地方志書記述資料中的工作總結(jié)內(nèi)容轉(zhuǎn)換

◎金雄波

（中共杭州市蕭山區(qū)黨史和地方志編纂研究室，浙江杭州311202）

翻閱已出版的兩輪編修的部分縣（市）志，發(fā)現(xiàn)在記述內(nèi)容中存在第一人稱記述、用詞概念不準(zhǔn)確、時(shí)間表述不具體、詞語(yǔ)含混不清，以及空話、廢話、套話，甚至出現(xiàn)較多“流水賬”痕跡的問(wèn)題。在檔案資料中，能夠比較全面反映工作（事物）發(fā)展全貌的資料就是工作總結(jié)。所以，從20世紀(jì)80年代開(kāi)始的兩輪修志，工作總結(jié)是編寫地方志書收集資料的主要來(lái)源之一。但工作總結(jié)與地方志書不是同一體例，如果工作總結(jié)中的內(nèi)容不經(jīng)加工整理而僅將逐年資料簡(jiǎn)單按時(shí)間順序連接后入志，那么地方志書記述資料勢(shì)必會(huì)存在以上這些問(wèn)題。本文就如何將工作總結(jié)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成地方志書記述資料方面需要注意的問(wèn)題作初步探討。

一、工作總結(jié)內(nèi)容與地方志書記述資料的主要異同

將工作總結(jié)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成地方志書記述資料，首先需要了解工作總結(jié)與地方志書的異同之處。

工作總結(jié)內(nèi)容與地方志書記述資料的相同之處，表現(xiàn)為兩者都反映相關(guān)領(lǐng)域所做的工作（事物）、發(fā)展的背景、取得的主要成績(jī)（經(jīng)驗(yàn)）、存在的主要問(wèn)題（教訓(xùn)）、采取的主要方法（措施）、提供的主要政策、完成工作的結(jié)果（取得的效果）等。工作總結(jié)內(nèi)容與地方志書記述資料的不同之處，則主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

（一）兩者性質(zhì)不同。工作總結(jié)屬于總結(jié)類文書，是對(duì)已經(jīng)做過(guò)的工作進(jìn)行理性的思考，即對(duì)過(guò)去某一時(shí)期或某項(xiàng)工作的情況（包括成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和存在問(wèn)題）的總體回顧、評(píng)論和結(jié)論；地方志書是資料性文獻(xiàn)，即具有較高存史價(jià)值資料的地情書。

（二）發(fā)揮作用不同。工作總結(jié)是人們把零散的、膚淺的感性認(rèn)識(shí)上升為系統(tǒng)、深刻的理性認(rèn)識(shí)，從而得到科學(xué)的結(jié)論，以便改正缺點(diǎn)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使今后的工作少走彎路，多出成果；地方志書具有發(fā)揮“存史、資政、育人”的作用。

（三）記述內(nèi)容不同。工作總結(jié)就是把一個(gè)時(shí)期或某項(xiàng)工作進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)、總分析、總研究，并分析成績(jī)和不足，從而得出引以為戒的經(jīng)驗(yàn)；地方志書是記述行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀，內(nèi)容完整，橫不缺要項(xiàng)，縱不斷主線，記述人、事、物，時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過(guò)等要素齊備。

（四）行文特點(diǎn)不同。工作總結(jié)行文的主要特點(diǎn)有中心突出、重點(diǎn)明確、邏輯性強(qiáng)、符合事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話等。數(shù)據(jù)說(shuō)話即通常將發(fā)展指標(biāo)量化，以指標(biāo)數(shù)學(xué)的形式直觀醒目地展示發(fā)展情況、規(guī)劃未來(lái)的發(fā)展藍(lán)圖。工作總結(jié)還可以贊譽(yù)，階段性記述，概括性敘述經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；地方志書行文的主要特點(diǎn)有四點(diǎn)：（1）縱述史實(shí)，不斷主線，詳今明古，述而不作；（2）時(shí)間、空間概念表述準(zhǔn)確具體，指代明確；（3）行文嚴(yán)謹(jǐn)、樸實(shí)、簡(jiǎn)潔、流暢；（4）慎用評(píng)價(jià)詞語(yǔ)，不用模糊、空泛詞句。

二、如何從工作總結(jié)中摘錄地方志書所需資料

從工作總結(jié)中發(fā)現(xiàn)并選擇地方志書所需資料的步驟：首先需審視標(biāo)題，選擇地方志書所需資料，并提煉標(biāo)題作為地方志書目錄標(biāo)題；再通讀正文，摘錄地方志書所需資料；然后摘錄資料，做到資料要素齊備。

（一）提煉標(biāo)題作為地方志書目錄標(biāo)題

工作總結(jié)中的標(biāo)題是一個(gè)單位所做的工作類別，注意審視標(biāo)題名稱，選擇地方志書所需資料，做到不漏缺主要工作（事物），并從標(biāo)題中提煉事物作為地方志書目錄標(biāo)題。如工作總結(jié)中的“統(tǒng)籌推進(jìn)新型城市化建設(shè)”“有效提升生態(tài)環(huán)境質(zhì)量”“不斷加強(qiáng)政府自身建設(shè)”的工作標(biāo)題。根據(jù)地方志書 “標(biāo)題簡(jiǎn)明準(zhǔn)確”的要求，分別提煉為“城市化建設(shè)”“生態(tài)環(huán)境質(zhì)量”“政府自身建設(shè)”作為地方志書目錄標(biāo)題。

（二）通讀正文，摘錄地方志書所需資料

需要通讀并全面了解所選工作總結(jié)所記內(nèi)容。工作總結(jié)中記述的各類工作（事物）及發(fā)展背景、取得的成績(jī)（經(jīng)驗(yàn)）、存在的問(wèn)題（教訓(xùn)）、采取的方法（措施）、提供的政策和工作結(jié)果等都可以作為地方志書的主體資料，予以詳細(xì)摘錄備審。

（三）摘錄資料，做到資料要素齊備

在工作總結(jié)中摘錄的資料，需要注意各類事物（工作）的“人、事、物，時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過(guò)等要素齊備”。同時(shí)注意每一項(xiàng)工作（事物）的發(fā)端、變化和現(xiàn)狀的資料。

三、如何將工作總結(jié)中摘錄的資料轉(zhuǎn)換成入志資料

《地方地方志書質(zhì)量規(guī)定》要求，地方志書行文不用總結(jié)報(bào)告等寫法。要將從工作總結(jié)中摘錄的資料轉(zhuǎn)換成入志資料，需要對(duì)資料作進(jìn)一步的選擇、整理、核準(zhǔn)，同時(shí)消除“流水賬”痕跡。

（一）選擇入志資料

選擇資料，即選用資料，必須堅(jiān)持以下五個(gè)原則：1.刪去不全面、不連貫、不系統(tǒng)的零星資料；2.選擇準(zhǔn)確、真實(shí)的反映客觀事物本質(zhì)的資料；3.選擇表達(dá)觀點(diǎn)需要的資料；4.選擇具有廣泛代表性的典型資料；5.選擇體現(xiàn)時(shí)代特點(diǎn)、地方特色的資料。

（二）規(guī)范入志資料

規(guī)范入志資料須注重以下八點(diǎn)：

1.縱述史實(shí)必須有事物（工作）發(fā)端、變化的歷史和現(xiàn)狀（地方志書下限年份），不缺失事物（工作）發(fā)展的主要方面和事物（工作）發(fā)展的重要階段，反映事物（工作）發(fā)生、發(fā)展過(guò)程的資料應(yīng)連貫、系統(tǒng)，人、事、物、時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過(guò)等要素齊備。

2.需要使用規(guī)范的現(xiàn)代語(yǔ)體文記述，不用工作總結(jié)等寫法。

3.除引文和特殊情況外，以第三人稱記述，不用“我市”“我鎮(zhèn)”等第一人稱。

4.用詞概念要準(zhǔn)確，言必有據(jù)，據(jù)事直書，不用“大抓”“大搞”等不確切的詞語(yǔ)，不用“有人認(rèn)為”“由于種種原因”等含混不清的詞語(yǔ)。杜絕浮詞、虛詞、空話、大話、套活。

5.去除濫用的時(shí)態(tài)助詞、模糊詞句、空泛詞句。

6.時(shí)間概念表述準(zhǔn)確具體，不用“今年”“前年”“目前”“現(xiàn)在”等時(shí)間代名詞；不用“最近”“以前”“以后”等不確切的時(shí)間概念；表述年份應(yīng)完整具體，不用簡(jiǎn)稱，如“1990年”不能寫成“90年”；表述時(shí)間段也應(yīng)詳細(xì)，寫明起訖年份、月份或日期，不能寫“幾年前”“四五年前”等。

7.各種組織、機(jī)構(gòu)、法律法規(guī)、文件、會(huì)議等專用名稱使用全稱。使用簡(jiǎn)稱的，可在適當(dāng)?shù)胤嚼ㄗ⒂谌Q之后。簡(jiǎn)稱概念準(zhǔn)確規(guī)范，不產(chǎn)生歧義。

8.有關(guān)歷次政治運(yùn)動(dòng)和政治斗爭(zhēng)的表述，應(yīng)按中共中央《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》及中共中央有關(guān)文件的提法使用。例如，不用“四人幫”之稱，而應(yīng)寫成“江青反革命集團(tuán)”?！拔幕蟾锩辈荒芎?jiǎn)寫成“文革”。

（三）核準(zhǔn)資料

從工作總結(jié)中摘錄的資料還須逐一考證，多方印證，鑒別真?zhèn)?，確保入志資料的真實(shí)可靠，即資料經(jīng)過(guò)鑒別、考證、核實(shí)，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、單位、事實(shí)等準(zhǔn)確，尤其是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，其定義、含義、統(tǒng)計(jì)口徑和計(jì)算方法等做到清楚、準(zhǔn)確。

（四）消除“流水賬”

工作總結(jié)中摘錄的資料，如出現(xiàn)每年都記的相同項(xiàng)目，像每年度大事記這樣的內(nèi)容，可分別采用設(shè)計(jì)制作數(shù)字表格、設(shè)置節(jié)前無(wú)題小序的方法處理，避免出現(xiàn)“流水賬”記述方法的問(wèn)題。

1.每年都記的相同項(xiàng)目。如稅收財(cái)務(wù)大檢查，可采用設(shè)計(jì)制作數(shù)字表格，即將每年稅收財(cái)務(wù)大檢查的參加檢查人數(shù)、自查單位家數(shù)、重點(diǎn)檢查家數(shù)、查出違紀(jì)金額、應(yīng)補(bǔ)繳稅款、年末入庫(kù)稅款等項(xiàng)目及數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)制作成數(shù)字表格。配置表格后，能比較明顯地全面反映地方志書上下限時(shí)段內(nèi)的稅收財(cái)務(wù)大檢查的總體情況。

2.每年像大事記式的內(nèi)容。如糾正不正之風(fēng)，可采取設(shè)置節(jié)前無(wú)題小序。節(jié)前無(wú)題小序可將“糾正不正之風(fēng)”在地方志書上下時(shí)限內(nèi)的內(nèi)容作簡(jiǎn)要的概述，明晰發(fā)展背景，清晰發(fā)展脈絡(luò)，彰明因果關(guān)系，突出記述重點(diǎn)。然后分設(shè)不正之風(fēng)、黨風(fēng)檢查、采取措施三個(gè)目進(jìn)行記述。各目需圍繞的主題，選擇記述起始、發(fā)展、轉(zhuǎn)折、變化和現(xiàn)狀的資料。這樣記述糾正不正之風(fēng)節(jié)內(nèi)容，層次清楚，記述有深度，也不會(huì)出現(xiàn)“流水賬”痕跡。