科研院所科研課題管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

王 穎

(天津市科學(xué)技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略研究院 天津300011)

1 系統(tǒng)開發(fā)背景與意義

利用網(wǎng)絡(luò)平臺技術(shù)做好科研課題管理是每個科研院所發(fā)展中的一個重要環(huán)節(jié)。科研院所的科研課題開發(fā)、試驗(yàn)分析等各項(xiàng)活動中每時每刻都會產(chǎn)生大量信息，將這些保貴信息數(shù)據(jù)管理好并建立起一套科學(xué)高率的管理程序?qū)蒲性核兄鴺O為重要的意義。一個科研課題的管理需要多個部門交叉，工作流程復(fù)雜環(huán)節(jié)繁瑣，不但降低了工作效率，還存在一定的安全隱患。而根據(jù)不同科研院所工作特性，充分了解其科研課題管理需求，探討課題管理可行性及所要建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)的需求，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行模塊化設(shè)定，再依據(jù)模塊定義進(jìn)行編制，則將完成模塊化對接形成一套完整的科研課題管理系統(tǒng)。本文就是基于AWS PaaS 系統(tǒng)平臺，根據(jù)實(shí)際管理需要搭建這樣一個科研課題管理系統(tǒng)。

2 系統(tǒng)開發(fā)

2.1 梳理科研課題管理流程

科研課題管理首先要了解各個科研課題申報所對應(yīng)的科技計(jì)劃科研項(xiàng)目管理辦法及申報課題指南。各科研院所都有自己的主要研究方向及申報的科研計(jì)劃項(xiàng)目種類，應(yīng)找到相應(yīng)的科研計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法和申報此類計(jì)劃項(xiàng)目的申報指南。依據(jù)各類科研計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，嚴(yán)格遵守課題申報時間，在申報課題時研究方向要符合申報指南中的主研方向，遵守課題經(jīng)費(fèi)拔款安排、課題中期檢查安排、課題結(jié)題時需提供上報材料、課題是否完成任務(wù)合同書中預(yù)期目標(biāo)等要求。本文闡述如何在課題立項(xiàng)前后依據(jù)各科研課題申報指南與管理辦法中各項(xiàng)要求進(jìn)行管理，主要分為四大模塊：課題前期申報管理、課題在研過程中管理、課題結(jié)題管理、課題結(jié)題后期管理。

課題前期申報管理：主要是針對科研課題申報指南進(jìn)行對應(yīng)式分析，找到與科研院所主要研究方向相對應(yīng)的研究領(lǐng)域，幫助申報人確定申報課題方向，鎖定申報課題所在研究領(lǐng)域。遵照科研課題管理辦法中課題申報與截止日期、課題申報網(wǎng)絡(luò)平臺使用教程、需要提交的各類課題申報附件、課題經(jīng)費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行提示或?qū)徍恕?/p>

課題在研過程中管理：①科研課題在研期間的成果收集；②課題進(jìn)展情況；③定期上報課題中期檢查；④課題研究過程中是否有重大突破或重大發(fā)現(xiàn)；⑤課題進(jìn)展中課題成員變動、經(jīng)費(fèi)使用調(diào)整或申請課題延期結(jié)題等事項(xiàng)；⑥依據(jù)課題立項(xiàng)后任務(wù)合同書中預(yù)算科目進(jìn)行課題經(jīng)費(fèi)使用，當(dāng)財務(wù)人員對課題經(jīng)費(fèi)記賬時要按照要求入帳，決算經(jīng)費(fèi)上下浮動不能超過預(yù)算經(jīng)費(fèi)相應(yīng)的浮動比例。

課題結(jié)題管理：依據(jù)科研課題任務(wù)合同書中課題結(jié)題時預(yù)期達(dá)標(biāo)要求，整理課題研究成果，填寫相關(guān)材料，按時完成課題結(jié)題材料提交。按照不同形式的結(jié)題方式完成最終結(jié)題，完整留存課題成果與結(jié)題材料。

課題結(jié)題后期管理：課題結(jié)題后的成果是否可以轉(zhuǎn)化，課題是否有后續(xù)研究，課題是否有報獎或得獎情況等。

2.2 制定標(biāo)準(zhǔn)化管理程序

AWS PaaS 系統(tǒng)平臺是一個沒有任何應(yīng)用的裸平臺，但它又同時提供應(yīng)用組合套餐，使用者可以根據(jù)自己的需求來組合使用套餐形成適合自己的使用系統(tǒng)。根據(jù)流程梳理出四大模塊并分別實(shí)現(xiàn)使用，首先要建立4 個數(shù)據(jù)庫相對應(yīng)關(guān)聯(lián)：一個科研課題數(shù)據(jù)庫，將全部與科研課題相關(guān)的信息存儲；一個項(xiàng)目管理指標(biāo)數(shù)據(jù)庫，將各類科研計(jì)劃項(xiàng)目管理與課題申報指南中的標(biāo)準(zhǔn)、要求變成指標(biāo)化數(shù)據(jù)；一個是成果記錄數(shù)據(jù)庫，將科研課題成果內(nèi)容全部存儲，以便后期使用或查詢；一個各類報告、報表模版數(shù)據(jù)庫。根據(jù)不同模塊不同使用需求可以隨時調(diào)用相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)或交叉使用。

2.3 實(shí)現(xiàn)訂制管理

科研課題管理涉及多個部門，如辦公室、財務(wù)部門、科技管理部門、成果轉(zhuǎn)化部門等。各模塊需求均采集自與科研課題管理相關(guān)各部門和實(shí)際管理者，所以極具實(shí)際操作與應(yīng)用性。系統(tǒng)主要完成各管理部門實(shí)現(xiàn)管理工作及各部門之間對科研課題網(wǎng)絡(luò)化的快速管理，所以要將需求與實(shí)際應(yīng)用中的銜接利用平臺系統(tǒng)變?yōu)閷?shí)際的簡易快捷化操作。

3 系統(tǒng)主要功能模塊

本文搭建科研課題管理系統(tǒng)工作流程及整體工作構(gòu)架如下圖1 所示。

圖1 系統(tǒng)整體工作流程圖Fig.1 Overall system work flow chart

3.1 基于AwsPaas平臺建立數(shù)據(jù)庫

根據(jù)Aws Paas 所兼容的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立好4個基本信息數(shù)據(jù)庫，為以后模塊功能化使用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)參數(shù)支撐。擇取各類科研計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法與課題申報指南中的硬性指標(biāo)參數(shù)，以這些參數(shù)為基本校驗(yàn)對比值。做好數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)調(diào)取及跨數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)提取，特別是多參數(shù)對比參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)值設(shè)定。

3.2 整體管理系統(tǒng)功能概要

前期申請管理——系統(tǒng)會根據(jù)各類科技計(jì)劃項(xiàng)目申報截止時間提示，并提供相應(yīng)課題申請指南參考。提供各種相應(yīng)科技計(jì)劃項(xiàng)目申報時所需填寫上報表單的電子模版及報表上交份數(shù)提示，還可提供相同研究領(lǐng)域立項(xiàng)課題申報書以供參考。

研究中期管理——可以隨時記錄課題研究過程中的研究成果并存入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)。在使用課題經(jīng)費(fèi)時可以隨時查看課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算表以供參考。提供各種課題變更表電子版，以便課題在研究過程中的各種變化。

課題結(jié)題管理——提供各類科研計(jì)劃項(xiàng)目結(jié)題報告、驗(yàn)收報告、經(jīng)費(fèi)決算報表等相關(guān)材料的電子模版。可隨時提取課題在研過程中科研成果情況，初步判定課題是否完成任務(wù)合同書中預(yù)期目標(biāo)及項(xiàng)目決算經(jīng)費(fèi)使用是否超出預(yù)算使用浮動標(biāo)準(zhǔn)。

課題后期管理——可隨時追加課題后期連續(xù)研究情況，課題后期獲獎情況，后期獲得成果情況，課題成果轉(zhuǎn)化情況等。

4 系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)搭建完成后，科研課題管理者可按科研計(jì)劃類別來對本研究院所的科研課題進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理。根據(jù)管理系統(tǒng)提示，在課題申報期前，向本院所有科技人才發(fā)布課題申報信息，并提供相應(yīng)科研課題申報指南以便科技人員參考準(zhǔn)備。在課題研究過程中科技人員可將研究過程中相關(guān)信息隨時記錄并存儲到系統(tǒng)中，以便隨時整理參照。課題人員變更、課題在研究過程遇到研究難點(diǎn)不能按時完成，可以提出延期申請；課題經(jīng)費(fèi)在實(shí)際使用時超出預(yù)算浮動比例需要申請調(diào)整。在課題研究過程中各種突發(fā)事件處理，管理人員都可以在系統(tǒng)提示下填報各類申請表格。課題結(jié)題時系統(tǒng)可以依據(jù)課題任務(wù)和合同書，初步判定課題是否已完成結(jié)題指標(biāo)，提供各種結(jié)果時需填報的報告和表格電子模版。課題結(jié)題后可以繼續(xù)對課題后期研究情況進(jìn)行記錄保存，如：是否得到其他科技計(jì)劃項(xiàng)目支持，后期還取得了什么科研成果，課題科研成果是否有得到成果轉(zhuǎn)化或成果是否被購買等。通過后期信息跟蹤收集，可以對科研課題有一個整體跟蹤記錄。

通過系統(tǒng)平臺對科研課題統(tǒng)一化管理，可以從課題籌備申報開始對整個科研活動提供系統(tǒng)化管理模式，而且可以記錄科研課題后期情況，這樣對科研課題研究方向有一個比較完整的記錄，有利于其他科研人員隨時學(xué)習(xí)或借鑒。

5 結(jié) 語

科研院所發(fā)展主軸就是科研課題，那么做好科研課題管理就是在為科研院所發(fā)展保駕護(hù)航，利用現(xiàn)代化科技手段將課題管理系統(tǒng)化、統(tǒng)一化就變成了管理工作中的要點(diǎn)。簡化繁瑣管理流程和多部門交叉重復(fù)管理，搭建一套適合本單位的科研課題管理系統(tǒng)，才能使科研課題管理水平與工作效率大幅提高，從而推動本單位科研管理工作不斷上臺階。