加強合同檔案信息化管理的措施

陳宇琪

摘 要：在經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，各項經(jīng)濟活動增多，在具體開展經(jīng)濟活動中，合同作為重要的憑證，同時也能夠有效的保障經(jīng)濟活動雙方的合法權(quán)益。合同檔案詳細記錄了經(jīng)濟信息，因此需要強化對合同檔案的管理，并重視信息技術(shù)在合同檔案管理中的應(yīng)用，以此來促進合同檔案的開發(fā)利用，使其能夠發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

關(guān)鍵詞：合同檔案管理;檔案信息化;數(shù)字化管理;數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在當前信息化時代背景下，合同檔案管理工作中，通過樹立信息化意識，并應(yīng)用先進的技術(shù)手段來打造全新的檔案管理模式，進一步提升合同檔案的信息化水平，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范和標準管理，為合同檔案的開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)，更好的發(fā)揮出合同檔案的重要價值。

1 加強合同檔案信息化管理的重要作用

1.1 推進合同檔案管理模式的創(chuàng)新

為了提高合同檔案管理的效率，需要對傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的管理模式中一般都會根據(jù)合同的類型和作用范圍來劃定檔案類型，這種做法缺乏一定的統(tǒng)一性，不利于對合同的高效管理。部分單位對合同檔案管理工作中也缺乏集中意識，缺乏單獨的部門統(tǒng)一管理合同檔案，這對于合同檔案管理效率的提升必然帶來較大的影響?；谶@種情況下，通過應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建合同檔案信息管理系統(tǒng)，以此來統(tǒng)一管理合同檔案，并運用信息化手段來實現(xiàn)對檔案信息的有效對接和集成，對所有的合同檔案進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一標準進行分類，然后按照相應(yīng)的類型將合同檔案數(shù)據(jù)信息存儲在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，為信息化管理提供基礎(chǔ)保障，最終實現(xiàn)合同檔案信息化管理模式。

1.2 保證合同檔案內(nèi)容的完整和可靠

合同檔案不同于其他檔案管理，因為合同具有一定的法律效力，關(guān)系到合同簽署雙方的利益，所以在合同檔案管理工作中應(yīng)該保證合同檔案管理內(nèi)容的完整性和可靠性，切實維護合同相關(guān)責(zé)任人的合法權(quán)益。合同檔案實施信息化管理，可有效提高合同檔案管理工作的高度集成，并能夠針對合同檔案類型進行有效分析，不僅能夠便于對合同的搜索，而且可提高對合同檔案內(nèi)容的開發(fā)利用價值。為了保證合同檔案管理工作的水平，切實發(fā)揮合同檔案的應(yīng)用價值，應(yīng)該保證檔案內(nèi)容的完整性和可靠性。及時將紙質(zhì)合同歸檔，并錄入到數(shù)據(jù)庫中，保證電子合同數(shù)據(jù)的完整性?？稍诤贤瑱n案信息化管理平臺中設(shè)置資信證明及合同簽署材料的功能模塊，明確合同經(jīng)辦人的職責(zé)，并且能夠及時將相應(yīng)的材料信息報送給合同責(zé)任人。信息化管理平臺還能夠提高合同簽署效率，在具體簽署完合同后，依托于可視化系統(tǒng)來完成電子印章的上傳，既能夠加快合同簽署進程，又能夠保證合同檔案內(nèi)容的完整性。

2 加強合同檔案信息化管理的措施

2.1 加強軟硬件建設(shè)

合同檔案信息化管理工作的高效開展需要配置齊全的軟硬件設(shè)施，才能夠確保信息化管理工作的順利進行。在硬件設(shè)施建設(shè)過程中，需要積極完善計算機、掃描儀、記錄設(shè)備等，并具備網(wǎng)絡(luò)條件。軟件方面需要結(jié)合自身的實際情況，在選擇軟件系統(tǒng)時要綜合考量，盡量選擇有實力的軟件公司進行合同，根據(jù)單位實際情況選擇相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，同時還要考慮到軟件應(yīng)用后的升級和兼容問題，確保系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定的運行，這對于后續(xù)軟件的升級和維護也具有極為重要的意義。

2.2 建立統(tǒng)一的信息化標準

為了促進合同檔案信息化管理的規(guī)范運行，應(yīng)該對合同檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的規(guī)范標準，對合同檔案的整理、統(tǒng)計和服務(wù)標準等都應(yīng)該有統(tǒng)一的標準，在確保合同信息安全性的同時，還能夠提高合同檔案信息的利用率。在合同量較大的單位中，紙質(zhì)合同一般會由生產(chǎn)部門進行歸檔，在合同整個流程結(jié)束后，由合同檔案管理部門核對紙質(zhì)合同的臺賬信息以及掃描件，然后經(jīng)過統(tǒng)一編號后入庫管理。對于合同的調(diào)閱也應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，不同級別的人設(shè)置不同的調(diào)閱權(quán)限，以確保合同信息的安全性。對于調(diào)用合同，可根據(jù)實際情況調(diào)用紙質(zhì)件或者電子件，并且做好調(diào)用記錄。對于信息平臺的借閱，也應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)的通過權(quán)限設(shè)置的賬號和密碼進行閱讀，提高檔案服務(wù)水平。

2.3 合同檔案數(shù)字化管理

目前一些合同量較大的單位在日常合同檔案管理工作中，一般都會建立網(wǎng)絡(luò)合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，并借助于互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)的交換和自動轉(zhuǎn)換。合同檔案信息在合同檔案生理系統(tǒng)中進行存儲，以此來推進合同檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)。當無法建立交換接口的情況，通過下載電子合同，并在檔案管理系統(tǒng)中進行轉(zhuǎn)存。也可以通過掃描和拍攝方式將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)換為電子合同，并經(jīng)技術(shù)加工和批量數(shù)據(jù)掛接方式，實現(xiàn)合同檔案數(shù)字化管理。

2.4 合同檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在合同檔案信息化建設(shè)過程中，還要重視應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來構(gòu)建合同檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此為依托來提供檔案信息查詢服務(wù)，更好的滿足不同用戶的檔案信息資源使用需求。在實際檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要針對大部分開放性的數(shù)據(jù)資源進行整合，通過構(gòu)建合同檔案數(shù)據(jù)庫，為合同檔案提供長期保存服務(wù)，并與社會網(wǎng)絡(luò)進行對接，以便于更好的發(fā)揮出合同檔案信息資源的時效性價值，拓展合同檔案的服務(wù)范圍，使合同檔案服務(wù)能夠更好的滿足用戶的多元化需求。

2.5 提高合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)

合同檔案信息化管理工作的高效開展，對檔案管理人員有較高的要求，不僅要在思想意識上有所改善，同時還要在專業(yè)技術(shù)方面有所提升。檔案管理人員既要不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識，還要掌握一定的信息化技術(shù)，能夠熟練利用信息技術(shù)進行合同檔案的信息化管理。因此各單位需要重視對合同檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，通過開展各種針對性的培訓(xùn)，努力促進檔案管理人員專業(yè)知識和技能的提升。在提升專業(yè)技術(shù)水平的同時，還要注重對合同檔案管理人員職業(yè)道德的培訓(xùn)，使管理人員能夠認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度對待合同管理工作，這與合同的屬性有直接關(guān)聯(lián)，以確保合同內(nèi)容的安全性。

3 結(jié)束語

在當前信息化時代背景下，在各單位合同檔案管理工作中，信息技術(shù)得以不斷滲透，由此促進了合同檔案信息化管理工作的進程。各單位在實際工作中需要給予充分的重視，建立完善的合同檔案管理規(guī)章制度，確保合同檔案信息化管理工作的順利進行。合同檔案信息化管理工作的開展，不僅需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，還要加強各個部門之間的聯(lián)系和互動，既能夠提高合同檔案信息的收集效率，又能夠提高檔案信息資源的開發(fā)利用價值，更好的凸顯出合同檔案的重要價值。

參考文獻

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