企業(yè)檔案門類與分類體系概述

王敏

摘 要：隨著中國的化工企業(yè)的數(shù)量不斷增加，使得企業(yè)內(nèi)部的檔案數(shù)量也呈幾何倍數(shù)的增加，檔案的分類和檔案管理成為檔案的必然發(fā)展內(nèi)容?，F(xiàn)在檔案管理依托于電子化的信息手段，呈現(xiàn)出更為統(tǒng)一的管理態(tài)勢，由于化工廠的建設(shè)工程檔案有大量的土建、設(shè)備、工藝、儀表等各專業(yè)圖紙及科研資料，整理起來比較復(fù)雜，且檔案與檔案之間的內(nèi)容容易混淆不清，因此，本文試圖分析企業(yè)檔案門類與分類體系的發(fā)展，提出加強(qiáng)檔案分類的有關(guān)對策，在借助電子索引和分類法的有機(jī)結(jié)合過程中，有助于提高檔案分類管理的效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案門類;檔案分類體系;創(chuàng)新概述

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展導(dǎo)致企業(yè)檔案的數(shù)量越來越多，因此，檔案管理面臨著更新?lián)Q代的新困境，為了加強(qiáng)企業(yè)大分類管理的有效性，提升企業(yè)檔案管理的綜合水平，需要轉(zhuǎn)變思路、借助電子信息化的手段，建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和分類管理規(guī)范。對于企業(yè)來說，良好的檔案分類管理具有非常重要的意義，而且可以快速調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，并提高整個(gè)企業(yè)的辦事效率。

1 我國企業(yè)檔案門類與分類體系構(gòu)建現(xiàn)狀

1.1 檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)比較多元化

由于企業(yè)的類型不同，而同類企業(yè)中企業(yè)的實(shí)際發(fā)展進(jìn)程也有所區(qū)別，因此，我國目前的企業(yè)檔案門類與分類標(biāo)準(zhǔn)總體上來說，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢。目前我國的檔案門類劃分有按照檔案的形成劃分，根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)劃分，根據(jù)檔案的載體形式劃分，或按照記錄信息方式劃分等，有的企業(yè)還會(huì)根據(jù)檔案的機(jī)密程度、檔案所有權(quán)進(jìn)行劃分，同時(shí)對于某些特殊的檔案采取依據(jù)檔案產(chǎn)生的時(shí)間線索劃分的方法。新增加的檔案門類和檔案教學(xué)資料可能會(huì)按照新的檔案分類進(jìn)行講解，有的企業(yè)甚至將科研成果專門納入企業(yè)發(fā)展的管理范圍之內(nèi)，但是實(shí)際上這些分類標(biāo)準(zhǔn)的過度化，反而使得檔案管理從理論角度上出現(xiàn)混亂的局面，而且強(qiáng)行的把不同類別的檔案納入同一管理范圍之內(nèi)是比較牽強(qiáng)的。

1.2 檔案門類與分類體系的規(guī)劃不一定符合邏輯要求

對于企業(yè)的檔案管理實(shí)踐來說，常見的檔案種類劃分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案3大類別。從事生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)等活動(dòng)的單位中科學(xué)技術(shù)檔案中包含的圖紙檔案較多，這一檔案管理的載體較為單一，但管理難度卻非常大。如果完全按照比較籠統(tǒng)的分類來進(jìn)行檔案管理，那么在一旦出現(xiàn)其他檔案類型時(shí)就不太可能細(xì)致的保存，有時(shí)連檔案管理人員都不知道某一具體的檔案究竟放在哪個(gè)類別里，因此，沒有辦法對新的類別快速歸檔。檔案文件的分類屬于檔案管理水平的基本功，目前企業(yè)的檔案分類管理工作往往延續(xù)以往管理的經(jīng)驗(yàn)，而隨著企業(yè)快速發(fā)展，很多新的科技成果和項(xiàng)目也紛紛被納入檔案管理的范疇之內(nèi)，這對于檔案分類工作造成了困擾，增加了企業(yè)檔案管理的難度。很多研究人員認(rèn)為檔案管理工作目前并沒有符合邏輯學(xué)的發(fā)展原則，甚至與其目的背道而馳。

2 企業(yè)檔案門類與分類體系的可行性建議

2.1 遵循檔案自身的屬性歸檔整理

對于檔案的門類劃分，需要依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的實(shí)際現(xiàn)狀，根據(jù)檔案自身的屬性，研究檔案的自身分類訴求，根據(jù)檔案分類的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理化的管理。檔案的管理是為了能夠遵循檔案自身管理的要求，能夠根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的分類準(zhǔn)則，保持檔案本身的特性，又能夠讓使用者快速地找到資料并且領(lǐng)悟檔案本身的精髓。因此，檔案管理需要根據(jù)化工廠的檔案常見資料屬性進(jìn)行門類的選擇和界定，不必經(jīng)年不變，可能會(huì)隨著企業(yè)的逐漸發(fā)展而提升管控難度，提升檔案分類管理水平，檔案管理人員需要自身對于檔案的屬性異常熟悉。

2.2 按照領(lǐng)域范疇原則和內(nèi)容性質(zhì)原則分類

對于檔案來說，原始記錄就在那里，按照不同原則進(jìn)行檔案的分類和管理，只是為了能夠更準(zhǔn)確的做好檔案管理工作。并且從檔案管理的初衷來看，按照領(lǐng)域范疇原則進(jìn)行檔案有效分類整理。鑒于檔案管理原則成為分類管理的基本性原則，對于檔案的劃分應(yīng)能夠根據(jù)不同科室使用的檔案性質(zhì)入手，在加強(qiáng)檔案管理和調(diào)閱的管理中注重檢查，有助于減少檔案歸檔錯(cuò)誤，并且在應(yīng)對整理的內(nèi)容、性質(zhì)的同時(shí)，科學(xué)化地借助電子信息手段，做好電子索引、門類條目認(rèn)定等工作，對于企業(yè)的檔案進(jìn)行科學(xué)的記錄和分類，將統(tǒng)一的類目規(guī)范體系應(yīng)用到不同時(shí)期檔案管理活動(dòng)之中，并且注重門類的界定需要經(jīng)過專家的最初審定。

2.3 注重對于檔案管理的職能性質(zhì)進(jìn)行細(xì)致區(qū)分

對于同一個(gè)企業(yè)來說，不同的部門必然具有不同的職能，化工廠也是如此，化工企業(yè)內(nèi)部有很多不同的職能部門，因此按照職能部門的工作內(nèi)容分類，可以將其簡單的劃分為主要職能部門和輔助性職能部門，而主要職能部門多為生產(chǎn)及技術(shù)部門，部門內(nèi)的檔案資料多為生產(chǎn)技術(shù)類檔案?；て髽I(yè)專業(yè)技術(shù)部門的檔案進(jìn)行加密保管，而非技術(shù)類部門的檔案管理也應(yīng)分門別類，只有這樣才能夠把企業(yè)內(nèi)部的檔案進(jìn)行有序管理，特別是對于一些專業(yè)性的圖紙等技術(shù)性含量較高的檔案，必須要嚴(yán)格規(guī)范出入規(guī)則，做好借閱登記。同一個(gè)機(jī)構(gòu)不同的工作內(nèi)容可以形成不同的檔案分類，按照其基本類的二級以及二級以下類目可以劃分為不同的項(xiàng)目設(shè)置和性質(zhì)內(nèi)容。企業(yè)檔案一般設(shè)置黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、干部職工、聲像、榮譽(yù)實(shí)物和電子檔案等13個(gè)一級類目（可根據(jù)實(shí)際情況合并），每個(gè)一級類目下設(shè)若干二級類目，二級類目

以下的類目可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況增減。將這些檔案使用排架分類，在檔案的二級類目之下，利用流水編號大類重新另行編號，加入各類卷宗的目錄號加以區(qū)別，從而能夠按照檔案編號、檔案全宗號、目錄號、分類號、年度號、案卷順序號等等進(jìn)行快速的查找，當(dāng)然這種檔案管理號的排列順序有助于電子化檔案錄入工作的開展。

2.4 使用電子分類索引法規(guī)范管理

現(xiàn)在電子信息技術(shù)早已滲透到企業(yè)檔案管理之中，而且電子信息管理呈現(xiàn)出迅捷的發(fā)展態(tài)勢，電子分類法的出現(xiàn)提升了檔案分類管理的有效性，在信息檢索效率和自動(dòng)化成倍提升的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展水平節(jié)節(jié)提升。企業(yè)并不排斥使用電子分類法，相反，還利用電子分類方法加速了企業(yè)信息化發(fā)展的進(jìn)程，利用電子分類方法分門別類，對于分類的信息隨時(shí)更新修改快速調(diào)取，這是傳統(tǒng)的那種方式所不能取代的?；て髽I(yè)在完善電子分類方法時(shí)，要建立快速更新的電子索引，也就是為了提高索引的效率，在檔案分類管理中有效的進(jìn)行分類并利用主要關(guān)鍵詞和目錄進(jìn)行查找，這是檔案信息內(nèi)管理提升的有力體現(xiàn)，在搜集大量頻次的關(guān)鍵詞被快速調(diào)取知識，可以考慮不同的語境中，檔案管理索引排列的可行性。由于電子檔案管理的興起時(shí)間不長，對于化工廠的圖紙檔案歸檔的時(shí)候，既要進(jìn)行電子掃描件的歸檔，還要注重對于分類號的區(qū)別，對于其流水編號的分類號的查找必須精準(zhǔn)，在電子化檔案錄入的時(shí)候要符合基本檔案錄入規(guī)范，并且建立檢查人制度加以監(jiān)督，確保檔案的實(shí)際內(nèi)容能夠更加準(zhǔn)確，不會(huì)出現(xiàn)圖紙的編號混亂或者歸檔錯(cuò)誤情況。

3 結(jié)論

隨著現(xiàn)代企業(yè)數(shù)量的增加，企業(yè)的內(nèi)部檔案數(shù)量也在增加，給做好檔案管理工作帶來了更多的困難，這要求從事檔案工作的人員要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底及較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識，才能夠提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理的水平，讓檔案成為信息交流和資源交換的基礎(chǔ)及工具。

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