論年鑒編修中表格的運用

詹躍華

（江西省地方志辦公室，江西 南昌 330006）

20世紀80年代末至90年代初，有些地方志機構在完成首輪修志任務的基礎上，開始編纂地方綜合年鑒（簡稱年鑒），至今已走過30年的編纂歷程。但是，表格在年鑒中的運用一直未引起重視，使用數(shù)量甚少，且編制不夠規(guī)范，未能充分發(fā)揮其功效。有關年鑒表格的理論文章寥寥無幾，論述也比較零散。筆者認為，年鑒表格是年鑒的一種體裁，應在年鑒中得到廣泛使用，全面系統(tǒng)地研究和掌握年鑒表格的作用、類型、特點和編制，科學合理使用，這對發(fā)揮其作用、提高年鑒質(zhì)量和品位大有裨益。

一、年鑒表格的作用

（一）信息密集，補充文字敘述

表格內(nèi)的數(shù)字本身就是一種信息資料，把若干數(shù)字有序地排列在表格內(nèi)，能夠?qū)⒎爆嶟嬰s、表達不清的文字簡化敘述，直觀地表達事物的數(shù)量關系、隸屬關系、對比關系和占比關系。年鑒中有些條目使用表格，表格所反映的數(shù)字信息與條目文字敘述相互呼應，并與文字敘述融為一體，可以讓讀者更加清晰、準確地把握事物的發(fā)展變化情況，具有補充文字敘述的作用。

（二）化繁為簡，節(jié)省年鑒篇幅

表格內(nèi)的數(shù)字構成簡單，用表格反映事物發(fā)展現(xiàn)狀，能夠使復雜事物或者需要大量文字說明的事物簡單化、條理化，達到文省事明的效果。年鑒中有些條目的數(shù)字較多、敘述繁雜，倘若使用表格，把數(shù)字有序地排列在一起，集中表述事物的發(fā)展變化情況，可以將繁雜的事物進行簡化，使事物的條理更加分明、內(nèi)容更加清晰，讓讀者一目了然，同時還可節(jié)省年鑒篇幅。

（三）縱橫對比，體現(xiàn)事物本質(zhì)

表格內(nèi)的數(shù)字通過縱橫排列，能夠簡明地顯示事物的隸屬關系、對比關系，以及分項數(shù)字占總項數(shù)字的比列關系。年鑒中有些條目使用表格，用表格縱橫項的數(shù)字進行比較，分項與總項的計算及占比，可以看出事物的發(fā)展變化情況，讓讀者更加準確地把握事物的本質(zhì)。

（四）調(diào)節(jié)版式，美化年鑒版面

表格內(nèi)的數(shù)字通過合理的設計、排印等手段，特別是在印刷技術飛速發(fā)展的今天，表格可以采用掛網(wǎng)、著色和分色印刷等形式，形成精美的平面圖。年鑒中有些條目在單一文字之后，插入與文字敘述相融合的表格，可以調(diào)節(jié)版式，避免版面呆板，給讀者一種輕松愉悅的視覺，從而達到活躍版面、美化版面的效果。

二、年鑒表格的類型

年鑒表格類型多樣，按照其內(nèi)容用途劃分，一般分為綜合統(tǒng)計資料表、單項統(tǒng)計資料表和非統(tǒng)計單項資料表三種類型。

（一）綜合統(tǒng)計資料表

綜合統(tǒng)計資料是指與年鑒所包括的全面情況相對的統(tǒng)計資料，分為全面的綜合統(tǒng)計資料和部門、行業(yè)的綜合統(tǒng)計資料。全面的綜合統(tǒng)計資料，如國民經(jīng)濟和社會發(fā)展主要指標、主要比例關系、占全國比重、人均主要指標等；部門、行業(yè)的綜合統(tǒng)計資料，如農(nóng)業(yè)、工業(yè)、建筑業(yè)、商業(yè)、金融業(yè)、旅游業(yè)、人口和勞動力等。它具有較強的綜合性、全面性、系統(tǒng)性。

綜合統(tǒng)計資料表必須按照年鑒內(nèi)容要求來組織，強調(diào)反映宏觀層次的內(nèi)容，具有綜合性、全面性，需要在共性中突出個性，側重反映本區(qū)域、本部門的特征數(shù)字。這類表格專業(yè)性較強，占用篇幅較大，要遵循統(tǒng)計學的原則設計，做到設計科學、分類準確，一般由各地區(qū)的統(tǒng)計部門提供。

（二）單項統(tǒng)計資料表

單項統(tǒng)計資料是指某一部門、某一行業(yè)的單項統(tǒng)計資料，如2018年全省食品工業(yè)主要效益指標情況、2018年全省普通高等學?；厩闆r、2018年全省主要出口市場情況、2018年全省出口創(chuàng)匯先進企業(yè)一覽等。這類表格內(nèi)容比較單一，占用篇幅較少，靈活機動，目前年鑒大量采用此類表。

部門、行業(yè)有重要價值的資料要用此類表反映，表格中的統(tǒng)計數(shù)字要與條目內(nèi)容緊密結合，少用文字反映，這樣既可醒目，又可減少篇幅，還可突出特色。這類表格一般由部門、行業(yè)撰稿人制作，但部門、行業(yè)的數(shù)字必須與統(tǒng)計部門的口徑一致，不能互相矛盾。

（三）非統(tǒng)計單項資料表

非統(tǒng)計單項資料是指某一部門、某一行業(yè)的非統(tǒng)計單項資料，如名優(yōu)產(chǎn)品名單、社科成果名單、風景名勝區(qū)名錄、人物名錄等。這類表格的特點是醒目、專題性強，以較少的篇幅，反映較多的信息，而且比較集中，比用文字表達有明顯的優(yōu)點。

同類項的文字內(nèi)容，應多用非統(tǒng)計單項資料表，如馳名商標、獲獎項目、比賽項目、學術活動、科研項目等。這類表格由部門、行業(yè)撰稿人制作，它比統(tǒng)計資料表要簡單，項目與項目之間沒有密切的聯(lián)系，但在設計上也要遵循一定的原則，做到排序合理，歸類恰當。

三、年鑒表格的特點

表格非屬年鑒特有，但已被年鑒普遍使用。年鑒使用的表格，既有表格的一般特征，又有特點。年鑒表格的特點較多，主要特點有以下六個。

（一）資料性

年鑒表格的資料性，是指年鑒表格承載的項目內(nèi)容，應為具有存史、資政、育人作用的年度信息資料。年鑒表格內(nèi)容同條目文字一樣，必須具有資料價值。體現(xiàn)年鑒表格的資料性，需要防止三個方面:（1）防止表格的片面藝術化。年鑒不能單純?yōu)榱苏{(diào)節(jié)版式、美化版面，而使用無資料價值的藝術化表格。（2）防止表格的商業(yè)廣告化。年鑒不能以商業(yè)性宣傳和炒作為目的，把非資料性的廣告表格附在條目文字之后。（3）防止表格的補白純粹化。年鑒不能用無資料價值的表格，對頁面進行補白。

（二）年度性

年鑒表格的年度性，是指年鑒表格記載的文字或數(shù)字資料，應為年度內(nèi)所發(fā)生或存在的事物內(nèi)容。表格的項目內(nèi)容，應遵循條目選擇年度內(nèi)發(fā)生的“大、要、新、特”事物標準，載入反映這些“大、要、新、特”事物的文字或數(shù)字。體現(xiàn)年鑒表格的年度性，需要把握三點:（1）不能隨意將記述年度以前的事物（文字或數(shù)字）列成表項載入。（2）不能隨意將記述年度之后的事物（文字或數(shù)字）列為表項載入。（3）不能重復刊載記述年度以前的年鑒表格。重復刊載表格，比較浪費版面，如須提及，應注明詳見某年年鑒即可。

（三）互補性

年鑒表格的互補性，是指年鑒表格與條目文字內(nèi)容之間應存有一定的互補作用。尤其是在反映同一主題的條目文字和表格中，其互補作用更為明顯。一個好的表格，可以把復雜、重復、冗長、瑣碎或文字不易表述的內(nèi)容，通過表格形式，簡潔、明快、清楚、直觀地表達出來，起到輔佐條目文字內(nèi)容的作用。同時，對版面也起到調(diào)節(jié)和美化的作用。體現(xiàn)年鑒表格的互補性，需要避免三個問題:（1）文表重復問題。有些內(nèi)容在條目文字中已說得很清楚，但又用表格形式刊載出來，造成條目文字與表格內(nèi)容重復。（2）文表抵牾問題。有些條目文字記述的內(nèi)容和數(shù)字，與表格中的項目和數(shù)字發(fā)生抵牾。（3）表不優(yōu)文問題。把某些本來可用文字就能簡潔說明的內(nèi)容，列成表格形式刊載，形成贅表。

（四）附屬性

年鑒表格的附屬性，是指年鑒表格應作為文字形式記述的補充，而不能作為記述的主要形式。年鑒除統(tǒng)計資料類目或分目的表格占主導地位外，其他表格應從屬于年鑒中某個分目或條目，而不宜單獨設置為分目或條目。年鑒以文字記述為主，表格為輔，表格在整部年鑒中占用的版面有限，所占版面不能超過整部年鑒條目文字篇幅，一般控制在年鑒條目文字篇幅的5%以內(nèi)。

（五）可比性

年鑒表格的可比性，是指年鑒中具有統(tǒng)計意義、反映國民經(jīng)濟和社會發(fā)展數(shù)字的表格，在表項設計、內(nèi)容選載上，應著眼其可比性、連續(xù)性。在某些年鑒中，往往會出現(xiàn)一些情況:前些年年鑒均有刊載的表格，在近幾年年鑒中卻消失了，使年鑒的利用價值大打折扣。究其原因，有的是因撰稿人未提供而無表可載，有的是受版面限制，被編纂人員刪掉。如是前者原因所致，征稿時要盡量補上；若是后者原因，編纂時應盡量保留，確保其可比性、連續(xù)性，以便提高年鑒的使用價值。

（六）便覽性

年鑒表格的便覽性，是指年鑒表格應向讀者提供一種方便、明晰、簡潔和直觀的信息資料。體現(xiàn)年鑒表格的便覽性，需要達到三個要求:（1）表題要單一。一個表格只能用一個表題，一個表題表達一個主題，而不能兼容其他主題。（2）表項要精當。表體中所列各個項目，應當精煉、恰當，能夠準確表達主題內(nèi)涵，而不能龐雜。（3）結構要簡潔。表項所列層次應盡量簡而少，表體結構要干練，承載內(nèi)容要簡明，表項內(nèi)容應直切主題，讓人一看就明白。

四、年鑒表格的編制

編制年鑒表格，必須掌握表格編制的要點和要求，做到結構簡明、設計合理，在年鑒中準確地體現(xiàn)所要表述的內(nèi)容，方便讀者閱讀了解。

（一）表格編制的要點

按照《地方綜合年鑒編纂出版規(guī)定》第二十七條“表格包括表題、表體以及必要的表注等”的規(guī)定，無論是綜合統(tǒng)計資料表、單項統(tǒng)計資料表，還是非統(tǒng)計單項資料表，都應包括表題、表體以及必要的表注。編制年鑒表格，必須掌握表題、表體、表注編制的要點。

1.表題編制的要點。表題是表格的標題，即用來簡要說明表格內(nèi)資料的內(nèi)容，一般包括時間、區(qū)域（部門）、內(nèi)容（事項）三個要素，如××××年××?。ㄊ?、縣、區(qū)）××××情況。表題要居中排在表體的上方，應簡明扼要，高度概括表體的主要內(nèi)容，不能寫成長句子，通常不出現(xiàn)統(tǒng)計表、一覽表等后綴。

2.表體編制的要點。表體是表格的主體，即表格的主要部分，一般由標目、表文、數(shù)字、線條組成。（1）標目，是表體內(nèi)的欄目或項目，分為橫向標目和縱向標目，起到統(tǒng)領表文的作用。橫向標目列于表體的上方，橫向排列，是被表達事物的主要標志?？v向標目列于表體的左側，縱向排列，是說明橫向標目的各個統(tǒng)計指標。標目要求用語簡潔、內(nèi)涵確切，不可冗長累贅、概念不清。（2）表文，是表體內(nèi)所要記載的內(nèi)容，分為文字和數(shù)字兩類，位于橫向標目和縱向標目的交叉處，由兩者內(nèi)容所限定。（3）數(shù)字，是表文的主體內(nèi)容，一律用阿拉伯數(shù)字填寫。表文中的數(shù)字填寫要規(guī)范，一般不帶計量單位，百分數(shù)也不帶百分號，計量單位和百分號歸并在標目中。如果標目中的計量單位都相同，則可把計量單位提出來，標在表題下行右角（表體右上角）。小數(shù)、百分數(shù)只排到小數(shù)點右邊第二位，上下行的小數(shù)點要對齊。某一格內(nèi)沒有數(shù)字用橫杠“—”表示，而資料暫缺或未記錄用半省略號“…”表示。（4）線條，是表體的橫縱線。表體線條不宜過多，通常只保留幾條橫線和豎線，即保留表體上下端兩條粗線和橫向標目下的一條細線及各標目間的豎線，取消表頭的斜線和表身的橫向分隔線，左右兩邊不畫縱線。隨著計算機排版技術的發(fā)展，表格采用掛網(wǎng)和色塊區(qū)分標目的現(xiàn)象越來越普遍，這種隱藏線條的表格顯得更加清晰、美觀。

3.表注編制的要點。表注是對表格內(nèi)容的注釋、補充或說明。表體內(nèi)不設置備注標目，需要說明的事項應在表體下端用簡潔文字加以注釋、說明。注釋、說明內(nèi)容較多時，可用序號分條分行排列。如是續(xù)表，表注應放在最后一張續(xù)表下端。注釋、說明的文字應盡量簡明扼要，其字號略小于表體內(nèi)容。表體內(nèi)若無說明事項，就不用表注，否則畫蛇添足。

此外，還有表序和計量單位的編制。表序是表格的順序編號，用阿拉伯數(shù)字表示，排在表題下面一行左角。計量單位是表格的指標數(shù)字計算單位。表格內(nèi)計量單位全部相同的，應統(tǒng)一標注在表題下面一行的右角，與表序相對，表格內(nèi)有關標目不再標注。表格內(nèi)同標目的指標數(shù)字計算單位相同而各標目之間不相同時，應在各指標標題的下方括注相應的計量單位。

（二）表格編制的要求

按照《地方綜合年鑒編纂出版規(guī)定》第二十七條“表格內(nèi)容要準確，設計要規(guī)范”的規(guī)定，編制年鑒表格，必須做到內(nèi)容準確、設計規(guī)范，精準地反映事物發(fā)展現(xiàn)狀。

1.表格內(nèi)容要準確。指表格承載的內(nèi)容要準確無誤，并與正文相關內(nèi)容保持一致，不能出現(xiàn)相互抵牾的現(xiàn)象。表格內(nèi)容要準確，具體表現(xiàn)在:（1）表題表述要準確。表題要精準表達表體的內(nèi)容，不能表題范圍大、表體內(nèi)容小，更不能表題范圍小、表體內(nèi)容大。（2）表體文字要準確。表體的文字事項表述要準確，地名、人名、機構名稱、榮譽稱號、開發(fā)項目、科研成果等事項無差錯。（3）表體數(shù)字要準確。表體內(nèi)縱橫項目數(shù)字合計要準確，分項數(shù)相加與總項數(shù)應相等。數(shù)字計量單位換算，不能出現(xiàn)差錯。（4）表體用詞要準確。表體事項用詞應簡明、精當，不能使用習慣口頭用語、不規(guī)范簡稱，以免造成誤差。如國家級、省級、市級等用詞，便是用詞不當?shù)牡湫椭＃?）表注說明要準確。表體內(nèi)需要說明的事項，不便在表體內(nèi)作出說明，可用表注形式進行說明，表注的說明文字應準確表達所需說明的事項，不能模棱兩可、含糊不清。

2.表格設計要規(guī)范。指表格設計要科學合理、美觀大方、符合年鑒體例，表格要素完備、明確，使用的字體字號與版式合乎規(guī)范。表格設計要規(guī)范，具體表現(xiàn)在:（1）表題使用要規(guī)范。一個表格用一個表題，表達一個主題，不能無表題或表達多個主題。不同表格的表題事項不同，但時間、區(qū)域（部門）、內(nèi)容（事項）三個要素要齊全。（2）標目排序要規(guī)范。表格內(nèi)事項應按事物主次、時間先后、數(shù)量大小、空間位置等順序編排，具體做法可根據(jù)資料的性質(zhì)而定?？v橫標目要經(jīng)緯分明，結構清晰，符合邏輯。（3）表項用詞要規(guī)范。表項包括標目和表文，用詞應統(tǒng)一，做到前后表格一致。對表示時間概念的表項用詞要統(tǒng)一，不能前表用月、日，后表用年份、年度；對表示單位名稱的表項用詞要統(tǒng)一，不能前表用名稱，后表用單位、機構；對表示計量單位的表項用詞要統(tǒng)一，不能前表用千米、千克、公頃，后表用公里、公斤、畝。（4）數(shù)字排列要規(guī)范。表體內(nèi)數(shù)字應以個位數(shù)為準上下對齊，小數(shù)點后可統(tǒng)一保留兩位小數(shù)，不足者用“0”補位。（5）統(tǒng)計口徑要規(guī)范。表體內(nèi)數(shù)字的統(tǒng)計口徑要一致，具有可比性，如果統(tǒng)計口徑發(fā)生變化時，就須在表注中說明。（6）表序編號要規(guī)范。整部年鑒應當統(tǒng)一編寫表格的序號，不能按類目或分目編寫序號，也不能有表格無序號。（7）表式設計要規(guī)范。表格設計的長寬比例要適中，一般為長方形。表格若需轉(zhuǎn)頁，就要加排表頭，并在左側上方標注續(xù)表兩字，無需再寫表題、表序和計量單位。統(tǒng)計性表格應使用開口式，社科成果表、科研項目表、比賽項目表、人物表等非統(tǒng)計性表格可用閉口式。表線使用合理，粗細分明。（8）表格擺放要規(guī)范。表格位置應與條目文字相連，排列在第一次涉及它的文字段后面，盡量與所涉文字排在同一段落，或編排在同一頁碼上。（9）字體字號要規(guī)范。表題所用文字、數(shù)字字體字號應與條目標題文字相一致，通常用五號黑體字；表項所用文字、數(shù)字、字母可用五號宋體或楷體，注意字母大小寫的統(tǒng)一；表注所用文字、數(shù)字字號應比表項小半號，字體一般為楷體。

總之，年鑒表格是年鑒承載年度信息資料的一種表現(xiàn)形式，已成為年鑒體裁的一個組成部分。表格編制是否科學規(guī)范，關乎年鑒質(zhì)量和品位。編纂人員和撰稿人要重視年鑒表格使用，認識表格的作用，掌握表格的類型與特點，編制科學規(guī)范的表格，提升年鑒的質(zhì)量和品位。