方面，要注重實踐操作，提升培訓(xùn)人員的動手操作能力，例如，通過檔案收集與管理競賽、知識競答、技能評比、文書檔案收集與管理交流等活動實現(xiàn)檔案管理人員技能的提升。

4 結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)信息化時代，信息創(chuàng)造價值，作為企業(yè)，在激烈的市場競爭背景下，必須要注重辦公室文書檔案收集與管理工作，通過檔案管理效率的提升挖掘更多價值性信息，讓信息價值轉(zhuǎn)換為企業(yè)價值，推動企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。針對文書檔案收集與管理當(dāng)中存在的問題，本文從管理理念創(chuàng)新、培訓(xùn)力度強(qiáng)化、管理機(jī)制優(yōu)化、管理成本降低等方面制定了優(yōu)化策略，希望能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的提升。

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