淺談檔案館搬遷工作中如何維護(hù)檔案安全
——萊州市檔案館搬遷的實踐經(jīng)驗與思考

文·王愛興

2016年以來，隨著山東省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)的《國家檔案行政執(zhí)法檢查組對山東執(zhí)法檢查反饋意見整改落實工作方案》《關(guān)于加快推進(jìn)縣級國家綜合檔案館建設(shè)的意見》等文件出臺，山東省各市、縣（市、區(qū)）檔案館建設(shè)得到空前改善。萊州市檔案館更是以此為契機，高標(biāo)準(zhǔn)建成了規(guī)模達(dá)標(biāo)、理念超前、功能完善的綜合性檔案新館。新館建成后，隨之而來的就是檔案館搬遷問題，基于檔案搬遷專業(yè)性強、標(biāo)準(zhǔn)程度高、安全要求嚴(yán)的特點，如何在檔案搬遷中保證檔案資料的安全，需要深入考慮和充分準(zhǔn)備。筆者以萊州市檔案館搬遷為例，談?wù)勗诎徇w工作中維護(hù)檔案安全的實踐經(jīng)驗和思考。

一、立足當(dāng)下，分析老館現(xiàn)狀和新館優(yōu)勢

萊州市檔案館成立于1960年，是黨委直屬的文化事業(yè)機構(gòu)?，F(xiàn)館藏檔案10萬余卷（件），檔案種類有文書檔案、科技檔案、會計檔案、死亡干部檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實物檔案等。其中，館藏的革命歷史檔案中有西海地委、行署及其領(lǐng)導(dǎo)下的各群眾團體在戰(zhàn)爭年代和艱苦環(huán)境下形成并保留下來的珍貴檔案。萊州市檔案館老館建成于1990年，建筑面積1984平方米，其中庫房400平方米。經(jīng)過30年的使用，目前檔案館庫房容量、信息化建設(shè)等方面滯后，存在檔案存放環(huán)境不達(dá)標(biāo)、消防設(shè)施不完善以及安防裝置落后等問題。

萊州市檔案館新館建設(shè)納入萊州市為民服務(wù)事項，與萊州市新政務(wù)服務(wù)中心PPP建設(shè)項目統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)參照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）。建成的新館總建筑面積7500平方米，分展覽區(qū)、對外利用服務(wù)區(qū)、辦公區(qū)、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房區(qū)、檔案庫房區(qū)，符合檔案館“五位一體”功能要求，可滿足30-50年檔案發(fā)展需求。在新館內(nèi)同步開啟了數(shù)字檔案館的建設(shè)，配置了數(shù)字化用房、機房、消毒殺菌室、安全監(jiān)控室等技術(shù)用房，建立了電子閱覽室、查檔室等功能分區(qū)，安裝了數(shù)字檔案館設(shè)備及檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，完成了應(yīng)用系統(tǒng)和服務(wù)平臺構(gòu)建。

從檔案安全角度出發(fā)，新館主要有下面幾個優(yōu)勢：一是安保防護(hù)措施完善。萊州市檔案館新館位于萊州市政務(wù)服務(wù)中心裙樓西側(cè)，同樓不同區(qū)，區(qū)域獨立，對內(nèi)啟用門禁裝置，對外設(shè)有檔案服務(wù)專用通道。檔案功能區(qū)域劃分明確，檔案提供利用等重要場所安裝了監(jiān)控設(shè)備，各樓層均按照要求配備了消防器材，設(shè)立的中心控制室不僅總控全館安防警報系統(tǒng)，還實時監(jiān)測各區(qū)域設(shè)備運行等情況，全面管理和排除館內(nèi)不安全因素。二是庫房的安全性能高。新館啟用后，萊州市檔案館貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲“八防”工作，庫房鋪設(shè)了水漏線，配備了恒溫恒濕控制室、溫濕度感應(yīng)器、防入侵紅外報警器、防鼠器等。制定和完善了更加嚴(yán)格的檔案庫房準(zhǔn)入和管理制度，實行管理員專人負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫登記制度。為確保檔案資料存儲條件達(dá)標(biāo)，以及基于對檔案材料的安全性考慮，庫房入口安裝了集溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)與密碼驗證、指紋認(rèn)證、人臉識別等安全系統(tǒng)于一體的綜合管控設(shè)備，既實時監(jiān)測庫內(nèi)溫濕度等情況，又保證檔案安全。三是檔案利用手段先進(jìn)。萊州市檔案館抓住機構(gòu)改革、檔案新館建設(shè)機遇，緊貼群眾需求，積極創(chuàng)新服務(wù)方式，新建了檔案利用服務(wù)中心、檔案閱覽室，建成了快捷、便民的數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)，并率先借助山東省政務(wù)云平臺，將萊州市館藏所有開放檔案的目錄及全文數(shù)據(jù)接入到山東省檔案目錄中心暨山東省檔案查詢利用平臺，實現(xiàn)了群眾“零跑腿”網(wǎng)上查檔。隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐的加快，越來越多的檔案實現(xiàn)了“紙質(zhì)變電子”“線下變線上”的轉(zhuǎn)變，查閱利用時省去了從庫房提卷程序，既提升了查閱效率，也減少了利用者對檔案資料的人為破壞，增強了對檔案資料尤其是珍貴史料的安全保護(hù)。

二、實事求是，預(yù)判搬遷檔案面臨的安全隱患

（一）預(yù)防檔案折損。萊州市檔案館館藏資源豐富，最早的檔案資料可追溯到1579年，檔案資料形成的越早越有保存價值，但同時也越容易破損，搬遷過程中稍有不慎就會由于掉角掉頁導(dǎo)致珍貴資料不完整。更有甚者，因有些紙質(zhì)檔案形成年代久遠(yuǎn)，紙的結(jié)構(gòu)和性能發(fā)生了改變，還有些紙的質(zhì)量沒有現(xiàn)在的紙張質(zhì)量好、存放時間久，只要一碰就會碎，無法查閱利用，這類檔案在搬遷過程中容不得半點閃失，必須做足準(zhǔn)備，根據(jù)實際情況合理搬運。另外，對于平時查閱利用率比較高的一類檔案，如萊州市檔案館存放的形成于20世紀(jì)50年代的房產(chǎn)登記檔案，這些檔案在檔案數(shù)字化掃描之前，群眾查閱利用的比較多，檔案利用率高導(dǎo)致紙張發(fā)生了卷邊、封面破損等問題。盡管隨著檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，房產(chǎn)檔案資料已經(jīng)實現(xiàn)在線調(diào)閱，但之前造成的“傷害”已經(jīng)存在，在搬遷中也要注意特別“保護(hù)”。

（二）預(yù)防字跡脫落。受當(dāng)時生產(chǎn)力水平落后等各種因素的影響，檔案資料形成過程中存在記錄不規(guī)范等問題，有些檔案材料是毛筆、圓珠筆記錄。毛筆等軟筆記錄的情況比較多，這種軟筆記錄方法雖然是一種文化傳承、時代特點反映，但是從檔案安全保管的角度出發(fā)，因其耐久性差、字跡容易褪色，搬運過程中若有受潮沾水等情況，檔案所記錄的內(nèi)容就會模糊不清、難以辨認(rèn)，對以后的檔案利用造成極大不便，所以搬運準(zhǔn)備工作必須要細(xì)致入微，對搬遷條件提出一定要求。

（三）防止慌亂無序。由于老館地方有限，對各類檔案的存放缺乏規(guī)范化，存在按空間存放，而不是按標(biāo)準(zhǔn)存放的問題，如照片檔案與文書檔案，科技檔案與會計檔案等有混存混放現(xiàn)象。檔案載體性質(zhì)不同，保管要求也不一樣，新館的庫房達(dá)到布局合理、區(qū)域劃分明確的標(biāo)準(zhǔn)，不論是空間還是功能均能夠滿足。搬遷前期，在全面梳理館藏檔案門類的基礎(chǔ)上，要分門別類按照新館布局進(jìn)一步明確存放區(qū)域，做好老館與新館之間的銜接對應(yīng)，防止因搬遷準(zhǔn)備工作不到位，導(dǎo)致小門類檔案資料在搬遷、上架過程中出現(xiàn)差錯，甚至遺失、丟失，對后期提供利用造成不便。

三、全面考慮，從保證檔案安全角度提出解決方案

（一）制定科學(xué)的搬遷計劃。在充分考慮各方面因素的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)班子從實際出發(fā)，成立了萊州市檔案館搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組，謀劃和制定了科學(xué)的搬運工作計劃，實行責(zé)任制管理，細(xì)化搬遷工作步驟和具體要求，明確崗位工作職責(zé)。在領(lǐng)導(dǎo)小組帶領(lǐng)下，全館人員牢固樹立大局意識，強化主觀能動性，全面服從大局安排，協(xié)同配合、全力以赴，采取分組實施、各司其責(zé)的方法，認(rèn)真完成工作任務(wù)，嚴(yán)格按照計劃進(jìn)度組織實施，保證了搬遷工作的有序開展。

（二）訂做檔案搬運專用箱。檔案數(shù)量多、重量大，考慮到紙質(zhì)檔案易折損、易丟失以及防壓防潮等安全性因素，萊州市檔案館專門訂做了一批檔案搬運專用箱用來打包檔案，這些專用箱不僅輕巧實用而且結(jié)實耐用，其尺寸嚴(yán)格按照檔案案卷和檔案存儲密集架的長、寬設(shè)定，若是上下架以及搬運過程中出現(xiàn)案卷少1冊或多1冊的情況，能夠輕而易舉被及時發(fā)現(xiàn)，并馬上得到糾正。搬遷過程中，從老館下架打包起來的每一個檔案箱上，按照下架順序和上架順序統(tǒng)統(tǒng)標(biāo)了號，做到忙而不亂且有效保護(hù)檔案。對于一些多層分體檔案鐵柜和檔案擺放專用立體柜，由于容易滑動、跌落，便實行單個分別搬運，因其體積大、分量重若是一起搬運，容易失去平衡，導(dǎo)致上層鐵柜滑動跌落地面，造成鐵柜凹陷變形，影響使用。

（三）安全有序推進(jìn)搬遷工作。科室辦公設(shè)備的搬遷工作，按照“誰使用、誰負(fù)責(zé)”原則，從搬遷前的打包、搬運到進(jìn)入新館后的整理布置，均由科室負(fù)責(zé)人組織實施，科室人員分工協(xié)作，做到緊盯每一個環(huán)節(jié)。庫房搬遷作為檔案館搬遷的重中之重，搬遷前明確了檔案門類、老館檔案下架順序、新館上架位置等，并按照責(zé)任分工，詳細(xì)確定了下架人員、搬運人員、跟車人員和上架人員，所有人員“流水線”式作業(yè)，人員活、效率高。為了做好安全工作，所有需要搬遷的檔案柜以及其他物品，能上鎖的都上鎖，不能上鎖的做好密封措施。檔案搬遷始發(fā)地和目的地均派專人看管，不僅如此，檔案從始發(fā)地運送至目的地的過程中，都有跟車人員全程緊盯和看護(hù)，保證檔案搬遷全程處在搬遷負(fù)責(zé)人的視野范圍之內(nèi)，處在檔案人員的監(jiān)管之下，做到無泄密、無遺失。同時，搬遷完成后，進(jìn)一步對檔案數(shù)量、排列順序等情況進(jìn)行認(rèn)真核查，如有異常，認(rèn)真查找原因，及時采取補救措施，確保檔案安全。