破產企業(yè)職工檔案管理思路與策略

文/江蘇省鹽城市東臺市東臺鎮(zhèn)人力資源社會保障服務中心 鄧曉霞

隨著經濟社會的迅猛發(fā)展，經濟體制改革逐漸深入，企業(yè)在這樣的環(huán)境之下，需要適應市場經濟進行改革和調整，如果企業(yè)不能夠有效適應復雜環(huán)境，無法在工作當中獲得突破的話，很容易被市場淘汰，因此增加了企業(yè)破產的概率。 針對這一情況，必須積極梳理破產企業(yè)職工檔案管理的思路，做好檔案信息的收集整理以及運用工作，保證檔案資料能夠給職工合法利益的獲得提供必要依據(jù)，同時還必須創(chuàng)新檔案管理方法，保證檔案管理工作的質量。

一、破產企業(yè)職工檔案管理概述

伴隨國家法律法規(guī)的不斷健全，給企業(yè)發(fā)展提出的要求也日益增加。企業(yè)在破產前需先向法院提出申請，通過之后才能處理破產后續(xù)問題。在企業(yè)符合破產申請要求的情況之下，當?shù)貦n案部門可實施對破產企業(yè)檔案的全面清查和管理，形成對企業(yè)破產情況的初步了解。檔案部門擔當?shù)闹匾熑问窃谄髽I(yè)進入破產階段之后，封存企業(yè)職工檔案，確保所有檔案有效追回，實施對全部人力資源管理的封鎖。在收回檔案之后，還需要針對檔案真實性與完整性展開核實檢查工作，對其中檔案有缺失的職工檔案資料實施補齊說明，并結合分類要求加強分類管理。考慮到不同的企業(yè)有著不同的涉及面，企業(yè)職工的檔案信息更是千差萬別，復雜繁瑣。所以，在破產開始階段就要做好有效的分類管理工作，針對破產企業(yè)檔案實施全面了解，以科學處理，使得職工在企業(yè)破產之后利益不受損失。在破產企業(yè)職工檔案交接環(huán)節(jié)，企業(yè)代表與職工代表需全程參與，目的是確保交接真實準確和有效，為日后破產企業(yè)職工檔案管理打下基礎。

二、破產企業(yè)職工檔案管理的原則

對于一個企業(yè)來說，職工檔案管理是營造良好用人環(huán)境的基礎以及前提條件，更是影響企業(yè)核心競爭力的一個重要因素。企業(yè)管理者可通過對職工檔案資料的分析，尤其是通過分析檔案流動方向與頻率把握人才心理需求與發(fā)展期望，了解人才求職心理，為企業(yè)優(yōu)化人力資源管理、實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。對此，檔案管理者在高度重視破產企業(yè)職工檔案管理的同時，要在實際工作當中遵循正確的原則，確保把好檔案管理的質量。一是精細化管理原則。破產企業(yè)職工檔案管理信息內容繁雜而豐富，和職工的切身利益密切相關，這就需要檔案管理者將精細化管理方法引入管理環(huán)節(jié)，把握檔案管理當中的各個細節(jié)，提高檔案管理的科學性和全面性，體現(xiàn)出檔案管理精益求精的訴求。二是人性化管理原則。管理從本質上看是一種以人為中心的工作，檔案管理同樣也是如此。破產企業(yè)職工檔案管理工作的質量關系到破產企業(yè)職工權益的維護，所以這項工作的實施必須要把以人為本落到實處，關注職工的具體需求，踐行人性化管理方法，并把以人為本的思想貫穿檔案管理工作的全過程。三是現(xiàn)代化管理原則。伴隨著現(xiàn)代科技事業(yè)的快速發(fā)展，信息技術在多個領域普遍運用，在檔案管理工作當中，信息技術也在不斷普及。破產企業(yè)職工檔案管理也需要與時俱進，在檔案的保管和利用方面引入現(xiàn)代化的管理方法，充分發(fā)揮技術的優(yōu)勢，踐行現(xiàn)代化管理原則，構建智能化和科學化的檔案管理體系，使得檔案資料能夠真正意義上發(fā)揮應有價值。

三、破產企業(yè)職工檔案管理思路與路徑分析

（一）樹立責任意識，優(yōu)化檔案管理。破產企業(yè)職工的權益要想得到更好的保障，首先需要把突破口放在保障破產企業(yè)職工檔案管理層面，主要是因為破產企業(yè)職工檔案關系到職工身份的核定、離退休職工福利政策落實、養(yǎng)老金發(fā)放等和切身利益相關的問題。如果不能夠妥善處理好這些問題，會造成大量的群眾投訴上訪事件，從而威脅社會的穩(wěn)定，影響和諧社會建設。對于破產企業(yè)職工檔案管理來說，由于破產企業(yè)職工檔案管理首先要做好職工檔案的移交工作，而在這一工作環(huán)節(jié)需要做好嚴格把控，避免在移交工作當中因為細節(jié)疏漏而出現(xiàn)檔案信息丟失等不良問題。在檔案交接工作當中，可成立專門的破產企業(yè)職工檔案移交工作小組，并將這一管理納入部門的重點工作體系，確定有關部門的責任，并對各項任務進行細化安排，提高組織協(xié)調與業(yè)務指導，同時還要做好對整個過程的監(jiān)督。與此同時，主動和企業(yè)主管部門協(xié)調商討，針對破產企業(yè)職工檔案的相關問題進行互動，做好歸檔指導工作，保證檔案資料的規(guī)范化和合理化處理。另外，需要做好宣傳工作，宣傳普及破產企業(yè)職工檔案管理的重要價值。在宣傳工作當中，可以積極運用電視、報紙、互聯(lián)網等傳統(tǒng)媒體和新媒體工具擴大宣傳范圍和影響力，利用多渠道和多元形式的宣傳使得破產企業(yè)的職工檔案處理辦法得到各方關注，強化檔案管理人員的法制意識，并在整個社會構建良性輿論氛圍。這樣在對破產企業(yè)職工檔案進行管理和利用的過程中可以減少失誤，提高工作效率，明確各方的責任，避免實際工作當中的矛盾與沖突。

（二）加強服務觀念，做好檔案利用。破產企業(yè)職工檔案涉及的人數(shù)眾多，從時間上看也有著很大的跨度，因此在這一工作的處理當中檔案資料丟失、損壞等問題時有發(fā)生，導致檔案資料不夠完善，進而影響到檔案信息的后續(xù)利用。破產企業(yè)職工因為要辦理之后的人員補貼、特殊工種退休等工作，對于檔案的使用頻率很高，很多工作的完成需要通過查閱檔案的方法完成，所以保證破產企業(yè)職工檔案的有效利用顯得尤為重要。針對這樣的情況，檔案管理人員需要建立良好的服務觀念，以耐心周到而又熱情的服務，協(xié)助破產企業(yè)主管部門服務好廣大職工的檔案利用，切實給職工提供實實在在的便利。在這一過程當中，尤其要落實服務承諾制以及首問責任制，為了提高服務工作的效率和質量，設置預約查檔、延長查檔時間、休息日特事特辦的檔案利用模式，以便讓破產企業(yè)職工在查找檔案過程當中得到必要的支持，優(yōu)化檔案利用服務。為了有效提升檔案服務質量，干部們可以和破產企業(yè)主管部門加強合作，針對破產企業(yè)的職工檔案實施重整，針對檔案當中有關人員調動、工資調整、人力資源管理有關的檔案信息，實施重點整理與編目，使得職工在查閱和利用時更加便捷。在做好檔案整理工作之后，可以根據(jù)檔案管理要求以及職工的實際需要實施檔案資料的開放性管理，對于部分和群眾利益息息相關的職工檔案信息可以實施免費開放。在檔案服務和檔案資料的利用過程當中，積極引入現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分體現(xiàn)現(xiàn)代信息技術手段的優(yōu)勢，是一個值得關注的問題。在破產企業(yè)職工檔案管理方面，可以建立專門的信息化管理系統(tǒng)，對職工的檔案資料進行有效錄入，構建電子檔案，促進信息更新和補充，使得這些檔案信息能夠用創(chuàng)新介質進行存檔處理和利用，保證檔案資料的應用價值。在系統(tǒng)的維護和運轉當中，要有專業(yè)人員負責維護和管理，與此同時，做好檔案信息的安全管理，加強安全加密技術和防火墻技術，最大化維護信息的安全性。

（三）樹立質量觀念，加強規(guī)范管理。對于破產企業(yè)職工檔案管理工作來說，確保檔案的完整全面，維護檔案管理的安全性，促進檔案處理規(guī)范有序，是當務之急，而要真正達成這樣的目標，必須把質量管理觀念貫徹落實到破產企業(yè)職工檔案管理的全過程，基于規(guī)范管理視角確保檔案的科學化和高質量管理。為了確保檔案管理規(guī)范化以及高質量，必須重點做好以下幾個方面的工作：一是做好人員培訓。在檔案管理人員的教育培訓當中，需要堅持理論和實踐相結合的方式，積極引入現(xiàn)代化的培訓手段與培訓方法，比如集中培訓、遠程教育、專題講座、實操訓練等等，有效傳授破產企業(yè)檔案管理的多方面知識與技能，同時注意增加檔案信息化管理的培訓內容，優(yōu)化檔案管理者的知識結構，使其能夠憑借專業(yè)素質和良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，保證檔案工作的質量。二是提供必要的資金支持。破產企業(yè)職工檔案管理需要有充足的經費，保證各項管理工作的落實，所以可以劃撥專項資金，用來進行破產企業(yè)職工檔案管理，同時注意購置和檔案管理有關的設施設備，滿足檔案管理工作的實施要求。三是做好監(jiān)督指導與檢查工作。在企業(yè)進入破產階段之后，需要和企業(yè)主管部門協(xié)調，保證檔案移交的順利推進，在開展破產清理之后，可由專門檔案管理人員協(xié)助指導完成清算，對整個過程進行科學監(jiān)督，維護檔案的完整與安全。在這一工作當中，可以組建專門的監(jiān)督指導工作小組，確保每個小組成員都能夠明確各自的監(jiān)督職責，形成長效監(jiān)督機制。

破產企業(yè)檔案的管理關乎企業(yè)職工的根本利益，同時也關系到社會的穩(wěn)定與和諧。抓好破產企業(yè)職工檔案管理工作是一項便民利民的服務措施，不過這一工作的實施難度大、要求高，需要提出創(chuàng)新性和科學化的檔案管理思路與管理路徑，保證檔案信息的合理化利用。破產企業(yè)職工檔案管理具有復雜性和綜合性特征，所以在工作的實施環(huán)節(jié)，必須增強責任意識以及服務意識，同時還需要保證檔案管理的規(guī)范化，以便提高檔案管理質量，消除以往破產企業(yè)檔案管理當中的不良問題。