談企業(yè)應收賬款全過程管理
——以T公司為例

矯文俠

（煙臺杰瑞石油服務集團股份有限公司，山東 煙臺 264003）

應收賬款是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn)，也是一項風險較大的資產(chǎn)。完善企業(yè)應收賬款管理機制，對加快貨款回收、防范財務風險、提高經(jīng)營效益具有重要意義。如果企業(yè)的應收賬款管理不到位的話將會給企業(yè)帶來致命的危機，造成債務糾紛的產(chǎn)生，同時增加企業(yè)的討債成本和管理成本。本文以T公司為例闡述如何完善應收賬款全過程管理以防范風險。

一、T公司背景介紹

T公司是一家境內中小型民營制造企業(yè)，目前正處于業(yè)務規(guī)模的擴張期。公司流動資產(chǎn)占總資產(chǎn)的70%以上，其中應收賬款在流動資產(chǎn)中占比最大，每年應收賬款壞賬準備占營業(yè)收入5%左右。T公司產(chǎn)品多為定制化小批量產(chǎn)品，客戶多數(shù)為國企、境內民營企業(yè)，賒銷比例較大。對T公司來講，獲得低融資利率的渠道狹窄，完善應收賬款全過程的管理機制，對加快貨款回收、防范財務風險、提高經(jīng)營效益具有極為重要的意義。

二、T公司應收賬款管理存在的問題與挑戰(zhàn)

（一）應收賬款管理的內部責任劃分不清

T公司在銷售管理上重視合同的簽署、收入的確認，造成銷售單位將工作重點放在尋求商機、合同談判與簽訂、跟催發(fā)貨環(huán)節(jié)等擴大銷售規(guī)模的工作上，忽視收款工作，甚至銷售部門認為應收管理與銷售業(yè)務處于矛盾關系，業(yè)務要求出貨，應收控制發(fā)貨。公司缺乏制度依據(jù)，造成銷售、財務部門職責不清、分工不明，如何協(xié)調并準確劃分業(yè)務與財務的職能成為管理難題，也造成銷售鏈條中最重要的信用風險出現(xiàn)控制缺失。

（二）缺乏風險意識，忽視對客戶的資信調查

目前我國的社會誠信體系在日趨完善，但某些領域仍存在較為嚴重的信用缺失情況。T公司為了開拓新產(chǎn)品市場，急于進行新產(chǎn)品的推廣，擴大市場份額，對應收風險管理沒有正確的認知和足夠的重視，沒有對客戶的資信進行詳細調查，為迎合客戶采用寬松的信用政策，缺乏對賒銷項目必要的評估和約束，造成多個項目出現(xiàn)應收賬款風險，甚至出現(xiàn)遭受欺詐的現(xiàn)象。

（三）應收賬款逾期后對催款過程沒有管理

應收賬款出現(xiàn)逾期，表示收款風險升級，逾期時間越長，不能全額收款的風險越高。T公司因為銷售人員離職等原因，出現(xiàn)了逾期賬款沒有人了解情況，新接手的銷售人員因為收款難度大不愿意主動追索逾期賬款的情況。銷售單位催款過程沒有管控，使逾期回款乏力又無法找到原因。

（四）應收賬款的績效考核機制不健全

T公司在制定發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略目標時，偏重于營業(yè)收入、利潤等成長能力指標，為了更好地完成這個目標，公司把目標分階段分解到銷售部門，落實到每一位銷售人員身上，也就是說每個人都有任務，而任務的達成與年度獎金發(fā)放緊密相關。由于對銷售部門在應收賬款管理中的定位偏差，制定的績效指標當中，缺乏對銷售人員應收賬款維度的考核內容，形成了合同額、收入額增加，應收賬款也隨之增加的虛假業(yè)績。

三、T公司應收賬款管理問題的應對措施

（一）制度與組織建設

T公司財務部積極爭取公司管理層的支持，制定出臺了《應收賬款管理制度》。在該制度中明確了各單位及人員職責：

1．銷售部門職責

（1）負責市場經(jīng)營風險及賒銷風險的控制管理，明確應收賬款管理負責人，與財務部應收賬款會計進行業(yè)務接口管理。

（2）負責應收賬款的回款，按月提報收款計劃，對收款執(zhí)行情況做出原因說明分析并制定收款策略。

（3）負責建立應收賬款管理臺賬，編制《應收賬款賬齡明細表》。

（4）負責異常及風險賬款的提報、轉化及清收。

（5）配合財務部開展與客戶的對賬工作，建立客戶信用檔案。

（6）經(jīng)審批授權簽訂合同或協(xié)議，保證合同或協(xié)議簽訂的及時性、完整性和合法性。

銷售人員是應收賬款的第一責任，承擔銷售回款的主要責任。

2．財務部門職責

（1）負責建立管理客戶信用檔案，負責制定事業(yè)部（公司）信用政策，確定客戶等級，制定不同等級客戶的信用限額標準，監(jiān)控信用額度的執(zhí)行。

（2）負責應收賬款的賬務核算，出具月度《應收賬款統(tǒng)計表》。

（3）負責組織應收賬款對賬工作，保證與客戶的賬務清楚。

（4）負責編制應收賬款月度分析報告。

（5）負責應收賬款的催收跟蹤、落實月度回款計劃執(zhí)行差異的原因。

（6）負責異常及風險賬款的監(jiān)督和跟蹤管理工作，以及壞賬損失的核銷工作。

（7）負責對應收賬款可能發(fā)生的壞賬損失計提壞賬準備金。

財務部為了切實做好應收賬款的管理工作，設置應收賬款管理崗位，為每一個銷售部門配備了專門的應收賬款會計，協(xié)助銷售人員進行一系列的應收管理工作。

通過該制度，明確組織內部各環(huán)節(jié)的責任與義務，在銷售與收款業(yè)務活動中，堅持體現(xiàn)了不相容職務分離，又體現(xiàn)出加強相互協(xié)作，保障應收賬款風險可控，是做好應收賬款管理工作最為基礎的一項舉措。

（二）建立并逐漸完善應收賬款全過程管理

1．事前控制

事前控制的重點在于在形成銷售行為前，對客戶進行風險識別評估，主要包括以下工作：

首先，建立客戶信用檔案。銷售人員負責收集真實準確的客戶資料，反饋客戶資信調查報告，報告中的內容包括營業(yè)執(zhí)照、財務報表、中標、合同、客戶訴訟、失信被執(zhí)行等信息。在收集客戶資料的時候，財務部門會使用風險雷達、企查查等網(wǎng)絡查詢工具，進行客戶信息輔助提供。對于重大的賒銷業(yè)務，實行財務、法務人員走出去的原則，協(xié)助銷售部門對客戶進行盡職調查，了解客戶實際實力。

其次，客戶信用額度申請與審批。對于需要賒銷的客戶，由財務部負責定期核定信用額度，逐級審批后將信用額度植入ERP系統(tǒng)。結合T公司業(yè)務特點，整機設備類銷售合同的付款條款一件一批，不占用信用額度。

最后，銷售合同聯(lián)簽評審。銷售合同條款的設置對應收賬款管理影響較大，是應收賬款風險管控的關鍵環(huán)節(jié)。T公司規(guī)定在銷售合同評審環(huán)節(jié)，采用銷售部門、財務部門、法務部門聯(lián)合評審的方式，對于需要賒銷的客戶，要重點確認賒銷金額、付款日期、擔保問題、所有權轉移及未來可能引發(fā)爭議的相關問題。

2．事中控制

事中控制的重點在于在銷售業(yè)務過程中，對應收賬款風險的監(jiān)控以控制，主要工作有：

首先，銷售人員定期走訪賒銷客戶，了解客戶的運營是否出現(xiàn)風險，如果客戶出現(xiàn)停工、大規(guī)模裁員等現(xiàn)象，能夠更早地發(fā)現(xiàn)應收險兆，啟動應對預案。財務應收賬款會計會關注銷售訂單執(zhí)行情況，若訂單量下降，必須與銷售同事了解是否客戶經(jīng)營狀況是否出現(xiàn)惡化，實現(xiàn)對賒銷客戶的過程監(jiān)控。

其次，財務部實時監(jiān)控客戶信用額度的使用狀態(tài)，當出現(xiàn)超過信用額度的情況，財務會通知停止發(fā)貨。每月財務部對應收賬款余額接近或超出信用額度的客戶進行預警，便于銷售人員提前與客戶溝通避免出現(xiàn)銷售損失。

再次，財務部門積極推行業(yè)財融合，每季度組織銷售人員、法務人員召開一次應收賬款管理會議，互通信息督導銷售人員關注應收賬款工作。針對大客戶，財務應收管理會計也會與銷售同事一同拜訪客戶，進行應收賬款實地對賬。

最后，將應收賬款周轉天數(shù)、應收賬款回款率作為銷售部門的年度考核指標，與獎金掛鉤，以績效為導向進行應收賬款回款的管理。以此為基礎，應收賬款管理會計每月督導銷售部門制定月度收款計劃，推動銷售部門隨時關注發(fā)票掛賬及客戶付款情況。定期在公司管理層通報銷售人員應收賬款收款進度，一方面讓管理層及時了解收款情況，另一方面給予銷售人員一定的工作壓力，促使其重視此項工作。

3．事后控制

事后控制的重點在于應收賬款出現(xiàn)逾期時，處理逾期風險。逾期賬款回款難度明顯高于賬期內應收賬款，而且時間越久越難回收。T公司之前發(fā)生過因為銷售人員離職造成逾期賬款沒有人了解情況，增加了款項追回的難度?；诖薚公司財務部制訂了《逾期賬款催收記錄單》，每月報送財務部及單位負責人。針對惡意逾期的客戶采取催款四步法：

第一步：銷售人員督促客戶給出付款計劃，并將逾期情況提報總經(jīng)理及財務部，說明跟蹤情況及收款措施。

第二步：財務部介入逾期賬款的跟蹤，應收管理會計負責編制催款函，與銷售人員確認后，以財務部名義發(fā)《財務催款函》限期還款，銷售部門根據(jù)客戶逾期款情況，根據(jù)客戶還款進度情況，確定按10天、半月、一個月的發(fā)函頻率，但是每月至少發(fā)一次。

第三步：如果在限期內仍不能還款，公司總經(jīng)理根據(jù)逾期金額大小及逾期時間，評估風險，客戶逾期欠款較小、風險較低的由銷售人員直接負責催收，金額較大或逾期時間較長，公司總經(jīng)理負責協(xié)調資源收款，督促客戶做出付款計劃。財務部以公司的名義發(fā)出《公司催款函》，限期還款。

第四步：對于逾期風險賬款，經(jīng)過《業(yè)務催款函》《財務催款函》《公司催款函》仍然沒有收回的，評估后，經(jīng)總經(jīng)理同意，銷售人員提報集團法務部，由法務部發(fā)出《法務函》。原則上應收賬款逾期3個月以上，公司需要發(fā)出《法務函》催款。

對于風險較大的應收賬款，財務部介入成立催款小組，公司總經(jīng)理作為組長，財務總監(jiān)、銷售負責人、銷售人員、法務部等有關人員作為小組成員。組長負責領導、協(xié)調催收工作，調動有關資源，促進賬款催收。

四、結束語

銷售及收款是公司價值鏈的核心環(huán)節(jié)，是公司獲得利潤和現(xiàn)金流入的重要途徑。T公司從剛開始對應收管理的不重視，到逐漸建立完善應收賬款全過程管理體系，充分體現(xiàn)了T公司以實現(xiàn)價值創(chuàng)造為導向的管理轉變。T公司的案例也充分體現(xiàn)出應收賬款管理要與企業(yè)的實際相結合，要加強組織內部的有機協(xié)調，才能將應收賬款風險控制在可承受范圍內，進而提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展。