電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

孫峰 孫霞

摘 要 隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅猛發(fā)展，電力生產(chǎn)建設(shè)也同步加快。由于各種原因，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案（簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）管理還存在一些困難，致使其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用未能真正實(shí)現(xiàn)，制約了檔案工作科學(xué)化管理。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，國(guó)網(wǎng)臨沂供電公司深入思考，牢固樹(shù)立“大檔案”理念，不斷完善內(nèi)外聯(lián)動(dòng)、協(xié)同管理工作模式，有效提升了項(xiàng)目檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 檔案管理;信息升級(jí);夯實(shí)管理

1項(xiàng)目檔案歸檔管理存在的問(wèn)題

項(xiàng)目檔案是電力企業(yè)檔案的重要內(nèi)容之一，包括電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、招標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程中形成的經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像、實(shí)物等形式的項(xiàng)目文件，內(nèi)容龐雜，其管理工作非常重要且具有一定難度。就國(guó)網(wǎng)臨沂供電公司來(lái)說(shuō)，每年新建電網(wǎng)工程30個(gè)左右，擴(kuò)建、改建項(xiàng)目10個(gè)以上，生成檔案千卷以上。目前實(shí)行的“誰(shuí)形成，誰(shuí)整理”的模式雖然有利于檔案的專業(yè)化分工，但是，由于人員、制度、管理等問(wèn)題，項(xiàng)目檔案管理仍然存在一些問(wèn)題和不足。

1.1 檔案形成周期長(zhǎng)，數(shù)量大，完整收集難

電力基建工程在固定的場(chǎng)所露天作業(yè)，受自然界及其他因素影響大，建設(shè)周期長(zhǎng)，一般一個(gè)工程需1-2年才能竣工投產(chǎn)。項(xiàng)目檔案形成周期長(zhǎng)，給檔案的收集整理帶來(lái)了很多不便。實(shí)際工作中，每個(gè)工程要形成100-200卷檔案上千個(gè)文件。由于經(jīng)辦人員經(jīng)常變動(dòng)，項(xiàng)目竣工后，有的出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，有的不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)向管理單位移交檔案，有的現(xiàn)場(chǎng)資料與工程實(shí)體建設(shè)不相符，有的檔案錯(cuò)誤太多需反復(fù)整改等，都造成了檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)，有的根本無(wú)法彌補(bǔ)。

1.2 檔案產(chǎn)生單位多，不專業(yè)，質(zhì)量保證難

電力工程建設(shè)環(huán)節(jié)多，涉及面廣，一個(gè)項(xiàng)目從可行性研究開(kāi)始到竣工投產(chǎn)結(jié)束，涉及規(guī)劃、環(huán)保、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等很多單位，各單位行業(yè)不同、地域不同，產(chǎn)生的文件材料都需要建設(shè)單位歸檔保存，增加了檔案收集的難度。特別是各參建單位的資料員多為兼職或臨時(shí)安排，頻繁更換且未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，開(kāi)展檔案工作難度較大。整理的資料內(nèi)容上粗制濫造、生搬硬套，如證件過(guò)期、工程與資料不符、文件之間無(wú)有機(jī)聯(lián)系等。外觀上雜亂無(wú)章、粗糙簡(jiǎn)陋，如用印不規(guī)范、代簽嚴(yán)重、檔案破損、紙質(zhì)版電子版不對(duì)應(yīng)等，這些現(xiàn)象屢禁不止，某些低級(jí)問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)。

1.3 檔案重視程度差，輕監(jiān)管，過(guò)程控制難

相當(dāng)程度上還存在重工程實(shí)體建設(shè)，輕檔案資料整理的情況，部分單位做不到資料收集整理與工程建設(shè)同步開(kāi)展，而是采取事后突擊補(bǔ)資料的方式。有的單位在人員配備、職責(zé)劃分、標(biāo)準(zhǔn)制度執(zhí)行上與上級(jí)要求差距很大;有的開(kāi)工前培訓(xùn)不扎實(shí)不深入，走過(guò)場(chǎng);有的施工過(guò)程中對(duì)資料整理不指導(dǎo)不檢查，嫌麻煩;竣工后，對(duì)檔案移交工作不關(guān)注不過(guò)問(wèn)，應(yīng)付事等，甚至有的直接將檔案送到建設(shè)單位后就杳無(wú)音訊，長(zhǎng)時(shí)間聯(lián)系不上，最長(zhǎng)的拖2年之久，嚴(yán)重打亂了正常的工作計(jì)劃，阻礙了項(xiàng)目檔案工作進(jìn)程[1]。

2加強(qiáng)項(xiàng)目檔案協(xié)同管理的主要做法

2.1 厘清內(nèi)部責(zé)任，強(qiáng)化執(zhí)行聯(lián)動(dòng)

項(xiàng)目檔案管理辦法對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)進(jìn)行了劃分，但是涉及市級(jí)供電公司多個(gè)責(zé)任部門(mén)，其職責(zé)定位還不是很清晰，我們認(rèn)真研究，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)工作實(shí)際，對(duì)各部門(mén)具體責(zé)任進(jìn)行再落實(shí)。

（1）明確歸檔責(zé)任。建設(shè)部對(duì)項(xiàng)目檔案整體負(fù)責(zé);項(xiàng)目管理中心主要對(duì)過(guò)程資料負(fù)責(zé);檔案室主要對(duì)移交檔案的保管負(fù)責(zé)。建立“三張清單”制度，牢固三者相互負(fù)責(zé)的關(guān)系。工程竣工后，業(yè)主項(xiàng)目部組織參建單位進(jìn)行資料自查，確認(rèn)檔案正確齊全，簽訂《移交審核單》報(bào)建設(shè)部審核;建設(shè)部審查后，確保檔案有效規(guī)范，簽署《項(xiàng)目檔案移交清單》送檔案室審查;與檔案室簽訂《項(xiàng)目檔案移交進(jìn)館三方協(xié)議》，明確移交檔案的數(shù)量、審查時(shí)間、整改期限，確保移交的檔案系統(tǒng)、規(guī)范、完整。

（2）建立溝通機(jī)制。項(xiàng)目檔案的特殊性造成責(zé)任部門(mén)多，每個(gè)部門(mén)的作用都是不可替代的，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。如果各自為政，互不通氣，勢(shì)必造成管理的壁壘。為此，公司以項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，建立了周溝通、月匯報(bào)定期協(xié)商制度。檔案室每周匯總檔案審查情況報(bào)建設(shè)部，需要整改的材料由建設(shè)部組織整改;建設(shè)部每月初通報(bào)上月檔案審查情況，發(fā)布下月審查計(jì)劃，提前通知相關(guān)單位，檔案審查公開(kāi)、有序，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理。

（3）嚴(yán)格考核制度?？己耸侨鏅z驗(yàn)檔案管理成果、提高人員檔案素養(yǎng)、提升檔案管理水平的重要手段。將項(xiàng)目檔案工作納入電網(wǎng)建設(shè)工作整體規(guī)劃，與項(xiàng)目建設(shè)同規(guī)劃、同部署、同檢查、同考核。建設(shè)部負(fù)責(zé)工程關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控，將項(xiàng)目檔案歸檔納入關(guān)鍵業(yè)績(jī)考核指標(biāo)。特別對(duì)于不按范圍歸檔、不按期歸檔，超期未整改，檔案不完整等問(wèn)題考核到業(yè)主項(xiàng)目部具體負(fù)責(zé)人員，做到可追溯。

（4）實(shí)施智慧升級(jí)。實(shí)施信息系統(tǒng)升級(jí)工程，以智能管控、智慧服務(wù)為核心，推廣檔案庫(kù)房智能管理平臺(tái)，并將檔案服務(wù)延伸到建設(shè)專業(yè)，實(shí)現(xiàn)線上審批、線上瀏覽，提高借閱便利度。突出項(xiàng)目檔案信息一體化服務(wù)，“重管理、更重利用”，充分發(fā)揮檔案資源作用，建成服務(wù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的綜合服務(wù)檔案平臺(tái)。

2.2 理順外部關(guān)系，強(qiáng)化過(guò)程管控

參建單位在生產(chǎn)過(guò)程中形成的檔案分散程度高，管控難度大。必須堅(jiān)持“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”，構(gòu)建參建人員共同參與的項(xiàng)目檔案管理體系，將項(xiàng)目檔案納入項(xiàng)目建設(shè)的業(yè)務(wù)流程。關(guān)鍵要抓好開(kāi)工前培訓(xùn)、施工中管控、竣工后驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)，暢通工程建設(shè)的“最后一公里”。

（1）加強(qiáng)前端管控，夯實(shí)管理基礎(chǔ)

項(xiàng)目管理中心全面承擔(dān)項(xiàng)目檔案管理主體責(zé)任，完善組織體系，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)制度落地執(zhí)行。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)開(kāi)工前培訓(xùn)，實(shí)施“123”培訓(xùn)舉措，提高檔案素養(yǎng)。一個(gè)計(jì)劃：梳理年內(nèi)各項(xiàng)工程建設(shè)的性質(zhì)、開(kāi)竣工時(shí)間，施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位以及資料員、項(xiàng)目部經(jīng)理配備等情況，編制歸檔計(jì)劃，開(kāi)工前下發(fā)到各單位對(duì)照?qǐng)?zhí)行。兩個(gè)規(guī)范：各單位配發(fā)國(guó)家電網(wǎng)公司《業(yè)主項(xiàng)目部標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)》《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，培訓(xùn)學(xué)習(xí)工程檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、整理工藝，做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。三個(gè)樣板：將110千伏桃花峪變電站、220千伏沙河變電站、220千伏梓河變電輸電線路等三個(gè)工程的檔案，整理成樣板觀摩學(xué)習(xí)，直觀教學(xué)。

（2）加強(qiáng)過(guò)程管控，提高文件質(zhì)量

將項(xiàng)目文件的形成、積累和管理納入建設(shè)計(jì)劃和部門(mén)、人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化項(xiàng)目檔案現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制，確保檔案進(jìn)度、質(zhì)量與工程進(jìn)度、質(zhì)量同步。推行一表一單。編制《工程資料分類(lèi)表》，將工程全面體現(xiàn)在過(guò)程資料中。歸納檔案整理中20個(gè)問(wèn)題，印發(fā)《項(xiàng)目檔案整理常見(jiàn)錯(cuò)誤清單》，源頭避免檔案整理問(wèn)題。開(kāi)展“一對(duì)一”幫扶。落實(shí)“四參加”制度，工程建設(shè)中，檔案管理人員會(huì)同監(jiān)理人員，定期到現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)，指導(dǎo)資料員加強(qiáng)文件材料收集、整理，做到“收集一卷、整理一卷，驗(yàn)收一卷”。建立資料整理“大講堂”，各專業(yè)資料員參加講評(píng)，促進(jìn)了經(jīng)驗(yàn)傳送。建立“三查”制度。圍繞項(xiàng)目資料，參建單位每天自查，監(jiān)理人員組織項(xiàng)目進(jìn)行互查，項(xiàng)目部每月2次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題拍照并下發(fā)《整改通知單》，各單位反饋《整改回復(fù)單》。公司每月至少抽查4個(gè)現(xiàn)場(chǎng)并通報(bào)檢查情況，建設(shè)部定期開(kāi)展在建項(xiàng)目檔案檢查，根據(jù)考核得分控制進(jìn)度款發(fā)放。

（3）加強(qiáng)后期管控，提升整體水平

在檔案移交階段，嚴(yán)把檔案驗(yàn)收最后一關(guān)，并積極開(kāi)展多種形式的“定制”服務(wù)，將普遍服務(wù)與個(gè)性服務(wù)體現(xiàn)到項(xiàng)目檔案產(chǎn)生的全過(guò)程。編制移交指南。明確項(xiàng)目檔案移交的內(nèi)容、程序、時(shí)長(zhǎng)等，編制《工程項(xiàng)目檔案移交進(jìn)館指導(dǎo)書(shū)》。面向參建單位，制定不同的檔案移交計(jì)劃，實(shí)行錯(cuò)避峰移交，增強(qiáng)了檔案移交的時(shí)效性。建立項(xiàng)目檔案中轉(zhuǎn)室。針對(duì)外地單位移交檔案路途遠(yuǎn)，周期長(zhǎng)，物力浪費(fèi)嚴(yán)重的情況，建立中轉(zhuǎn)室，配備設(shè)備設(shè)施提供加工服務(wù)。拍攝裝訂學(xué)習(xí)視頻，統(tǒng)一設(shè)計(jì)打印案卷封皮等，提高工作效率達(dá)20%。開(kāi)展二次核查。檔案室對(duì)歸整理規(guī)范，主要核查文件材料齊全度、案卷整理規(guī)范度、圖章用印正確度以及紙質(zhì)電子檔案對(duì)應(yīng)度等。查出問(wèn)題限期整改，合格后向建設(shè)部門(mén)出具書(shū)面接收意見(jiàn)，徹底堵塞管理漏洞。檔案移交與工程款支付掛鉤。將檔案整理要求作為條款寫(xiě)入施工、監(jiān)理合同，對(duì)于出現(xiàn)不按期移交資料、資料移交不全等5類(lèi)問(wèn)題的，提出考核意見(jiàn)并在檔案質(zhì)量保證金中兌現(xiàn)，有效杜絕了延期歸檔、移交粗放等“頑疾”。

2.3 踏準(zhǔn)創(chuàng)新節(jié)拍，推進(jìn)政企合作

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”是檔案工作的基本原則。必須堅(jiān)決服從上級(jí)主管部門(mén)和行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，嚴(yán)格遵循相關(guān)制度和要求，上下聯(lián)動(dòng)，才能保證工作的科學(xué)性和正確性。

（1）嚴(yán)格執(zhí)行新制度。將2019版《國(guó)家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《國(guó)家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》作為項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)書(shū)，通過(guò)印發(fā)教材、專項(xiàng)培訓(xùn)等形式全力推動(dòng)執(zhí)行落地，最新要求向基建管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)單位傳達(dá)到位。組織集中辦公，對(duì)照新標(biāo)準(zhǔn)整治檔案資料中存在的突出問(wèn)題，按期完成2019年結(jié)算工程資料歸檔。新建工程全部執(zhí)行新辦法，避免產(chǎn)生“兩套檔案”。

（2）認(rèn)真落實(shí)新要求。省檔案局出臺(tái)的《山東省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》，省公司推行的項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理，都對(duì)工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。特別是加強(qiáng)市縣一體化管理，要求必須堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，補(bǔ)齊縣公司項(xiàng)目檔案管理短板?；诖耍覀冇嗅槍?duì)性地管理提升，分類(lèi)舉辦項(xiàng)目檔案制度標(biāo)準(zhǔn)、整理規(guī)范專項(xiàng)培訓(xùn)。參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專兼職檔案員全部持證上崗。開(kāi)展50項(xiàng)檔案法律法規(guī)過(guò)關(guān)考試活動(dòng)。組織檔案工作交流互查，對(duì)口幫扶。參加省檔案工作科學(xué)化管理示范創(chuàng)建，倒逼加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，7個(gè)單位獲得示范單位稱號(hào)，有效縮短了管理差距。

（3）積極探索新路子。堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展、持續(xù)提升，推動(dòng)檔案工作理論與實(shí)踐創(chuàng)新。2019年4月，公司以新云線開(kāi)斷至梓河變輸電線路工程為試點(diǎn)，率先在全省系統(tǒng)開(kāi)展項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，組織參建單位對(duì)144卷檔案，先后經(jīng)過(guò)自查整改、預(yù)驗(yàn)收、正式驗(yàn)收“三輪排查”，累計(jì)發(fā)現(xiàn)整改問(wèn)題213項(xiàng)。期間，與臨沂市檔案局成立聯(lián)合工作組，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)并建立排查問(wèn)題清單。10月份，一次性通過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，專家組給出了“案卷質(zhì)量達(dá)到國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”的評(píng)價(jià)。公司及時(shí)總結(jié)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，制發(fā)施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理3個(gè)專業(yè)檔案歸檔范本，并推廣應(yīng)用于14個(gè)新竣工電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目，積累了政企聯(lián)合加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的新經(jīng)驗(yàn)。

3協(xié)同管理取得初步成效

由于堅(jiān)持主動(dòng)作為，深化協(xié)同管理，強(qiáng)化一體推進(jìn)，項(xiàng)目檔案管理水平逐步提升，效果逐漸彰顯，有效服務(wù)了公司工作大局。

3.1 推動(dòng)部門(mén)聯(lián)動(dòng)，提高工作效率

各部門(mén)在項(xiàng)目檔案管理中的責(zé)任明晰，守土有則，相輔相成，共擔(dān)公司項(xiàng)目檔案管理重?fù)?dān)，責(zé)任鏈條運(yùn)轉(zhuǎn)有力，杜絕了以前責(zé)任不清造成的推諉扯皮、檔案移交拖延等現(xiàn)象。項(xiàng)目管理中心加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理，每天到工地檢查指導(dǎo)工作形成制度和常態(tài);建設(shè)管理部門(mén)加強(qiáng)制度建設(shè)，制定的考核激勵(lì)措施切實(shí)可行;檔案室不斷提高服務(wù)水平，由以前的“坐等收”變成“主動(dòng)催”，年接收項(xiàng)目檔案達(dá)1200余卷，共存儲(chǔ)管理項(xiàng)目檔案3萬(wàn)卷。

3.2 創(chuàng)新管控舉措，提升檔案質(zhì)量

管控關(guān)口的前移，幫扶措施的實(shí)施，推動(dòng)了參建單位對(duì)檔案工作的重視，按制度要求開(kāi)展工作，自覺(jué)地將項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)同步抓，檔案整理逐漸由“事后補(bǔ)”向“及時(shí)整”轉(zhuǎn)變。各單位都能按照約定在規(guī)定的期限內(nèi)辦理檔案移交。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近三年來(lái)，共歸檔項(xiàng)目檔案3300余卷，移交的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收正確率從70%提高到95%以上。參建單位未有因檔案問(wèn)題扣罰保證金的情況發(fā)生。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息升級(jí)，提高利用效率

加快數(shù)字化檔案建設(shè)，并將數(shù)字化全面應(yīng)用到項(xiàng)目檔案管理中。存量項(xiàng)目檔案完成全部數(shù)字化加工，非涉密工程歸檔實(shí)現(xiàn)了100%數(shù)字化，館藏檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檢索。利用電力系統(tǒng)融合契機(jī)，加快信息化系統(tǒng)貫通，通過(guò)大數(shù)據(jù)海量?jī)?chǔ)存，打通檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)端口，包括項(xiàng)目檔案在內(nèi)的全部檔案信息實(shí)時(shí)歸檔，推動(dòng)案信息資源數(shù)據(jù)管理、檔案開(kāi)發(fā)利用功能合一，實(shí)現(xiàn)檔案工作“矩陣式”管理。

4結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目檔案是施工過(guò)程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的直接反映，對(duì)于工程實(shí)體的運(yùn)行、維護(hù)、管理，企業(yè)的建設(shè)、成長(zhǎng)、壯大具有不言而喻的重要意義。在電力生產(chǎn)建設(shè)大發(fā)展大創(chuàng)新的新時(shí)代，抓好項(xiàng)目檔案管理不是一個(gè)或幾個(gè)部門(mén)的事，必須上下聯(lián)動(dòng)，齊抓共管，內(nèi)外配合，全面推進(jìn)，才能確保高效運(yùn)作，取得實(shí)效。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳美吉.建設(shè)完善企業(yè)現(xiàn)代人事檔案管理新模式[N].通遼日?qǐng)?bào)，2020-09-06（003）.