秦云工程視角下的檔案信息化建設(shè)淺議

文/姜?dú)J芳

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，社會治理體系建設(shè)逐步從單純的政府監(jiān)管向更加注重社會協(xié)同治理轉(zhuǎn)變。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)指出，要加快數(shù)字經(jīng)濟(jì)對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動，加快用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推進(jìn)社會治理，朝著建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國目標(biāo)不懈努力。檔案部門必須深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)在國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的重要基礎(chǔ)性作用，如果猶豫觀望、行動遲緩，檔案工作就會滯后于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展

一、背景與現(xiàn)狀

陜西省圍繞云計算服務(wù)、信息融合、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、產(chǎn)業(yè)基地建設(shè)等產(chǎn)業(yè)鏈關(guān)鍵環(huán)節(jié)，正在組織實(shí)施秦云、城市信息融合示范、大數(shù)據(jù)應(yīng)用示范、產(chǎn)業(yè)基地示范等四大工程，引導(dǎo)和推動數(shù)據(jù)匯集、企業(yè)云集、產(chǎn)業(yè)聚集。在2019年貴州數(shù)博會上，陜西省的秦云工程榮獲政府信息化管理創(chuàng)新獎。秦云工程是由工商、教育、文化、公共安全等22 朵行業(yè)云組成的陜西省政府?dāng)?shù)據(jù)資源開發(fā)利用工程，其目的是促進(jìn)實(shí)現(xiàn)全省各行業(yè)的云數(shù)據(jù)公開、數(shù)據(jù)交換與交易增值、購買云服務(wù)與資源共享，發(fā)揮大數(shù)據(jù)在社會治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的作用。22 朵行業(yè)云之一的文化云包含有檔案部門，它將對檔案館、圖書館、博物館、文化館等部門的多種數(shù)據(jù)資源進(jìn)行融合，構(gòu)建平臺，以期提升陜西文化傳播服務(wù)能力與質(zhì)量。在此背景環(huán)境下，檔案信息化工作已經(jīng)為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形勢所倒逼，檔案部門應(yīng)適應(yīng)秦云工程文化云數(shù)據(jù)融合趨勢，以需求為導(dǎo)向，以數(shù)字檔案館室建設(shè)為載體，實(shí)現(xiàn)新時代檔案館室業(yè)務(wù)建設(shè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級。從甲骨檔案、簡牘檔案、金石檔案到紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案，檔案工作從來都是主動適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，不斷更新管理載體、管理內(nèi)容和管理技術(shù)，從而獲得更大發(fā)展的。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重中之重，面對新時代陜西踐行“五個扎實(shí)”、推進(jìn)“五新戰(zhàn)略”、發(fā)展“三個經(jīng)濟(jì)”的重大機(jī)遇，檔案部門必須強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)、提速信息化建設(shè)，奮起直追，全力推進(jìn)。

為規(guī)范全省檔案信息化建設(shè)，陜西省檔案行政管理部門先后出臺了《陜西省紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范》《陜西省市縣檔案館網(wǎng)站建設(shè)指導(dǎo)意見》等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。基于紙質(zhì)檔案計算機(jī)輔助管理的陜西數(shù)字檔案館系統(tǒng)先后完成了三方面建設(shè)內(nèi)容：一是包括利用、庫房管理、著錄等11 個應(yīng)用子系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)建設(shè)；二是包括計算機(jī)設(shè)備、磁盤陣列存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安防設(shè)備等硬件系統(tǒng)建設(shè)；三是完成館藏檔案40%的數(shù)字化工作。2019年，根據(jù)陜西政務(wù)服務(wù)一網(wǎng)通辦的需求，基于局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的陜西數(shù)字檔案館項(xiàng)目已獲得一期投資。2019年11月，西安市檔案館數(shù)字檔案館接受并順利通過了由國家檔案局組織的專家組測試，獲得高分，成為全國示范數(shù)字檔案館，這是陜西省乃至西北地區(qū)第一家。西安市數(shù)字檔案館在數(shù)據(jù)資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)等方面亮點(diǎn)很多，通過測試也標(biāo)志著西安市檔案館信息化建設(shè)水平走在了全國頂尖行列，為全省、西北地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)樹立了樣板，提供了經(jīng)驗(yàn)。數(shù)字檔案室建設(shè)方面，各級機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室因檔案人員技術(shù)力量比較薄弱，資金投入有限，目前除個別機(jī)關(guān)檔案室已完成數(shù)字化、進(jìn)入數(shù)字檔案室建設(shè)階段外，絕大多數(shù)尚未啟動數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目。

二、問題與對策

造成各單位目前數(shù)字檔案館室建設(shè)遲滯的主要原因和存在問題，筆者以為是多方面的。比如：習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對新時代建設(shè)數(shù)字檔案館室的緊迫性認(rèn)識不夠；檔案信息化人才的普遍缺少，造成對本單位數(shù)字檔案館室的功能需求和建設(shè)內(nèi)容模糊不清；有的單位僅重視存量數(shù)字化，輕視增量電子化，對工作中產(chǎn)生的大量電子文件和數(shù)據(jù)失之管理；檔案館對移交進(jìn)館的檔案仍然以紙質(zhì)載體為主，對相應(yīng)的電子檔案或單套制的電子檔案無法有效接收；對數(shù)字檔案館室作為項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)；有的在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包時，安全防范措施不足，存在檔案數(shù)據(jù)泄密隱患等。

為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，國家檔案局自2002年開始就陸續(xù)提出有關(guān)建設(shè)電子文件中心、示范性數(shù)字檔案館的指導(dǎo)性意見和相關(guān)發(fā)展目標(biāo)。分別于 2010年、2014年印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對應(yīng)用系統(tǒng)、系統(tǒng)功能、數(shù)字資源、基礎(chǔ)設(shè)施、保障體系等方面的建設(shè)原則、建設(shè)內(nèi)容、平臺構(gòu)建等明確了要求，規(guī)范各地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)，引領(lǐng)機(jī)關(guān)檔案工作及時轉(zhuǎn)型、升級，明確這是今后一段時期檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要內(nèi)容，開啟了國家檔案館、機(jī)關(guān)檔案信息化工作的新篇章。同期，分別于2010年、2013年召開全國數(shù)字檔案館建設(shè)宣貫會和推進(jìn)會，通過培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、樹立典型，建立數(shù)字導(dǎo)向，大力推動各地、各部門檔案工作向數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)型換代。遠(yuǎn)景建設(shè)目標(biāo)是使各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的有效歸檔和管理利用并按規(guī)定每滿5年向國家檔案館移交；使各級國家檔案館能夠接收各類電子檔案和安全有效管理數(shù)字檔案資源，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)和檔案信息服務(wù)。

2015年3月，陜西省委、省政府兩辦《關(guān)于新形勢下加強(qiáng)檔案工作的實(shí)施意見》指出要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，探索電子文件和電子檔案管理新機(jī)制，建立全社會共同參與的檔案數(shù)據(jù)歸檔體系，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、電子檔案規(guī)范化、檔案信息服務(wù)區(qū)域一體化等。陜西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃也規(guī)定了地方數(shù)字檔案館室建設(shè)的基本原則，并以實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化為目標(biāo)，提出了提高檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施水準(zhǔn)、建設(shè)檔案云數(shù)據(jù)管理平臺、制定相關(guān)地方規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等任務(wù)。

今年是檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃收官之年，如何提速數(shù)字檔案館室建設(shè)，打破各個館室的信息孤島，使檔案數(shù)字資源為本地經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供基礎(chǔ)性支撐，筆者認(rèn)為需著重把握好以下幾個環(huán)節(jié)：

1.爭取多方支持。各級各類檔案機(jī)構(gòu)僅靠一己之力，難以完成數(shù)字檔案館室建設(shè)目標(biāo)，應(yīng)在充分調(diào)研、明確目標(biāo)任務(wù)的基礎(chǔ)上，主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報，主動和本級財政部門、發(fā)改部門、信息化工作部門、政府電子政務(wù)建設(shè)部門溝通，爭取從項(xiàng)目立項(xiàng)、專家論證、資金投入、技術(shù)支撐、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等多方面得到支持；應(yīng)和本地、本部門電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接，納入其統(tǒng)一規(guī)劃，作為其重要一環(huán)同步實(shí)施。目前，陜西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)正式運(yùn)行兩年來，已實(shí)現(xiàn)了省市縣三級政務(wù)服務(wù)平臺“一網(wǎng)通辦”，在各類審批事項(xiàng)中產(chǎn)生大量的電子文件，其歸檔任務(wù)日益凸顯。對標(biāo)全省簡政放權(quán)改革、提升網(wǎng)上服務(wù)能力、政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”工作要求，應(yīng)加快數(shù)字檔案館室建設(shè)。

2.強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)涉及通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、可視化、智能化等特征。檔案信息化本就缺少專業(yè)人才，依靠引進(jìn)人才也會受到多重因素制約難以實(shí)現(xiàn)，如不重視專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，根本就無法適應(yīng)工作需要。培訓(xùn)重心應(yīng)以在職人員為主，這是檔案信息化建設(shè)的基本保障；同時可外聘專業(yè)技術(shù)人員，提供咨詢指導(dǎo)；可購買外包服務(wù)，借助專業(yè)公司力量。檔案部門要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)數(shù)字檔案館室建設(shè)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要因地制宜，圍繞功能需求，確定建設(shè)目標(biāo)和可行、可操作的方案。硬件建設(shè)上，要體現(xiàn)整體規(guī)劃，滿足需求即可，不要貪大求洋。對需求較大的項(xiàng)目，必須一次規(guī)劃、預(yù)留空間，但可分步實(shí)施，必須注意建設(shè)周期不可過長。軟件建設(shè)上，要使用符合國家主流標(biāo)準(zhǔn)的、架構(gòu)合理、擴(kuò)展靈活、簡單易用的產(chǎn)品。

3.加快數(shù)字化工作?！按媪繑?shù)字化、增量電子化”是目前檔案部門轉(zhuǎn)型升級的基本路徑。數(shù)字化工作需要財政或部門支持專項(xiàng)資金，檔案部門要根據(jù)工作需求積極爭取。嚴(yán)格按照國家檔案局2019年12月發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加快對紙質(zhì)檔案和照片、磁帶、錄像帶、縮微膠片等傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，力爭兩三年內(nèi)解決存量數(shù)字化問題。在數(shù)字檔案館室構(gòu)建過程中，數(shù)據(jù)內(nèi)容始終是主體，始終占據(jù)主導(dǎo)地位。應(yīng)避免只注重軟硬件系統(tǒng)建設(shè)而忽視數(shù)字化工作，從而導(dǎo)致系統(tǒng)缺少數(shù)字資源發(fā)揮不了作用，等數(shù)字資源累積差不多了，系統(tǒng)又落后甚至設(shè)備老化的現(xiàn)象。國家檔案局發(fā)布的數(shù)字檔案館測評指標(biāo)體系中，把數(shù)字化的量作為一票否決的硬指標(biāo)，各地、各部門在對數(shù)字檔案館室具體測評時也應(yīng)如是。

4.注重電子檔案管理。大部分檔案館室對目前不斷增多的電子文件和電子檔案的歸檔缺乏有效行動。只重視存量的數(shù)字化，忽視增量電子化的情況同樣不可取，電子文件的歸檔、電子檔案的移交接收應(yīng)作為各地各部門檔案館室的工作重心之一。各級機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)履職盡責(zé)，以《電子檔案移交與接收辦法》為依據(jù)，把本單位履行職能活動中產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔的電子文件，以在線或離線方式及時收集歸檔保存，并按有關(guān)規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。各級國家綜合檔案館在正常接收工作中，應(yīng)突出電子檔案的接收，尚未建立系統(tǒng)接收平臺、不具備在線接收條件的，可采取離線接收方式。機(jī)構(gòu)改革后檔案行政管理部門的相關(guān)依法督導(dǎo)也須到位。

5.提升檔案工作科技支撐。毫無疑問，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會創(chuàng)新發(fā)展的新引擎，也將強(qiáng)勁驅(qū)動檔案部門講好檔案故事、傳播檔案信息、服務(wù)民生社會，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。一方面，檔案部門也應(yīng)做好對以電子政務(wù)平臺為主體的各類網(wǎng)站、網(wǎng)頁海量網(wǎng)絡(luò)信息的梳理、甄選和歸檔工作，研究有保存價值的數(shù)據(jù)歸檔與長期安全保存可用的有效方式，以此改善館藏結(jié)構(gòu)、改善檔案服務(wù)的質(zhì)量，使檔案館室真正成為本地、本部門歷史面貌的真實(shí)記錄者。另一方面，檔案部門應(yīng)研究人工智能、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等新技術(shù)與檔案工作的融合應(yīng)用，對國家檔案局推廣的成熟的檔案科研項(xiàng)目根據(jù)工作需求選用，以期提升科技支撐力度，逐步實(shí)現(xiàn)對實(shí)體檔案庫房的智能管理、實(shí)現(xiàn)對數(shù)字資源的整合管理和深度開發(fā)利用、實(shí)現(xiàn)公眾對民生檔案信息的區(qū)域共享需求、實(shí)現(xiàn)檔案信息對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性保障作用、實(shí)現(xiàn)檔案信息化更高層次的發(fā)展。