探析檔案管理的重要性

1 檔案管理工作的意義

檔案是人類社會(huì)進(jìn)行各種理論及實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是最初的原生信息。檔案工作深入于人類日常社會(huì)生活，伴隨社會(huì)文明水平的提升，逐漸體現(xiàn)至社會(huì)生活的方方面面，表現(xiàn)出相當(dāng)重要的作用。所以，加速推動(dòng)檔案管理信息化、規(guī)范化、法制化和科學(xué)化發(fā)展，連續(xù)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，檔案管理當(dāng)務(wù)之急必須不斷增加工作力度。目前，檔案工作已成為企業(yè)不可或缺的部分。從一個(gè)角度講，它既可較高的提升工作品質(zhì)及效率，又有利于保證原始資料的真實(shí)性。從另一個(gè)角度講，檔案管理逐步規(guī)范，是檢驗(yàn)一個(gè)企業(yè)的管理能力的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的好與不好，直接體現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是不是能將整體運(yùn)營(yíng)情況和及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策。因此，加強(qiáng)管理的理念，就是要加強(qiáng)研究新出現(xiàn)的檔案管理方法，如實(shí)地反映出企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展情況，關(guān)于提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，不斷促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對(duì)辦公室檔案工作的管理意識(shí)逐漸淡薄，忽略其在社會(huì)發(fā)展里的現(xiàn)實(shí)作用及長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。隨著人們逐漸進(jìn)入信息社會(huì)后，檔案對(duì)于人們了解客觀及主觀世界，對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、傳承文明及科技創(chuàng)新，具有無(wú)可代替的作用。所以，檔案工作迅速融入信息社會(huì)，加快信息檔案建設(shè)仍是檔案部門和檔案工作者當(dāng)務(wù)之急的重要任務(wù)。檔案信息化、規(guī)范化、法制化及科學(xué)化是檔案工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路，是逐步將檔案工作與未來(lái)檔案工作結(jié)合起來(lái)的重要舉措。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

從宏觀層面來(lái)看，很多單位的工作重心完全偏向于更容易產(chǎn)生成績(jī)的業(yè)務(wù)工作，或者和單位考核掛鉤的行政工作；從微觀層面來(lái)看，一方面，大部分單位的主要領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的收集、整理、歸卷、存檔、移交等按部就班的工作，對(duì)其不重視；另一方面，單位檔案管理員基本上都是兼職擔(dān)任，他們往往身兼數(shù)職，分身乏術(shù)，難以專門開(kāi)展檔案管理工作。因此，檔案管理工作長(zhǎng)期被邊緣化，工作質(zhì)量難以提升。

2.2 管理人員從業(yè)素質(zhì)不高

在很多單位中，檔案管理工作由于不受重視，大都由老弱職工擔(dān)任，有的小單位基本上只能兼任，同時(shí)檔案管理人員的流動(dòng)性也很大，這導(dǎo)致檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)三個(gè)方面：一是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)知不足。管理人員沒(méi)有深刻的理解檔案管理工作背后的內(nèi)涵和意義，對(duì)自身要求偏低，缺乏檔案保密意識(shí)，管理檔案隨意性較大；二是檔案管理專業(yè)能力不強(qiáng)。隨著社會(huì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案管理理念和技術(shù)手段也發(fā)生了巨大的變革，信息化程度越來(lái)越高，兼職管理員難以跟進(jìn)學(xué)習(xí)并及時(shí)掌握專業(yè)技能。三是主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不高。大部分檔案管理人員往往覺(jué)得只要及時(shí)把檔案整理歸檔、確保檔案安全就萬(wàn)事大吉，但對(duì)于檔案價(jià)值的利用、檔案價(jià)值的再實(shí)現(xiàn)和檔案重要性的宣傳等方面，缺乏主動(dòng)作為的意識(shí)，檔案利用率不高。

2.3 管理制度落后信息化建設(shè)停滯不前。在當(dāng)前的檔案管理過(guò)程中，信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對(duì)于工作人員有著較高的要求，而且工作效率低下準(zhǔn)確率較低，在信息化的建設(shè)模式下，檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量能夠得到提升。

3 強(qiáng)化檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

認(rèn)識(shí)的高度決定行動(dòng)的力度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：一是單位要強(qiáng)化黨管檔案的政治意識(shí)，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)主抓的工作方向，才能保證檔案管理各項(xiàng)工作順利、有序、高效地推進(jìn)。二是單位主要領(lǐng)導(dǎo)在充分認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，還要把檔案管理工作納入本單位重要議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人負(fù)責(zé)，把如何做好檔案管理工作具體落到實(shí)處。三是開(kāi)展檔案管理重要意義的教育工作，組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，通過(guò)了解檔案管理工作的重要性，糾正認(rèn)知偏差，增強(qiáng)自身檔案法律意識(shí)，無(wú)形之中提升檔案管理工作的整體地位。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)直接決定檔案管理工作的效率。單位要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，小單位可以外派檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班。大單位則可以聘請(qǐng)理論基礎(chǔ)扎實(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家講師定期開(kāi)展系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)班。有條件的地區(qū)可以開(kāi)發(fā)檔案管理人員線上業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)課程和考試系統(tǒng)，讓檔案管理人員隨時(shí)隨地都可以接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的在職繼續(xù)教育。在不斷的學(xué)習(xí)過(guò)程中，管理人員業(yè)務(wù)技能得到有效提升，責(zé)任心逐漸增強(qiáng)，檔案管理水平才能發(fā)生質(zhì)的飛躍。

3.2 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。信息化是當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向，借助互聯(lián)網(wǎng)這一平臺(tái)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行更好的處理全方位的提升管理工作的效率和工作質(zhì)量。要想完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)從以下幾方面入手：首先應(yīng)當(dāng)提升工作管理人員的素質(zhì)，要求工作人員有著基本的計(jì)算機(jī)使用能力，以便更好的適應(yīng)新的工作崗位。其實(shí)應(yīng)當(dāng)完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟件研發(fā)和投入。最后應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)的發(fā)展方向，推動(dòng)各方面的工作發(fā)展和建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

目前許多單位正處于發(fā)展和變革的新時(shí)期，檔案管理工作能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展和改革提供重要的發(fā)展思路和依據(jù)。檔案管理工作發(fā)展和改革的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)和教育，推動(dòng)信息化的發(fā)展和建設(shè)，營(yíng)造良好的檔案管理工作氛圍和環(huán)境。