精細化管理在企業(yè)費用控制中的運用

曾聰梅

伴隨著對新技術、新領域投資的擴大，資金來源是不可缺少的，因此，作為公司的每一個成員，需要在“費用削減”上磨礪力量。隨著近幾年汽車市場的競爭激化、人民幣貶值等原因造成的收益惡化，為了企業(yè)的長期持續(xù)發(fā)展，公司需要開展收益構造改革強化體制，需要企業(yè)實施精細化費用管理，加強費用管控，有效進行費用投放，給企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。

一、精細化管理在企業(yè)費用控制中的意義

精細化管理是一種管理理念和管理技術，是指結合具體企業(yè)實際業(yè)務和效益管理目標，加強企業(yè)培訓，提高員工專業(yè)化，使用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)化，建立全面費用預算管理體系，細化比價驗收規(guī)則，開展自制化活動，并通過好事例分享，全員參與重新審視自身的具體業(yè)務流程，細化工作要求，共同參與到費用精細化管理過程中，實現(xiàn)運營程序化、標準化，讓企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用，從而增加收益的一種管理模式。相比傳統(tǒng)管理模式，精細化管理更注重全員參與到企業(yè)運營的各個具體環(huán)節(jié)，注重事前和過程管理，在經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)實施降低費用，通過增強費用控制意識，改善費用控制方式和體系，加強費用細節(jié)管理，徹底消除浪費，將精細化管理運用到企業(yè)經(jīng)營的企劃、采購、銷售、服務的過程，最大限度地減少企業(yè)資源的占用，達到降低成本的主要目標。探究企業(yè)費用精細化管理，從整體上減少費用消耗有重要的意義。特別是2020年疫情背景下，隨著銷售的減少，更需要A企業(yè)實施精細化費用管理，以維持A企業(yè)在汽車銷售行業(yè)的領先地位。

二、企業(yè)費用控制中存在的問題

（一）費用控制意識薄弱問題

A企業(yè)在費用控制管理工作中，雖然已經(jīng)認識到費用管理的必要性，但仍存在費用控制意識薄弱的問題，沒有充分注重費用控制管理工作，缺乏專業(yè)的費用管理知識，不能結合企業(yè)具體的實際運營情況，進行精細化費用管理，未能及時找出費用管控中存在的問題，秉持“要想大回報需要大投入”的意識，認為不超過上年的費用即可。例如，A公司宣傳部門認為企業(yè)產(chǎn)品銷售需要有充分的廣告促銷費，銷售部門要求每年不斷增加車輛銷售獎勵金，單方面注重車輛銷售數(shù)量，存在有些車輛銷售越多越虧損的情況，由于缺乏費用的精細化管理理念，導致企業(yè)有限的資源未能得到有效運用，未能獲得最佳經(jīng)濟效益。

（二）費用控制方式問題

A企業(yè)在費用控制管理過程中，依然采用傳統(tǒng)費用管理方式。然而伴隨著企業(yè)不斷進步和發(fā)展，企業(yè)的業(yè)務內容和業(yè)務量、人員、部門也在逐漸增多，相關費用支出也愈發(fā)龐雜，由于缺乏準確的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的支持，不能準確迅速地對實際數(shù)據(jù)進行整合、處理和加工，導致無法及時對具體項目預算執(zhí)行情況和效果進行較為深入的分析，難以為企業(yè)重大決策提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，費用預算和實際費用投放之間有較大的差異，未能進行項目費用的精細化管理，阻礙管理目標順利實現(xiàn)。

（三）費用控制體系問題

企業(yè)費用管理籌劃目標主要參考去年實際加以設定，費用分解和攤銷以行政部門為單位簡單地按多年前計算的比例分攤，未能結合部門的職能和業(yè)務內容進行具體項目管理，業(yè)務部門認為只要是在年初賦予該部門的費用預算范圍內，就可以全額使用，缺乏相關體系化的制度規(guī)定，缺乏事前、過程管控，導致企業(yè)費用控制水平偏低，與企業(yè)運營發(fā)展目標背道而馳，不符合企業(yè)精細化管理要求，影響最終的管理效果。

三、精細化管理在企業(yè)費用控制中的運用

（一）強化費用精細化管理意識

企業(yè)費用精細化管理，需要上下一致，全員參與。首先，企業(yè)領導人員重視費用精細化管理觀念，以身作則，費用控制活動中加強精細化管理。其次，基層員工作為業(yè)務直接執(zhí)行者，也需要掌握正確的精細化管理方法，支持費用精細化管理工作，共同參與到提高企業(yè)費用精細化管理工作中，形成人人參與的局面，才能從整體上提高企業(yè)費用控制水平。近年來，A企業(yè)為了提高公司管理水平，增強費用管理意識，通過建立人事培訓組織，加強人配備，從企業(yè)長遠發(fā)展的高度培養(yǎng)人才。2019年A公司人事部門在公司內部舉辦了近40場培訓，歷時70多天，近800人次參加，培訓內容包括財務部對公司費用精細化管理方面的培訓。另外，A企業(yè)每年會給每個員工提供專項的培訓經(jīng)費，支持員工參加外部財務專業(yè)培訓。與此同時，A企業(yè)完善考核激勵機制，要求升遷必須完成相關的培訓，給企業(yè)費用精細化管理工作的順利開展奠定了基礎。通過企業(yè)人事和財務部加強宣傳和培訓工作，讓企業(yè)所有職工共同參與到精細化管理運用到企業(yè)費用控制活動中，從而加大管理力度，提高費用控制水平。當然，在意識培訓上，企業(yè)不能將費用管理簡單地等同于減少費用，認為費用支出越少越好，甚至影響到產(chǎn)品質量安全和顧客的滿意度，因為企業(yè)要取得競爭優(yōu)勢，不能單純減少費用，更要關注費用支出的效率，所以企業(yè)的費用管理活動應以費用效益化為衡量標準。例如，近年來A企業(yè)增加了培訓支出，培養(yǎng)員工的專業(yè)能力和人格魅力，形成企業(yè)文化和企業(yè)語言，增強員工的自豪感和積極性，培養(yǎng)人才，凝聚人心，提高企業(yè)競爭力，這些都是有效費用支出。

（二）改善費用控制方式

近年來A企業(yè)根據(jù)費用精細化管理要求，結合實際狀況，梳理業(yè)務流程，系統(tǒng)部、財務部、業(yè)務部門通力合作設計符合A企業(yè)行業(yè)和經(jīng)營特點的費用控制系統(tǒng)，通過運用信息系統(tǒng)，實現(xiàn)費用信息管理從項目企劃、報價、合同簽訂到驗收、費用報銷、記賬、預實分析各過程的整合，將部門的費用細化到具體項目，對各項目的計劃、使用實際、剩余等進行統(tǒng)計和控制，規(guī)范費用的項目管理，大幅提高費用項目數(shù)據(jù)的提供速度、準確性，從而實現(xiàn)費用控制管理的信息化，財務部人員能夠從基礎數(shù)據(jù)的加工中解脫出來，集中精力分析數(shù)據(jù)和查找出現(xiàn)問題的原因，能快速準確地評價實際和預算的差異及執(zhí)行效果，并為企業(yè)今后的運營發(fā)展預測提供參考依據(jù)，制定合理的費用使用戰(zhàn)略，合理分配資金資源，從而實現(xiàn)企業(yè)長遠發(fā)展。

（三）改進費用管理體系

企業(yè)費用精細化管理工作的落實，需要所有職工的共同努力，需要專業(yè)和業(yè)財結合型人才。要想費用精細化管理工作有序進行，需要建立全面費用預算管理體系，加強事前和過程控制，強化比價和驗收制度，有組織地開展業(yè)務自制化活動，通過全員好事例展示會加以推廣，進一步擴大活動范圍，從而實現(xiàn)全體員工重新審視自身的具體業(yè)務流程，細化工作要求，共同參與到費用精細化管理過程中的目的。

首先，在人員配置體系上，需要培養(yǎng)專業(yè)和業(yè)財結合型人才。財務人員不懂會計核算，不了解企業(yè)經(jīng)營狀況，會影響到企業(yè)費用控制效果。A企業(yè)為了費用控制的精細化管理，通過培養(yǎng)專業(yè)人才，每年派遣部分公司財務人員去母公司財務部門接受一年的培訓，學習優(yōu)秀的費用管理方式，并聘請外部專業(yè)機構，如進行費用比價驗收的培訓，學習同行業(yè)的費用管理的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗。為了培養(yǎng)業(yè)財結合型人才，近年來通過業(yè)務改善和廢止，提高財務人員工作效率的同時，調配部分財務人員輪崗到業(yè)務部門，具體了解業(yè)務，加強費用精細化管理，提高公司費用控制水平。

其次，建立全面費用預算管理體系，遵循總分、上下結合的原則，反復策劃調整，優(yōu)化費用。具體做法是：首先，預算編制從企業(yè)整體戰(zhàn)略目標需求出發(fā)，指定中長期戰(zhàn)略預算目標，并將預算目標分配到具體業(yè)務部門，各部門再結合自身情況編制各自的預算方案，由各部門的預算擔當收集取得部長簽字后，上報到財務部，然后由財務部對部門的預算草案進行匯總和審核，并根據(jù)需要召集相關部門進行預算的協(xié)調和調整，最后由財務部上報總經(jīng)理后審批。其次，每年的年中、第三季度根據(jù)之前的費用執(zhí)行情況，對上版預算進行調整。再次，加強預算實施過程控制。量化的預算分配到具體部門和項目后，定期確認各項目的預算使用和執(zhí)行效果，預算調整和追加需要經(jīng)由較高權限人員審批。最后，建立定期的預算匯報制度，通過系統(tǒng)采集、處理的數(shù)據(jù)，財務人員和業(yè)務人員及時分析產(chǎn)生的主客觀原因，是否可控因素，提出糾正預算偏差的財務對策，并定期召開費用控制的高層會議。

另外，改變以往事后控制的管理方式，加強事前和過程控制，強化比價和驗收制度。近年來，A企業(yè)強化事前費用控制體系，建立了明確的比價管理制度，明確比價的目的和使用范圍，以及業(yè)務部門和財務部門在比價過程中的職責。選定比價單位時，業(yè)務部門負責選擇具備承擔項目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織作為比價單位，規(guī)定比價單位須成立2年以上，具有獨立簽訂合同的權利和履行合同的能力，沒有處于被責令停業(yè)、財產(chǎn)被凍結、破產(chǎn)等異常經(jīng)營狀態(tài)；在資質審核方面，審核比價單位的成立時間及經(jīng)營范圍（營業(yè)執(zhí)照）、風險及股東情況（國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)）、信譽度（不在公司黑名單范圍）、業(yè)務經(jīng)驗等，如業(yè)務內容對從業(yè)人員資質有要求時，還應審核相關人員的資質，建立報價系統(tǒng)，提供歷年報價明細數(shù)據(jù)給業(yè)務、財務人員參考，對于不合理的報價，系統(tǒng)會自動報錯，設定權限事前審批項目是否執(zhí)行，審批內容包括業(yè)務實施必要性、是否可自制完成，對于不能自制完成的項目需要說明原因，從而實現(xiàn)事前控制費用。同時，為確保項目費用的合理性、真實性、準確性，加強對項目費用的預算控制，提高資源使用效率，合同簽署后，A企業(yè)明確現(xiàn)場驗收要求，現(xiàn)場驗收時重點關注人員、物料、消耗品、場地及其他設施，對報價單中各項目的現(xiàn)場驗收情況作相應記錄，對于實際情況與報價單的差異，需在活動現(xiàn)場向供應商溝通確認，了解導致差異的原因并分析其合理性，結合現(xiàn)場驗收及憑據(jù)審核結果，編制驗收報告，總結發(fā)現(xiàn)事項，并與供應商、相關業(yè)務人員溝通確認，項目費用經(jīng)驗收合格后，遵循公司付款流程，向供應商支付約定的服務費，并在付款申請書后面附上驗收報告。

除此之外，A企業(yè)開展業(yè)務自制化活動，為了將“合理有效使用資金”融入各部門方針中，A企業(yè)開展各部門切實推進自制化、費用效率化活動。在不影響業(yè)務實施的情況下，充分考慮性價比，強化對理念、技術的理解，節(jié)省經(jīng)費，活用人才，對于面向內部的活動最大限度自制化，各業(yè)務部門梳理業(yè)務流程，探討、明確各項中可以自制化的內容，通過活用人才、IT工具、精簡流程等手段，如細小到將企業(yè)單面打印改為雙面打印，公司產(chǎn)品手冊電子化，公司年會主持人從聘請外部公司轉為員工主持，視頻錄制自制化，大到利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化等手段，如大規(guī)模開發(fā)機器人，實現(xiàn)全年費用削減數(shù)千萬元。同時，公司通過全員好事例展示會，通過全員學習各部門好事例，進一步擴大活動范圍，全體員工重新審視自身具體業(yè)務流程，細化工作要求，共同參與到費用精細化管理過程中。

四、結語

要想實現(xiàn)精細化管理，需要提高企業(yè)員工的專業(yè)化水平，全員參與，樹立精細化費用管理意識，理解費用精細化管理的作用和效果，通過費用控制的信息化管理，做好費用控制執(zhí)行監(jiān)管工作，培養(yǎng)業(yè)財結合型人才，建立全面費用預算管理體系，通過事前報價、驗收體系建設，注重業(yè)務過程中自制化改善管理，強化事前和過程的細節(jié)管理，把握企業(yè)運營狀況和費用效果，控制好費用支出，有效縮減費用支出的同時，提高企業(yè)整體效益，從而實現(xiàn)企業(yè)長遠發(fā)展。