加強水務(wù)檔案管理的實踐與思考

林 蘭/杭州余杭環(huán)境（水務(wù)）控股集團有限公司

水是生命之源、生產(chǎn)之基、生態(tài)之魂，水務(wù)行業(yè)是我國最重要的城市基本服務(wù)行業(yè)之一。反映水務(wù)事業(yè)發(fā)展的重要資料，經(jīng)過歸檔就成為水務(wù)檔案。當(dāng)前，加強水務(wù)檔案管理是狠抓檔案基層基礎(chǔ)提升的重要舉措。

一直以來，筆者所在的杭州余杭環(huán)境（水務(wù)）控股集團有限公司非常重視檔案工作。公司檔案室室藏各類檔案65萬余卷，涵蓋文書、工程、水務(wù)、會計、實物、特載等6大門類，其中水務(wù)檔案是極為重要的業(yè)務(wù)類檔案，主要由余杭供排水產(chǎn)業(yè)發(fā)展中形成的文件材料組成，涉及工程、管網(wǎng)、排水、用戶等方面。經(jīng)多年實踐，公司形成“制度建設(shè)逐步健全、基礎(chǔ)設(shè)施日益完善、數(shù)字轉(zhuǎn)型有效推進、利用服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展”的水務(wù)檔案工作新格局，充分保障了全區(qū)供排水系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和有效運行，服務(wù)了公司經(jīng)營管理，提高了檔案利用者利用滿意度。2017年，公司成功創(chuàng)建“浙江省規(guī)范化數(shù)字檔案室”；2018年，成功創(chuàng)建“浙江省示范數(shù)字檔案室”。筆者以所在公司為例，探討加強水務(wù)檔案管理的有效路徑。

1 建立水務(wù)檔案保管基地

余杭的水務(wù)事業(yè)起源于各大鎮(zhèn)的自來水廠建設(shè)，經(jīng)歷分散式供水和生活污水處理的階段，再到城鄉(xiāng)供排水一體化管理，服務(wù)了全區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展和人民生活水平提高。公司檔案室保管條件隨著全區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展、辦公條件的改善而改善。早在1990年代初，公司前身余杭縣自來水總公司在三層簡易磚木結(jié)構(gòu)小樓辦公，檔案工作停留在文書檔案的保管上，工作設(shè)施設(shè)備只有1組鐵制檔案柜，檔案員兼職文書收發(fā)，檔案室與辦公室混用。2000年以來，全區(qū)水務(wù)事業(yè)快速發(fā)展。2001年5月，公司搬遷進余杭供水服務(wù)管理大樓，配有100平方米的檔案室，安裝了12組、720立方米的密集架，將庫房、閱覽、辦公三個用房分開，檔案保管條件大為改觀。近年來，隨著水務(wù)事業(yè)的不斷深化，水務(wù)檔案數(shù)量快速增長，在這樣的背景下，公司著手籌備建立水務(wù)檔案保管基地。2014年，在余杭經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)單獨建造了檔案樓，總面積450平方米，檔案室安裝密集架50組、3000立方米，可容納近30年產(chǎn)生的檔案；并配備電腦3臺、掃描儀1臺、溫濕度控制儀4臺、除濕機3臺、空調(diào)5臺，近年又配備自動煙霧報警、紅外線監(jiān)控、溫度自動監(jiān)測等裝置，逐步實現(xiàn)了從“管控”到“智控”的轉(zhuǎn)變。

2 健全水務(wù)檔案工作制度

推進依法治理是檔案工作得以持續(xù)發(fā)展的重要保障。早在1990年代，公司沒有制訂水務(wù)檔案管理專項制度，只有檔案室文件收發(fā)制度。遷入管理大樓后，公司水務(wù)檔案工作制度化建設(shè)隨目標(biāo)管理等級提升而得以健全，先后制訂了《公司檔案工作辦法》《檔案工作崗位責(zé)任制》《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《檔案保管制度》《檔案借閱利用制度》《檔案復(fù)制制度》《檔案安全保密制度》《檔案登記統(tǒng)計制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案信息化管理制度》《電子文件歸檔管理制度》等一系列規(guī)章制度，水務(wù)檔案的立卷（組件）、歸檔、借閱、銷毀、利用、保密、安全管理等各個環(huán)節(jié)均有嚴(yán)格的制度規(guī)定。2013年，公司在修訂水務(wù)檔案管理制度（如，新修訂了《公司數(shù)字檔案室管理制度》《水務(wù)檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案》等）、形成20個專項制度的同時，將水務(wù)檔案管理要求前置，即水務(wù)檔案管理條款納入會計、招投標(biāo)、工程建設(shè)、設(shè)備采購、信息化等各個方面制度之中，并且單獨提出水務(wù)檔案工作考核辦法，水務(wù)檔案走向依法治理蹄疾步穩(wěn)。公司加強合同管理，突出工程付款與水務(wù)檔案收集掛鉤的要求，突出“沒有檔案員驗收簽字暫不付款”等規(guī)定條款。新時代，公司不斷踐行把制度優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為治理效能，推進檔案治理能力現(xiàn)代化。公司建立水務(wù)檔案工作責(zé)任層層傳導(dǎo)機制，以崗位為單位簽訂《檔案工作責(zé)任書》的方式明確有差別的責(zé)任，即根據(jù)每個人所處崗位環(huán)境及職責(zé)權(quán)限，設(shè)立水務(wù)檔案工作責(zé)任書的相應(yīng)內(nèi)容，責(zé)任書內(nèi)容與崗位檔案管理的特點、與個人職責(zé)權(quán)限大小相對應(yīng)，增強針對性和可操作性。最終形成水務(wù)檔案管理體系、制度體系和考核體系。

3 推進水務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)

根據(jù)余杭區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃要求，在“十三五”期間，全區(qū)一級立檔單位數(shù)字檔案室規(guī)范化率達(dá)到100%。在區(qū)檔案局監(jiān)督指導(dǎo)下，公司利用檔案室全面改善的條件，從2016年開始制訂浙江省示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作方案，工作分兩條線推進。一條線，即安排公司檔案人員對文書、照片等進行電子掛接并建立數(shù)據(jù)庫；另一條線，即引入專業(yè)水平較高的檔案中介，通過外包方式快速推進存量檔案數(shù)字化工作，同時安排3名檔案員做好監(jiān)管、抽查等工作。2014年之前應(yīng)用量子軟件管理數(shù)據(jù)，2015年開始采用余杭區(qū)數(shù)字檔案智慧管理平臺統(tǒng)一管理全公司數(shù)據(jù)。2017年，掃描各類檔案4萬余條、全文20余萬頁，當(dāng)年成功創(chuàng)建“浙江省規(guī)范化數(shù)字檔案室”。2018年，實現(xiàn)檔案室90%存量檔案的數(shù)字化，成功創(chuàng)建“浙江省示范數(shù)字檔案室”。集團公司還建立了城市供水管網(wǎng)綜合管理系統(tǒng)、營業(yè)收費管理系統(tǒng)，對管網(wǎng)檔案和用戶檔案均實現(xiàn)了圖文掃描和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，并可在有限范圍內(nèi)進行聯(lián)網(wǎng)查詢。實體檔案的數(shù)字化、抄表收費無紙化、辦公自動化、招投標(biāo)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，為廣大用戶開戶、報修以及營業(yè)窗口服務(wù)、績效管理和水務(wù)事項“最多跑一次”改革提供數(shù)據(jù)支撐，構(gòu)筑起可持續(xù)、高質(zhì)量、快發(fā)展的全新工作格局，推動了水務(wù)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

4 探索水務(wù)檔案知識服務(wù)

一是服務(wù)水務(wù)志修編工作?！队嗪妓畡?wù)志》修編工作自2012年開始，歷時5年完成。期間，公司檔案室提供水務(wù)檔案2000余件、服務(wù)500余人次。二是服務(wù)公司管理。運用數(shù)字檔案易關(guān)聯(lián)、易重構(gòu)的優(yōu)勢，編寫《水務(wù)參考》、公司年鑒等產(chǎn)品，為公司“十三五”水務(wù)規(guī)劃編制、領(lǐng)導(dǎo)決策、管理優(yōu)化提升等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三是開展宣傳、編研工作。2019年提出“水務(wù)歷史陳列室”文字腳本編寫計劃并著手推進相關(guān)工作，計劃在明年建成陳列室并對外展出，獻(xiàn)禮建黨100周年。提煉工程建設(shè)、安全生產(chǎn)方面的特色案例，以及服務(wù)“最多跑一次”改革事項、服務(wù)用戶等方面的典型案例，建立經(jīng)驗成果庫、問題案例庫等，為公司精細(xì)化管理、安全化生產(chǎn)、高效化服務(wù)等提供檔案信息支撐。

5 繼續(xù)做好水務(wù)檔案工作的幾點思考

第一，注重抓好基礎(chǔ)工作，提升檔案保管的智能化水平。改善檔案保管的硬件條件，保證各類檔案應(yīng)收盡收、齊全完整，是檔案室發(fā)展的基礎(chǔ)。目前公司檔案室嚴(yán)格按照檔案安全保護的“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防蟲鼠、防塵、防污染、防高溫）要求建設(shè)，配備有自動煙霧報警、紅外線監(jiān)控、溫濕度自動監(jiān)測裝置等，逐步實現(xiàn)了從“管控”到“智控”的轉(zhuǎn)變。其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效、人員身體更健康。有了這樣的基礎(chǔ)，其他各項檔案業(yè)務(wù)工作才能確保高質(zhì)量發(fā)展。

第二，注重信息化建設(shè)，推進水務(wù)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。開展企業(yè)檔案數(shù)字化工作可以實現(xiàn)檔案工作的自身價值，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)支撐，進而提升企業(yè)管理水平。近年來，公司注重水務(wù)檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化管理。隨著水務(wù)檔案存量檔案數(shù)字化的推進以及增量檔案電子化歸檔，針對重點難點問題，公司認(rèn)真開展“回頭看”和自查自糾，查缺補漏檔案資料并及時糾正存在的問題，確保數(shù)據(jù)完整性、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

第三，注重服務(wù)創(chuàng)新，力求提供優(yōu)質(zhì)的知識化服務(wù)。做好企業(yè)檔案工作，一個重要目的是充分發(fā)揮檔案的價值和作用。要創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的方式、手段、表達(dá)方法，突破利用服務(wù)淺層化的局限，從管理服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)型升級。一是檔案利用服務(wù)要多元化。除了服務(wù)企業(yè)運營發(fā)展、工作決策、編修史志、企業(yè)年鑒編輯外，要利用好檔案資政、育人功能，打造“企業(yè)文化之窗”，發(fā)揮檔案的文化功能。二是檔案利用服務(wù)要聚焦主業(yè)。突出水務(wù)檔案服務(wù)水務(wù)工程建設(shè)這一主責(zé)主業(yè)，不斷提升服務(wù)品質(zhì)。三是檔案利用服務(wù)要數(shù)字化。利用檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，充分挖掘其價值，注重微傳播，制作微信、小視頻，既要宣傳水務(wù)事業(yè)發(fā)展歷史，又要宣傳水務(wù)檔案發(fā)揮作用的典型事例。檔案服務(wù)形式活了，才能不斷增強檔案和檔案工作吸引力、感染力。

第四，注重知識優(yōu)化，提升檔案人員的復(fù)合化業(yè)務(wù)能力。知識經(jīng)濟時代，檔案人員要具有強烈的危機意識和高度的工作責(zé)任感，樹立終生學(xué)習(xí)觀念，努力學(xué)習(xí)文史知識、歷史知識以及與本行業(yè)相關(guān)的知識，不斷更新知識儲備。在掌握檔案業(yè)務(wù)基本知識、基本原理的基礎(chǔ)上，還要拓展知識面，如學(xué)習(xí)掌握信息技術(shù)，力爭做知識復(fù)合型人才。工作中還要不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，與時俱進，不斷提高自身素養(yǎng)；積極探索、善于總結(jié)，努力優(yōu)化公司水務(wù)檔案工作路徑，為做好水務(wù)檔案工作提供可復(fù)制、可推廣的好經(jīng)驗。