科普場館檔案資料室建設(shè)的思考

文/劉海燕

檔案資料室建設(shè)是科技館檔案管理的核心，是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。文章以延安科技館為研究對象，提出自己關(guān)于檔案資料室建設(shè)的建議，以提升檔案資料室建設(shè)的成效

延安科技館是一座公益性科普場館，始籌建于1983年，1987年7月正式開館，主要通過常設(shè)和短期展覽，通過參與、體驗、互動性的展品及輔助性的展示手段，面向公眾進(jìn)行科普教育、科技傳播和科學(xué)文化交流活動。過去一段時間內(nèi)，延安市科技館在積極培養(yǎng)公眾的科學(xué)思想、科學(xué)方法和科學(xué)精神，提高公眾的科學(xué)素質(zhì)，促進(jìn)延安市經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)和諧發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。2006年，在中共延安市委、市政府的統(tǒng)一規(guī)劃下，科技館遷址西北川棗園路中段。目前新館已經(jīng)開館5年時間。

檔案資料是否完善和準(zhǔn)確，直接關(guān)系著科技館的后續(xù)發(fā)展。隨著科技館的易地建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案資料室成為科技館的重要組成部分，為了使檔案資料室能夠滿足當(dāng)下科普工作需求，更好地為科技館科普事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航，建設(shè)一個具有科技館特色的檔案資料室勢在必行。

一、明確檔案資料室的功能定位，提升服務(wù)效益

科技館的檔案室有別于綜合性檔案室，“大而全”的館藏要求不適合科技館的需求。延安科技館具有科普宣傳、科技培訓(xùn)、科技咨詢和青少年教育等功能，檔案室定位必須與科技館專業(yè)和科普事業(yè)密切結(jié)合，偏重于將科技館專業(yè)資料、科普宣傳、科普讀物、科普刊物、科技文獻(xiàn)及實用技術(shù)和科技人才庫等內(nèi)容作為收藏重點。因此，在建設(shè)檔案資料室過程中，科技館所收藏的文獻(xiàn)資料應(yīng)是最快捷最便利的信息資源，一是要方便本館工作人員查閱本專業(yè)資料，二是要為科普宣傳、學(xué)術(shù)交流提供更高層次服務(wù)，三是要為各條戰(zhàn)線的科普工作者提供重要的人才信息平臺，為城市建設(shè)服務(wù)。

為此，科技館要強(qiáng)化檔案服務(wù)工作，優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容。首先，要進(jìn)一步探索從信息化的角度開展服務(wù)工作，打破服務(wù)的時間界限以及空間界限[1]。例如，依托于科技館網(wǎng)站、微信公眾號等平臺來開通檔案查詢與檢索的通道。其次，要完善檔案資料收集工作，明確歸檔以及立卷標(biāo)準(zhǔn)，突出收藏重點，確保檔案資料的完整性、真實性以及準(zhǔn)確性，為檔案服務(wù)工作打下扎實的基礎(chǔ)。最后，要加快檔案資料共享，探索與相關(guān)單位建立“云共享”平臺，縮減檔案傳輸利用的時間以及成本，進(jìn)一步提升檔案資源的利用價值。

二、完善數(shù)字化管理模式，提升檔案管理的信息化水平

麻雀雖小，五臟俱全。即使是作為科技館的一個組成部分，檔案室也應(yīng)有其完善的管理模式。過去傳統(tǒng)的檔案資料管理只是簡單的檔案資料管理，館藏以單一的紙質(zhì)印刷品為主，具體操作通過手工完成。其封閉式的管理不但導(dǎo)致資源利用率過低，還造成相關(guān)資源的極大浪費，同時越來越不能吸引服務(wù)對象的注意力，這使得檔案資料工作停滯不前。

為了改變這一局面，科技館在建設(shè)檔案資料室的過程中必須要緊貼本館的實際，完善數(shù)字化管理模式，避免盲目性管理、無序化管理等問題的出現(xiàn)，更好地服務(wù)社會[2]。同時，科技館要重視檔案資料數(shù)字化、信息化建設(shè)，依托相應(yīng)的信息技術(shù)來為科技館檔案資料室的發(fā)展帶來新氣象。首先，科技館可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)手工管理模式，建立一套科技館獨有的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，打造集“藏、借、閱、咨詢”等功能為一體的管理平臺以及服務(wù)平臺。例如，科技館可以通過檔案管理系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行高效化管理，并通過該系統(tǒng)對檔案信息資料予以管理、開發(fā)和利用。其次，科技館要圍繞檔案資料的功能定位，體現(xiàn)“以人為本”“以讀者為中心”的管理原則，建立相應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫，推動檔案資料室的管理優(yōu)化升級。例如，可以圍繞科技檔案、科普檔案、藏品檔案以及其他檔案來建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行專題化、版塊化管理[3]。最后，科技館也要做好數(shù)字安全管控工作，綜合利用多種現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行加密，避免檔案管理系統(tǒng)以及計算機(jī)遭受木馬、黑客等病毒程序的入侵，進(jìn)一步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。

三、加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，完善規(guī)章制度

加強(qiáng)檔案資料室的制度建設(shè)是資料室工作順利進(jìn)行的必要保證。為了使本館人員和各個層面的需求者更有效地利用資料室的平臺開展科普宣傳、科技咨詢及人才庫研究工作，就必須建立和落實一套科學(xué)的管理制度，這是我們提高服務(wù)質(zhì)量的保證。第一，建立一套切實可行的檔案資料管理制度，包括借閱制度、流通制度、損失賠償制度、全開架管理制度等。同時，在上述制度中要細(xì)化各項制度的內(nèi)容，確保制度具有可行性、針對性和科學(xué)性。第二，明確檔案管理中各個部門的職責(zé)，形成以檔案資料室管理為主，其他部門配合為輔的管理機(jī)制，做到嚴(yán)格管理，嚴(yán)格執(zhí)行。第三，建立一整套行之有效的檢索程序，便于讀者查找與借閱，提升檢索效率，節(jié)約檢索成本。第四，建立健全檔案資料室的采購制度。在采購相應(yīng)資料時，要通過調(diào)查問卷、訪談交流等方式與服務(wù)對象進(jìn)行溝通，認(rèn)真聽取服務(wù)對象的意見和建議，而不是單純關(guān)注數(shù)量[4]。也就是說，科技館應(yīng)更應(yīng)關(guān)注資料的質(zhì)量，確保資料的及時更新與利用。在此基礎(chǔ)上，檔案資料室要合理配置資金，結(jié)合科技館發(fā)展規(guī)劃以及讀者的具體意見來使用資金，讓有限的資金發(fā)揮出最大效能。

四、完善檔案管理人才隊伍建設(shè)，夯實檔案管理基礎(chǔ)

檔案資料員是檔案資料管理的主體，主要負(fù)責(zé)文獻(xiàn)信息的搜集、組織和傳遞。從當(dāng)前環(huán)境來看，提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，培養(yǎng)高質(zhì)量的管理隊伍，是辦好檔案資料室的必要保障和基礎(chǔ)。一方面，檔案資料員在科技館的各項工作中擔(dān)負(fù)著重要使命，檔案資料工作保障作用能否最大限度地發(fā)揮，與管理人員的自身素質(zhì)息息相關(guān)。具體而言，新時期的科技館檔案資料管理工作內(nèi)容以及目標(biāo)發(fā)生了變化，更加要求管理人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心、良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)和熟練的專業(yè)技能以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。另一方面，檔案資料員的自身素質(zhì)以及能力會直接影響檔案管理成效。因此，應(yīng)從以下幾個層面來完善檔案管理人才隊伍建設(shè)。第一，科技館要創(chuàng)新培訓(xùn)模式，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，提升檔案管理人員的應(yīng)用理論知識的能力和實踐能力。第二，檔案管理人員要樹立自主學(xué)習(xí)意識，不斷更新自身的知識儲備，學(xué)習(xí)和積累專業(yè)知識，及時掌握現(xiàn)代新技術(shù)手段，努力適應(yīng)新時期檔案資料管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。第三，科技館要重點強(qiáng)化信息化領(lǐng)域的培訓(xùn)，將檔案管理人員培養(yǎng)為現(xiàn)代化信息手段的熟練應(yīng)用者。

新時期，科技館要進(jìn)一步實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級目標(biāo)，發(fā)揮自身在傳播科學(xué)思想、普及科技知識領(lǐng)域的作用，就必須要抓好檔案室建設(shè)工作，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念以及管理技術(shù)對多種檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理。為此，科技館檔案資料室要圍繞科技館的發(fā)展趨勢和目標(biāo)，跟進(jìn)科技館的建設(shè)步伐，利用自身的資源優(yōu)勢，為科技館工作提供優(yōu)質(zhì)的科普資源。同時，檔案資料室要進(jìn)一步豐富和完善相應(yīng)的基礎(chǔ)性工作，為科技館的良好運(yùn)營提供堅實的物質(zhì)保障以及信息保障。 (作者單位：延安市科技館）