多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費報銷的構(gòu)想
——以跨國集團為例

錢 莉

跨國集團的業(yè)務(wù)具有全球性的特征，且大多組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)規(guī)模較大、業(yè)務(wù)范圍較廣，各子公司間業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性較大。由于子公司地域分散，員工因公差旅的情況較為頻繁，而各公司差旅政策不一致，批準(zhǔn)權(quán)限設(shè)置不一致，信息化建設(shè)程度也各有不同，在差旅費報銷中存在不能實現(xiàn)集團統(tǒng)一管理、控制成本較難的問題。隨著經(jīng)濟全球化和電子信息化的推進，企業(yè)財務(wù)管理和信息化管理能力越來越重要。集團統(tǒng)一的員工差旅費用報銷信息化管理也是其中一環(huán)。

一、跨國集團員工差旅費報銷信息化的重要性

（一）提升集團信息化建設(shè)水平

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)與信息的時代，信息化管理水平的高低是衡量一個行業(yè)或一個集團管理水平的重要標(biāo)志?，F(xiàn)代企業(yè)管理的實質(zhì)就是對信息處理和使用的過程，利用信息化手段使管理工作進一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)致化。通過多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費報銷，可以提高企業(yè)信息化管理水平，更好地為生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高企業(yè)工作效率和管理效益。

（二）實現(xiàn)企業(yè)資源效益最大化

通過整合、集成企業(yè)資源，將應(yīng)用于不同模塊的多系統(tǒng)串聯(lián)起來，實現(xiàn)資源效益最大化，更好地服務(wù)集團戰(zhàn)略目標(biāo)，對集團共享財務(wù)中心建設(shè)和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有重要意義，可以避免多個系統(tǒng)形成孤島、信息不能共享的情況。

（三）提升企業(yè)財務(wù)管理水平

多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費報銷的構(gòu)想，是通過梳理各子公司的差旅政策和差旅費報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)集團業(yè)務(wù)一致性的管理，解決集團各子公司各自為政的弊病，解決財務(wù)處理效率低和信息質(zhì)量偏低的問題，把企業(yè)財務(wù)與業(yè)務(wù)有機連接在一起且具備高信息集成性的特點，對提高企業(yè)財務(wù)管理水平有重要作用。

（四）提高集團內(nèi)部控制管理水平

多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費報銷在統(tǒng)一系統(tǒng)應(yīng)用的同時，對報銷系統(tǒng)設(shè)置統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的費用類型等，實現(xiàn)內(nèi)部控制自動化，利用信息化手段整合和優(yōu)化各個運行模塊，是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的保證和基礎(chǔ)。

（五）提高工作效率

多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費報銷，能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)差旅費用管理流程自動化，消除人為錯誤以及其他煩瑣環(huán)節(jié)，從而節(jié)省員工的時間和資源，并加強對合規(guī)性和成本的控制。員工可以快速拍攝收據(jù)照片，并通過任何移動設(shè)備隨時隨地提交費用報告，確保工作效率。

二、集團多系統(tǒng)信息化集成下員工差旅費報銷的串聯(lián)要素

員工差旅費報銷覆蓋了差旅申請、差旅批準(zhǔn)、票務(wù)預(yù)訂、費用發(fā)生、費用申請、費用審批、付款、賬務(wù)處理等管理流程，是既瑣碎又經(jīng)歷較長鏈條的流程，應(yīng)運用統(tǒng)一的覆蓋全流程的多系統(tǒng)串聯(lián)設(shè)計對整個過程進行控制。

（一）人力資源管理系統(tǒng)與員工差旅費報銷系統(tǒng)的串聯(lián)

從員工差旅費報銷申請需要的要素來看，員工姓名、工號等個人信息是必不可少的，差旅及差旅費審批的過程中就需要組織架構(gòu)的支持，而人力資源管理系統(tǒng)是員工主數(shù)據(jù)信息的采集地，如員工的姓名、工號，職位、部門和所屬組織架構(gòu)，都是人力資源管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息。這些信息的實時變化會被人力資源部門及時更新進人力資源管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的交互可以使員工差旅費報銷系統(tǒng)及時地獲取員工相關(guān)信息，避免重復(fù)建立和維護數(shù)據(jù)庫，避免出現(xiàn)錯誤信息。

1.申請環(huán)節(jié)。在開展差旅之前，員工需要提交差旅申請，此外在差旅之后員工需要提交費用報銷申請，在這兩個申請環(huán)節(jié)，員工不需要自行輸入個人信息，系統(tǒng)自行從人力資源管理系統(tǒng)抓取相關(guān)主數(shù)據(jù)信息進入員工差旅費報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。

2.審批環(huán)節(jié)。在員工提交了差旅申請后，會需要一個審批流程來批準(zhǔn)員工可以開展差旅；在員工提交了費用報銷申請之后，還會需要一個審批流程來批準(zhǔn)員工發(fā)生的費用由公司承擔(dān)。這兩個審批環(huán)節(jié)，都需要一個組織架構(gòu)為基礎(chǔ)的審批流程設(shè)計，同樣的，系統(tǒng)已自行從人力資源管理系統(tǒng)獲取信息進入員工差旅費報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，并按照規(guī)定的審批流程完成設(shè)計。

3.考勤環(huán)節(jié)。員工差旅與員工考勤密切相關(guān)，員工考勤一直是人力資源管理的重要控制點，員工在差旅期間是不會有打卡記錄的，而此期間應(yīng)作為員工出勤，不應(yīng)因為未打卡而記錄為缺勤，通過兩個系統(tǒng)的交互，可以在人力資源系統(tǒng)中接收到員工差旅的相關(guān)信息，自動為員工記錄出勤。

（二）訂票代理系統(tǒng)與員工差旅費報銷系統(tǒng)的串聯(lián)

跨國集團在全球各公司均有訂票代理供應(yīng)商，訂票代理供應(yīng)商的系統(tǒng)可以與員工差旅費報銷系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)，一旦員工的差旅被批準(zhǔn)，差旅申請的號碼及相關(guān)信息會被自動交到訂票代理供應(yīng)商的系統(tǒng)，以便訂票代理在確認(rèn)此項是經(jīng)過批準(zhǔn)的有效申請的情況下，根據(jù)公司政策提供最優(yōu)行程方案及最優(yōu)成本方案的票務(wù)選擇，員工可通過登錄預(yù)先在訂票代理系統(tǒng)登記的賬號，與訂票代理進行溝通和確定票務(wù)方案。訂票代理系統(tǒng)確定的方案會被交互到員工差旅費報銷系統(tǒng)，以供員工在申請費用報銷時勾選訂票信息而不用自己輸入，在提升企業(yè)管理自動化水平的同時，避免員工在報銷時在不同系統(tǒng)中翻找原始憑據(jù)，節(jié)省時間，提高效率。

（三）公司信用卡與員工差旅費報銷系統(tǒng)的串聯(lián)

一般來說，員工在差旅過程中的花費通常由員工自行支出，差旅結(jié)束之后向公司申請報銷費用，或者員工采用借款的方式向公司預(yù)支出差的花費，差旅結(jié)束之后進行多退少補的結(jié)算。公司信用卡是在公司和銀行簽訂的公司信用卡協(xié)議框架下，由銀行向員工發(fā)行公司擔(dān)保下的以員工名義開立的信用卡。這樣做是基于員工差旅是因公司業(yè)務(wù)而發(fā)生，公司應(yīng)承擔(dān)費用。以員工名義開立的公司信用卡下掛在員工差旅費報銷系統(tǒng)的信用卡模塊，信用卡一旦發(fā)生費用，就會交互到員工差旅費報銷系統(tǒng)，供員工填制報銷單時勾選。如果信用卡同時發(fā)生了個人事項和公司事項，員工只允許勾選為公司事項發(fā)生的費用進行報銷。員工還需按照信用卡賬期還款，同時承擔(dān)個人消費部分。公司信用卡在保障員工在差旅過程中有足夠支出額度的同時，可以避免預(yù)計有大額差旅支出的情況下，員工采用借款的方式向公司預(yù)支大額的差旅費用，提高公司和個人的資金使用效率，同時員工在填制報銷時勾選的方式可以幫助員工快速回憶費用發(fā)生的事項，避免遺忘，提高效率。另外，這種以員工名義開立的公司信用卡是在銀企信用卡協(xié)議框架下，公司和員工都有明晰的權(quán)利和義務(wù)，提升信息透明度便于公司管理。

（四）電子影像掃描與員工差旅費報銷系統(tǒng)的串聯(lián)

電子影像掃描是發(fā)票處理和存儲電子化、實現(xiàn)無紙化管理的一種手段，依托OCR（Optical Character Recognition，光學(xué)字符識別）技術(shù)對原始憑證進行批量掃描、自動分組，高效完成報銷單據(jù)和影像的匹配，實現(xiàn)對原始單據(jù)的影像采集、上傳和管理，并實時跟蹤影像文件、紙質(zhì)票據(jù)的狀態(tài)和位置，支持財務(wù)平臺實時調(diào)閱影像。通過電子影像系統(tǒng)與員工差旅費報銷系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)基于影像的業(yè)務(wù)審批和財務(wù)審核乃至財務(wù)憑證制作，使具有審批權(quán)限的人能夠在進行電子審批的同時見到影像，提高流程時效。

（五）ERP會計信息處理系統(tǒng)與員工差旅費報銷系統(tǒng)的串聯(lián)

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）會計信息處理系統(tǒng)與員工差旅費報銷系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)是實現(xiàn)財務(wù)記賬的最后一環(huán)，也是關(guān)鍵一環(huán)，使經(jīng)過最終批準(zhǔn)的員工差旅報銷單自動生成應(yīng)付員工的會計憑證，以便在ERP系統(tǒng)進行付款操作。

員工差旅費報銷系統(tǒng)在從人力資源系統(tǒng)匹配員工工號等人力資源主數(shù)據(jù)的同時，也從ERP會計信息處理系統(tǒng)匹配員工應(yīng)付代碼等財務(wù)主數(shù)據(jù)。員工在填制差旅費報銷申請時，一旦選擇好其人力資源主數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就自行與員工在ERP中的員工應(yīng)付代碼主數(shù)據(jù)進行匹配，自動摘取員工的財務(wù)主數(shù)據(jù)在差旅費申請的相應(yīng)欄位，也就告訴了ERP會計信息處理系統(tǒng)此筆報銷是應(yīng)付相應(yīng)員工的差旅費。員工差旅費報銷系統(tǒng)還需自ERP會計信息處理系統(tǒng)摘取費用科目、稅率等信息建立數(shù)據(jù)庫，以便員工在填制報銷時按照發(fā)生的費用類型選擇相應(yīng)的費用科目、稅率、總金額等，經(jīng)過財務(wù)審批確認(rèn)無誤。經(jīng)過員工差旅費報銷系統(tǒng)設(shè)定的審批流程后，得到最終批準(zhǔn)的員工差旅報銷單中的員工的財務(wù)主數(shù)據(jù)、事由描述、費用科目、稅率、總金額等信息被自動摘取到ERP形成應(yīng)付員工的會計憑證，再按照公司付款流程進行付款。同時完成稅務(wù)信息采集和比對，以確保賬務(wù)和票務(wù)的一致性。此過程中ERP會計信息處理系統(tǒng)與員工差旅費報銷系統(tǒng)進行交互，實現(xiàn)財務(wù)記賬自動化，節(jié)省財務(wù)人員的時間，提高財務(wù)工作的效率，避免手工記賬差錯的產(chǎn)生。

三、結(jié)語

跨國公司大都傾向于使用信息化手段提高集團管理水平，不同職能部門會根據(jù)各自的管理要求制定相應(yīng)的信息化系統(tǒng)。本文基于跨國集團使用不同系統(tǒng)控制不同模塊的情況，通過闡述不同信息化模塊之間的多系統(tǒng)串聯(lián)，打通各系統(tǒng)之間的使用界限，解決了系統(tǒng)間各自為政的障礙，對構(gòu)建跨國集團多系統(tǒng)信息化集成應(yīng)用于員工差旅費報銷提供了初步的構(gòu)想。