事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略

文/福建省南平市浦城縣事業(yè)單位服務(wù)中心 鄧 方

事業(yè)單位檔案管理包含單位歷史發(fā)展的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)也涵蓋不少重要理論與實(shí)踐教育的信息資料，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位制定決策和優(yōu)化單位管理提供重要保障。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位檔案有著極大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，做好檔案管理是事業(yè)單位管理現(xiàn)代化和創(chuàng)新性發(fā)展的重要保證。所以事業(yè)單位在管理創(chuàng)新工作的實(shí)施當(dāng)中，要高度重視檔案管理工作，并把提高檔案管理服務(wù)效率作為重要工作內(nèi)容，變革傳統(tǒng)的檔案管理理論與方法，改變過(guò)去消極被動(dòng)的服務(wù)觀念，用積極主動(dòng)的服務(wù)和高效率與高質(zhì)量的服務(wù)適應(yīng)時(shí)代新要求。本文著重就事業(yè)單位檔案管理及其服務(wù)效率提升的策略進(jìn)行研究，推動(dòng)檔案服務(wù)的優(yōu)化開(kāi)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的意義

事業(yè)單位本身就是一個(gè)服務(wù)社會(huì)的單位組織，檔案管理作為事業(yè)單位長(zhǎng)效運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，不僅和事業(yè)單位管理體系的改革和完善密切相關(guān)，還影響著事業(yè)單位的整體服務(wù)質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理所包含的不僅是單位歷史發(fā)展的資料，還有不少重要的理論與實(shí)踐文獻(xiàn)，這些資料都是事業(yè)單位制定有關(guān)決策、完善管理措施的憑證。事業(yè)單位檔案資料融合了單位現(xiàn)有知識(shí)成果，是單位成長(zhǎng)與發(fā)展的積淀，具備極高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，對(duì)于事業(yè)單位檔案資料展開(kāi)綜合性研究，有助于收集事業(yè)單位學(xué)習(xí)發(fā)展的相關(guān)成果，給事業(yè)單位改革創(chuàng)新和適應(yīng)新時(shí)期與新環(huán)境提供必要根據(jù)。事業(yè)單位檔案管理的重要性不僅體現(xiàn)在檔案資料與單位的生存發(fā)展命運(yùn)息息相關(guān)，還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案是國(guó)家檔案的有機(jī)構(gòu)成部分，要構(gòu)建完善化的檔案保管體系，就需要關(guān)注事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展，維護(hù)事業(yè)單位檔案的完整性與安全性，為黨和國(guó)家相關(guān)工作的推進(jìn)實(shí)施提供保障。另外，從社會(huì)發(fā)展的角度進(jìn)行分析，事業(yè)單位檔案記錄內(nèi)容豐富，包含工作生活的不同層面，除關(guān)系到事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)之外，通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次研究與開(kāi)發(fā)利用，還能夠給社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，體現(xiàn)出檔案資料的服務(wù)價(jià)值。所以不管是從宏觀還是從微觀方面出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理都是事業(yè)單位管理改革的重點(diǎn)，需要得到應(yīng)有關(guān)注，并對(duì)管理策略進(jìn)行積極創(chuàng)新。

二、事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的原則

檔案管理服務(wù)是當(dāng)前備受事業(yè)單位關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容，為保證服務(wù)質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，嚴(yán)格遵循以下幾項(xiàng)原則是非常重要的：一是完整性原則。由于事業(yè)單位檔案信息復(fù)雜多樣，涉及不同層面，也有著很大的時(shí)間跨度，所以在檔案管理服務(wù)當(dāng)中，首先需要保證檔案資源的完整性以及全面性，可以適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，為單位的長(zhǎng)久運(yùn)轉(zhuǎn)提供決策依據(jù)，也為黨和國(guó)家事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。不管是單位的檔案管理還是檔案服務(wù)，都需要把完整性原則作為基礎(chǔ)，確保檔案信息功能的發(fā)揮。二是真實(shí)性原則。這里所提到的真實(shí)性原則主要指的是確保事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容真實(shí)，這是優(yōu)化檔案管理服務(wù)的一個(gè)根本。而且要挖掘檔案知識(shí)的價(jià)值，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，保證各項(xiàng)服務(wù)工作都能夠滿足各方面的要求，需要把真實(shí)性原則貫穿全過(guò)程，用優(yōu)質(zhì)和完善真實(shí)的服務(wù)推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展。三是人本性原則。不管是檔案管理還是檔案服務(wù)，都必須將以人為本落到實(shí)處，這是當(dāng)前貫徹科學(xué)發(fā)展觀，落實(shí)人文理念的重要做法。事業(yè)單位也需要在實(shí)際工作當(dāng)中充分考量社會(huì)需求，把滿足檔案服務(wù)需要作為核心，保證各項(xiàng)檔案資料都能發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

三、事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)效率提升策略

（一）改革檔案管理服務(wù)理念。伴隨時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變遷，以人為本的服務(wù)觀念開(kāi)始在各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域傳播推廣。事業(yè)單位是社會(huì)生活當(dāng)中不可缺少的構(gòu)成部分，要在日常工作當(dāng)中，秉持以人為本理念，并將該理念作為管理與服務(wù)工作的基礎(chǔ)，檔案管理更是如此。以人為本的管理服務(wù)關(guān)鍵要求單位要提高對(duì)檔案管理人員的重視程度，在認(rèn)識(shí)崗位價(jià)值的同時(shí)，提升檔案管理人員的地位。事業(yè)單位管理者與單位領(lǐng)導(dǎo)不單單要重視和檔案管理者進(jìn)行密切的互動(dòng)溝通，掌握企業(yè)職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和心理情感，同時(shí)還需要給予他們更多的肯定，配合各項(xiàng)工作的完成，維護(hù)檔案管理服務(wù)工作的實(shí)施秩序，以便從整體上提高檔案管理服務(wù)效率，并讓廣大管理人員獲得真正意義上的成就感與歸屬感。另外，以人為本理念的落實(shí)還體現(xiàn)在對(duì)社會(huì)大眾這一服務(wù)對(duì)象的重視層面，也就是說(shuō)，在檔案管理服務(wù)當(dāng)中，要不斷提高對(duì)社會(huì)大眾的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)以及主動(dòng)服務(wù)獲得大眾認(rèn)可。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代科技創(chuàng)新服務(wù)。伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的工作效率得到提高。事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施要在質(zhì)量以及服務(wù)效率方面獲得突破，也需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段與現(xiàn)代管理方法的運(yùn)用，在此基礎(chǔ)上，打造創(chuàng)新型的管理服務(wù)模式。過(guò)去的檔案管理類別繁多，細(xì)節(jié)繁瑣，信息查找耗時(shí)長(zhǎng)，且容易出現(xiàn)不同程度的失誤，也會(huì)增加管理服務(wù)的成本。面對(duì)這樣的情況，事業(yè)單位在檔案管理服務(wù)當(dāng)中要加大先進(jìn)設(shè)備設(shè)施投入力度，完善信息化檔案管理系統(tǒng)和管理平臺(tái)。該平臺(tái)在建設(shè)和運(yùn)行當(dāng)中需要配備科學(xué)化的管理軟件與安全性強(qiáng)的防火墻，維護(hù)信息安全真實(shí)，助推檔案管理信息化與一體化建設(shè)。比如，可以在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中有效利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息存儲(chǔ)、檢索與查閱等相關(guān)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行徹底改變和優(yōu)化?；跀?shù)字化技術(shù)應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)可以從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的有效性，但是必須要確保檔案管理軟件設(shè)備與硬件的質(zhì)量，保證各級(jí)事業(yè)單位可以選擇符合本事業(yè)單位檔案管理工作的信息化管理技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，力求可以持續(xù)完善事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升其檢索和利用檔案資源的效率，同時(shí)也可以增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)同其他相關(guān)系統(tǒng)之間的兼容性，如可以在共享檔案資料的過(guò)程中做到有效互補(bǔ)，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

（三）有效健全檔案管理制度。健全檔案管理與服務(wù)制度是事業(yè)單位面對(duì)檔案管理當(dāng)中新要求和新內(nèi)容的重要措施，而促進(jìn)管理制度完善發(fā)展的一個(gè)重要手段就是構(gòu)建健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制。個(gè)人潛能是無(wú)限的，通過(guò)運(yùn)用科學(xué)化的激勵(lì)機(jī)制可以帶來(lái)持久動(dòng)力，促進(jìn)廣大工作人員發(fā)揮才能，提升服務(wù)效率與熱情。結(jié)合當(dāng)前以人為本的思想觀念，事業(yè)單位需要在檔案管理環(huán)節(jié)設(shè)置激勵(lì)制度，充分考量管理人員的個(gè)性特征與職業(yè)追求，構(gòu)建明確合理的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)。針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員，需要在物質(zhì)與精神層面給予鼓勵(lì)，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)與使命感。同時(shí)還需要不斷完善懲罰機(jī)制，讓他們能夠把握自身職責(zé)，提高責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)檔案管理服務(wù)效率綜合提升。

（四）優(yōu)化檔案管理人員配置。事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)工作的開(kāi)展離不開(kāi)優(yōu)秀的人才，所以事業(yè)單位需要將人才培育和人員配置作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，尤其是要注意設(shè)置專職人員，聘用專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人才，做好人員管理與培訓(xùn)，提升檔案管理者的整體素質(zhì)。在人才選拔階段，需要考量其職業(yè)規(guī)劃與專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)評(píng)估其職業(yè)道德素養(yǎng)，保證其能夠在今后的相關(guān)工作當(dāng)中認(rèn)真負(fù)責(zé)。對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，有助于豐富他們的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證服務(wù)水平。培訓(xùn)工作需要貫穿他們職業(yè)生涯的全過(guò)程，使其能夠適應(yīng)日新月異的環(huán)境和檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新需求，始終能夠在知識(shí)和技術(shù)的更新當(dāng)中體現(xiàn)出極大的競(jìng)爭(zhēng)力。此外，要注意提升檔案管理人員的信息化管理綜合素質(zhì)，具體可以采取外部先進(jìn)檔案管理人才引入或內(nèi)部檔案管理人才培訓(xùn)等方式，逐步提升檔案管理人員的整體檔案管理能力。比如，事業(yè)單位可以結(jié)合檔案管理人員的檔案管理現(xiàn)況等，定期開(kāi)展檔案管理人員教育培訓(xùn)活動(dòng)，期間要重點(diǎn)將檔案管理方面的一些新技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)新功能以及一些新型的檔案管理理念等傳授給員工，加強(qiáng)檔案管理人員之間的溝通和交流，力求可以全面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，保證可以為檔案管理工作的高效開(kāi)展做好鋪墊。

（五）加快健全檔案管理體系。檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、專業(yè)的工作，其中涉及檔案信息錄入、索引、存檔、調(diào)度等眾多環(huán)節(jié)，增加了整個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作的難度。為了更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，必須要注意加快建立與健全檔案管理工作的體系，保證各項(xiàng)檔案管理工作完善性的同時(shí)，使它們可以高效、有序開(kāi)展。基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需求，可以針對(duì)性建立與健全獎(jiǎng)懲責(zé)任制度、監(jiān)督管理制度、行為規(guī)范制度等，對(duì)相關(guān)的員工工作行為進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，尤其要注重對(duì)工作環(huán)境和檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展通道進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，力求持續(xù)激發(fā)檔案管理人員工作的熱情，提升檔案管理的質(zhì)量。此外，還要注意培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，積極搜集檔案管理人員的建議、看法與意見(jiàn)等，對(duì)檔案管理方法與模式進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新，及時(shí)糾正和解決現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理制度中存在的不足，增強(qiáng)檔案管理體系的人性化特性，這樣才能對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題與不足進(jìn)行持續(xù)改善，最終可以借助所構(gòu)建的健全的檔案管理體系來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，提升檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。

總之，隨著時(shí)代的發(fā)展與變遷，特別是伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，不僅提高了對(duì)數(shù)據(jù)處理的要求，還給如今的知識(shí)管理體系建設(shè)提出了更高要求。檔案管理和服務(wù)工作獲得了越來(lái)越多人的重視，而在事業(yè)單位的實(shí)際工作當(dāng)中，檔案管理并非只是對(duì)于職員檔案信息的簡(jiǎn)單管理研究，還需要根據(jù)目前社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀與環(huán)境背景，不斷提升檔案管理效果以及服務(wù)效率，促進(jìn)檔案管理與服務(wù)的完善化發(fā)展。對(duì)此，事業(yè)單位要改變檔案管理理念，提高對(duì)現(xiàn)代化環(huán)境的適應(yīng)能力，同時(shí)注意革新檔案管理與服務(wù)方法，體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。