如何提高企業(yè)設備隨機資料檔案管理水平

文/中化泉州石化有限公司 王春香

作為石化企業(yè)生產過程中至關重要的固定資產，不同設備在購置、安裝、應用、檢修、改造以及報廢等環(huán)節(jié)會形成具有較高利用價值的隨機檔案資料，這些隨機檔案資料存儲形式具體包括文字、聲像以及圖樣等，通過對設備隨機檔案的有效利用，可以為企業(yè)相關發(fā)展決策的制定提供重要參考。但是縱觀現(xiàn)階段設備隨機檔案管理工作的開展，多種因素的影響使得當前隨機檔案管理尚存諸多問題，不僅影響到設備隨機檔案作用及其價值的體現(xiàn)，甚至影響到石化企業(yè)生產作業(yè)的順利開展。也正因此，進行設備隨機檔案管理的深入探析，對促進企業(yè)長久發(fā)展有著至關重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)設備隨機檔案的形成

設備隨機檔案是相關機械設備在工程各個階段中形成的隨機性檔案資料，具體包括以下幾方面內容：1.質量證明文件。包括產品合格證工序檢驗記錄、檢測數(shù)據(jù)、原材料質量證明、檢驗記錄、特種設備制造監(jiān)督檢驗證書、經營許可證、特種設備制造許可證、ISO質量體系認證等。2.隨機資料。使用說明書、設備易損清單、技術操作維護手冊、圖紙等。

二、設備隨機檔案管理存在問題分析

（一）設備隨機檔案未全面收集。部分石化企業(yè)針對設備隨機檔案的收集不全面、不完整的問題，只是在管理期間進行零散資料文件的收集，未系統(tǒng)性、完整性收集設備隨機檔案。例如部分企業(yè)在收集設備隨機檔案期間，僅是對設備使用說明書、產品合格證、圖紙隨機材料的收集，而針對設備易損清單、工序檢驗記錄、部件檢驗記錄等隨機資料的收集缺乏重視，甚至部分企業(yè)在檔案管理工作開展期間并未設置設備隨機檔案這一門類，導致設備隨機檔案無法重復發(fā)揮出應有的作用與價值。

（二）設備隨機檔案整編不合理。設備隨機檔案檔號編寫主要包括按照型號，或者是按照臺（套）進行編寫。而分析現(xiàn)階段企業(yè)設備隨機檔案的具體管理，部分隨機資料未按照規(guī)定要求整編，在實際資料整理過程中，檔案管理部門未要求供應商按照規(guī)定的規(guī)范進行隨機資料整編，進而出現(xiàn)隨機資料組冊不規(guī)范、其資料封面封皮未按照規(guī)定要求制作、資料內容簽章不到位、頁碼編寫不規(guī)范、文件裝訂不合理等問題，使得隨機檔案的整理與收集雜亂、復雜。而在具體檔案管理過程中，因隨機資料整編不合理，使得檔案資料管理工作的開展受到嚴重影響。

（三）設備隨機檔案管理不合理。部分石化企業(yè)在設備隨機檔案管理期間，存在以下問題：1.部分隨機檔案存在人為修改的現(xiàn)象。2.隨機檔案管理期間未進行有效的搜集與整理，導致部分隨機檔案缺乏完整性。3.部分隨機檔案未明確日期、沒有審核人簽字、未體現(xiàn)記錄人，使得檔案資料不具備管理與存儲價值。4.部分隨機檔案管理未按照封面、文件目錄、企業(yè)資質、設備出廠檢驗放行單、質量證明文件等順序進行歸檔，對后續(xù)檔案管理工作中，相關文件資料的查閱與利用產生嚴重影響。

三、設備隨機檔案問題成因分析

（一）設備隨機檔案管理意識匱乏。部分石化企業(yè)在運行發(fā)展過程中對設備隨機檔案管理缺乏應有的重視度，認為設備隨機檔案管理可有可無。其實不然，作為設備檔案中的重要組成，設備隨機檔案有著至關重要的作用，對后續(xù)設備維護、改造等工作的開展有著重要影響。與此同時，石化企業(yè)運行、生產作業(yè)中涉及大量設備的應用，例如生產設備、辦公設備、科研設備等，若石化企業(yè)相關領導、檔案管理人員對設備隨機檔案管理缺乏重視，那么設備隨機檔案管理無法發(fā)揮出應有的價值和作用，影響到石化企業(yè)對相關機械設備的利用效果。

（二）設備隨機檔案管理缺乏執(zhí)行力。大部分石化企業(yè)在設備檔案管理期間未結合具體情況進行設備隨機檔案歸檔范圍的有效劃分，這就導致檔案管理部門針對隨機檔案的收集與歸檔，僅是其他部門單位提交什么資料，檔案部門就歸檔什么材料。由此體現(xiàn)出設備隨機檔案管理存在的隨意性，使得當前大部分石化企業(yè)對設備隨機檔案的管理呈現(xiàn)出不全面、不細致的狀態(tài)。即使部分石化企業(yè)針對隨機檔案設置明確的歸檔范圍，但是在具體歸檔過程中其歸檔執(zhí)行力度相對較低，使得檔案管理工作開展受到諸多限制。

（三）缺乏對設備隨機檔案的認知。部分石化企業(yè)在檔案管理工作開展期間，缺少對設備隨機檔案的正確認知，不了解隨機檔案管理的重要性。以壓力容器設備為例，此設備為石化企業(yè)自制專用設備，會依據(jù)石化企業(yè)的具體生產需求與要求而進行制造，具有“易燃、易爆”等特點，是石化企業(yè)核心設備之一。但是近年來壓力容器設備安全事故頻繁出現(xiàn)，嚴重影響到石化企業(yè)發(fā)展以及人員生命安全。但是在設備隨機檔案形成期間，管理人員僅會進行檔案資料的收集、管理以及歸檔，而針對壓力容器設備隨機檔案的形成缺乏認知，導致設備維修、改造期間無法提供有效、準確的現(xiàn)場服務。

四、設備隨機檔案管理對策

（一）參與設備開箱驗收。分析以往設備隨機檔案管理，受到人員意識匱乏等因素的影響，導致石化企業(yè)在開展設備開箱驗收工作時，從未讓檔案管理部門參與其中，使得設備隨機檔案資料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象，無法在管理期間將全部設備隨機檔案收集完全。影響到后續(xù)設備維護改造工作的有效開展，無法充分發(fā)揮出檔案管理的作用與價值。鑒于此，石化企業(yè)需依據(jù)設備隨機檔案管理現(xiàn)狀，構建并落實完善的歸檔制度，要求相關工作人員在開展設備外購時，必須按照規(guī)定要求檔案管理部門參與其中。與此同時，物資部門需在驗收階段將設備隨機檔案清單提供給檔案管理部門，實現(xiàn)各個階段設備隨機資料都能被檔案管理部門全面收集，避免出現(xiàn)設備隨機檔案資料大量丟失現(xiàn)象。以茂名石化企業(yè)為例，2006年乙烯擴建項目開展期間，該企業(yè)檔案部門為提升設備部門檔案查閱的便利性與有效性，通過主動服務的形式到現(xiàn)場進行設備開箱資料的收集，在縮減隨機檔案收集時間的同時，為設備盡快投入使用作出巨大貢獻。

（二）參與項目驗收。在各項目驗收階段，需要將涉及設備安裝的項目清單提交至檔案管理部門。并且在設備驗收的全過程中，檔案部門需要派遣管理人員與安裝、使用部門一同開箱驗收，對新設備的供貨日期、清單全面掌握。等到設備安裝完畢，石化企業(yè)應要求設備安裝單位將設備隨機檔案全面收集與整理，將全部設備隨機檔案裝訂完畢后交至檔案管理部門進行歸檔。與此同時，石化企業(yè)檔案管理部門需要依據(jù)物資處所提供的檔案資料，以及設備安裝單位所提供的檔案資料進行匯總、歸檔，實現(xiàn)對設備隨機檔案的全面收集。通過上述工作的開展，轉變以往設備隨機檔案收集不全面的現(xiàn)狀，避免出現(xiàn)設備安裝單位提交多少設備隨機檔案，檔案管理部門就收集多少檔案資料的問題，提升設備隨機檔案收集的全面性與合理性，從根本上消除設備隨機檔案分散、流失問題，為后續(xù)設備維護、改造等工作的開展提供全面檔案資料。

（三）進行設備隨機檔案管理認知的強化。設備檔案是指石化企業(yè)運行發(fā)展期間重要固定資產（如設備、儀表、儀器等）在購置階段、安裝調試階段、設備運行階段、維護維修階段形成的高價值資料信息，其檔案載體包括文字、聲像、圖標等形式。而設備隨機檔案作為其中重要組成部分，是后續(xù)設備管理、維護工作開展的重要憑證與依據(jù)。所以，必須加大對設備隨機檔案管理的重視度，石化企業(yè)需引導相關領導、檔案管理人員正視檔案管理工作的重要性與必要性，將設備隨機檔案管理納入檔案部門系統(tǒng)管理工作中。與此同時，將設備隨機檔案管理與設備計劃管理、設備維護管理、設備采購供應管理等工作緊密銜接，引導石化企業(yè)其他部門認識檔案管理的重要性，實現(xiàn)對設備隨機檔案形成、收集、歸檔等工作的完善，進一步提升設備隨機檔案管理效果。

（四）進行歸檔范圍與職責的強化。要想進一步提升設備隨機檔案管理水平，必須在隨機檔案管理過程中秉持“應歸盡歸”的原則，依據(jù)對實際情況的分析，進行設備隨機檔案歸檔范圍與職責的明確與具體劃分，針對設備隨機檔案歸檔范圍的明確，具體包括：設備裝箱清單、資料清單、產品合格證、產品質量說明書、制造廠樣本、產品規(guī)格書、產品使用說明書等。與此同時，對各個部門設備隨機檔案歸檔職責進行明確，要求各個部門必須按照規(guī)定要求提供完善且合理的設備隨機檔案，確保設備隨機檔案管理的順利開展。針對職責的具體劃分，包括：結構處，主要負責對使用說明書、安裝圖、運行手冊、裝配圖、各系統(tǒng)操作手冊、維護手冊進行編制和設計；采購管理處，主要負責對資料到場情況進行有效跟蹤，并與供應商對需要提交的材料資料進行合同約定。采購處需要求供應商按照規(guī)定進行資料包裝，避免在運輸期間出現(xiàn)材料丟失現(xiàn)象。與此同時，需要按照規(guī)定在提交相關資料時進行附屬資料的提供；生產管理部門，主要負責對相關隨機資料內容與外協(xié)加工單位進行合同約定。要求在資料提供時務必做好保障工作，避免資料內容丟失；質量管理部門，主要負責對外協(xié)作加工資料、自制件資料的具體到場情況進行跟蹤監(jiān)督；工程管理處，對隨機資料的整理、收集以及移交指派專人負責。與此同時，檔案管理人員需要在項目經理到場后第一時間進行提交資料的確定，然后將具體資料內容情況反饋至采購管理處、結構一處、生產管理處、結構二處、智聯(lián)管理部門以及項目管理部等。此外，可依據(jù)設備全壽命周期，構建完善的“一臺一檔”管理制度，要求企業(yè)各個部門緊密配合檔案管理部門，實現(xiàn)對設備隨機檔案的動態(tài)管理。以茂名石化企業(yè)為例，2013年，該企業(yè)全面落實“一臺一檔”細則，要求設備以安裝順序、位號開始動態(tài)化管理，并取得顯著管理效果。

（五）進行檔案“管用”矛盾的解決。現(xiàn)階段設備隨機檔案存在歸檔不全面問題的主要因素包括檔案“管用”問題，若在具體隨機檔案管理過程中進行“用”的強調，而對“管”的工作開展缺乏重視，極易導致隨機檔案管理期間出現(xiàn)檔案資料不全面的現(xiàn)象。若在具體檔案管理期間強調“管”而不重視對隨機檔案資料的“用”，則會導致設備隨機檔案管理出現(xiàn)本末倒置的現(xiàn)象。隨機檔案管理工作開展主要目的在于對隨機檔案資料利用價值的發(fā)揮，切不可為達到“管”的目的而開展管理工作。鑒于此，要想實現(xiàn)對“管用”矛盾問題的有效解決，石化企業(yè)可以在具體管理期間秉持統(tǒng)籌兼顧的原則來深入分析研究所存在的問題。例如在具體管理期間，針對設備隨機檔案的利用，需首先進行隨機檔案資料的等級編號，然后再進行借閱利用的辦理。此外，需要在管理期間對設備隨機檔案資料備份，一份存留于檔案管理部門，另一份則為其他部門所利用。通過對上述方法的有效利用，實現(xiàn)對檔案隨機管理水平的大幅度提升。

（六）進行設備隨機檔案整編規(guī)范。要想進一步提升設備隨機檔案管理水平，規(guī)范檔案整編標準與要求是基礎前提，確保其隨機資料按照規(guī)定要求歸檔管理?；诖?，針對隨機檔案整編的具體規(guī)范，包括：1.封面、封皮要求。按照規(guī)定要求進行資料封皮、封面的制作，其字體、命名等必須符合要求，例如“XXXX100萬噸/年乙烯及煉油改擴建項目XXXXXX裝置XXXX隨機文件”；規(guī)定封皮、封面中“正本”“副本”等字樣在右上角處體現(xiàn)，并利用紅色印泥標記；規(guī)定封面第一頁內容需要與牛皮紙封皮內容一致；禁止利用活頁夾、鐵釘、膠等方式進行資料裝訂，需利用白棉線以三孔形式裝訂。2.簽章要求。強調正文內容不可缺少蓋章，封皮、目錄位置無須蓋章；必須確保蓋章清晰明確；必須確保壓力容器、特種設備、機電類特種設備竣工圖蓋章完整且清晰；相關檢測、試驗報告相關負責人簽字處不得空缺，需利用不易褪色的材料書寫。3.頁碼編寫。頁碼編寫格式參照“1、2、3、4、5”格式，在頁面右下方放置頁碼，封面無須設置頁碼，每一卷頁碼必須從頁碼“1”開始。4.文件裝訂。文件裝訂需整卷裝訂，裝訂側打三孔，按照規(guī)定要求控制打孔距離與位置；可利用無酸膠水將小于A4篇幅的資料粘在左上角處；控制裝訂厚度低于40mm；裝訂線頭需在文件資料背面，且控制文件裝訂的規(guī)范性、合理性。

（七）強化檔案管理人員專業(yè)能力。檔案管理人員自身素質水平、業(yè)務能力直接影響到設備隨機檔案的管理效果，決定了石化企業(yè)隨機檔案管理水平。再加上設備隨機檔案管理有著較高的專業(yè)性要求，所以石化企業(yè)必須保證檔案管理人員具備較強的素質能力，通過對人員能力、職業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，實現(xiàn)管理人員對隨機檔案管理工作的勝任。鑒于此，在具體管理期間，石化企業(yè)需制定長久有效的培育機制，要求檔案管理人員定期參與培訓活動，結合培訓考核的開展，確保管理人員只有具備達到標準的業(yè)務能力與職業(yè)素養(yǎng)才能回到工作崗位，若人員在培訓期間未通過考核，必須結合具體情況繼續(xù)對相關管理知識、技能進行學習。與此同時，對培訓期間表現(xiàn)優(yōu)異的人員，提供外出深造、學習的機會，進而幫助管理人員不斷革新自身管理思維與方法。此外，構建完善激勵制度，分別對工作期間表現(xiàn)優(yōu)異和表現(xiàn)不良者分別予以獎勵和懲罰，進而調動人員積極性，進一步提升隨機檔案的管理水平。

五、結語

綜上所述，作為石化企業(yè)設備檔案中的核心組成，設備隨機檔案資料管理關乎石化企業(yè)設備管理的整體效果，影響到石化企業(yè)設備的具體應用與管理。鑒于此，石化企業(yè)要想提升設備隨機檔案管理水平，必須深入探析當前管理工作中尚存問題及其問題成因，以科學解決對策為指導，提升設備隨機檔案管理水平，最大化發(fā)揮出設備隨機檔案材料的作用與價值，為石化企業(yè)設備的管理與維護提供重要憑證與依據(jù)。