淺談高中干部人事檔案的編號(hào)規(guī)則

郭文芳

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息化技術(shù)的不斷推動(dòng)，干部人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然，由于電腦科技的運(yùn)用，在電腦中進(jìn)行檢索查找很容易也很方便，但是由于人事檔案的特殊性，實(shí)體檔案的保管及日常資料的收集歸檔同樣重要，那么在現(xiàn)有條件下如何能更高效的在檔案柜中找到特定的干部人事檔案也變得更加重要了。本文通過(guò)作者所在高中為例，探討如何通過(guò)科學(xué)的檔案編號(hào)編制索引目錄，以便快速的找到人事檔案，從而使干部人事檔案工作不僅能與本單位工作接軌，也能減少檔案管理人員裝檔的時(shí)間，極大的提高工作效率以適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：高中;干部人事檔案;編號(hào)

2018年11月20日由中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。條例中將干部人事檔案的收集范圍及整理細(xì)則規(guī)定得很清楚，給我們?nèi)耸聶n案管理人員確定了工作的準(zhǔn)則，但是在實(shí)際工作中，不光有檔案內(nèi)容的整理，還有檔案上架時(shí)的排列規(guī)則，干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫(kù)保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地提高工作人員的工作效率以及節(jié)省存放空間，如何給每一份干部人事檔案編號(hào)成為檔案上架時(shí)的非常重要且必要的工作。

1 現(xiàn)有干部人事檔案編號(hào)方法

1.1 姓氏編號(hào)法

顧名思義是按姓=姓氏的筆畫(huà)多少為序進(jìn)行編號(hào)的方法。這種方法簡(jiǎn)單、易學(xué)，檔案存放位置固定，但是由于姓氏的不均衡，同時(shí)也存在有的姓氏過(guò)多，新進(jìn)檔案和原有檔案容易排列混亂，檔案存放也不整齊、查找慢等問(wèn)題。

1.2 漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法

漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法是根據(jù)漢語(yǔ)“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號(hào)的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語(yǔ)拼音方法，編號(hào)和使用都很簡(jiǎn)便。但同樣存在個(gè)別姓氏過(guò)多的問(wèn)題。

1.3 筆形編號(hào)法

筆形編號(hào)法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號(hào)的方法（如四角號(hào)碼和類(lèi)似四角號(hào)碼法），這種編號(hào)具有簡(jiǎn)便、易學(xué)、編號(hào)效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號(hào)的基本規(guī)則，就能運(yùn)用自如。但對(duì)于數(shù)量較多的檔案材料歸檔時(shí)，查找比較困難。

1.4 混合編號(hào)法

主要是對(duì)姓氏編號(hào)法和漢語(yǔ)拼音編號(hào)法的混合運(yùn)用，在實(shí)際工作中，同樣存在零散材料歸檔時(shí)查找耗時(shí)等問(wèn)題。

2 高中干部人事檔案的現(xiàn)狀

2.1 高中干部人事檔案的組成

高中人事檔案主要是由專(zhuān)任教師和少量的教輔人員組成，每年新增的人事檔案材料主要有年度考核、薪級(jí)工資、高級(jí)人才考核、職稱(chēng)崗位晉級(jí)聘任、學(xué)歷提升等材料。這些材料在形成的時(shí)候一般是按照學(xué)科備課組的類(lèi)別來(lái)的，并且在提供利用時(shí)，教師個(gè)人的學(xué)科被提及的最多。

2.2 高中干部人事檔案的特點(diǎn)

專(zhuān)任教師占比非常高，以我校為例，專(zhuān)任教師占全校教職工90%左右，結(jié)合現(xiàn)在高中的特點(diǎn)，專(zhuān)任教師的學(xué)科專(zhuān)業(yè)性非常明顯，比如語(yǔ)文專(zhuān)業(yè)的老師只能教語(yǔ)文不可能教授其他學(xué)科，其他學(xué)科同理。同時(shí)高中的學(xué)科也非常固定，由語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、物理、化學(xué)、生物、政治、歷史、地理等9大高考學(xué)科及音樂(lè)、美術(shù)、體育、信息技術(shù)、心理等非高考學(xué)科組成，這些學(xué)科是經(jīng)過(guò)國(guó)家多年的實(shí)踐最終確定下來(lái)的，一般不會(huì)更改的，老師的配備也同理，而教輔人員主要是做一些行政工作如辦公室、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)等工作，為教師服務(wù)，數(shù)量較少，以我校現(xiàn)在350人的教職工組成來(lái)看，教輔只有35人左右，即使學(xué)校的規(guī)模編制發(fā)生變化，但學(xué)科教師以及教輔人員的配置不會(huì)有太大變化，也就是說(shuō)比較固定。

2.3 現(xiàn)有的編號(hào)規(guī)則

我校干部人事檔案現(xiàn)有的編號(hào)規(guī)則是按進(jìn)校時(shí)間與年齡的大流水規(guī)則編號(hào)，索引的編制則是以姓氏筆畫(huà)和漢語(yǔ)拼音相結(jié)合的方法來(lái)進(jìn)行的，這種編號(hào)可以比較容易的掌握教職工總?cè)藬?shù)，上架時(shí)也相對(duì)簡(jiǎn)便，但缺點(diǎn)是不利于后續(xù)的檔案管理，尤其是在零散材料歸檔時(shí)，因?yàn)樾纬傻牟牧隙际桥康?，?shù)量比較大，每次檔案管理人員都需要給每份檔案寫(xiě)上檔號(hào)再整理歸檔，耗時(shí)耗力，同樣的問(wèn)題出現(xiàn)在提供利用的時(shí)候，尤其是在檔案管理人員更換新人時(shí)，不能很快的上手，從而出現(xiàn)錯(cuò)亂。

3 高中干部人事檔案編號(hào)探索

3.1 目的

前面我們提到過(guò)，作為一個(gè)學(xué)校尤其是高中，教師是基礎(chǔ)，教輔人員為教師提供服務(wù)，檔案管理人員作為教輔人員同時(shí)也是學(xué)校的一分子，不但要做好自己的本職工作同時(shí)也要掌握學(xué)校的動(dòng)態(tài)，充分發(fā)揮檔案的作用為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。而一個(gè)科學(xué)的檔案編號(hào)，不但能提高檔案管理人員日常的工作效率也能節(jié)省出時(shí)間來(lái)開(kāi)發(fā)檔案的其他服務(wù)，比如在人員有限的情況下有充足的時(shí)間完善干部人事檔案的數(shù)字化工作，最終實(shí)現(xiàn)干部人事檔案最大化地利用，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

3.2 實(shí)現(xiàn)方式

高中既然學(xué)科和教師配備都比較固定，我們完全可以開(kāi)發(fā)出一套適合學(xué)校的干部人事檔案編號(hào)規(guī)則。

首先，根據(jù)學(xué)校人事檔案收集材料的特點(diǎn)，我們將學(xué)校的教職工分為教師和教輔人員，作為一個(gè)單位肯定會(huì)有校級(jí)干部、中層干部等領(lǐng)導(dǎo)干部，但在實(shí)際工作中，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部主要也是來(lái)源于科任老師，所以我們將如此劃分類(lèi)別，而教師則按學(xué)科來(lái)分，教輔人員則統(tǒng)一為一類(lèi)，因?yàn)榻梯o人員是會(huì)根據(jù)學(xué)校安排有可能在各個(gè)科室之間流動(dòng)的。

其次，再進(jìn)行二級(jí)劃分，按照進(jìn)校的先后順序來(lái)編號(hào)上架。

最后，編制索引目錄。編寫(xiě)規(guī)則就是學(xué)科-學(xué)科順序號(hào)-大流水號(hào)，學(xué)科順序號(hào)就是學(xué)科內(nèi)的檔案份數(shù)編號(hào)，即使有人較少，順序號(hào)不變，大流水號(hào)是根據(jù)全校教職工的總?cè)藬?shù)來(lái)確定的。

3.3 優(yōu)缺點(diǎn)分析

這種編號(hào)規(guī)則的缺點(diǎn)很明顯，編號(hào)時(shí)麻煩耗時(shí)，但優(yōu)點(diǎn)更明顯，一是適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，二是檔案管理人員即使作為新手也很容易找到某一份檔案，原因是分散到學(xué)科后，每個(gè)學(xué)科人數(shù)相對(duì)會(huì)較少，查找比較方便，三，因?yàn)槭前磳W(xué)科分，檔案工作也就與學(xué)校的其他工作接軌了，不再是自成一家，我們?cè)谑占Y料的時(shí)候也比較方便，裝檔時(shí)會(huì)更方便，從而大大的提高工作效率，最后，檔案管理人員可以隨時(shí)掌握學(xué)科教師的配備情況，拓展檔案的功能，為學(xué)校發(fā)展建言獻(xiàn)策，從而提高檔案管理人員的地位。

總之，干部人事檔案是黨和國(guó)家的重要財(cái)富，隨著社會(huì)的發(fā)展，干部人事檔案的管理在符合規(guī)定的前提下，也應(yīng)該不斷創(chuàng)新，編制一本科學(xué)有效的索引目錄不止為檔案管理人員日常的歸檔工作節(jié)省了時(shí)間提高了工作效率，同時(shí)也能更好的為單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而推動(dòng)干部人事檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。