努力提高醫(yī)院檔案管理科學化水平

文/濰坊市中醫(yī)院 路艷艷

對于每個國家和地區(qū)來說，醫(yī)院是必不可少的機構(gòu)，為人們的健康成長提供服務，消除人們的疾病痛苦，讓人們擁有健康的體魄。在醫(yī)院管理中，檔案管理作為一項基礎(chǔ)性管理內(nèi)容，不僅將患者的基本信息、治療情況詳細記錄下來，還將醫(yī)護人員的檔案信息進行有效保存。采用科學化的檔案管理手段，能夠保證各種信息資料的安全性，而且還能提升醫(yī)院的服務水平，讓患者感受到良好的治療體驗。同時，現(xiàn)階段倡導的科學化檔案管理不僅僅是采用先進的信息技術(shù)，更重要的是改變管理理念和手段，制定相關(guān)制度，才能達到更高的檔案管理科學化水平。

一、提高檔案管理科學化水平的意義

目前，社會不斷更新和發(fā)展，加上新醫(yī)改的持續(xù)深入，使得醫(yī)院改革發(fā)展進入了新的階段，也取得不少成就。檔案管理作為醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中一項重要的管理內(nèi)容，承擔著記錄一切信息的重擔，包括醫(yī)院醫(yī)療人員信息、設(shè)備信息、藥品信息以及患者信息等，也是促進醫(yī)院有效改革的主要信息依據(jù)。因此，在醫(yī)療改革不斷發(fā)展過程中，必須提升對檔案管理的重視，提高檔案管理信息化水平，才能更好地促進醫(yī)療事業(yè)改革和創(chuàng)新，不斷摸索出新的發(fā)展路徑，實現(xiàn)醫(yī)院服務水平和質(zhì)量的提升。

二、目前醫(yī)院檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理理念較為落后。盡管計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)改變了生活、工作的方式，但是有一些醫(yī)院在進行檔案管理中依據(jù)采用傳統(tǒng)的管理方式，相關(guān)人員的管理理念較為落后。一般醫(yī)院進行檔案管理的目的主要是為了對患者的就醫(yī)信息、醫(yī)護人員的資料信息等進行詳細的記錄和管理，進而能夠保證自身服務質(zhì)量，促使患者能夠更好地就醫(yī)治療。然而，很多醫(yī)院并沒有意識到檔案管理對于醫(yī)院服務質(zhì)量提升的重要性，只是認為檔案管理就是對醫(yī)院的各種信息和數(shù)據(jù)進行保管，這樣就導致檔案管理缺乏目的性，也沒有將檔案管理的價值發(fā)揮出來。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力較差。通常檔案管理工作對相關(guān)工作人員的要求較高，需要采用專業(yè)的知識和能力才能進行有效管理。然而，在一些醫(yī)院中，從事檔案管理的并非專業(yè)人員，而是從其他崗位調(diào)過來的。在這種情況下，不僅會對檔案管理的開展造成影響，還會導致檔案管理工作失去本來的價值。而且檔案管理人員不具備專業(yè)的技術(shù)和素養(yǎng)，導致該工作無法將醫(yī)院的信息展現(xiàn)出來，無法為醫(yī)院發(fā)展提供依據(jù)。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。對于檔案管理工作來說，科學、完善的制度是保證其順利開展的基礎(chǔ)和前提。然而，現(xiàn)階段很多醫(yī)院并沒有建立檔案管理制度，導致檔案管理水平較低。制定檔案管理制度的目的是為了約束工作人員的行為，確定管理方式，但是一旦缺失制度，就會導致工作人員在進行檔案管理的過程出現(xiàn)問題，無法保障該工作順利開展，在一定程度上對醫(yī)院服務質(zhì)量的提升造成影響。

（四）檔案管理設(shè)備老化，和社會發(fā)展不適應。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備出現(xiàn)老化情況，和現(xiàn)代化生活存在一定的差異。實現(xiàn)檔案管理科學化是時代發(fā)展的必然，假如無法利用最新技術(shù)和設(shè)備對檔案資料進行管理，可能會影響檔案信息價值的發(fā)揮，出現(xiàn)檔案資源利用率低的情況。同時，假如醫(yī)院的檔案資料收集依舊采用傳統(tǒng)手工方式，會大大降低檔案管理的效率，對醫(yī)院檔案管理的發(fā)展造成阻礙。

三、提高醫(yī)院檔案管理科學化水平的路徑

（一）及時更新檔案管理理念。管理理念的樹立會對工作人員的行為產(chǎn)生一定影響。因此，為了提升醫(yī)院的檔案管理科學化水平，需要及時更新管理理念，結(jié)合時代發(fā)展，從醫(yī)院領(lǐng)導層開始，明確檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，明確各類信息保管的價值，重視檔案管理工作，積極引進先進的管理設(shè)備，更新管理理念，將檔案管理的價值發(fā)揮出來，為醫(yī)院發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時，還要增強檔案管理人員的管理服務意識，要讓檔案管理工作滿足醫(yī)院不同人員的檔案利用要求，提高檔案的服務性，為醫(yī)院各個科室提供專業(yè)、全面的檔案服務。才能將檔案的價值最大可能施展出來。

（二）提升檔案管理人員的綜合能力。檔案管理人員的能力在一定程度上會對管理工作效率造成影響，決定了檔案管理的質(zhì)量。因此，在對檔案管理人員進行選擇的過程中，要引進專業(yè)的檔案管理人才，提高對該崗位的重視程度，改變“檔案管理工作是一份清閑、沒有價值的崗位”的想法。只有專業(yè)的管理人員，采用專業(yè)的知識和管理技術(shù)，才能讓檔案管理工作更加具有條理性，能夠?qū)⑵渥饔谜宫F(xiàn)出來。另外，除了引進專業(yè)的檔案管理人才之外，還可以對現(xiàn)有管理人員進行培訓，定期對其開展相關(guān)管理方式和理念的教育，促使其能夠在工作中運用最新的方式，提升檔案管理工作的科學化。

（三）完善檔案管理制度。對于醫(yī)院來說，檔案管理的內(nèi)容較多，需要進行精細化的管理，才能保證各項信息都能得到妥善的保存和管理，提升管理工作的合理性和科學性。因此，需要結(jié)合醫(yī)院中的人員信息、藥品信息、設(shè)備信息以及患者信息4個方面，制定不同的管理制度。對于人員信息檔案，主要是將醫(yī)院中所有工作人員（醫(yī)生、護士、財務人員、藥品采購人員等）的信息資料記錄下來，這也是醫(yī)院的核心競爭力所在。在進行人員檔案管理的過程中，要定期對醫(yī)院現(xiàn)有的人力資源進行統(tǒng)計和分析，結(jié)合社會需要，對醫(yī)院現(xiàn)有人才儲備進行檢查，方便引進人才時利用。同時，醫(yī)院的藥品和設(shè)備決定了醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務水平，對藥品和設(shè)備等信息建立檔案管理制度，方便醫(yī)院定期進行藥物的補充，及時發(fā)現(xiàn)過期或者有問題的藥物，進而及時更換。針對設(shè)備來說，可以方便設(shè)備的購進和維護，保證實際使用的效果。對于患者的信息，建立信息檔案能夠?qū)⒒颊叩幕厩闆r、就醫(yī)過程和病歷等內(nèi)容詳細記錄下來，方便醫(yī)生對患者的病歷進行分析和研究，提高治療效率，而且病歷也是醫(yī)生在治療過程中的主要數(shù)據(jù)，能夠更加深入對患者進行了解，為后續(xù)救治工作的開展提供參考。

（四）積極引進先進的管理設(shè)備，提升檔案管理效率?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)的快速發(fā)展促進各行各業(yè)的進步，現(xiàn)代化設(shè)備的應用也愈加廣泛，對于醫(yī)院檔案管理來說，更應該緊跟時代發(fā)展的步伐，建設(shè)檔案管理信息化，和現(xiàn)代社會相一致，反之就會逐漸被時代所淘汰。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、手寫檔案以及手工搜集方式已經(jīng)在時代發(fā)展中被淘汰，目前電子檔案被廣泛應用到各行各業(yè)的檔案管理中。作為醫(yī)院，更應該提高對現(xiàn)代化先進技術(shù)的重視，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)建立電子檔案管理模式，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的有效共享，將檔案的價值充分利用起來，并不是一味保存起來。建立現(xiàn)代化檔案管理還能在檔案的搜集、整理、保存和使用等方面發(fā)揮巨大的作用，特別是在檢索方便，根據(jù)關(guān)鍵詞就可以快速查到想要查詢的檔案信息。醫(yī)院要利用現(xiàn)代化技術(shù)加大對檔案的管理力度，確保各項檔案的完整性，而且還要利用光學技術(shù)等先進技術(shù)，提升檔案管理的存儲密度，提高檔案的保存效率。同時，醫(yī)院還可以利用數(shù)字化技術(shù)對檔案管理工作進行完善，目前常見的數(shù)字化技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)、掃描技術(shù)、身份識別和認證技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，利用這些數(shù)字化技術(shù)將醫(yī)院的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，不僅能夠推動醫(yī)院檔案管理及時更新，還能實現(xiàn)各類資料的分類處理和有效整合。另外，醫(yī)院還可以通過引進先進管理設(shè)備，建立具有體系化的檔案管理模式，在實際建設(shè)過程中，需要對部門銜接、內(nèi)部流程、檔案資料等進行一體化建設(shè)，保證醫(yī)院檔案的通用性和兼容性，提升管理效率。

（五）深入研究檔案管理的應用價值。在信息時代背景下，醫(yī)院檔案信息資源和網(wǎng)絡中的其他信息相比較，更加具有真實性和可靠性，在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中，對檔案資源進行深入研究和分析，能夠為醫(yī)院發(fā)展決策提供參考。第一，醫(yī)院可以從社會上尋找專門從事數(shù)據(jù)挖掘和服務的高新技術(shù)企業(yè)，并和其進行合作，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際情況，解決醫(yī)院檔案管理中信息價值挖掘中存在的不足。這樣一來，專業(yè)的管理人員進行專業(yè)的檔案管理工作，不僅能夠有效將檔案資料中的價值充分挖掘出來，還能有效節(jié)省醫(yī)院經(jīng)營管理的成本。第二，醫(yī)院還可以從社會上尋找專業(yè)的計算機信息服務高新技術(shù)企業(yè)，并和其進行合作，結(jié)合醫(yī)院實際檔案管理情況，為醫(yī)院建立專門的檔案管理平臺以及資源共享平臺，促使醫(yī)院內(nèi)部人員或者外部人員能夠?qū)n案資源進行搜集、查閱和下載，實現(xiàn)檔案資源的有效利用。而且還能通過共享平臺資源查詢情況和下載情況，了解內(nèi)外部人員關(guān)注的主要信息，并將一些價值較高的資源提取出來，為人們提供具有針對性、專業(yè)化的檔案服務。

四、結(jié)語

總之，在社會不斷發(fā)展和創(chuàng)新的背景下，醫(yī)院檔案管理工作也需要進一步完善，及時更新檔案管理理念，提升檔案管理人員綜合能力，完善檔案管理制度，積極引進先進的管理設(shè)備，提升檔案管理效率，聯(lián)合數(shù)據(jù)挖掘、計算機信息服務相關(guān)的高新技術(shù)企業(yè)，深入研究檔案管理的應用價值，才能將檔案管理的價值發(fā)揮出來，提升醫(yī)院檔案管理科學化水平，促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。