二維碼技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

李東輝

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展，極大地豐富了檔案信息，檔案的形式也變得多樣化，從而提高了檔案管理的難度，而人們對檔案服務(wù)的要求也越來越高，檔案管理工作要適應(yīng)信息發(fā)展帶來的改變，創(chuàng)新工作方式和方法，探尋解決問題的途徑，提升檔案管理的工作效率，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。移動通信技術(shù)的發(fā)展，使手機(jī)成為人們生活的必需品，二維碼技術(shù)以其便利性、大容量、識別率高的優(yōu)點(diǎn)，受到人們的歡迎，應(yīng)用范圍非常廣泛，在檔案管理中的運(yùn)用，發(fā)揮其獨(dú)特的優(yōu)勢，為檔案管理開辟新的路徑，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：二維碼技術(shù);檔案管理;信息化;數(shù)字化

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）12-0043-02

二維碼是在一維編碼的基礎(chǔ)上，使用有規(guī)律的黑白圖形，存儲數(shù)據(jù)信息，使用手機(jī)掃描二維碼后，獲取其中的信息，達(dá)到信息交互的目的。二維碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理進(jìn)入了移動網(wǎng)絡(luò)時代，通過手機(jī)掃描二維碼便可獲取到電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的移動共享。在檔案整理中應(yīng)用二維碼技術(shù)，可以存儲更多的檔案信息，是條形碼的2倍，具有非常好的應(yīng)用前景。

1二維碼技術(shù)對檔案管理的影響

1.1提升檔案管理系統(tǒng)的功能

二維碼技術(shù)可以說是條形碼技術(shù)的升級，借助移動通信技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，可管理多種檔案形式，由傳傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到各種格式的視頻、音頻、電子文檔等數(shù)字化檔案，使檔案管理步入了智能化發(fā)展階段，為用戶提供更加方便、快捷的數(shù)字檔案服務(wù)[1]。

1.2提高了服務(wù)質(zhì)量

紙質(zhì)檔案在提供借閱服務(wù)時，需要管理人員進(jìn)入庫房，按照目錄查找檔案的位置，取出檔案后，進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件提供給用戶，這一過程浪費(fèi)了大量的時間，影響檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。應(yīng)用二維碼技術(shù)后，用戶使用手機(jī)掃描檔案管理人員提供的二維碼，可以直接獲取到自己需要的檔案信息，時間效益非常明顯。

1.3有利于檔案信息收集

將收集到的檔案信息存儲到對應(yīng)的二維碼，通過掃描二維碼對存儲的信息進(jìn)行整理，然后打印、排序、分類，簡化了檔案編號流程，提高了檔案的整理效率，使得檔案信息收集工作更加高效化。

2基于二維碼技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)使用的是B/S結(jié)構(gòu)，也就是瀏覽器和服務(wù)器的模式，應(yīng)用WEB瀏覽器進(jìn)行檔案管理工作，將系統(tǒng)安裝在服務(wù)器中，檔案管理人員將WEB作為客戶端，整理服務(wù)器中的檔案信息。

2.1檔案錄入模塊

檔案管理人員利用錄入模塊，將收集的檔案文件資料錄入到服務(wù)器中，掃描文件后，文件以JPG的格式上傳至計算機(jī)，管理人員將文件進(jìn)行數(shù)字化處理后，上傳至數(shù)據(jù)庫中。檔案錄入工作，要保證錄入信息的準(zhǔn)確性，在錄入后要進(jìn)行細(xì)致的檢查，保證檔案的真實(shí)性和完整性，給每個檔案一個唯一的二維碼，然后將二維碼存儲到服務(wù)器中，在大規(guī)模檔案整理中應(yīng)用具有明顯的優(yōu)勢，比如，檔案管理部門接收到一批具有二維碼的檔案，只需要掃描二維碼，便可完成錄入工作，而且還可避免錄入上的失誤。

2.2部門管理模塊

在管理系統(tǒng)中設(shè)置部門管理模塊，使用WEB平臺，注冊檔案管理部門的所有員工，將工號作為員工的唯一識別碼，并將員工的具體信息錄入到WEB平臺中，生成二維碼后，交給員工，員工通過掃描二維碼，可以及時了解部門的工作要求，以及發(fā)布的管理規(guī)定和部門的消息，或者是查看自己一段時間內(nèi)的工作情況以及考核的結(jié)果等。

2.3二維碼業(yè)務(wù)模塊

常見的二維碼是QR Code，英文全稱是Quick Response Code，意思是快速響應(yīng)碼，在移動設(shè)備上應(yīng)用非常普遍，可以存儲更多的信息，以及不同的數(shù)據(jù)類型。

2.3.1被讀業(yè)務(wù)模塊

主要應(yīng)用在檔案管理服務(wù)中，用戶在平臺上申請檔案服務(wù)，檔案管理人員通過WEB平臺將二維碼發(fā)送到用戶手機(jī)，作為身份識別的憑證，用戶持手機(jī)到達(dá)現(xiàn)場后，檔案管理人員使用二維碼機(jī)識別信息，然后為用戶提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，提高檔案管理部門的服務(wù)效率，為用戶節(jié)約大量的時間。

2.3.2主讀業(yè)務(wù)模塊

用戶通過手機(jī)中的客戶端，掃描檔案管理人員提供的二維碼，從而獲取檔案中的內(nèi)容，面對面的完成檔案查閱服務(wù)，為用戶提供了極大的便利，用戶也可應(yīng)用二維碼進(jìn)入到檔案管理部門的網(wǎng)站，進(jìn)行查閱、下載檔案等操作[2]。

3二維碼技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

在檔案入庫時，將檔案的位置、整理人、檔案標(biāo)題、檔案分類等信息錄入到二維碼中，打印后，貼到檔案盒表面，檔案管理人員使用手機(jī)掃描二維碼后，會顯示出之前錄入的信息，很快確定檔案的位置，以及檔案的大概信息，在保存和利用上具有很好的優(yōu)勢。二維碼技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作更加高效，將二維碼與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行融合，方便檔案的利用，為檔案管理人員和用戶節(jié)約了大量的時間。

3.1在記錄信息中的運(yùn)用

使用二維碼技術(shù)可以記錄更多的信息，以往的檔案管理工作中，在檔案盒上填寫檔案標(biāo)題、日期、整理人、分類歸檔等一些簡要的信息，使用二維碼后，除了基本信息的存儲，還加入了檔案目錄、摘要、內(nèi)容描述等，并且還可以存儲圖像、指紋等信息，應(yīng)用二維碼后，實(shí)現(xiàn)了多種格式的信息存儲，使用手機(jī)掃描，便可獲取到想要的檔案信息。

3.2在架位管理上的運(yùn)用

在每個檔案上都貼上相應(yīng)的二維碼，檔案管理人員通過手中的二維碼，便可獲取檔案的關(guān)鍵性信息，在清點(diǎn)檔案工作中，可以減少管理人員查找檔案的時間，提高查找的準(zhǔn)確性。由于在檔案管理系統(tǒng)中融入了二維碼，所以二維碼中的信息可以直接存儲到檔案管理系統(tǒng)中，相應(yīng)地縮短了檔案管理人員在系統(tǒng)上的操作時間，有些重復(fù)錄入的信息，可以直接從二維碼中獲取，不需要進(jìn)行再次錄入。在檔案歸檔時，由二維碼提供準(zhǔn)確的檔案信息，使檔案分類、查缺補(bǔ)漏工作有條不紊。每個檔案管理人員都有各自的二維碼，將二維碼作為身份識別的憑證，登陸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案的整理和歸檔，系統(tǒng)會自動記錄管理人員的操作行為，對檔案管理的全過程進(jìn)行跟蹤記錄，明確管理人員之間的責(zé)任，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理的作用。

3.3在錄入、交接、檔案庫房中的運(yùn)用

使用檔案管理系統(tǒng)，對要?dú)w檔的文件資料進(jìn)行錄入，然后給每份文件一個對應(yīng)的二維碼，接收檔案的人員，只需掃描二維碼，就可完交接工作，而檔案管理系統(tǒng)會記錄下這次交接的詳細(xì)內(nèi)容，包括交接時間、交接材料、交接人等;使用二維碼將檔案庫房、檔案柜、各個檔案聯(lián)系到一起，在二維碼中記錄了檔案庫房的庫存、各個檔案的關(guān)鍵信息、檔案的位置等，實(shí)現(xiàn)了二維碼對檔案庫房的精細(xì)化管理，為檔案的開發(fā)利用，創(chuàng)造了良好的條件。

3.4鑒定銷毀中的運(yùn)用

檔案管理有時需要銷毀一些無利用價值的檔案，在檔案管理系統(tǒng)中，將銷毀的檔案標(biāo)記為“銷毀”，然后在檔案出庫時，掃描檔案上的二維碼，對銷毀進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)信息直接上傳至檔案管理系統(tǒng)，完成銷毀檔案出庫和統(tǒng)計的記錄。

4在檔案管理中運(yùn)用二維碼技術(shù)需要注意的事項(xiàng)

4.1使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的二維碼

現(xiàn)階段使用的二維碼標(biāo)準(zhǔn)有很多種，不同廠家使用不同的編碼標(biāo)準(zhǔn)，使用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和編碼方式都是由各大廠家自己制定的，由于行業(yè)內(nèi)的競爭，各大廠家的二維碼會互相屏蔽，不能實(shí)現(xiàn)信息的共享，形成二維碼發(fā)展的阻礙。檔案管理部門要意識到二維碼標(biāo)準(zhǔn)的重要性，應(yīng)選擇保密性好、存儲量大、安全性高的二維碼，在檔案管理系統(tǒng)中融入二維碼的編碼標(biāo)準(zhǔn)，并明確二維碼印刷的標(biāo)準(zhǔn)，印刷出的二維碼清晰度較高，使用手機(jī)可以快速識別出來。

4.2加強(qiáng)信息安全建設(shè)

使用手機(jī)就可以識別二維碼，獲取到檔案的關(guān)鍵信息，由于檔案管理的特殊性，要保證檔案的信息安全，所以要建立檔案管理人員的信息安全意識，加強(qiáng)內(nèi)部的宣傳和教育，普及檔案信息安全知識，確保在檔案服務(wù)中，具有警惕性，將使用后的二維碼及時收回，不可隨意將二維碼提供給個人;在檔案服務(wù)時，需要提醒用戶注意二維碼的保存，防止丟失;在公共區(qū)域設(shè)置信息安全的警示標(biāo)語，時時警醒用戶和管理人員。

5結(jié)語

二維碼技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，充分發(fā)揮出二維碼技術(shù)的優(yōu)勢，其存儲量大、方便快捷，使用手機(jī)掃描二維碼就可獲取關(guān)鍵性的信息，與檔案管理系統(tǒng)的融合，使二維碼可以用于身份識別，確定檔案管理人員的身份，并記錄檔案管理的全過程，形成監(jiān)督管理的作用;在檔案查閱中的應(yīng)用，通過掃描二維碼，用戶直接獲取檔案信息;在檔案管理中的應(yīng)用，為檔案錄入、歸檔、分類、整理提供了極大的便利，全面提升了檔案管理的數(shù)字化水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮怡然.基于云計算的二維碼關(guān)鍵技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2015（15）：8-9.

[2] 靳曉慧.二維碼技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中外交流，2016（19）：124-125.