淺談新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

文/濟(jì)南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院 王紅玉

檔案管理工作不僅為企事業(yè)單位提供了確鑿的數(shù)據(jù)參考，而且也為各項(xiàng)工作的順利展開提供了重要依據(jù)。目前，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的推廣應(yīng)用，使得檔案利用率大幅提升，檔案的查詢、借閱、使用、保管等工作流程逐步趨于規(guī)范化、程序化與標(biāo)準(zhǔn)化，在這一背景之下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)以信息技術(shù)為載體，在工作當(dāng)中不斷創(chuàng)新管理模式與方法，不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷夯實(shí)應(yīng)用技術(shù)根基，在為各部門提供便捷高效服務(wù)的同時(shí)，加快推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性分析

（一）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐步被先進(jìn)的信息化管理模式所取代，過去的紙質(zhì)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年遞減態(tài)勢(shì)，各企事業(yè)單位在傳遞檔案信息時(shí)，完全可以借助于互聯(lián)網(wǎng)的共享功能實(shí)現(xiàn)異地傳輸，而不受時(shí)間和空間的限制，這就大大減少了中間信息交換與傳遞過程，提高了單位工作效率。目前，社會(huì)各領(lǐng)域均已實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，建立了專屬的檔案信息管理平臺(tái)，在這種時(shí)代發(fā)展大趨勢(shì)的帶動(dòng)下，檔案管理現(xiàn)代化將成為未來檔案管理的必然趨勢(shì)。

（二）減少繁瑣的工作流程。檔案管理現(xiàn)代化主要是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)建立一個(gè)集檢索、加密、閱覽、保存等多項(xiàng)功能于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)只需要人工簡(jiǎn)單操作便可以對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、篩選、歸檔，不再像過去紙質(zhì)檔案管理那樣需要大量的人力資源，耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行收集與歸檔，現(xiàn)在節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率，而且也能夠確保檔案資料的完整性與保真性。另外，在檢索查詢所需的檔案資料時(shí)，檔案管理人員只需要輸入檔案資料的關(guān)鍵詞即可，大大簡(jiǎn)化了工作流程。

（三）占用空間小，存儲(chǔ)信息量大。過去，在保管紙質(zhì)檔案資料時(shí)，往往需要一個(gè)獨(dú)立的保存空間，而且紙質(zhì)檔案極易受潮或者被盜，給管理工作增加了難度。而檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，使大部分紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，比如工程圖紙，可以借助于掃描儀與數(shù)碼照相設(shè)備將其轉(zhuǎn)化為可以長(zhǎng)期存儲(chǔ)的圖片格式，這就避免了圖紙丟失或者受潮現(xiàn)象的發(fā)生。另外，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠建立一個(gè)存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)信息的檔案數(shù)據(jù)庫，所有檔案資料都可以存儲(chǔ)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這就節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間，給檔案管理人員提供了諸多便利條件。

二、檔案管理工作的不足之處

（一）管理意識(shí)淡薄，工作進(jìn)程滯后。檔案管理現(xiàn)代化不僅僅體現(xiàn)工作載體的先進(jìn)性，同時(shí)，對(duì)管理人員的管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)也提出了嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。但是，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，部分檔案管理人員認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，既不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也不會(huì)給單位造成經(jīng)濟(jì)損失，因此，在這種心理的驅(qū)使下，常常將個(gè)人負(fù)面情緒帶到實(shí)際工作當(dāng)中，使檔案管理工作進(jìn)程嚴(yán)重滯后，給各項(xiàng)工作的順暢銜接造成惡劣影響。另外，雖然各單位建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但是，一些管理人員依然沿用過去的工作模式，以至于檔案信息管理系統(tǒng)的升級(jí)速度緩慢，進(jìn)而埋下了重大的安全隱患，檔案信息的丟失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

（二）重視力度欠缺，投入資金不足。檔案管理現(xiàn)代化需要投入必要的硬件設(shè)施與系統(tǒng)軟件，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備等，但是，部分單位的管理層領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)省資金，往往購置一些價(jià)格低廉的劣質(zhì)品，導(dǎo)致硬件設(shè)施頻頻發(fā)生運(yùn)行故障，給檔案資料的安全存儲(chǔ)帶來了諸多負(fù)面影響。與此同時(shí)，一些管理層領(lǐng)導(dǎo)往往將關(guān)注焦點(diǎn)全部放在單位的經(jīng)濟(jì)效益方面，忽略了檔案基礎(chǔ)管理工作的重要性，在設(shè)置檔案管理工作崗位時(shí)，并未設(shè)置專職崗位，而是由其他業(yè)務(wù)部門人員兼職管理檔案資料，這種管理格局不僅給檔案現(xiàn)代化與規(guī)范化管理制造了障礙，也使企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃成為一紙空文。

（三）工作流程形式化，工作態(tài)度隨意化。檔案信息管理系統(tǒng)的建立需要對(duì)過去的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即通過掃描儀或者數(shù)碼攝像與照相設(shè)備將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子文檔或者圖片影像信息。但是，檔案管理人員在工作當(dāng)中，完全按照固定的工作套路，不分檔案的保密級(jí)別，不分檔案內(nèi)容的輕重緩急，采取“全盤端”的工作方式，將所有紙質(zhì)資料全部轉(zhuǎn)化為電子文檔，這就使得檔案管理工作雪上加霜，不但對(duì)檔案內(nèi)容的細(xì)化與分類造成不利影響，同時(shí)，也嚴(yán)重影響了工作進(jìn)度。另外，部分檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)化為電子檔案，失去了保管的必要性，因此，對(duì)一些紙質(zhì)檔案隨意丟棄，隨意放置，造成大量的原始紙質(zhì)檔案丟失，進(jìn)而給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失。

三、新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

（一）根據(jù)檔案保密級(jí)別，建立資源共享機(jī)制。檔案資料的保密級(jí)別通常劃分為普通級(jí)、秘密級(jí)以及機(jī)密級(jí)，隨著檔案信息管理平臺(tái)的建立，各單位對(duì)電子檔案的保密級(jí)別制定新的規(guī)定，尤其是一些具備成功管理經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)單位，為了使單位與外界相關(guān)的機(jī)構(gòu)建立起長(zhǎng)期合作往來關(guān)系，進(jìn)一步加強(qiáng)行業(yè)間的溝通與交流頻次，往往將一些保密級(jí)別較低的檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，或者將一些管理者查閱的經(jīng)濟(jì)檔案資料通過局域網(wǎng)實(shí)行內(nèi)部共享，這樣一來，不僅為各項(xiàng)工作的高效展開提供了重要的數(shù)據(jù)信息支持，而且也為行業(yè)間的互助共進(jìn)提供了先決保障。因此，在這一背景之下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與信息平臺(tái)的技術(shù)人員達(dá)成共識(shí)：一方面，確定檔案資料的保密級(jí)別；另一方面，利用信息系統(tǒng)的資料共享功能，將一些基礎(chǔ)性資料在互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)內(nèi)部共享，這樣一來，給檔案資料的需求者提供了諸多便利條件，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利展開。

（二）設(shè)置系統(tǒng)登錄權(quán)限，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)。由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性特征，使得一些檔案資料容易被惡意竊取，給單位帶來經(jīng)濟(jì)與名譽(yù)損失，為了避免這種情況發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)聯(lián)合技術(shù)人員對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置登錄權(quán)限。比如技術(shù)類檔案，只有主管領(lǐng)導(dǎo)、工程師以及技術(shù)部門有權(quán)查看，而基建類檔案，只有主管領(lǐng)導(dǎo)與參與基礎(chǔ)建設(shè)的相關(guān)人員有權(quán)查看。為了確保檔案資料的安全性，除了設(shè)置登錄權(quán)限外，也可以通過指紋驗(yàn)證、人臉識(shí)別、復(fù)雜密碼等方式來提高檔案資料的保密級(jí)別。此外，對(duì)于檔案管理人員而言，是檔案信息系統(tǒng)的直接操作者，因此，檔案管理人員必須樹立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)，任何人不得泄露單位的檔案信息。

（三）打造智能管理格局，明確現(xiàn)代管理模式。智能管理包括檔案資料的智能化查詢、智能化借閱、智能化保管等多項(xiàng)工作內(nèi)容，其中智能化查詢主要是利用信息管理系統(tǒng)的智能檢索功能，事先設(shè)定關(guān)鍵字詞的檢索程序，檔案資料的需求者只要輸入檔案的關(guān)鍵字詞，顯示屏上即可以顯示檔案資料的全稱，然后在諸多相近的檔案名稱當(dāng)中快速找到所需資料。智能化借閱是利用檔案信息管理系統(tǒng)的智能審簽功能，各部門在提出檔案借閱申請(qǐng)后，主管領(lǐng)導(dǎo)只需要在系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行一鍵操作審核，就可以完成檔案資料的借閱流程，為借閱者提供了極大方便。智能化保管主要是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在系統(tǒng)當(dāng)中形成一個(gè)信息存儲(chǔ)量大的檔案數(shù)據(jù)庫，所有檔案資料都可以存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。因此，檔案管理人員需要熟練掌握檔案信息系統(tǒng)的操作流程與技巧，進(jìn)一步明確檔案現(xiàn)代化管理模式的具體內(nèi)容，以便于在實(shí)際工作中游刃有余。

（四）創(chuàng)新服務(wù)模式，彰顯檔案價(jià)值。檔案現(xiàn)代化管理模式的建立給檔案需求人員與管理人員提供諸多便捷服務(wù)，基于現(xiàn)代化管理理念，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在工作當(dāng)中不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)為檔案需求者提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。比如可以利用QQ、微信等社交軟件，為檔案需求者講解檔案信息管理系統(tǒng)的操作功能，介紹操作界面的相關(guān)內(nèi)容，傳授檢索檔案資料的快捷方式，使檔案需求者對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)知與了解。另外，為了體現(xiàn)檔案資料的實(shí)際利用價(jià)值，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理、歸類、錄入、處理，制作成信息系統(tǒng)能夠識(shí)別的文字檔案或者圖片檔案，這樣，檔案需求者能夠第一時(shí)間瀏覽到所需的資料信息，為各項(xiàng)工作的正常開展提供精準(zhǔn)的第一手參考資料。

（五）提升管理績(jī)效，構(gòu)建考評(píng)機(jī)制。為了充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，加快推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，檔案管理主管部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)公開、公平、公正的內(nèi)部考評(píng)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格考核。比如檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能是否嫻熟，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的工作是否及時(shí)，檔案資料的保密權(quán)限是否安全可靠等內(nèi)容，都應(yīng)當(dāng)納入考評(píng)機(jī)制當(dāng)中。如果檔案管理人員工作態(tài)度積極、操作技能嫻熟、管理經(jīng)驗(yàn)豐富，應(yīng)當(dāng)遵照內(nèi)部獎(jiǎng)懲機(jī)制給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。通過這種方法，能夠增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，并在實(shí)際工作當(dāng)中逐步規(guī)范個(gè)人行為，端正工作態(tài)度，進(jìn)而為檔案現(xiàn)代化管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

新形勢(shì)下，檔案管理現(xiàn)代化不但符合時(shí)代發(fā)展要求，而且也為企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效開展提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，時(shí)刻堅(jiān)持創(chuàng)新理念，在充實(shí)和豐富專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，不斷創(chuàng)新和升級(jí)檔案信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，使檔案的最大化利用價(jià)值得到切實(shí)體現(xiàn)。