大中型企業(yè)檔案利用服務(wù)機(jī)遇與挑戰(zhàn)探析

徐化振 陳福光

山東省微山縣檔案館 山東微山 277600

從大中型企業(yè)持久建設(shè)的角度看，從多個(gè)不同的角度入手推進(jìn)自身建設(shè)，是幫助企業(yè)更好地掌握自身資源、提升內(nèi)部管理效率的重要基礎(chǔ)。各種檔案資料是企業(yè)發(fā)展歷程各種活動(dòng)的重要反映，它能為企業(yè)了解自身工作、展開相應(yīng)的監(jiān)督提供依據(jù)，這就意味著大中型企業(yè)必須高度重視檔案資料的服務(wù)與利用，利用檔案管理，才能滿足經(jīng)營(yíng)與管理的要求。

1 大中型企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨的機(jī)遇

1.1 檔案資料收集日益全面

大中型企業(yè)收集的資料有較廣的覆蓋范圍，各個(gè)方面的工作和管理情況都在檔案資料收集的范圍內(nèi)，包括各部門、各項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)，設(shè)備采購與維護(hù)，財(cái)務(wù)情況，等等。同時(shí)，資料收集的時(shí)間范圍也相對(duì)較廣，在階段性工作結(jié)束后進(jìn)行歸類和統(tǒng)一上報(bào)，并且要求完整、準(zhǔn)確、手續(xù)齊全，從而真實(shí)地反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理中各類要素和工作的真實(shí)情況[1]。

1.2 檔案資料保管日趨完善

當(dāng)前，大中型企業(yè)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資料室的日常管理工作，結(jié)合檔案管理要求，制定檔案保存和管理制度，同時(shí)針對(duì)公司具體的要求，選擇相應(yīng)的庫房和環(huán)境保護(hù)設(shè)備，借此對(duì)單位的檔案資料進(jìn)行妥善保管。而且在檔案資料修復(fù)方面也有明確規(guī)定，不斷對(duì)檔案進(jìn)行查驗(yàn)和補(bǔ)救，為檔案資料的利用提供支持。

1.3 檔案資料利用水平逐步提升

很多大中型企業(yè)逐漸加強(qiáng)了數(shù)字檔案的收集、整理和利用，各部門提供和使用的檔案資料都需要經(jīng)過反復(fù)的核查和加密，所提供的檔案資料只有經(jīng)過多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同意后才能進(jìn)行修改，從而為檔案資料的利用提供更為科學(xué)的手段和方式。同時(shí)，很多大中型企業(yè)不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息系統(tǒng)，利用新的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)深化檔案管理，給單位檔案利用效率的提升提供了條件。

2 大中型企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

2.1 固定資產(chǎn)檔案歸檔資料不規(guī)范

（1）檔案資料不完整。目前很多大中型企業(yè)尚未適應(yīng)日益增多的設(shè)備儀器種類和數(shù)量，對(duì)各類固定資產(chǎn)資料收集不夠及時(shí)全面，主要包括：忽視對(duì)設(shè)備儀器附件資料的收集；注重設(shè)備使用過程中的資料收集，忽視保養(yǎng)期間檔案資料的查驗(yàn)和核對(duì)；忽視部分設(shè)備儀器的調(diào)試、實(shí)驗(yàn)等記錄的收集；等等。而且，很多大中型企業(yè)缺乏細(xì)致的工作流程，事前做資料、事中填資料、事后補(bǔ)資料等檔案收集方式并存，檔案資料的收集和管理不夠統(tǒng)一、協(xié)調(diào)。

（2）檔案利用服務(wù)意識(shí)不足。當(dāng)前大中型企業(yè)檔案管理人員年齡偏大，并未做到新人才的及時(shí)補(bǔ)充、服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)、管理能力的再學(xué)習(xí)，很難跟隨企業(yè)發(fā)展的進(jìn)步及時(shí)更新固定資產(chǎn)檔案管理與利用能力，在企業(yè)檔案資料信息的開發(fā)、開放、利用等方面缺乏足夠的意識(shí)，過多地將精力放在檔案資料的保管和保護(hù)上，導(dǎo)致公司收集到的一些利用價(jià)值極高的檔案資料很難得到及時(shí)的調(diào)取和利用[2]。

（3）檔案管理與利用系統(tǒng)滯后。一般來說，大中型企業(yè)部門、項(xiàng)目眾多，檔案管理與利用工作既需要和上級(jí)進(jìn)行緊密銜接，還需要和不同部門、不同崗位進(jìn)行信息傳達(dá)和統(tǒng)籌管理，然而目前很多大中型企業(yè)并未構(gòu)建全面的信息化檔案管理制度，沒有對(duì)部分覆蓋范圍較大、工作繁雜的項(xiàng)目制定針對(duì)性的檔案收集方法，也并未對(duì)這類工作和項(xiàng)目普及細(xì)化的信息系統(tǒng)。

3 大中型企業(yè)檔案利用服務(wù)改進(jìn)對(duì)策

3.1 認(rèn)真自查，拓展檔案資料管理范圍

大中型企業(yè)應(yīng)針對(duì)自身具體經(jīng)營(yíng)情況和固定資產(chǎn)的占有、使用情況，及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)的相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理，為固定資產(chǎn)檔案的全面化提供支持。大中型企業(yè)應(yīng)在形成檔案的各個(gè)項(xiàng)目、各類設(shè)備儀器上配備相應(yīng)的檔案管理員，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)以及使用儀器設(shè)備的部門進(jìn)行相應(yīng)的資料收集，及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，給予檔案管理人員一定的權(quán)限，由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核查和驗(yàn)收。

3.2 樹立檔案利用服務(wù)意識(shí)

各類大中型企業(yè)都結(jié)合檔案管理工作要求，應(yīng)針對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)具體情況進(jìn)行人才培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，普及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和工作方法，幫助檔案資料管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)樹立檔案利用服務(wù)意識(shí)，注重在工作過程中普及檔案利用意義，提升領(lǐng)導(dǎo)者檔案資料開發(fā)和利用意識(shí)，激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)企業(yè)檔案利用價(jià)值的認(rèn)同和企業(yè)檔案信息服務(wù)的需求。

3.3 完善檔案管理與利用系統(tǒng)

大中型企業(yè)應(yīng)針對(duì)內(nèi)部不同部門、不同工程項(xiàng)目、不同需要，構(gòu)建針對(duì)性的檔案管理系統(tǒng)。首先，企業(yè)應(yīng)在和自身安全目標(biāo)管理制度進(jìn)行銜接的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案安全指標(biāo)體系，將具體職責(zé)落實(shí)到各崗位；其次，大中型企業(yè)應(yīng)深化電子化檔案管理，不斷細(xì)化檔案資料的具體管理過程；另外，高度重視歸檔范圍和分類的審查，加強(qiáng)各部門和檔案管理部門的銜接，對(duì)檔案資料進(jìn)行跟進(jìn)和追蹤[3]。

4 結(jié)語

各類大中型企業(yè)的改革和發(fā)展都在緊張進(jìn)行，企業(yè)進(jìn)行的各類項(xiàng)目工作越來越多，相關(guān)的檔案資料也日趨增多，對(duì)單位內(nèi)的檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，做好檔案資料的利用與服務(wù)，是幫助企業(yè)整理資料并及時(shí)查閱和核對(duì)的內(nèi)在要求，也是大中型企業(yè)規(guī)范化管理、提升內(nèi)部管理水平的必然要求。只有結(jié)合檔案管理具體情況，及時(shí)推進(jìn)檔案管理在企業(yè)中的應(yīng)用和改進(jìn)，才能推進(jìn)企業(yè)對(duì)內(nèi)部資源進(jìn)行更好的管理，大中型企業(yè)的持續(xù)建設(shè)才能獲得更為持久、全面的支撐[4]。