如何做好基層檔案管理工作

楊月美

常州市金壇區(qū)水利局薛埠水利管理服務站 江蘇常州 213200

國家機關為貫徹黨的路線、方針、政策而設立基層單位組織。他們是最為接近為人民服務 “最后一英里” 的實踐者、實施者、執(zhí)行者。他們重擔在肩，背負著貫徹黨和國家政策法規(guī)的使命。關系到黨委、政府的一項重要基礎性工作就是基層單位檔案工作，做好基層單位檔案管理工作，對促進基層單位發(fā)展具有十分重要的意義。

1 基層檔案管理工作中存在的問題

1.1 對基層檔案管理的重視度不高

這個問題早已不僅體現(xiàn)在部分工作人員和檔案管理人員，甚至有些上級領導對此工作的認知也嚴重不足。有的人不重視檔案管理，甚至檔案管理工作有些管理人員竟然從未做過相關工作，因此，在意識上存在一些誤區(qū)，如工作簡單無需任何技術，檔案管理工作沒有意義，檔案管理無非是對檔案的保管和檢索，出了問題有時會敷衍了事、推卸責任，這個問題對基層檔案管理工作的影響已經(jīng)非常嚴重。

1.2 檔案信息采集不完整

基層部門對檔案認識研究不深，使得基層檔案管理缺乏標準化，導致檔案收集整理歸檔的信息不對稱，檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一標準，基層檔案分類不明晰，使檔案缺乏權威性和完整性，給基層管理工作帶來困擾[1]。

1.3 檔案管理分散化

基層管理的多元管理決定了基層檔案管理的分散。如轄區(qū)企事業(yè)單位人事檔案由人事部門負責收集管理，企事業(yè)單位的業(yè)務、會議檔案由秘書部負責收集和管理，財務管理數(shù)據(jù)由財務部門負責收集和管理。當某企事業(yè)單位有排檔需求時，很難對其進行匯總，查閱非常困難，這導致工作效率十分低下。

1.4 檔案管理資金投入少，基礎設施較為薄弱

經(jīng)濟效益雖然重要，但絕不能是以犧牲基層檔案工作為代價，一些基層單位對檔案管理工作重視不夠，相關的投入嚴重匱乏，特別是檔案管理的硬件設施，如檔案管理室建設等，除濕設備，文件切割機，統(tǒng)一文件夾配置。這些設備的缺乏，直接導致檔案保管不力和現(xiàn)在容易存取的發(fā)霉、蛀蟲等現(xiàn)象，造成檔案的原始價值喪失，甚至嚴重脫離了檔案管理和單位、部門的發(fā)展。

2 如何做好基層檔案管理工作

2.1 強化基層檔案工作人員的檔案意識

首先最基礎的工作就是要加強檔案工作者的檔案意識。假若相關工作人員對基礎檔案工作的重要性不了解，就會在工作中不注意資料的保存，從而遺漏了應該保存的檔案。如果領導對檔案工作重視不夠，也就不會督促有關人員做好資料的收集整理工作。因此，有必要建立定期的檔案收集提醒機制和聯(lián)系指導制度。檔案工作負責人要每季度提醒、督促有關人員，幫助他們養(yǎng)成整理、收集資料的工作習慣，引導他們做好資料收集整理工作，形成檔案工作第一關口的良好機制。

2.2 加強基層檔案管理工作的標準化、科學化、規(guī)范化

加強基層檔案管理的規(guī)范化、科學化、規(guī)范化，應從及時性、完整性、分工明確入手。要在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《非備案文件銷毀辦法》的基礎上，最大限度地發(fā)揮檔案資料的價值，完善檔案。在這里，要盡量避免類似公文的重復和歸檔組合的混亂，形成備案文件以單位形成的文件為主的原則。從及時性上講，備案文件必須是已經(jīng)完成全部任務的文件，否則極易造成歸檔混亂和混亂。在完整性方面，檔案管理人員要分清主次，同時防止有效文件和歸檔文件的丟失。檔案管理人員可以將相似或相關的文件歸類到同一個文件中，也可以使用連續(xù)的序列號標識將文件存放在一起，在研究一個問題時，能在最短的時間內(nèi)解決問題，將項目中的所有文檔都取出，提高文檔的利用價值。分工明確，每個環(huán)節(jié)都要有專人負責，確保工作的有序順利[2]。

2.3 加快推進監(jiān)管信息系統(tǒng)建設

大數(shù)據(jù)時代的到來，標志著醫(yī)?；鸨O(jiān)管有了一條更加省時、省力的路子。積極建設和應用監(jiān)管信息系統(tǒng)，嚴格審核醫(yī)療保險經(jīng)辦機構的費用，可以有效規(guī)避人為因素帶來的風險，降低成本投入，促進監(jiān)管效率的進一步提高。我國應加強信息化建設，根據(jù)實際工作需要，完善監(jiān)管信息系統(tǒng)功能，全面覆蓋全國，徹底取代傳統(tǒng)的人工操作模式，確保醫(yī)?；鹦畔⒈O(jiān)管的長遠發(fā)展。地方要不斷完善和修訂監(jiān)測規(guī)則、監(jiān)測指標和智能監(jiān)測數(shù)據(jù)庫，提高醫(yī)療保險基金監(jiān)管效果，運用大數(shù)據(jù)技術，建立相關數(shù)據(jù)庫，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)保信息異常情況，增強醫(yī)?；鸨O(jiān)管能力。隨著智能化、信息化的快速發(fā)展，這對促進我國醫(yī)療保險基金監(jiān)管具有十分重要的意義。

2.4 確保檔案管理工作真正發(fā)揮服務作用

隨著社會的發(fā)展，檔案管理創(chuàng)新是一個亙古不變的課題?；鶎訂挝坏臋n案管理也不例外。一方面，要創(chuàng)新觀念。在管理過程中，要始終樹立創(chuàng)新理念，把檔案管理作為一項重要的業(yè)務工作，樹立檔案建設無小事的理念，注重創(chuàng)新和引導，保障檔案管理工作發(fā)揮出它應有的作用和意義。隨著社會的發(fā)展，檔案管理創(chuàng)新是一個永恒的課題。一方面，要創(chuàng)新觀念。在管理過程中，要始終樹立創(chuàng)新理念，把檔案管理作為一項重要的業(yè)務工作來抓，檔案建立絕不是無關緊要的小事，高度重視檔案管理創(chuàng)新，讓我國檔案管理工作不斷進步。

3 結語

總而言之，檔案管理的科學化、規(guī)范化是新時代、新形勢對基層單位的必然要求。要加強學習檔案管理在新時期的重要地位和作用，切實加強檔案管理工作，積極開創(chuàng)基層單位檔案管理新局面?；鶎訖n案管理是一項政策性、針對性、保密性、安全性強的工作。它是一個單位或部門日常工作中重要的一部分。