探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

馬艷東

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項(xiàng)目等各種信息的一種重要途徑。信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

關(guān)鍵詞：探索事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事管理檔案工作的效率，單位應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理的功能優(yōu)化，擴(kuò)展收納能力，充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，一改傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立集合，收納，存儲(chǔ)，讀取一體的現(xiàn)代化信息化的檔案管理理念和模式，妥善吸納各部門的反饋意見，不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)化規(guī)范化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，與時(shí)代相接軌。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展的價(jià)值

分析針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)地對(duì)社會(huì)管理職能進(jìn)行履行，社會(huì)價(jià)值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關(guān)人事管理部門進(jìn)行保存和備案，以確保其在需要的時(shí)候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性。同時(shí)，通過對(duì)人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會(huì)人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰(zhàn)略是實(shí)現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑，而強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位人事檔案的管理，則是對(duì)人力資源進(jìn)行整合的過程，能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對(duì)人力資源整合效率進(jìn)行提升，進(jìn)而從整體的角度上推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。

2 事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經(jīng)歷和工作軌跡、工作能力等，能夠?yàn)橛萌藛挝徽故镜酶尤?，從而有助于事業(yè)單位合理的運(yùn)用人才。

第二，從事業(yè)單位發(fā)展的角度看，檔案就是單位成長的記錄，同時(shí)，也是事業(yè)單位工作成長的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。通過檔案可以對(duì)單位發(fā)展和工作有一個(gè)清晰的了解，包括人員的流動(dòng)、項(xiàng)目的完成、未來的規(guī)劃等等，從而對(duì)事業(yè)單位的工作有一個(gè)全面的客觀的認(rèn)識(shí)，從而提高工作效率。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）開發(fā)檔案信息資源不夠合理。目前來看，事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的開發(fā)和利用并不是十分合理的，所具有的檔案信息是比較少的，而且其中的許多信息都是重復(fù)的，從而無法保證事業(yè)單位檔案管理信息的質(zhì)量。不僅如此，一些事業(yè)單位認(rèn)為，檔案信息所具有的價(jià)值并不是十分重要的，所以他們對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用并不注重。其次，我們國家對(duì)檔案信息的管理還是比較嚴(yán)格的，對(duì)外開放的檔案信息是比較少的，這就會(huì)造成許多事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不是十分的完善，還存在著一些不足之處，無法使各個(gè)部門之間對(duì)檔案信息進(jìn)行充分的利用。因此，面對(duì)這種情況，就需要采取相應(yīng)的解決措施。

2）管理理念落后。從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中并沒有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對(duì)《檔案法》的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實(shí)處。除此之外，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在工作過程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開發(fā)和利用，從而嚴(yán)重影響其管理的有效性。

3）對(duì)人事檔案管理不夠重視。對(duì)于人事檔案管理工作來說，其是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作，但是從目前的情況來看，也是事業(yè)單位最不重視的一項(xiàng)工作。一般而言，如果不能科學(xué)的對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，或者檔案管理不認(rèn)真、不到位，那么人事檔案就會(huì)存在損壞或者丟失問題，無法對(duì)人才進(jìn)行深入挖掘，甚至還會(huì)造成人才流失的情況，為事業(yè)單位造成了非常嚴(yán)重的損失?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在發(fā)展期間，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)具有較強(qiáng)的片面性，淺顯的認(rèn)為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對(duì)人事檔案的查詢以及調(diào)查的職責(zé)進(jìn)行切實(shí)履行，只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而，這種從安于現(xiàn)狀的落后思想，很大程度上對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對(duì)策

1）提高信息化建設(shè)的針對(duì)性。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁式的服務(wù)建設(shè)，這對(duì)于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要顧及檔案與軟件的兼容性，使其更高效地保存下來。

2）對(duì)信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會(huì)采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對(duì)于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益煩瑣，耗費(fèi)的時(shí)間以及人力也相對(duì)較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)檔的過程中，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強(qiáng)的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對(duì)管理效率進(jìn)行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的概率，那么還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)力度，在具體的建設(shè)階段，應(yīng)該充分的對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，合理地將存儲(chǔ)在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行整合、加工以及管理。同時(shí)，在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進(jìn)行管理，科學(xué)的輸入到計(jì)算機(jī)中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對(duì)管理人員，其也需要嚴(yán)格的依照各項(xiàng)規(guī)章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進(jìn)行相對(duì)有序和順利，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。

3）強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注重對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)問題，采用分級(jí)管理培訓(xùn)的形式，對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并將工作安排細(xì)分，責(zé)任到人，高層員工要端正工作態(tài)度，提高專業(yè)技能水平，幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，與此相關(guān)的工作人員都應(yīng)該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相應(yīng)的解決措施進(jìn)行分析后，可以更好的對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使其在今后的發(fā)展過程中以最好的狀態(tài)來迎接新的挑戰(zhàn)，并為檔案管理信息化進(jìn)行進(jìn)一步的建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

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