淺談學(xué)校電子檔案的管理

文/姜 峰

電子檔案的管理，已經(jīng)成為檔案管理過程中重要的一部分，作為學(xué)校檔案管理人員需要在工作中提升自身工作效率，在對檔案進行收集、整理、保管的過程中，要秉承認真負責(zé)的態(tài)度。怎樣認識和思考電子檔案的規(guī)范化管理，使電子檔案管理工作更好地為學(xué)校服務(wù)，已成為學(xué)校發(fā)展工作的內(nèi)容之一

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題

1.管理現(xiàn)狀

1.1 學(xué)校檔案管理觀念比較陳舊

目前，檔案管理的方法仍然沿用傳統(tǒng)的管理形式，隨著學(xué)校文書、教學(xué)、人事等檔案的不斷增加，檔案的管理工作也就出現(xiàn)了一些新問題和新挑戰(zhàn)。管理過程中，出現(xiàn)的漏洞問題一旦沒有得到及時地解決和處理，必定會降低管理工作的成效，影響檔案管理工作的發(fā)展，跟不上時代進步的要求和實際工作的需要。

1.2 學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

學(xué)校檔案管理比較突出的問題是某些領(lǐng)導(dǎo)口頭支持相對多，實際落實抓得少。比如，某些學(xué)校學(xué)籍檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，實際操作中幾乎是靠班主任落實，學(xué)校沒有統(tǒng)一的保管，更談不上運用規(guī)范化學(xué)籍檔案系統(tǒng)來管理學(xué)籍檔案。

2.存在的問題

2.1 學(xué)校教學(xué)檔案管理比較分散，沒有完全集中統(tǒng)籌管理，不便于查找和利用。

2.2 學(xué)校文書檔案歸檔不夠及時，部分檔案是跨年歸檔，造成檔案不夠完整，導(dǎo)致檔案容易遺失。

2.3 檔案管理工作者多數(shù)是兼職，不夠?qū)I(yè)化，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)。

二、學(xué)校電子檔案管理特點分析

1.電子檔案對軟、硬件系統(tǒng)的依賴性。電子檔案信息是以數(shù)字編碼的形式記錄于電子載體上，只有通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及解密手段，才可以獲取電子檔案信息的全貌。技術(shù)的更新、軟硬件設(shè)備的升級，也會導(dǎo)致原有的信息資料無法識別。

2.電子檔案信息存儲的高密度性。電子檔案信息存儲的信息密度大，如果不注意正確使用，就會導(dǎo)致大量的信息被破壞。比如，一些重要的檔案資料，如果它們的電子儲存設(shè)備無法正常使用，導(dǎo)致學(xué)校檔案損壞，造成嚴(yán)重后果。

3.電子檔案的安全性。電子檔案通過專用計算機進行操作，它具有非人工識別性、系統(tǒng)的依賴性、信息的不穩(wěn)定性、信息的可共享性等特性。同時，在電子檔案的管理和操作過程中會產(chǎn)生誤操作、丟失、病毒入侵等問題。

三、學(xué)校電子檔案管理策略分析

1.加強領(lǐng)導(dǎo)職能，明確責(zé)任，加大投入

領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作納入學(xué)校整體管理系統(tǒng)中，由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，夯實抓緊出成效。切實把電子檔案管理納入學(xué)校辦公自動化信息管理系統(tǒng)。同時，還要提高開發(fā)利用檔案信息資源的水平，加大資金投入采用容量大、檔次高、運轉(zhuǎn)功能好的電子檔案管理系統(tǒng)，確保檔案電子化的科學(xué)管理與學(xué)校的教育管理系統(tǒng)有效聯(lián)網(wǎng)。

2.強化管理者對電子檔案管理工作的安全意識

學(xué)校電子檔案管理者要具備一定的安全防范意識。從電子管理檔案實踐中出現(xiàn)的一些問題來分析，管理者對管理安全的不重視，常常因為各種原因?qū)е码娮訖n案信息泄露或者電腦遭到病毒的侵犯。這就需要學(xué)校加強對電子檔案工作的管理政策研究，提升管理者的安全防范意識。比如，作為電子檔案工作人員，可以根據(jù)職權(quán)范圍、人員類別來強化查閱人員對電子檔案的使用權(quán)限核準(zhǔn)與認定。工作人員在使用過程中，要做好具體使用時間、具體次數(shù)以及使用途徑的詳實記錄。

在實際工作中，可以根據(jù)使用人員的用途進行登錄注冊，這樣系統(tǒng)通過對使用者的身份進行識別，由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。這種方式可以確保使用者在應(yīng)用過程中的安全性和保密性，從而給電子檔案的管理做好相關(guān)方面的管理認證。

3.加強專業(yè)素養(yǎng)，提升高效化的管理方法

3.1 提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。電子檔案管理人員需要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)才能夠上崗工作，如果學(xué)校在管理過程中忽略這些問題，就會造成檔案管理工作效率低，錯誤率高，嚴(yán)重時甚至?xí)绊憣W(xué)校整體工作。在工作過程中，需要一些電子計算機專業(yè)的技術(shù)人員的配合，由學(xué)校檔案管理室集中培訓(xùn)，并且讓他們能夠具備扎實的管理技術(shù)。因此，電子檔案管理過程中管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平的提升最為關(guān)鍵。

3.2 制定檔案管理系統(tǒng)化的管理方案。在學(xué)校檔案管理中最重要的就是有系統(tǒng)化的管理方案來規(guī)范管理者，管理員在崗期間需要負起管理者對電子檔案的安全、保密等責(zé)任，保證檔案的安全性和可操作性，只有這樣，才能更全面地提升檔案管理工作的系統(tǒng)性，保證管理工作的順利進行。

3.3 加強對軟、硬件進行檢查、更新、升級、維修。要定期對相關(guān)設(shè)備檢測、維護與清理，定期對重要文件進行備份。

總而言之，電子檔案管理者要不斷地提升自身專業(yè)素養(yǎng)，才能夠為日后發(fā)展提供規(guī)范的檔案信息管理體系，進而幫助學(xué)校建立專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)。