ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用探討

段京玲

一、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的主要應(yīng)用途徑

（一）會(huì)計(jì)核算

ERP系統(tǒng)將會(huì)計(jì)核算分為總賬、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、采購(gòu)管理、應(yīng)收應(yīng)付賬款、存貨管理等多個(gè)模塊［1］。相較于一般的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)這些模塊的集成化管理，自動(dòng)生成相關(guān)的票據(jù)憑證，多維儲(chǔ)存和提取數(shù)據(jù)、快速便捷地核對(duì)財(cái)務(wù)信息等，極大地提高了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的效率。同時(shí)，由于減少了重復(fù)性的數(shù)據(jù)輸入操作，能夠有效地避免中間環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的失真和遺漏現(xiàn)象，確保系統(tǒng)會(huì)計(jì)核算結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。

（二）財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)

ERP系統(tǒng)中有多種財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)模型，能夠基于系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)等對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)環(huán)境、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況、資金需求、成本投入、收入利潤(rùn)等進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，并結(jié)合該預(yù)測(cè)結(jié)果幫助企業(yè)管理者作出更加科學(xué)可靠的管理決策。同時(shí)，也為財(cái)務(wù)管理人員編制全面預(yù)算計(jì)劃、開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析等提供了參考依據(jù)。ERP系統(tǒng)中提供了多種預(yù)算編制方法，包括滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算等，支持覆蓋企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)全部環(huán)節(jié)的全面預(yù)算計(jì)劃的編制。

（三）成本控制

ERP系統(tǒng)中的成本管理功能主要通過(guò)成本中心、訂單與項(xiàng)目管理以及獲利能力分析等實(shí)現(xiàn)［2］。一般功能較為完善的ERP系統(tǒng)有多種成本管理工具，以作業(yè)成本法為例，在系統(tǒng)中將一個(gè)個(gè)生產(chǎn)作業(yè)環(huán)節(jié)劃分為作業(yè)成本中心，資源動(dòng)因和成本動(dòng)因會(huì)自動(dòng)對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的成本費(fèi)用進(jìn)行歸集和分配，幫助企業(yè)管理者更加全面準(zhǔn)確地掌握和了解企業(yè)的資源成本消耗情況，從而有針對(duì)性地實(shí)施成本控制措施。而在訂單與項(xiàng)目管理方面，系統(tǒng)有詳細(xì)的訂單成本結(jié)算操作規(guī)范流程，對(duì)系統(tǒng)中訂單成本數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新與比對(duì)分析，強(qiáng)化與訂單與項(xiàng)目的成本監(jiān)督管控，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本支出的異常，保障企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的高效有序執(zhí)行。在獲利能力分析方面，每一個(gè)訂單產(chǎn)品在系統(tǒng)中的利潤(rùn)構(gòu)成都有其特定的計(jì)算公式，結(jié)合系統(tǒng)中的所有成本及收入數(shù)據(jù)信息，能夠從企業(yè)產(chǎn)品、客戶(hù)、銷(xiāo)售渠道等多個(gè)方面分析企業(yè)的獲利能力，準(zhǔn)確查詢(xún)某種產(chǎn)品的獲利水平，從而為企業(yè)對(duì)各個(gè)細(xì)分市場(chǎng)進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估提供全面的參考依據(jù)，也能更好地指導(dǎo)企業(yè)后期的客戶(hù)選擇、生產(chǎn)制造計(jì)劃的制定、合同條款的簽訂等相關(guān)工作。

（四）資金管理

ERP系統(tǒng)中資金管理通常分為固定資產(chǎn)資金管理、流動(dòng)資金管理以及專(zhuān)項(xiàng)資金管理三種類(lèi)別。固定資產(chǎn)資金管理指企業(yè)基于該系統(tǒng)搜集的數(shù)據(jù)信息對(duì)市場(chǎng)環(huán)境、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、資產(chǎn)存量等方面進(jìn)行科學(xué)分析并作出決策。對(duì)投入固定資產(chǎn)管理方面的資金，企業(yè)可借助該系統(tǒng)準(zhǔn)確核實(shí)資產(chǎn)增減變化，通過(guò)盤(pán)活存量，控制增量，融合實(shí)物資產(chǎn)管理與資金管理，全面提升企業(yè)資產(chǎn)管理的綜合效益。企業(yè)的流動(dòng)資金管理一般分為應(yīng)收賬款管理和現(xiàn)金管理。在應(yīng)收賬款管理模塊，ERP系統(tǒng)能夠在錄入客戶(hù)發(fā)票后自動(dòng)生成對(duì)賬單，減少了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的工作量，還能實(shí)時(shí)更新并查看客戶(hù)的往來(lái)交易記錄，對(duì)不同的客戶(hù)劃分信用等級(jí)，并制定相應(yīng)的賬款催收策略，提高賬款催收的效率。可對(duì)企業(yè)應(yīng)收賬款的賬齡進(jìn)行分析，提前設(shè)置一定期限或額度的預(yù)警，當(dāng)應(yīng)收賬款超出某一規(guī)定期限或額度時(shí)立即限制相關(guān)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限，并提醒其加快執(zhí)行賬款催收程序，降低壞賬概率。另外，應(yīng)收賬款模塊針對(duì)一些企業(yè)可能存在的外匯交易行為，還提供了按不同稅率及匯率自動(dòng)進(jìn)行匯算的功能，能夠有效降低大型企業(yè)跨國(guó)交易中應(yīng)收賬款管理的難度。對(duì)于現(xiàn)金的管理主要體現(xiàn)在系統(tǒng)的庫(kù)存現(xiàn)金日記賬中，庫(kù)存現(xiàn)金日記賬詳細(xì)地記錄了企業(yè)的各種現(xiàn)金往來(lái)交易結(jié)算行為。

（五）流程優(yōu)化

借助ERP系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造和優(yōu)化，規(guī)范企業(yè)人員的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作行為。同時(shí)，ERP系統(tǒng)中更加扁平化的組織管理模式顯著提升了企業(yè)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境及需求變化的反應(yīng)速度，提高了組織運(yùn)行的效率。另外，通過(guò)系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置強(qiáng)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的授權(quán)審批控制，實(shí)現(xiàn)了所有業(yè)務(wù)流程的集中監(jiān)督和統(tǒng)一管理。如在生產(chǎn)流程，車(chē)間在系統(tǒng)中接收到生產(chǎn)訂單后，根據(jù)訂單要求到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料，此時(shí)倉(cāng)庫(kù)存貨減少，ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)界面會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證并更新相關(guān)的生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)。當(dāng)生產(chǎn)計(jì)劃完成后，產(chǎn)品入庫(kù)，ERP系統(tǒng)會(huì)計(jì)界面會(huì)生成會(huì)計(jì)憑證，所有憑證都會(huì)并入總賬模塊，相應(yīng)的該模塊成本賬戶(hù)額度減少，存貨賬戶(hù)額度增加。由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整更新，省略了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算模式下復(fù)雜的重復(fù)統(tǒng)計(jì)和流程記錄，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中物流與資金流的統(tǒng)一。

（六）財(cái)務(wù)報(bào)表編制

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化模式下，由于企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理工作量較大，財(cái)務(wù)管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力核對(duì)各種明細(xì)科目報(bào)表并計(jì)算匯總，才能得出最終的企業(yè)年度財(cái)務(wù)報(bào)表。但借助ERP系統(tǒng)，可以隨時(shí)使用報(bào)表自動(dòng)生成和核對(duì)功能得出企業(yè)的月度、季度以及年度報(bào)表，減輕企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的報(bào)表編制負(fù)擔(dān)，減少編制成本，提高報(bào)表的編制質(zhì)量，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員更加深入地開(kāi)展財(cái)務(wù)報(bào)表分析和財(cái)務(wù)管理工作。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中存在的不足

一些企業(yè)在引進(jìn)ERP時(shí)，沒(méi)有充分結(jié)合自身的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)對(duì)該系統(tǒng)軟件進(jìn)行優(yōu)化改造，使該系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)管理在銜接上存在不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。由于系統(tǒng)引進(jìn)需要投入大量的資金，但企業(yè)在前期未對(duì)資金進(jìn)行全面的估算和考量，導(dǎo)致后期系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)和維護(hù)資金嚴(yán)重不足，影響了后期系統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的高效開(kāi)展。企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，一些人員財(cái)務(wù)信息化操作能力低下，對(duì)ERP系統(tǒng)的操作運(yùn)用缺乏了解，難以獨(dú)立完成整套系統(tǒng)財(cái)務(wù)運(yùn)作流程，導(dǎo)致系統(tǒng)在財(cái)務(wù)方面的運(yùn)用效果大打折扣。系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)不夠合理，操作人員權(quán)限匹配不科學(xué)，系統(tǒng)安全防護(hù)不到位，容易引發(fā)財(cái)務(wù)信息泄露和系統(tǒng)故障風(fēng)險(xiǎn)。

三、在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中優(yōu)化ERP系統(tǒng)應(yīng)用的策略

企業(yè)管理者要提高對(duì)ERP系統(tǒng)應(yīng)用功能的認(rèn)知，創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理思維，從企業(yè)的財(cái)務(wù)工作出發(fā)，研究對(duì)ERP系統(tǒng)的改造運(yùn)用。要加強(qiáng)同企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的協(xié)作交流，鼓勵(lì)各部門(mén)崗位人員提出切實(shí)可行的意見(jiàn)及建議，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)軟件技術(shù)人員根據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求，完善系統(tǒng)模塊功能，確保系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面應(yīng)用的流暢性和有效性。

企業(yè)要對(duì)系統(tǒng)資金投入進(jìn)行長(zhǎng)期規(guī)劃，合理安排系統(tǒng)運(yùn)行各個(gè)階段的資金計(jì)劃，保證系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)維護(hù)具備穩(wěn)定的資金來(lái)源，緩解企業(yè)的資金投入壓力，避免資金的無(wú)效浪費(fèi)。

企業(yè)要加快財(cái)務(wù)管理人員的職能轉(zhuǎn)型升級(jí)［3］。一方面，引進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員時(shí)，應(yīng)要求其具備一定的財(cái)務(wù)信息化技術(shù)應(yīng)用背景，優(yōu)化企業(yè)的財(cái)務(wù)人才結(jié)構(gòu)。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理人員系統(tǒng)操作能力的培訓(xùn)，強(qiáng)化其系統(tǒng)操作技能，提高其綜合職業(yè)能力素養(yǎng)，確保ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理方面的作用能得到充分發(fā)揮。

企業(yè)要積極優(yōu)化系統(tǒng)配置和流程設(shè)置，盡可能地選擇一些磁盤(pán)空間大、數(shù)據(jù)處理效率高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和操作系統(tǒng)。同時(shí)，要在各個(gè)流程環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)預(yù)警監(jiān)控程序，嚴(yán)格限制在系統(tǒng)中非法查詢(xún)信息數(shù)據(jù)和更改權(quán)限，并安裝系統(tǒng)安全防護(hù)和殺毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保障系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程的穩(wěn)定性及安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)管理者要全面地了解并掌握ERP系統(tǒng)具備的各種功能，將其與企業(yè)的實(shí)際財(cái)務(wù)管理工作聯(lián)系起來(lái)，分步、分階段地推動(dòng)企業(yè)ERP系統(tǒng)工程的建設(shè)，做好相關(guān)的配套工作，全面增強(qiáng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用效果。