事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

文/上海市城市建設(shè)檔案館 史坤

文書(shū)檔案，亦稱(chēng)“普通檔案”，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料，因而又稱(chēng)“黨政檔案”“政務(wù)檔案”“行政檔案”。文書(shū)檔案是一個(gè)團(tuán)體、單位各項(xiàng)方針政策、黨政工作、內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等的具體體現(xiàn)和及時(shí)備案，是上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、開(kāi)展工作的重要載體。文書(shū)檔案工作為今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，是單位建設(shè)與發(fā)展強(qiáng)有力的保障。

一、文書(shū)檔案管理工作的重要性

文書(shū)檔案是一個(gè)單位日常工作的真實(shí)記錄，反映了單位日常工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)的方方面面，具有重要的歷史記錄和憑證作用。文書(shū)檔案工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是維護(hù)單位發(fā)展真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，是單位健康順利發(fā)展的前提。做好文書(shū)檔案整理、保存工作，是一個(gè)單位義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

（一）事業(yè)發(fā)展的重要保障。文書(shū)檔案是在日常工作中形成的，是各項(xiàng)工作、活動(dòng)產(chǎn)生的材料的集合，客觀真實(shí)地反映了單位運(yùn)營(yíng)與發(fā)展的整個(gè)過(guò)程。做好文書(shū)檔案工作，對(duì)于了解單位發(fā)展?fàn)顩r、熟悉業(yè)務(wù)工作、查閱歷史資料，以至于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、形成規(guī)律等，都可以提供詳盡的信息和參考，是單位事業(yè)發(fā)展強(qiáng)有力的支撐與保障。

（二）為各方面工作提供查考依據(jù)。文書(shū)檔案包含了單位黨政工作、業(yè)務(wù)交流、社團(tuán)活動(dòng)、內(nèi)部管理等等各方面的珍貴資料，真實(shí)記錄了單位事業(yè)發(fā)展的完整過(guò)程，是各項(xiàng)工作的重要參考，是領(lǐng)導(dǎo)決策和處理問(wèn)題的重要依據(jù)。做好文書(shū)檔案工作，有利于啟發(fā)和幫助今后各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，促進(jìn)單位各方面發(fā)展與提升。

二、文書(shū)檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

文書(shū)檔案收集、整理、歸檔、查閱工作是每一個(gè)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的常態(tài)化檔案管理工作。文書(shū)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化直接關(guān)系著文書(shū)檔案的質(zhì)量與完整性，決定著文書(shū)檔案利用的有效性。然而，很多單位這方面的工作仍存在缺陷，亟須加強(qiáng)與完善。

（一）檔案工作認(rèn)識(shí)不深入。雖然文書(shū)檔案隨時(shí)隨地產(chǎn)生，內(nèi)容涵蓋單位工作的方方面面，但一旦形成，很難經(jīng)常查閱利用，且不產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，所以許多人對(duì)文書(shū)檔案工作并沒(méi)有足夠的重視，僅僅簡(jiǎn)單地認(rèn)為，只需把這種文件資料整理好，需要的時(shí)候能提供參考就可以了。較之于文書(shū)檔案重要的歷史依據(jù)和憑證作用，這一觀念顯然是不夠深入的。而在現(xiàn)實(shí)工作中，文書(shū)檔案工作的管理部門(mén)一般是辦公室，辦公室龐大繁雜的工作內(nèi)容決定了此項(xiàng)工作僅僅占據(jù)日常工作的冰山一角，平時(shí)疏于管理，只是在需要查閱文書(shū)檔案的時(shí)候才會(huì)關(guān)注此項(xiàng)工作。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)不對(duì)口。文書(shū)檔案工作一般安排在辦公室，但辦公室人手有限，一般不會(huì)安排專(zhuān)職檔案員，往往由某個(gè)文員兼任。他們的日常工作包括文件收發(fā)、辦公保障、信息溝通與宣傳、檔案管理以及黨團(tuán)工會(huì)等社團(tuán)工作等等，能夠分配給檔案工作的時(shí)間、精力都有限，難免產(chǎn)生文件材料收集不全面、不及時(shí)、范圍不明確等方面的問(wèn)題。大部分單位要求管理文書(shū)檔案的人員去學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)，但不排除個(gè)別單位甚至任用根本沒(méi)有文書(shū)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的文員。負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，加之主觀上個(gè)人對(duì)文書(shū)檔案管理工作主動(dòng)性的欠缺，使得文書(shū)檔案管理工作存在很大漏洞，給后續(xù)的利用工作帶來(lái)一定的隱患。

（三）硬件設(shè)施不完備。文書(shū)檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，但辦公室場(chǎng)所有限，一般難以提供專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所存放歷年文書(shū)檔案，即使有專(zhuān)門(mén)檔案室也是條件簡(jiǎn)陋，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案存儲(chǔ)空間、防護(hù)條件等要求。文書(shū)檔案查閱利用不能提供專(zhuān)門(mén)的閱檔室，每年的文書(shū)檔案整理工作沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的整理場(chǎng)所，這給檔案整理、保管、利用等一系列工作帶來(lái)了極大的不便。還有檔案柜、密集架等設(shè)備問(wèn)題，仍存在不符合存檔要求，甚至滿足不了所需的情況。

（四）管理制度不完善。除了《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等國(guó)家、政府層面的法律法規(guī)，很多單位并沒(méi)有制定專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案方面的規(guī)章制度，這給文書(shū)檔案的規(guī)范操作及有序推進(jìn)帶來(lái)了很大不便。管理制度的不完善，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)一系列不規(guī)范、不科學(xué)的做法，如整理歸檔工作沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間、規(guī)范要求進(jìn)行，查閱利用工作沒(méi)有專(zhuān)人、專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所，未按照規(guī)范手續(xù)進(jìn)行等等，嚴(yán)重制約了文書(shū)檔案管理水平的提高。

三、提高文書(shū)檔案管理水平的對(duì)策

（一）強(qiáng)化文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)。各級(jí)各類(lèi)人員都應(yīng)該看到，文書(shū)檔案的寶貴價(jià)值及文書(shū)檔案工作的重要意義，樹(shù)立文書(shū)檔案管理工作“功在當(dāng)代，利在千秋”的意識(shí)。首先需要領(lǐng)導(dǎo)重視，這是做好檔案工作的前提，是檔案管理工作規(guī)范有序開(kāi)展的保證，起著良好的激勵(lì)和督促作用。其次是要積極主動(dòng)地做好檔案工作的宣傳，加大檔案普法宣傳及檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)教育，讓職工明白文書(shū)檔案管理工作的重要性，時(shí)刻緊繃檔案管理這根弦。如有需要，可以舉辦檔案知識(shí)培訓(xùn)班、檔案技能競(jìng)賽等，強(qiáng)化職工對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解與掌握。

（二）提高檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能。文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，單位應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職檔案工作人員，可以直接安排高校檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生，也可以專(zhuān)門(mén)培養(yǎng)此類(lèi)人才，務(wù)必使其掌握較強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。提高文書(shū)檔案專(zhuān)職人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，首先要熟悉《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，其次要熟練掌握文書(shū)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)及操作技能。對(duì)于文書(shū)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能的提升，可以通過(guò)營(yíng)造氛圍加大普法力度、“老帶新”加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)傳承、參加檔案局考試或培訓(xùn)等方式，循序漸進(jìn)地做好文書(shū)檔案專(zhuān)職人員的培養(yǎng)工作。

（三）優(yōu)化檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備。完善的設(shè)施設(shè)備和適宜的空間環(huán)境是保證檔案存儲(chǔ)質(zhì)量的先決條件。事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》有關(guān)檔案法規(guī)開(kāi)展檔案存儲(chǔ)工作，做到依法合規(guī)。實(shí)行辦公、庫(kù)房、查閱三分開(kāi)，為檔案工作的有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)保障。對(duì)檔案盒、檔案柜、溫濕度器等必備設(shè)施進(jìn)行定期檢查并適時(shí)優(yōu)化更新，為檔案保管工作提供硬件保障。此外，還要隨時(shí)注意防火、防潮、防霉、防塵、防蟲(chóng)等檔案室各類(lèi)防護(hù)要求，保障檔案安全。

（四）完善文書(shū)檔案管理機(jī)制。制度是規(guī)范各項(xiàng)工作的準(zhǔn)則，在文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)該以制度規(guī)范工作，以制度督促工作。完善的管理制度直接影響著檔案管理水平的高低。1.標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、及時(shí)的歸檔機(jī)制。收集工作是檔案管理工作的第一步，是之后所有工作的基礎(chǔ)?！稒n案法》第十四條規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有?！睓n案收集的齊全、完整、得當(dāng)，是檔案收集工作的基本要求。因此，檔案工作人員一定要有較高的歸檔意識(shí)，根據(jù)相關(guān)制度，在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)，嚴(yán)格按照歸檔范圍，嚴(yán)格遵守歸檔標(biāo)準(zhǔn)，全方位、多渠道、規(guī)范化地做好檔案資料的收集、鑒定工作。各部門(mén)相關(guān)人員也應(yīng)及時(shí)、完整地向單位文書(shū)檔案管理人員提供需歸檔的材料，可隨產(chǎn)生隨歸檔，也可集中統(tǒng)一歸檔。2.收、管、用專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)制。文書(shū)檔案的收集、管理和調(diào)閱利用工作是一個(gè)有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的系統(tǒng)工作，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、緊密銜接。為保證文書(shū)檔案工作的銜接性、有序性，此項(xiàng)工作理應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。文書(shū)檔案的收、管、用專(zhuān)人化、一體化，有利于提高文書(shū)檔案的管理水平和收集利用效率，促進(jìn)單位檔案工作的規(guī)范有序開(kāi)展。單位可安排檔案專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)人才，也可專(zhuān)門(mén)培養(yǎng)此類(lèi)人才，并不斷提高其檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及操作技能。3.部門(mén)主管考核查驗(yàn)機(jī)制。文書(shū)檔案管理工作收、管、用的專(zhuān)人化、一體化決定了此項(xiàng)工作必須設(shè)立監(jiān)督檢查機(jī)制。文書(shū)檔案管理人員根據(jù)歸檔時(shí)間、整理規(guī)范、定期查驗(yàn)等制度認(rèn)真做好文書(shū)檔案收集、整理、鑒定和利用等工作，部門(mén)主管應(yīng)不定時(shí)監(jiān)督、檢查文書(shū)檔案管理人員工作的質(zhì)量及完成度。同時(shí)，也可設(shè)立一定的獎(jiǎng)勵(lì)制度，激勵(lì)文書(shū)檔案管理人員不斷完善工作技能，提高文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

（五）尋求信息化路徑。隨著科技的進(jìn)步，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息化的呼聲越來(lái)越高漲，需求也越來(lái)越迫切。檔案信息化管理就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。檔案的信息化是規(guī)范檔案管理、完善標(biāo)準(zhǔn)、提高效率的有效方式，能夠極大延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，提高檔案工作的科學(xué)性、可持續(xù)性。事業(yè)單位應(yīng)該在做好文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)收、管、用工作的同時(shí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展文書(shū)檔案的信息化建設(shè)，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，推進(jìn)單位文書(shū)檔案事業(yè)的發(fā)展。