檔案數(shù)字化建設(shè)助力企業(yè)信息資源實(shí)現(xiàn)共享

李欣艷

摘 要：信息化時(shí)代，科技的發(fā)展促進(jìn)社會(huì)信息資源的深刻變革。數(shù)字檔案信息資源要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善工作機(jī)制，以滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的檔案查詢需求。本文根據(jù)當(dāng)前數(shù)字檔案信息資源共享機(jī)制的現(xiàn)狀，探討了建設(shè)檔案資源共享系統(tǒng)的方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;共享機(jī)制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.082

在步入信息化時(shí)代的今天，采用先進(jìn)的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有檔案館館藏檔案資料進(jìn)行有效的開發(fā)利用和管理，對(duì)檔案館綜合服務(wù)指標(biāo)進(jìn)行整體性提高，已成為每一位檔案工作者所面臨的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)已成為當(dāng)今企業(yè)檔案館的主攻課題。全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享將成為檔案工作的全新目標(biāo)。

1 檔案信息資源共享現(xiàn)狀分析

1）檔案信息資源共享意識(shí)薄弱。目前，各級(jí)檔案館尚存在各自為政的現(xiàn)狀，在檔案信息化建設(shè)中，檔案工作者有資源共享意識(shí)，但沒有共享的動(dòng)力，檔案信息成了“信息孤島”。檔案信息資源共享依賴于各級(jí)檔案部門之間、檔案部門與社會(huì)之間的合作，檔案工作者要從“以藏為主”向“開發(fā)利用為主”的觀念轉(zhuǎn)變，從思想上改變過去追求“小而全”“大而全”理念，向?qū)で缶W(wǎng)絡(luò)資源共享的觀念轉(zhuǎn)變。

2）檔案信息資源共享內(nèi)容單一。許多檔案館網(wǎng)站只有館藏的簡(jiǎn)介和目錄，內(nèi)容單一，信息量少。有些檔案館雖然開發(fā)了信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，但條目少，檢索功能差，絕大多數(shù)不支持全文檢索，信息資源內(nèi)容不夠豐富，用戶能夠檢索到的大多都是一些檔案的題錄和摘要信息，檢索結(jié)果難以令人滿意?，F(xiàn)有的檔案信息資源網(wǎng)站分類條目粗，二次檢索沒有多角度反映檔案文件內(nèi)容，影響了用戶利用的效率。

3）檔案信息資源共享領(lǐng)域少。在檔案信息資源開發(fā)共享過程中，由于開發(fā)所用的管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)類型和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的不同，導(dǎo)致檔案信息資源不能完成跨系統(tǒng)、跨庫(kù)、跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)共享。近幾年，國(guó)家加大了與國(guó)計(jì)民生有關(guān)的檔案資源的共享和利用，但目前利用的領(lǐng)域很少。資源共享的主要領(lǐng)域是醫(yī)療保健和電子政務(wù)，而其他領(lǐng)域則較少涉及。通過醫(yī)療健康檔案信息平臺(tái)和電子政務(wù)共享和利用，提高政府服務(wù)效率和民生滿意度，進(jìn)一步推進(jìn)信息平臺(tái)建設(shè)。

4）檔案信息資源共享制度不完善。檔案數(shù)字化的發(fā)展也在與時(shí)俱進(jìn)，檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在總體上已經(jīng)有了一定的成果。檔案信息資源的編排、文檔的格式和查詢的內(nèi)容和方法以及檔案館的建設(shè)規(guī)范都已經(jīng)有了相對(duì)穩(wěn)定的體系。但目前存在的問題是，不同檔案館之間制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有所差異，在具體實(shí)施過程中沒有強(qiáng)制性要求，檔案的收錄、查詢和抽取都比較隨意。而實(shí)際上，各個(gè)檔案館之間是相對(duì)獨(dú)立又互相聯(lián)系，如果存在較大的差異，就很容易增加資源共享機(jī)制的建設(shè)難度和維護(hù)成本。共享經(jīng)濟(jì)時(shí)代，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將會(huì)極大改善信息的交互，因此在建設(shè)共享機(jī)制時(shí)要考慮到未來(lái)的用戶需求發(fā)展和時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。

2 數(shù)字檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建

1）建立檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是以網(wǎng)站為外部表現(xiàn)形式的平臺(tái)，用戶可以通過網(wǎng)站的搜索界面檢索到相關(guān)的檔案信息資源，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。檔案館可以在省、市檔案局的全面領(lǐng)導(dǎo)下，先建立檔案信息內(nèi)網(wǎng)，搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，區(qū)、縣檔案館積極參與。網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)主要通過數(shù)據(jù)專線將省、市、區(qū)檔案資源聯(lián)系起來(lái)，建立檔案信息內(nèi)網(wǎng)。檔案館可通過專用數(shù)據(jù)線上傳檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在省、市檔案館網(wǎng)站查詢檔案信息，或通過共享網(wǎng)站設(shè)置口令加密鑰訪問模式，實(shí)現(xiàn)館際共享。通過館際共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)異地跨館利用，給檔案利用者提供了便利，提升了檔案服務(wù)的效率。

2）制定人事檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)。通過國(guó)家相關(guān)政策引導(dǎo)，以及人事檔案管理部門的科學(xué)管理措施，不斷完善人事檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)，以及制度標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)續(xù)編及修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。不斷加強(qiáng)當(dāng)前檔案數(shù)字化工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的約束力，避免采用自行擬定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。在實(shí)際工作中，對(duì)于文件本身就是某種文本、圖形等格式的電子文件來(lái)說(shuō)，其數(shù)字化共享工作需要做的只是將這類數(shù)據(jù)按規(guī)定轉(zhuǎn)化成規(guī)范格式，然后按一定的組織方式存儲(chǔ);對(duì)于文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像來(lái)說(shuō)，要按照統(tǒng)一規(guī)范采用文本方式、掃描錄入方式、存儲(chǔ)圖文方式等進(jìn)行統(tǒng)一處理，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。

3）提升檔案信息安全保障能力。第一，硬件設(shè)備所存放環(huán)境的安全。硬件設(shè)備容易受到外界因素影響，如檔案室內(nèi)適宜的溫度（濕度）、防災(zāi)能力、防塵措施、防盜等都要落到實(shí)處，創(chuàng)造一個(gè)良好安全的設(shè)備環(huán)境，防止檔案信息直接或間接丟失。第二，網(wǎng)絡(luò)信息安全。網(wǎng)絡(luò)信息安全的主要隱患是病毒入侵、木馬程序等，需要安裝防火墻和殺毒軟件，防止計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被病毒感染和破壞。第三，建立健全檔案信息安全管理制度。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，信息資源共享面臨著后臺(tái)數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)、數(shù)據(jù)機(jī)密信息泄露等威脅。完善現(xiàn)有信息安全保障機(jī)制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研發(fā);加強(qiáng)信息安全立法，如制定電子簽名條例、禁止非法入侵法、網(wǎng)絡(luò)信息保護(hù)法等為檔案信息資源共享提供了法律保障。只有不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息安全保障機(jī)制，才能創(chuàng)造出良好的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，共享政府信息資源。第四，建立檔案信息共享規(guī)范。為規(guī)范檔案資源共建共享，確保檔案資源可持續(xù)性，營(yíng)造安全、規(guī)范、開放的共享環(huán)境，各省（市）檔案館應(yīng)實(shí)行檔案制度化、規(guī)范化管理。比如，制定跨館查閱利用辦法、跨館查閱利用平臺(tái)工作流程、檔案信息安全管理制度等，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資源共享過程的管理，從法規(guī)上規(guī)范共享行為，確保數(shù)字檔案信息安全共享，提高檔案部門的共享水平。

4）拓展檔案資源共享方式。（1）公眾參與和平臺(tái)共建共享。公眾參與是檔案資源共享的重要環(huán)節(jié)。為了更好地發(fā)揮共享檔案資源的價(jià)值，公眾參與大大提高共享建設(shè)效率。共享檔案資源平臺(tái)根據(jù)廣大民眾的需求實(shí)現(xiàn)共享，有效提升公共服務(wù)的效率，能夠不斷提高平臺(tái)服務(wù)質(zhì)量，產(chǎn)生新的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，推動(dòng)共享平臺(tái)的建設(shè)。公眾參與檔案資源共享，調(diào)動(dòng)全社會(huì)力量，推動(dòng)開放數(shù)據(jù)創(chuàng)新，通過檔案資源共享實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的信息融合。目前，我國(guó)檔案資源平臺(tái)與政府平臺(tái)的共建共享，有利于挖掘檔案資源價(jià)值，提高政府服務(wù)質(zhì)量和效率，給用戶提供更快捷的服務(wù)，避免過去用戶“重復(fù)提交、重復(fù)跑腿”的現(xiàn)象。比如江西省實(shí)現(xiàn)館際間“一站式”查檔服務(wù)，100多家檔案局館平臺(tái)上傳檔案目錄數(shù)據(jù)2000多萬(wàn)條。（2）推廣移動(dòng)終端服務(wù)。每年通過移動(dòng)設(shè)備訪問網(wǎng)站的人數(shù)都在增加，截至2018年12月，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)手機(jī)用戶規(guī)模為8億多，98.6%的用戶通過手機(jī)使用互聯(lián)網(wǎng)。根據(jù)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，新媒體廣泛普及，政府機(jī)構(gòu)與檔案部門應(yīng)致力于新媒體研發(fā)，用戶在移動(dòng)設(shè)備終端實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。有些國(guó)家已經(jīng)實(shí)現(xiàn)公眾通過移動(dòng)終端訪問基于web的內(nèi)容，通過移動(dòng)終端提高共享文件的公開使用率。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。企業(yè)要適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展形態(tài)，緊跟時(shí)代發(fā)展的脈搏，在檔案信息化建設(shè)道路上不斷邁出建設(shè)性的步伐。

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