新時(shí)代檔案征集工作的實(shí)踐與探索

文/山東省德州市中醫(yī)院 左天普

在時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，知識(shí)占據(jù)著重要的地位，檔案工作的開(kāi)展有了更多的要求，為了實(shí)現(xiàn)檔案的重要價(jià)值，應(yīng)對(duì)檔案征集工作進(jìn)行改善。檔案征集是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是保證檔案利用效率和自身質(zhì)量的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展能夠?yàn)獒t(yī)院的建設(shè)發(fā)展帶來(lái)幫助，使醫(yī)院的整體運(yùn)行水平得到提升，開(kāi)展檔案征集工作時(shí)應(yīng)明確檔案工作的目標(biāo)和要求，根據(jù)實(shí)際情況來(lái)加強(qiáng)檔案征集工作的效果，使檔案的征集能夠發(fā)揮出有效的作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案收集的重要性

檔案征集工作作為促進(jìn)社會(huì)文化發(fā)展的重要行動(dòng)，在我國(guó)已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的歷史，文化在歷史發(fā)展過(guò)程中可通過(guò)建立檔案的方式得到記錄，但是其中存在由于大量檔案丟失而導(dǎo)致的重要文化內(nèi)容遺失的問(wèn)題，受到外界因素影響，檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生了一些難以避免的損害，這導(dǎo)致很多歷史資料內(nèi)容不完整，還有一些檔案資料流落民間，分散在各地。檔案征集可使重要的檔案資料被有效收集起來(lái)，為文化傳承創(chuàng)造有利的條件。同時(shí)，能夠?yàn)椴煌袠I(yè)提供更多的參考內(nèi)容。在醫(yī)院檔案資料征集中，由于素材分散在各個(gè)部門(mén)和科室中，需要采用一定的方式將檔案資料進(jìn)行歸檔，使館藏資源更加豐富。在檔案管理中，檔案收集是重要的工作內(nèi)容，也是管理的基礎(chǔ)，通過(guò)檔案的收集可為醫(yī)院的檔案資料管理提供更多的資源，使檔案管理工作順利開(kāi)展，同時(shí)檔案資源的利用可為醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展帶來(lái)相應(yīng)的參考，因此檔案征集是醫(yī)院檔案管理中的重要任務(wù)。當(dāng)前的醫(yī)院檔案征集工作需要進(jìn)行改善，由于檔案征集是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的工作，容易產(chǎn)生問(wèn)題，對(duì)檔案管理產(chǎn)生不良的影響。通過(guò)提升檔案征集工作的質(zhì)量，可為醫(yī)院的發(fā)展建立良好的基礎(chǔ)。

二、新時(shí)代醫(yī)院檔案收集中存在的問(wèn)題

（一）檔案收集管理機(jī)制不完善。醫(yī)院管理者以及檔案管理人員在工作中對(duì)檔案管理缺少充分的重視，沒(méi)有有效開(kāi)展檔案收集工作。當(dāng)前大部分單位缺少完善的檔案管理機(jī)制，在人員管理方面缺少相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，同時(shí)各個(gè)科室的工作職責(zé)沒(méi)有得到明確。由于缺少統(tǒng)一完善的管理制度，檔案管理人員在工作中沒(méi)有按照要求開(kāi)展工作，在這樣的情況下，難以保證檔案收集工作的效果。雖然多數(shù)醫(yī)院將檔案收集作為發(fā)展規(guī)劃中的內(nèi)容，也安排相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)檔案收集，但是一些部門(mén)在實(shí)際的工作中，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行有效保管，致使檔案資料內(nèi)容不完整或者產(chǎn)生了遺失的問(wèn)題，在收集過(guò)程中，不及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和保存，會(huì)使檔案資料的管理出現(xiàn)更多的問(wèn)題，對(duì)檔案信息的利用產(chǎn)生影響。醫(yī)院檔案管理中涉及大量重要的醫(yī)學(xué)技術(shù)和研究相關(guān)資料，得不到規(guī)范的收集管理，會(huì)使醫(yī)院的醫(yī)療發(fā)展受到影響。

（二）檔案收集的方式比較落后。在醫(yī)院中，一些部門(mén)缺少專(zhuān)門(mén)放置檔案材料的場(chǎng)地，檔案管理人員將檔案資料與其他的物品放置在儀器架上，使檔案查找產(chǎn)生了不便。在檔案收集工作中，存在檔案設(shè)備差、設(shè)備老化，缺少及時(shí)更新，這使工作的效率受到了影響。當(dāng)前檔案管理人員僅僅重視對(duì)紙質(zhì)檔案文件的收集，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，沒(méi)有借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)改善檔案管理方式，這使檔案的收集和管理水平得不到提升。一般聲像、電子等材料較少進(jìn)行歸檔，檔案庫(kù)中多數(shù)為紙質(zhì)檔案資料，這使檔案收集產(chǎn)生了較大難度，在管理上也容易產(chǎn)生問(wèn)題。在這種收集范圍難以明確的情況下，無(wú)用檔案會(huì)逐漸增多，導(dǎo)致檔案的利用效率降低。

（三）檔案工作人員素質(zhì)水平較低。醫(yī)院檔案人員多為兼職人員，基本處于一崗多職的狀態(tài)，缺少足夠的時(shí)間學(xué)習(xí)檔案收集及管理相關(guān)的技能，甚至缺少相應(yīng)的培訓(xùn)，在實(shí)際的工作中，業(yè)務(wù)能力水平較低，對(duì)檔案收集缺少正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致收集工作受到影響。各部門(mén)檔案工作兼職人員變動(dòng)比較多，新進(jìn)人員對(duì)檔案工作不夠了解，難以有效開(kāi)展相應(yīng)工作，沒(méi)有將檔案材料交接工作做好，導(dǎo)致檔案材料產(chǎn)生了損壞。人員的素質(zhì)能力對(duì)檔案收集帶來(lái)了較大的影響，導(dǎo)致檔案得不到及時(shí)的整理和分類(lèi)保管，沒(méi)有按時(shí)進(jìn)行立卷歸檔，難以保證檔案資料的完整性，不利于檔案收集工作的進(jìn)行。

（四）檔案立卷歸檔工作開(kāi)展不規(guī)范。檔案的收集工作與立卷工作之間存在著一定聯(lián)系，根據(jù)檔案相關(guān)法律內(nèi)容來(lái)看，需通過(guò)文件材料形成部門(mén)將分散的材料整理并且立卷，將其交到檔案室中。一些部門(mén)沒(méi)有經(jīng)過(guò)規(guī)范的流程將分散的材料轉(zhuǎn)交給檔案室，使檔案室開(kāi)展其余的工作，這使檔案收集達(dá)不到實(shí)際的要求，影響了檔案收集的質(zhì)量，難以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，同時(shí)給醫(yī)院的檔案工作帶來(lái)了不利。缺少規(guī)范的立卷流程，會(huì)使檔案收集的效果減弱，對(duì)醫(yī)院的檔案建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

三、加強(qiáng)檔案征集工作實(shí)踐效果的措施

（一）完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況建立符合醫(yī)院管理要求的檔案管理制度，包括檔案保管、立卷歸檔以及移交等環(huán)節(jié)的制度，對(duì)檔案的歸檔內(nèi)容及時(shí)間進(jìn)行明確，同時(shí)應(yīng)確定歸檔的范圍，使檔案收集工作的開(kāi)展更加高效?？蓪⒕哂欣脙r(jià)值并且能夠反映醫(yī)院情況的文件列入歸檔范圍中，包括磁盤(pán)、照片、錄像等形式的資料。為了保證管理制度的有效性，應(yīng)將其與人員的職稱(chēng)晉升進(jìn)行掛鉤，保證文件材料的收集工作更加規(guī)范，確保工作的質(zhì)量。另外，醫(yī)院應(yīng)對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行明確，針對(duì)各崗位的工作內(nèi)容以及要求，完善相關(guān)的制度，使檔案收集管理工作追責(zé)有效實(shí)現(xiàn)。檔案人員需要調(diào)查存在問(wèn)題的材料，避免虛假材料進(jìn)入檔案庫(kù)中。制定人員獎(jiǎng)懲制度，結(jié)合制度的要求，將人員的檔案收集工作完成情況作為參考，對(duì)人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，使人員能夠在工作中更加積極，加強(qiáng)檔案收集工作的質(zhì)量。

（二）借助信息化技術(shù)開(kāi)展檔案收集工作。在醫(yī)療行業(yè)技術(shù)的快速發(fā)展背景下，醫(yī)院的重大事項(xiàng)增加，需要處理的信息較多，檔案資源也有所增多，為了保證檔案收集工作的質(zhì)量，應(yīng)將收集方式改善，借助先進(jìn)的技術(shù)開(kāi)展工作，使檔案收集的效率提升，可借助檔案信息化管理模式創(chuàng)新檔案工作，使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案收集，可使檔案收集管理的過(guò)程簡(jiǎn)化，為檔案工作人員工作提供更多便利的條件，使傳統(tǒng)的檔案收集模式得到改善，能夠發(fā)揮出更好的效果。醫(yī)院應(yīng)采用多種方式建立檔案，并且對(duì)檔案進(jìn)行明確分類(lèi)，包括設(shè)備檔案、科研檔案以及電子檔案等，通過(guò)檔案的規(guī)范分類(lèi)，可使檔案資源的管理和使用更加高效。同時(shí)，應(yīng)將立卷和歸檔工作進(jìn)行創(chuàng)新，使立卷與著錄有效結(jié)合，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化立卷歸檔，使立卷過(guò)程中的問(wèn)題得到解決，提升檔案收集工作的水平，確保檔案管理順利進(jìn)行。

（三）提升檔案收集工作的質(zhì)量。在檔案收集工作中，應(yīng)對(duì)檔案開(kāi)展規(guī)劃性的整理，整理的時(shí)候需要根據(jù)檔案的內(nèi)容以及類(lèi)型進(jìn)行細(xì)化歸類(lèi)，對(duì)收集的資料進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出，還應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)立卷部門(mén)的協(xié)同作業(yè)，使檔案收集工作規(guī)范進(jìn)行。在整理的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)內(nèi)容不清晰以及存儲(chǔ)不符合要求的檔案進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，將檔案資料備份，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)查，可避免存儲(chǔ)環(huán)境對(duì)檔案產(chǎn)生的影響。結(jié)合不同部門(mén)的實(shí)際要求調(diào)整檔案收集分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。在立卷過(guò)程中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，使立卷工作的質(zhì)量得到保障。檔案在入室前應(yīng)經(jīng)過(guò)詳細(xì)的篩選，符合要求才能進(jìn)入檔案室，加強(qiáng)對(duì)檔案質(zhì)量的控制，不滿(mǎn)足要求的檔案應(yīng)及時(shí)返回整理，使檔案收集的過(guò)程更加規(guī)范高效。另外，醫(yī)院檔案室應(yīng)與立卷部門(mén)之間保持密切的聯(lián)系，結(jié)合檔案材料的情況進(jìn)行充分了解，為檔案收集工作提供參考，根據(jù)檔案管理的制度，對(duì)檔案使用的需求等進(jìn)行分析，明確檔案的使用價(jià)值，并且考慮到檔案的未來(lái)需要情況，進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)和考慮，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

（四）重視對(duì)檔案的安全管理。在檔案收集管理中，還應(yīng)將檔案的安全管理工作做好，保證檔案資料的安全。結(jié)合檔案的安全管理需求完善相應(yīng)的管理機(jī)制，明確檔案工作中的各項(xiàng)要求。應(yīng)先對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行全面檢查，避免環(huán)境因素對(duì)檔案產(chǎn)生不良影響。例如采取有效的手段進(jìn)行防潮防蟲(chóng)處理。在檔案管理室中應(yīng)設(shè)置安全設(shè)施，使用除濕機(jī)設(shè)備以及滅火器等保障檔案的安全，定期對(duì)檔案管理室進(jìn)行檢查，確保管理室不存在安全隱患，例如電源電線(xiàn)等的使用情況檢查，還應(yīng)對(duì)監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行檢查，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，如果發(fā)現(xiàn)了安全隱患問(wèn)題，需要進(jìn)行及時(shí)處理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，避免產(chǎn)生問(wèn)題影響檔案內(nèi)容的完整性，借助有效的技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行加密處理，使檔案信息的安全性得到保障，可避免檔案安全問(wèn)題發(fā)生。

（五）加強(qiáng)檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力培訓(xùn)。醫(yī)院的檔案收集工作涉及范圍比較大，內(nèi)容復(fù)雜，要求檔案工作人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和能力，了解檔案收集工作內(nèi)容以及要求，具有熟練的業(yè)務(wù)技能，能夠?qū)Υ罅康馁Y料進(jìn)行高效處理，并且規(guī)范地進(jìn)行立卷歸檔工作，使檔案收集工作能夠成功完成。醫(yī)院應(yīng)重視對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化人員對(duì)相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，利用集中培訓(xùn)或者在職培訓(xùn)等方式提升人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，使其在檔案收集工作中發(fā)揮更好的作用。在培訓(xùn)中，應(yīng)將檔案收集的知識(shí)以及操作流程、電子檔案管理方式等內(nèi)容添加到培訓(xùn)內(nèi)容中，使培訓(xùn)更加全面。通過(guò)對(duì)檔案工作人員的有效培訓(xùn)，使檔案收集工作更加高效，減少其中的問(wèn)題，使醫(yī)院的檔案分類(lèi)更加準(zhǔn)確，保證檔案資源的利用價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案征集工作的開(kāi)展對(duì)于各單位來(lái)說(shuō)有著重要的作用，醫(yī)院檔案收集工作中涉及復(fù)雜的檔案資源，為了保證檔案收集工作的效果，應(yīng)對(duì)檔案收集工作進(jìn)行全面的改善，提升檔案收集管理水平?？稍跈n案工作中建立完善的檔案管理制度，采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案收集，加強(qiáng)對(duì)檔案收集質(zhì)量的控制，全面開(kāi)展檔案的安全管理工作，提升檔案人員的技術(shù)能力，使檔案收集工作滿(mǎn)足實(shí)際的需求。