大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理信息化研究

摘 要：檔案管理工作作為事業(yè)單位行政管理工作中必不可少的一項重要內(nèi)容，對事業(yè)單位的運行和管理起著非常重要的作用。隨著時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的運用，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，同時，事業(yè)單位如何有效的利用大數(shù)據(jù)帶來的便利進行檔案管理工作研究，提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和信息化，也是目前而言值得探討的問題。本文通過簡述大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的意義，分析目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出了一些大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的開展策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.097

1 引言

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對事業(yè)單位檔案管理工作的迎來了全新的挑戰(zhàn)，由于多種因素的影響，檔案管理方式的轉(zhuǎn)變除了由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息資源管理轉(zhuǎn)換到電子檔案信息數(shù)據(jù)庫以外，事業(yè)單位通過線上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檔案管理依然任重道遠。實現(xiàn)大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)用，便需從根源入手，了解目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，才能進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的意義

1）數(shù)字化。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，數(shù)字化時代已經(jīng)開啟，檔案管理也受到了影響，需要進行數(shù)字化管理?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理在數(shù)字化的形成、存儲、管理、利用等方面上提供了現(xiàn)代化的手段與方法。因此，檔案管理需要跟上時代的腳步來進行改變，從紙質(zhì)版檔案走向數(shù)字化檔案。

2）保密性。對于事業(yè)單位而言，無論是在以前的年代，還是處在當今的時代，檔案管理的保密性都是一個最為重要的存在。因此，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，面對黑客的攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，做好網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)措施，保護檔案的安全，是當今時代檔案管理所面臨的重大挑戰(zhàn)。

3）便捷性。傳統(tǒng)的檔案管理具有一定的局限性，即檔案管理工作的效率較低，且很容易發(fā)生信息丟失的情況。大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行管理，例如可以在較短的時間內(nèi)保存大量的數(shù)據(jù)信息、數(shù)據(jù)信息不易丟失、數(shù)據(jù)信息易于處理分析等等?？偠灾?，隨著檔案信息化的高速發(fā)展，數(shù)字信息越來越多，檔案管理數(shù)字化極大的方便了人們的生活。

3 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1）檔案管理制度不完善。由于檔案管理制度和管理辦法較為傳統(tǒng)，檔案管理信息化發(fā)展的程度也不足，與現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展脫軌。事業(yè)單位的領(lǐng)導者也沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理中的建檔與歸檔都沒有產(chǎn)生足夠的重視，甚至還缺少完善的且最為基本的檔案管理制度，也缺少規(guī)范的操作程序。對于無論什么種類的管理活動而言，制度規(guī)范是必然的規(guī)范形式。事業(yè)單位的檔案管理制度是起著對實踐作出指導的作用，因為制度的建立要先于實踐，尤其是利用大數(shù)據(jù)處理檔案管理信息，實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，必須首先需要做到制度先行，但是隨著時代的不斷進步，公司現(xiàn)存的檔案管理制度已經(jīng)不能夠滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的需要了，例如在檔案保管形式、多維信息的檔案管理、電子檔案管理等方面都管理制度都是缺失的。

2）檔案管理人員素質(zhì)需要加強。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，在對檔案進行管理的實際工作中，要求檔案管理人員需要把聲音、畫面、文字等來輸入到檔案管理系統(tǒng)中去，因此，對檔案管理工作人員的綜合能力的要求也越來越高，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作者提出了更高的，必須熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案信息化管理流程，然而有一些檔案管理工作人員仍然保持著原有的想法，不愿意去改變，仍然運用原有的想法來對檔案進行管理，他們在實際的工作中常常會遇到各種問題，導致工作不能夠順利的進行。

3）檔案管理存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患。當前，事業(yè)單位檔案管理存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患。在檔案管理中，首先檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識不足，這就導致檔案信息很有可能發(fā)生缺失，這給檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理帶來了極大的隱患。其次，計算機的系統(tǒng)所處在的過程是動態(tài)的，且使不斷變化的，因此系統(tǒng)應(yīng)用的安全性能并不是一直穩(wěn)定的，在對檔案進行管理的過程之中，會有可能由于在檔案系統(tǒng)內(nèi)部進行網(wǎng)絡(luò)資源共享，少數(shù)用戶對檔案信息的暴露導致被外部的人員竊取、傳播，這就造成了檔案信息泄露，甚至會導致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生崩潰。在對檔案進行管理的過程之中，還容易面臨網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊的風險。

4 大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的相關(guān)措施

1）檔案管理制度規(guī)范化。若想檔案管理工作做的優(yōu)秀，那么就必須要具備嚴格且完善的檔案管理制度。因此，事業(yè)單位必須要重視并建立起完善的檔案管理制度，不光光要把檔案工作的每一項基礎(chǔ)性工作最好，還要符合新時代對檔案工作的要求，嚴格依法治檔。檔案管理的規(guī)章制度包含了文書檔案分類編號、文件資料收集標準、各類文檔的保密規(guī)定、借閱規(guī)章制度、整理標準、保管制度、文件歸檔制度與分類規(guī)定等等。

2）提高檔案管理人員素質(zhì)。對檔案進行實施管理的直接負責人為檔案管理人員，而檔案管理對工作人員要求服務(wù)性高、專業(yè)性強，且需在思想觀念、文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等多個方面都具備一定的水準。合格的檔案管理人員不但要熱愛自己的工作，尊重檔案，且具備踏實嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L與保密意識，由于檔案工作管理人員工作的性質(zhì)與需要，檔案管理人員經(jīng)常會與重要信息接觸，具備保密意識是至關(guān)重要的。因此，事業(yè)單位提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)至關(guān)重要。事業(yè)單位要讓檔案管理員自身所具備的專業(yè)素質(zhì)能夠與大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作需要相吻合，要定期組織檔案管理人員去培訓學習，可以通過專業(yè)技能培訓、學習觀摩、專家授課等多種的形式來將檔案管理人員的職業(yè)技能提高，從而跟上時代的腳步。

3）加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)安全包含了兩個方面的內(nèi)容，即網(wǎng)絡(luò)運行安全與網(wǎng)上信息安全。網(wǎng)絡(luò)運行安全指的是在對檔案進行管理時，要求檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng)設(shè)計合理，能夠正常運行，管理人員管理嚴密，操作規(guī)范，讓整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都能夠按先前規(guī)定的那樣正常運行，讓本應(yīng)該發(fā)揮出來的功能正在的發(fā)揮出來。網(wǎng)上信息安全則指的是需要讓網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的存儲、傳輸這兩個方面的安全得到保證，檔案管理人員必須要保證檔案信息的有效性、真實性、保密性與完整性，而檔案管理新網(wǎng)絡(luò)的安全設(shè)計到了人文環(huán)境、硬件、物理環(huán)境、軟件、人員與信息等多個方面，這就要求技術(shù)人員需要對檔案管理的安全保密工作進行深入的分析，從檔案信息進口、傳輸、使用這三個方面上來采取相應(yīng)的保護措施。

5 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代帶來的管理信息化給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了極大的便利，與此同時，大數(shù)據(jù)的真實性和安全性也為這項工作的進行增加了一定的挑戰(zhàn)和難度，為了更有效地實現(xiàn)檔案管理工作的順利進行，事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理工作信息化管理水平，重視檔案管理工作的創(chuàng)新性與實用性，以此迎合新形勢下信息數(shù)據(jù)更新?lián)Q代的飛快速度，切實做好事業(yè)單位檔案管理工作。

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作者簡介

江蓉（1983-），女，本科，副研究館員，重慶市渝北區(qū)中醫(yī)院工作，研究方向：探索利用信息化手段管理檔案。