工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理措施

文/大慶油田有限責(zé)任公司第二采油廠信息中心 謝鋒

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠更加直觀地反映工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際狀況，同時(shí)也是項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)過程中最為重要的信息支撐。在社會(huì)發(fā)展水平不斷提升的情況下，工程建設(shè)項(xiàng)目的投資力度增大，工程規(guī)模也隨之有一定程度的拓展，這給工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)一定程度的挑戰(zhàn)。在這種情況下，勢(shì)必應(yīng)全面總結(jié)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作所要去關(guān)注的重點(diǎn)問題，并探究工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理路徑，這對(duì)工程建筑業(yè)良性發(fā)展、持續(xù)進(jìn)步有推動(dòng)作用。本文將對(duì)此展開詳細(xì)的分析。

一、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的必要性

當(dāng)前工程建設(shè)活動(dòng)如火如荼地開展，要想加快行業(yè)發(fā)展步伐，確保工程建設(shè)活動(dòng)有序推進(jìn)，應(yīng)具體落實(shí)項(xiàng)目檔案過程式管理工作，并動(dòng)態(tài)更新檔案管理內(nèi)容，以期為工程建設(shè)行業(yè)穩(wěn)健發(fā)展提供檔案資料支持。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理目的，建設(shè)單位、施工監(jiān)理單位應(yīng)協(xié)同配合。檔案創(chuàng)新式管理思想貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目全過程，并且配套管理制度隨之完善，有利于確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化進(jìn)行。

之所以工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效果不盡如人意，主要是因?yàn)閺臉I(yè)人員重視程度不足，具體表現(xiàn)為檔案資料收集的漏洞，施工信息數(shù)據(jù)整理實(shí)效性不足等。這樣一來(lái)就導(dǎo)致工程建設(shè)活動(dòng)低效推進(jìn)，并且檔案管理政策指導(dǎo)作用不同程度弱化。由于工程建設(shè)單位處于轉(zhuǎn)型關(guān)鍵期，對(duì)于從業(yè)人員來(lái)說，應(yīng)高度關(guān)注施工企業(yè)檔案管理工作，基于檔案資料制定可行性施工計(jì)劃，進(jìn)而取得工程建設(shè)的良好效果，并不斷優(yōu)化項(xiàng)目質(zhì)量。檔案創(chuàng)新管理期間，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分發(fā)揮示范作用，并大范圍宣傳檔案創(chuàng)新管理的作用，促使員工樹立正確認(rèn)知，以此優(yōu)化工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量，確保建設(shè)工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進(jìn)。鑒于上述分析我們可以看出，檔案創(chuàng)新管理工作的價(jià)值貫穿于工程建設(shè)的全過程，也是工程建設(shè)質(zhì)量和效率的穩(wěn)定保障。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的具體措施

（一）構(gòu)建完善的檔案資源體系。在體系構(gòu)建過程中，要客觀認(rèn)知檔案在信息記錄、憑據(jù)提供方面的本質(zhì)作用。隨著工程建設(shè)步伐的加快，檔案資料類型日益多樣，數(shù)量相應(yīng)增多。首先，工作人員要從思想層面上重視檔案管理工作，仔細(xì)對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，保證信息的實(shí)效性，為后續(xù)的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，檔案管理工作人員還要不斷完善檔案的歸檔范圍，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況細(xì)化文件資料管理制度，參照保管期限表明確檔案資料歸檔目標(biāo)。在這一過程中，應(yīng)始終秉承檔案信息“應(yīng)歸盡歸”以及“應(yīng)收盡收”的原則，將歸檔工作全面納入企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)章制度和工作流程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案工作和業(yè)務(wù)管理工作的逐次推進(jìn)、全面提升。在基本工作完成之后，工作人員要對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域的歸檔工作進(jìn)行全面優(yōu)化，細(xì)致把控重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要建設(shè)項(xiàng)目以及重要科研項(xiàng)目的檔案資料歸檔。同時(shí)檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還要對(duì)新領(lǐng)域、新專業(yè)以及新機(jī)構(gòu)的建檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，防止檔案管理工作存在明顯的缺陷。最后，工作人員需要從宏觀層面出發(fā)，結(jié)合國(guó)家和企業(yè)關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)政策和規(guī)章制度，建立健全檔案工程建設(shè)企業(yè)檔案管理制度，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，進(jìn)而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，確保檔案管理創(chuàng)新工作穩(wěn)步推進(jìn)。除此之外，遵循合理性、合法性原則，構(gòu)建與企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況相契合的規(guī)章制度。

（二）構(gòu)建高質(zhì)量的檔案服務(wù)體系。檔案服務(wù)體系的構(gòu)建主要包含四個(gè)方面的工作：第一方面，檔案資源的科學(xué)整合，相關(guān)工作人員掌握具體工作內(nèi)容，參照檔案管理要求提升服務(wù)質(zhì)量，合理配置檔案資源。在此期間，檔案管理員應(yīng)協(xié)作配合，適當(dāng)調(diào)整檔案管理方案，以此提高檔案管理效率，進(jìn)而為工程項(xiàng)目建設(shè)工作提供依據(jù)。第二方面，遵循便捷化利用原則，從檔案便捷信息應(yīng)用、安全應(yīng)用角度出發(fā)，檔案管理員適當(dāng)創(chuàng)新檔案管理模式、優(yōu)化檔案管理流程，取得檔案優(yōu)質(zhì)管理的理想效果。具體來(lái)說，從業(yè)人員應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)踐行檔案創(chuàng)新管理，確保檔案管理任務(wù)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)高效完成，最終全面提升檔案信息的利用效率和滿意程度。第三方面，改進(jìn)檔案信息服務(wù)方式，面向從業(yè)人員提供所需檔案資料，信息服務(wù)質(zhì)量對(duì)檔案資料使用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有關(guān)鍵性的影響。由于檔案資料形式多樣、總量激增，基于分類管理模式提升服務(wù)質(zhì)量，既能減少工作壓力，又能提高檔案資料利用率。例如，某建筑單位以專題匯編形式來(lái)優(yōu)化檔案服務(wù)體系，這能為檔案常態(tài)化管理助力。第四方面，強(qiáng)化檔案編研工作力度，根據(jù)企業(yè)工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行編研工作，對(duì)檔案價(jià)值挖掘、檔案功能優(yōu)勢(shì)彰顯有重要意義，尤為關(guān)鍵的是，此舉有助于將檔案庫(kù)轉(zhuǎn)變成思想庫(kù)和知識(shí)庫(kù)，為企業(yè)的建設(shè)經(jīng)營(yíng)工作提供全新的思路。

（三）構(gòu)建先進(jìn)的檔案工作管理流程。上面我們已經(jīng)提到過，檔案管理工作貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程，因此工作人員在檔案管理工作中要全面提升工程項(xiàng)目的全過程管理水平，具體來(lái)看，主要包含以下幾個(gè)方面：1.工程建設(shè)過程中，工作人員需要將建設(shè)工程檔案納入建設(shè)行政程序當(dāng)中，在建設(shè)工程開工之前將檔案機(jī)構(gòu)和相關(guān)工作人員納入工程施工報(bào)建程序當(dāng)中。2.在工程項(xiàng)目建設(shè)的初始階段，工程建設(shè)人員需要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行技術(shù)交底，使用培訓(xùn)等方式全面提升檔案管理人員的水平。此外，還要結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建統(tǒng)一化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員遵照統(tǒng)一規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，最終實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。3.積極進(jìn)行工程建設(shè)整改。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，指導(dǎo)和檢查工作是其中必不可少的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作人員必須要認(rèn)真對(duì)待此項(xiàng)工作，一旦在指導(dǎo)和檢查工作中發(fā)現(xiàn)問題，要在第一時(shí)間進(jìn)行積極整改，將所有檔案管理工作中存在的問題在組卷之前解決。同時(shí)，在組卷工作中還要進(jìn)行相應(yīng)的審核工作，明確檔案歸檔的具體范圍，并嚴(yán)格按照組卷的順序開展相關(guān)工作。4.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作與竣工驗(yàn)收備案的融合。工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是竣工驗(yàn)收的備案工作，這也是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理最核心的內(nèi)容之一。此外，工程建設(shè)項(xiàng)目的各級(jí)建設(shè)單位開展后續(xù)檔案管理工作的主要依據(jù)也是工程竣工驗(yàn)收備案工作，因此工程建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理工作也可以與之進(jìn)行融合。具體來(lái)看，工作人員可以依照工程建設(shè)的實(shí)際狀況將二者進(jìn)行融合，并配以系統(tǒng)化的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)工程建設(shè)的全過程進(jìn)行綜合性監(jiān)督和管理，保障工程建設(shè)項(xiàng)目的順利落實(shí)。

（四）提升檔案工作管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)力度。檔案管理工作的主體在人，因此工程建設(shè)企業(yè)管理部門應(yīng)高度重視檔案管理員培訓(xùn)工作，通過完善培訓(xùn)制度、加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)等措施培養(yǎng)優(yōu)秀人才，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作有序進(jìn)行。首先，明確培訓(xùn)內(nèi)容，面向培訓(xùn)對(duì)象宣傳法律法規(guī)知識(shí)、制度知識(shí)，這既能充實(shí)培訓(xùn)內(nèi)容，又能促進(jìn)檔案資源管理工作有序開展。其次，定期開展知識(shí)講座，宣傳最新的檔案管理理念，使檔案管理員在最新觀念指導(dǎo)下調(diào)整檔案管理行為，確保檔案創(chuàng)新管理工作落實(shí)于全過程。再次，組織教育培訓(xùn)活動(dòng)，通過聘請(qǐng)資深檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)講授，以此豐富檔案管理員知識(shí)儲(chǔ)備、強(qiáng)化檔案管理技能。最后，提供外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理員通過外出學(xué)習(xí)來(lái)拓展工作視域，確保最新管理理念與工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐相結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新式管理的目的。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)未曾停歇，要想加快建筑業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展步伐，應(yīng)落實(shí)檔案管理創(chuàng)新工作于建設(shè)全過程，通過挖掘檔案信息的價(jià)值來(lái)優(yōu)化建筑項(xiàng)目質(zhì)量?；诖?，企業(yè)及相關(guān)工作人員要充分重視這項(xiàng)工作，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行全方位創(chuàng)新和強(qiáng)化，切實(shí)提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)先機(jī)。