試論民生檔案在治理過程中存在的問題及建議

摘 要：中國檔案管理始終堅持以人為本的工作原則，運用區(qū)塊鏈技術創(chuàng)新民生檔案建設、管理和治理。群眾無疑是最大的受益者。要建立適應我國當前發(fā)展形勢、方便群眾使用的民生檔案管理制度。要構建民生檔案信息資源共享體系，有助于保持民生檔案管理和治理的有序發(fā)展，真正實現(xiàn)檔案為民服務的宗旨。

關鍵詞：民生檔案;檔案管理;檔案治理;新探索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.049

黨的十九屆四中全會強調(diào)，要著力推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，積極探索民生檔案管理和治理，這也是國家治理能力現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)?！睓n案為人民所用。民生是檔案工作的方向，民生需求是檔案工作的趨勢。”[1]2007年，國家檔案局印發(fā)《關于加強民生檔案工作的意見》，指出了推動民生檔案工作向縱深發(fā)展的重要方向，努力使民生檔案資源覆蓋全民，實現(xiàn)為全體人民服務的目標。民生檔案反映了群眾在社會活動中的基本生活和生活狀況，是反映群眾訴求、解決民生問題不可或缺的原始證據(jù)和主要依據(jù)。民生檔案與人民群眾切身利益密切相關，主要包括社會保障、衛(wèi)生、醫(yī)療保險、民政、房地產(chǎn)、工商、公證、城市拆遷、公民出生、學籍、婚姻、知識青年、林權、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權等，養(yǎng)老保險、教育、企業(yè)改革等。幾十年來，這些檔案在檔案館里常常是沉默的。在新時代、新形勢下，要積極探索利用新技術特別是區(qū)塊鏈技術，讓民生檔案“活”起來的方法和途徑，讓民生檔案真正為百姓所用。

1 民生檔案管理與治理過程中存在的問題

1）民生檔案容易與民間檔案混淆。檔案來源的多樣化、多樣化導致檔案概念的“泛化”現(xiàn)象，使民生檔案容易與民間檔案混淆。人們認為民生檔案有“民生”二字，與人民生活密切相關，即民間檔案。因此，有必要區(qū)分民生檔案和民間檔案?！泵裆鷻n案無論從服務對象還是檔案內(nèi)容來看，都是官方行為和官方檔案，而民間檔案只能在民間檔案館中生成和保存。”[2]顯然，民生檔案和民間檔案是兩回事。民生檔案是官方檔案和私人檔案。2）民生檔案管理不規(guī)范。一些單位領導對民生檔案管理重視不夠，檔案管理崗位職責不明確，管理人員流動性大，對下屬單位和職能的監(jiān)督指導缺失。檔案管理人員業(yè)務不熟悉，民生檔案整理缺乏規(guī)范性、完整性和系統(tǒng)性，影響檔案工作質(zhì)量和水平。3）民生檔案共享程度不高。民生檔案種類繁多，涉及面廣，管理單位多，保管水平低，存在一些零散現(xiàn)象。各部門獨立行動，隨意管理。民生檔案資源整合程度不高，難以共享。許多收藏檔案幾十年來一直沉寂，群眾查閱和使用都很不方便。

2 創(chuàng)新民生檔案管理到民生檔案治理途徑的必要性

1）創(chuàng)新可以促進經(jīng)濟和社會的發(fā)展和進步。歷史就像時空的載體，創(chuàng)新是它繼續(xù)前進的車輪。檔案工作還需要不斷更新保管和利用民生檔案的技術手段，及時運用信息化、現(xiàn)代化、智能化等高科技手段，為群眾查閱珍貴檔案服務。2）創(chuàng)新可以促進檔案事業(yè)的發(fā)展。改革開放40年來，我國經(jīng)濟社會發(fā)展進入高質(zhì)量發(fā)展階段。檔案部門服務民生的成效越來越顯著?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”、“數(shù)字經(jīng)濟”、“電子文獻”等概念的出現(xiàn)，為民生檔案的管理和利用提供了平臺，檔案業(yè)務水平不斷提高，檔案信息資源也逐漸得到改善。檔案部門服務民生，維護政府威信和群眾利益，檔案管理利用意識不斷增強。但是，檔案業(yè)務過程中也存在著收集、整理與管理、利用的矛盾，信息公開與不公開的矛盾，服務項目單一，服務手段滯后等問題。檔案部門要通過創(chuàng)新科技手段，促進檔案治理能力的提高。3）創(chuàng)新可以提高檔案工作者的素質(zhì)和水平。檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵在于人的發(fā)展。這就需要努力提高檔案工作人員的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用，組織檔案人員參加各級政府舉辦的檔案業(yè)務培訓，掌握檔案的收集、整理、歸檔、管理和利用技能，以信息技術手段介入民生檔案的分類和資源整合，提高民生檔案的開放性，不斷提高檔案工作服務社會、服務群眾的功能。

3 從民生檔案管理到民生檔案治理的對策建議

科學管理和治理民生檔案是構建和諧社會、維護穩(wěn)定大局的重要舉措，民生檔案涉及內(nèi)容眾多，我們要分清主次，抓住重點，因地制宜，以“用”為主，切實實現(xiàn)從民生檔案管理到民生檔案治理的有效途徑，讓沉默的民生檔案“活起來”。1）抓好建檔工作，強化源頭管理。民生檔案產(chǎn)生于教育、民政、醫(yī)院、自然資源、規(guī)劃、工商、公安等涉民單位，這些單位對公民檔案信息的記錄是最原始的。要從產(chǎn)生涉民檔案單位的建檔工作抓起，由專人負責做好材料收集、整理、歸檔、期限保管等工作，及時更新民生檔案的相關信息，逐步夯實民生檔案的信息基礎。2）整合資源，實現(xiàn)數(shù)字化查檔。根據(jù)民生檔案的開放程度，對可以面向群眾不涉及密級、利用率高的檔案，優(yōu)先開展全文數(shù)字化掃描工作，整合各方資源，建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，館藏民生檔案也納入檔案館智能化查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)電子登記、身份證識別、原文打印、指紋確認等全程電子化查檔，加快民生檔案數(shù)字化、信息化進程，以便群眾在家上網(wǎng)查檔，有效提高民生檔案的利用率和治理民生檔案的能力。3）共享信息，應用區(qū)塊鏈技術實現(xiàn)網(wǎng)絡共建。通過區(qū)塊鏈中的共識機制和智能合約，打造透明可信任高效、低成本的應用場景，加快推進政務大數(shù)據(jù)利用區(qū)塊鏈技術應用，營造跨級別、跨部門、跨地域的民生檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)安全可信任的環(huán)境，打造一條牢不可破的網(wǎng)絡“信任鏈”，破除各區(qū)域各部門的信息孤島。針對部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)“查檔1分鐘，路上2兩小時”的情況，檔案部門可運用區(qū)塊鏈的共識機制建立網(wǎng)絡資源共享，將身份證、結婚證、社?？ǖ葯n案查詢窗口延伸至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)便民服務中心，群眾憑身份證就能就近查詢到自己所需的相關檔案資料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級要著手開通民生檔案基層查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)民生檔案查詢系統(tǒng)的全覆蓋。同時要與民政部門合作共建，利用電子政務網(wǎng)絡開展婚姻檔案資源的實時聯(lián)動，解決婚姻檔案進館與實時數(shù)據(jù)更新的矛盾。開辟閱讀室，讓檔案用戶查閱所需的檔案原件。“婚姻登記檔案提供利用時，婚姻登記檔案管理部門應注意收集婚姻登記檔案利用效果，并進行效果登記，以便及時總結婚姻登記檔案提供利用的經(jīng)驗與教訓?！盵3]這些檔案治理的方法和措施可逐步推廣到退役軍人、危房翻建審批、不動產(chǎn)權登記、工商注冊、二胎審批等民生檔案的管理和利用。4）確保信息安全，創(chuàng)新民生資源信息管理。在加強和創(chuàng)新社會治理的大背景下，區(qū)塊鏈技術應用將有力推動社會治理數(shù)字化、智能化、精細化、法制化水平。各地政府部門要結合地方實際，運用區(qū)塊鏈技術在身份管理、招標公示、民事公證、仲裁判決、檢測存證、產(chǎn)權登記、工商注冊、版權保護等政務領域的應用，及時向社會提供民生檔案信息，助力民生檔案信息資源的有效利用。利用區(qū)塊鏈技術開展智能身份證認證平臺，為城鄉(xiāng)居民提供便捷的全方位的政務線上服務。應用區(qū)塊鏈電子存證，解決電子數(shù)據(jù)取證難、存證難等問題，助力破解執(zhí)行難。同時要加強對民生檔案工作流程、文件信息管理，將文件信息處理的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入檔案治理的工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實行統(tǒng)一管理，保證信息運轉(zhuǎn)流暢并安全可靠，確保各類民生檔案的完整和安全。還要充分挖掘館藏民生檔案資源的有用價值，改變“輕個人利用、重團體利用”的觀念，不斷拓展民生檔案的深度和廣度，讓沉默的民生檔案“活起來”，更好地適應群眾的需求。

參考文獻

[1]陳祖芬.揭開檔案的面紗[M].福建：海峽文藝出版社，2017.

[2]徐欣云.檔案“泛化現(xiàn)象研究”[M].上海，上海世界圖書出版公司，2014.

[3]王英瑋.專門檔案管理[M].北京，中國人民大學出版社，2004.

作者簡介

楚艷偉（1976-），男，漢族，本科，東北師范大學漢語言文學專業(yè)，吉林省公主嶺市慈善總會秘書長，研究方向：慈善領域。