淺談企業(yè)固定資產實物檔案管理方法

文/福州市規(guī)劃設計研究院 林瓊

目前，大多數企業(yè)都會通過采取內控制度的方式來加強企業(yè)管理，提高企業(yè)的管理水平，進而達到提高企業(yè)工作效率，推動企業(yè)進一步盈利的目的。企業(yè)的固定資產作為實物檔案，對于企業(yè)的正常運營而言至關重要，是企業(yè)內部一筆不可忽視的重要財富。因此，企業(yè)管理者應該立足于實際情況，從內控制度的角度尋找目前固定資產檔案管理的不足，并積極對其進行修改和完善。這樣，能夠進一步提高企業(yè)的市場競爭力，實現企業(yè)資產管理的現代化。

一、企業(yè)固定資產管理存在的問題

（一）資產管理制度不完善。目前，大部分企業(yè)不同程度存在檔案管理制度不完善的現象。究其原因，主要體現在以下幾個方面：1.現有制度過于陳舊，無法適應目前的公司管理現狀。比如：部分單位并沒有固定時間進行資產盤點的規(guī)定，這會在一定程度上導致公司不能及時發(fā)現資產上的問題并加以解決，企業(yè)的資產檔案不能及時更新，給企業(yè)的發(fā)展帶來一定的隱患。部分單位過度注重人情往來，缺乏相關規(guī)則的制定，不重視檔案的留底，導致企業(yè)內部松散，問題頗多。2.缺乏切實有力的執(zhí)行保障措施，導致資產管理制度很難落到實處，員工工作的隨意性較大。比如：針對部分資產，有的企業(yè)不履行相關手續(xù)，就直接宣布報廢，這帶有很強的主觀隨意性，會給公司帶來一定的損失。

（二）部門溝通協(xié)調不順暢。企業(yè)資產的管理與盤點主要涉及以下部門：財務部門、資產使用部門以及資產管理部門。要想讓企業(yè)的固定資產檔案得到切實有效的管理，就必須要三個部門通力合作，共同協(xié)調發(fā)展，及時溝通信息，才能夠達到資產的良性管理與變現的效果。然而，就目前的情況而言，在部分企業(yè)中，財務部門資產使用部門和資產管理部門之間缺乏相應的溝通機制，導致部門與部門之間的信息溝通不及時。除此之外，部分員工由于個人品質和工作態(tài)度存在問題，在不同程度上存在著互相推卸工作責任、推諉扯皮、職責不明確等問題。在此種情況下，如果資產出現了問題，很難及時向企業(yè)相關部門進行匯報，也很難及時尋找正確的方法予以解決。如果此種情況一直存在，將會給企業(yè)帶來較大隱患。

（三）企業(yè)管理手段落后。隨著時代的發(fā)展，我們已經進入信息技術時代。企業(yè)的管理手段也應該隨著時代的發(fā)展得到相應的變革，與時俱進。然而，就目前的情況而言，部分企業(yè)并沒有將企業(yè)管理手段的信息化落到實處，而是依舊采用傳統(tǒng)的企業(yè)管理手段，用文字版的檔案進行存檔。這樣不僅會消耗大量的人力、物力和財力，而且不利于提高企業(yè)的工作效率，還可能會導致企業(yè)的內控制度出現很大的紕漏。長此以往，非常不利于企業(yè)的生存和發(fā)展。

（四）固定資產的投資存有一定的盲目性。企業(yè)的投資管理主要包括以下幾個方面：基礎設施建設、先進設備引進、客戶關系維護。其中，固定資產的投資屬于基礎設施建設和先進設備引進等方面。就目前的情況而言，部分企業(yè)在投資的過程中沒有對相關的市場和回報率進行恰當的分析，因而導致存有一定的盲目性。這不僅不能夠保證投資的質量，而且還會在一定程度上造成資金浪費、資金回報收入周期過長等問題，這對企業(yè)的發(fā)展是不利的。

二、強化固定資產實物檔案管理的對策

上述問題的存在，會在很大程度上制約企業(yè)的生存和發(fā)展，不利于企業(yè)市場競爭力和綜合效益的提高。因此企業(yè)管理者應該根據實際情況尋找恰當的措施，來完善企業(yè)的內控制度，強化對固定資產實物檔案的管理手段，構建完善的企業(yè)規(guī)則，以求保障企業(yè)長足發(fā)展。

（一）健全內部資產檔案管理制度。首先，企業(yè)的管理者應該充分意識到資產管理制度的健全對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，并根據實際情況，健全企業(yè)內部的固定資產實物檔案管理制度，加強對固定資產的管理手段。這樣，才能真正發(fā)揮企業(yè)內部固定資產的使用效益，避免資產遭受不法侵占或者流失，避免其他違法亂紀的現象發(fā)生。一方面，在程序上，企業(yè)內部的資產檔案管理制度應該有明確的程序來予以參考和落實，這樣才能真正保障企業(yè)內部的長遠發(fā)展。比如：從票據的記錄與控制層面看，企業(yè)應該根據實際情況，實行票據保管、收款與會計記錄人員的崗位分離；對所有票據進行預先編號，所有作廢的票據都要妥善保存，對已經使用的票據由會計人員進行定期銷號，并及時與票據保管人員進行核對，以防止交易漏記或重復記錄現象，保證全部收入、結算款項等能夠及時準確入賬。另一方面，在內容上，檔案管理部門應該本著實事求是的原則，記錄每一位接觸過資產的人員，避免謊報瞞報現象。資產接觸與記錄使用主要是指限制接近資產和接近重要記錄，以保證資產和記錄的安全。保護資產和記錄安全的重要措施是采用實物和技術防護措施。在采取電算化核算的情況下，每個崗位只能使用自己設置的密碼接觸由自己負責的數據，復核崗位只能進行數據查詢和復核，不具備修改已經形成數據記錄的權限。只有企業(yè)的內部資產檔案管理制度得以健全，才能夠保障企業(yè)有序運轉。

（二）規(guī)范內部控制，明晰工作職責。要想真正達到規(guī)范企業(yè)內部控制，強化企業(yè)內部固定資產管理的目的，必然需要加強各個部門之間的互聯互通，明晰各個部門的工作職責，確保責任到人。這樣才能在最大程度上保障工作完成的精確度，避免工作人員相互推卸責任。首先，企業(yè)管理者可以從硬件設施方面改良部門之間的通信條件。企業(yè)管理者可以在企業(yè)內部設置直線電話，不同部門的部長之間可以通過直線電話來進行直接交流和溝通，非常方便。其次，企業(yè)管理者可以從管理入手，設置明確的工作考核標準，明確各個部門的工作職責。一方面，企業(yè)管理者應當將企業(yè)固定資產的保管任務明確到資產使用部門當中，規(guī)定使用人在管理公司固定資產的過程中，如遇特殊情況應及時上報。如果因未及時上報或者有意隱瞞而使企業(yè)遭受重大損失，要承擔相關的責任；另一方面，資產管理部門和財務部門之間應該進行通力協(xié)作，互相協(xié)商，確保企業(yè)內部的固定資產能夠得到及時的維護保養(yǎng)，發(fā)揮其保值增值的功能。除此之外，企業(yè)管理者應當根據實際情況設置以領導小組為核心的工作考核制度，要求不同部門領導組成相關的領導小組，根據已經制定好的核查標準來進行核查。對積極參與資產管理并取得一定成就的工作人員，企業(yè)應當予以獎勵。對工作玩忽職守，欺上瞞下，導致企業(yè)財產遭受損失的工作人員，企業(yè)應當按照規(guī)定追究其失職責任。這樣，不僅可以加強企業(yè)的內部控制，而且可以明晰部門之間的工作職責，可謂一舉多得。

（三）實施科學化的實物資產管理手段。隨著科技的不斷發(fā)展，企業(yè)的資產使用增值方面也在不斷發(fā)展，資產管理手段也越發(fā)多元。因此，企業(yè)管理者應當根據社會的實際情況來實施科學化的資產管理手段。通過更新資產管理設備、改良資產管理手段、更新資產管理系統(tǒng)等方式讓企業(yè)內部的資產管理手段實現現代化和科技化。從而達到提高資產管理效率，促進企業(yè)盈利的目的。首先，企業(yè)可以充分利用當下的局域網技術，建立固定的資產管理系統(tǒng)來進行資產管理，利用財務計算軟件來實現財務計算的電算化，以此讓資產管理手段往信息化方面發(fā)展。其次，企業(yè)內部應完善配套管理措施，讓信息化的管理手段得以落實。一方面，企業(yè)可以將原先固定資產的紙質卡片換為電子卡片，既可以節(jié)省資源，又可以防止假冒偽造；另一方面，企業(yè)在對傳統(tǒng)的資產進行分析盤點的基礎之上，先利用電子卡片將固定資產的信息輸入計算機網絡云端，讓信息得以保存。這樣，企業(yè)的計算機管理人員可以通過互聯網云數據的方式來讓整個企業(yè)實現資源共享，信息的傳遞速度也能夠加快，推動不同部門之間固定資產管理與增值活動的交流效率，可謂一舉多得。

（四）加強企業(yè)固定資產實物檔案管理實效。檔案管理者要想真正讓企業(yè)內部的固定資產實物檔案管理落到實處，就需要根據實際情況來制定相關的制度，讓企業(yè)固定資產實物檔案管理能夠落到實處。一方面，檔案管理者要建立操作規(guī)范體系。按照檔案管理要求，結合本企業(yè)實際，制定并落實文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限制度，檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作有章可依、有規(guī)可循；另一方面，檔案管理者要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監(jiān)督檢查力度，每年組織開展至少兩次檔案管理安全檢查，采取自查、互查、抽查、普查相結合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和杜絕隱患，堅決杜絕檔案管理中出現案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發(fā)展。

（五）加強風險控制能力。企業(yè)的固定資產在投資和日常的經營當中，可能會面臨各種各樣的風險。部分風險可能讓人始料未及，但是大部分風險是可以通過風險預測和風險控制來解決的。因此，企業(yè)管理者在日常的過程中，應當加強自身風險控制的預判能力和應對能力。這樣，才能真正讓企業(yè)在市場經濟的浪潮當中不斷前行，獲得長遠發(fā)展。首先，企業(yè)管理者應當培養(yǎng)自身的風險意識，時常懂得居安思危。其次，企業(yè)管理者應當積極向企業(yè)內部引進相關的風險管理控制人才，讓其定期對企業(yè)內部的固定資產進行盤點和評估。這樣可以在無形當中加強企業(yè)的風險預測和風險控制能力，對企業(yè)的長遠發(fā)展非常有幫助。

三、結語

綜上所述，企業(yè)管理者應當立足于企業(yè)的實際情況，通過內控管理制度和固定資產管理制度使得企業(yè)內部實物檔案管理得到完善，從而為企業(yè)的長足發(fā)展奠定堅實的制度基礎和管理基礎。