加快檔案信息化建設(shè) 創(chuàng)新檔案管理工作

文/微山縣檔案館 於欣穎 韓麗麗

檔案信息化建設(shè)，顧名思義，其所指的主要是國(guó)家檔案行政管理機(jī)構(gòu)，為當(dāng)今檔案管理工作融入相關(guān)的信息化技術(shù)，以此高效率展開(kāi)檔案管理工作，進(jìn)而使其能夠更好地服務(wù)于國(guó)計(jì)民生。正是在這樣的背景下，檔案信息化建設(shè)成為橫亙于當(dāng)代檔案館管理工作面前的一個(gè)重大課題。因此，對(duì)于如何有效開(kāi)展檔案管理工作的信息化建設(shè)，并不斷推動(dòng)整個(gè)檔案館管理工作的創(chuàng)新，成為檔案工作中一件迫在眉睫的事情。

一、當(dāng)代檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化。隨著時(shí)間的不斷推移，檔案工作的現(xiàn)代化需求開(kāi)始不斷增加。這是因?yàn)?，隨著近年來(lái)信息化技術(shù)的展開(kāi)，以往相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作，亦受到了巨大的挑戰(zhàn)。而就信息技術(shù)的應(yīng)用來(lái)看，檔案工作一旦與信息技術(shù)結(jié)合，能夠展現(xiàn)出令人意想不到的效果。如在檔案工作展開(kāi)的過(guò)程中，有效融入信息技術(shù)，可以使相關(guān)檔案數(shù)據(jù)以信息化的方式存儲(chǔ)。不僅是文字類(lèi)的檔案，音頻、視頻類(lèi)的檔案亦可以有效借助信息化方式進(jìn)行存儲(chǔ)。綜上所述，以上的優(yōu)勢(shì)便屬于信息化建設(shè)的一個(gè)產(chǎn)物。可見(jiàn)，有效推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化，便有助于檔案信息打破原有空間、時(shí)間的限制，使其能夠快速實(shí)現(xiàn)共享。并且，依托于信息化建設(shè)創(chuàng)新的檔案工作，還能使檔案的整理、管理效率得到提升，這樣不僅有助于檔案管理工作的展開(kāi)，同時(shí)亦能有效提高相關(guān)工作的效率，并使檔案工作的人工成本得到降低，從而使檔案工作能夠有序展開(kāi)。

（二）推進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化創(chuàng)新工作的開(kāi)展，對(duì)于促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)講，同樣有著不可估量的意義。這是因?yàn)?，在檔案采集工作展開(kāi)的時(shí)候，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能夠滿足用戶的諸多需求，并且可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)工作。而對(duì)于以上的情況，便需要制定統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)契合檔案信息化創(chuàng)新工作的展開(kāi)。尤其是在存儲(chǔ)一些非文字類(lèi)的檔案時(shí)，更需要檔案館制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能促進(jìn)整個(gè)檔案工作的展開(kāi)。可見(jiàn)，檔案工作的信息化建設(shè)，有助于促進(jìn)整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，而此點(diǎn)對(duì)于整個(gè)檔案工作的發(fā)展來(lái)講，則有著不可估量的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）推進(jìn)檔案工作的服務(wù)化。檔案工作信息化創(chuàng)新建設(shè)，為日后檔案工作的服務(wù)提供了一個(gè)基礎(chǔ)。因?yàn)椋窃跈n案信息化構(gòu)架完成的前提下，檔案管理人員職能也會(huì)發(fā)生一定的改變。以往傳統(tǒng)的檔案人員，其工作的內(nèi)容，主要是保管以及提供利用相應(yīng)的檔案資料，而在信息化建設(shè)完成后，相關(guān)的檔案工作人員，職能上便由過(guò)去的保管、提供利用轉(zhuǎn)變?yōu)椴杉⒐芾硪约胺?wù)三位一體的工作職能。此外，因?yàn)闄n案工作本身往往會(huì)服務(wù)于科研工作的開(kāi)展，所以，檔案工作的服務(wù)化亦可以切實(shí)有效地為一些科研生產(chǎn)類(lèi)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，檔案工作信息化創(chuàng)新建設(shè)，可以切實(shí)有效地推動(dòng)整個(gè)檔案工作向服務(wù)化發(fā)展，這成為檔案工作信息化創(chuàng)新建設(shè)的一個(gè)重要體現(xiàn)。

二、限制當(dāng)代檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)的因素

（一）檔案館信息化建設(shè)工作缺少科學(xué)指導(dǎo)。近年來(lái)，我國(guó)檔案工作的信息化建設(shè)方面，投入很大的力度。就當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案館工作的信息化建設(shè)取得了進(jìn)一步發(fā)展，但在其取得發(fā)展的同時(shí)，一些問(wèn)題開(kāi)始初現(xiàn)端倪。這樣的情況主要體現(xiàn)在具體的建設(shè)上，許多檔案館在展開(kāi)信息化創(chuàng)新建設(shè)的過(guò)程中，并沒(méi)有注重將信息化建設(shè)置于系統(tǒng)性以及科學(xué)性的基礎(chǔ)上，這就使得信息化建設(shè)在開(kāi)展的過(guò)程中，出現(xiàn)盲目展開(kāi)的情況。以至于，各地檔案館機(jī)構(gòu)在信息化建設(shè)的過(guò)程中，存在著較大的差異。并且，許多檔案館在展開(kāi)相關(guān)工作的時(shí)候，往往會(huì)出現(xiàn)刻板執(zhí)行的情況，這很容易使得整個(gè)檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)陷入難以開(kāi)展的困境。

（二）檔案館信息化建設(shè)地域性差異明顯。眾所周知，地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，對(duì)于檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)，亦會(huì)造成潛移默化的影響。這是因?yàn)?，一些?jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，其對(duì)于檔案館的投入較大一些，并且影響檔案館信息化建設(shè)的客觀因素也更少，所以其信息化建設(shè)的水平要略高于經(jīng)濟(jì)相對(duì)不發(fā)達(dá)地區(qū)。反之，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)滯后的地區(qū)，檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)因受制于諸多因素，其在建設(shè)的過(guò)程中，便會(huì)同經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)拉開(kāi)一定的差距，而其最明顯的表現(xiàn)便為，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)的進(jìn)程相對(duì)較快，經(jīng)濟(jì)相對(duì)滯后的地區(qū)，在檔案館建設(shè)上則存在著相對(duì)滯后的情況。針對(duì)這樣的情況，發(fā)展緩慢的檔案館機(jī)構(gòu)需要注重不斷反思總結(jié)，以此來(lái)找到發(fā)展緩慢的癥結(jié)所在，進(jìn)而推動(dòng)相關(guān)工作順利展開(kāi)。

（三）檔案館信息化建設(shè)的人才較少。就當(dāng)下的情況來(lái)看，部分地區(qū)的檔案館從人員組成上來(lái)看，多為傳統(tǒng)的檔案管理人員，尤其是在一些經(jīng)濟(jì)相對(duì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，這樣的情況則更為嚴(yán)重一些。如此情況下，使得整個(gè)檔案館缺少能夠參與檔案工作信息化建設(shè)的復(fù)合型人才。因?yàn)?，?duì)于當(dāng)代信息技術(shù)來(lái)講，傳統(tǒng)的檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)很難熟練掌握其應(yīng)用的方式，并且這還使得檔案工作人員很難切實(shí)融入信息化建設(shè)之中。所以，就目前的情況來(lái)看，檔案館信息化建設(shè)領(lǐng)域的人才短缺問(wèn)題，對(duì)于信息化創(chuàng)新建設(shè)工作的展開(kāi)，無(wú)疑造成了一定程度上的掣肘。

三、推動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

（一）制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)總規(guī)劃。首先，對(duì)于檔案工作的信息化創(chuàng)新建設(shè)，相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)以客觀實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，展開(kāi)相關(guān)建設(shè)工作，做好總的規(guī)劃以及布局，從而推動(dòng)整個(gè)檔案館信息化建設(shè)工作的有效展開(kāi)。并且，為使建設(shè)工作的展開(kāi)同實(shí)踐相結(jié)合，有關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，不斷推動(dòng)相關(guān)工作的展開(kāi)。此外，相關(guān)部門(mén)還需要強(qiáng)化同檔案館之間的溝通聯(lián)系，避免檔案館方面刻板執(zhí)行的情況發(fā)生，繼而實(shí)現(xiàn)整體信息化創(chuàng)新建設(shè)的整體布局。其次，各檔案館在著手展開(kāi)信息化創(chuàng)新建設(shè)的過(guò)程中，需注重將部門(mén)的指導(dǎo)意見(jiàn)與實(shí)際現(xiàn)狀相結(jié)合，以此做到符合國(guó)家的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并以此為基礎(chǔ)，切合地區(qū)檔案工作開(kāi)展的實(shí)際需要。最后，檔案館在進(jìn)行信息化創(chuàng)新建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)秉持科學(xué)發(fā)展觀，保證同政府相關(guān)部門(mén)之間的溝通，而后則以此為出發(fā)點(diǎn)，同一些信息化建設(shè)成功的檔案館進(jìn)行交流溝通，以此來(lái)吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，從而使信息化建設(shè)工作能夠有參考的藍(lán)本，并使工作的展開(kāi)能夠取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)而在建設(shè)的過(guò)程中，避免一些能夠提前預(yù)知的問(wèn)題出現(xiàn)。這里需要特別指出的是，地域化的差異始終都是一個(gè)比較客觀的存在。因此，對(duì)于一些信息化創(chuàng)新建設(shè)相對(duì)滯后的檔案館，應(yīng)注重充分結(jié)合現(xiàn)有情況，吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。這樣有助于檔案館切實(shí)保證信息化建設(shè)，能夠與地區(qū)實(shí)際需求相匹配，從而最大程度上規(guī)避信息化創(chuàng)新建設(shè)相對(duì)滯后的問(wèn)題，繼而為日后檔案工作更好地展開(kāi)，提供一個(gè)良好的前提。

（二）推動(dòng)文檔一體化管理。從實(shí)際發(fā)展的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要還是以分離管理的方式展開(kāi)的。但就實(shí)際情況來(lái)講，此種管理方式實(shí)際上已經(jīng)不適于相關(guān)工作的更好開(kāi)展。傳統(tǒng)的管理模式下，文檔管理與檔案管理之間，實(shí)際上屬于一種相互剝離且互不影響的存在。而此種管理方式最大的不足便在于，其往往會(huì)導(dǎo)致檔案工作陷入重復(fù)展開(kāi)的情況，這便很容易對(duì)整個(gè)檔案工作，造成巨大的人力、財(cái)力浪費(fèi)。所以，根據(jù)信息化建設(shè)發(fā)展的需要來(lái)看，借助信息化創(chuàng)新建設(shè)，不斷推動(dòng)文檔一體化的管理，便成為一個(gè)重中之重。其中，檔案館機(jī)構(gòu)應(yīng)將一體化管理工作，當(dāng)作整個(gè)信息化創(chuàng)新建設(shè)的重點(diǎn)來(lái)推進(jìn)。這中間，檔案館可以嘗試借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩者之間的云端存儲(chǔ)，而后安排相關(guān)人員依托信息化存儲(chǔ)，大體上完成一體化管理工作，并為此設(shè)置相應(yīng)的崗位人員。

（三）借助信息軟件達(dá)成特色檔案管理。就當(dāng)前的情況來(lái)看，許多檔案館在應(yīng)用管理軟件的時(shí)候，多會(huì)采用飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)。實(shí)踐表明，此檔案管理系統(tǒng)本身，十分有助于對(duì)一些具有特色的檔案進(jìn)行管理。而在實(shí)際操作的過(guò)程中，相關(guān)人員亦可以借助該軟件，根據(jù)檔案的情況，建成特色電子檔案索引目錄數(shù)據(jù)信息庫(kù)，并將一些符合相關(guān)要求的特色檔案，融入相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)之中。而在將其融入數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行云端存儲(chǔ)的時(shí)候，檔案館方面可以借助信息技術(shù)，方便檔案館的員工對(duì)其進(jìn)行查詢。這樣既有助于對(duì)一些重要檔案的保管，同時(shí)亦能夠有效提升工作人員的管理效率。并且，此種信息化管理方式，還能有效推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)程度，有效降低工作人員的手工勞動(dòng)，進(jìn)而使整個(gè)檔案管理工作的展開(kāi)更為便捷。

（四）強(qiáng)化檔案館人員隊(duì)伍建設(shè)。不論是任何建設(shè)工作的展開(kāi)，其根本還是需要依托于人來(lái)展開(kāi)。所以，在這過(guò)程中，檔案館應(yīng)注重引入一些高素質(zhì)且具有一定信息技術(shù)能力的人才。首先，保證檔案館人員構(gòu)成中，能夠有熟練掌握計(jì)算機(jī)管理以及應(yīng)用的人才。其次，在保證人才引入的同時(shí)，相關(guān)單位還應(yīng)注意強(qiáng)化對(duì)檔案館現(xiàn)有人員隊(duì)伍的建設(shè)。所以，檔案館管理層應(yīng)定期組織人員集中學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，從而使其掌握一定的應(yīng)用能力。并且檔案館還應(yīng)經(jīng)常同一些信息化建設(shè)較為成功的機(jī)構(gòu)互動(dòng)學(xué)習(xí)，定期交流經(jīng)驗(yàn)以及心得，從而達(dá)到“以交流促發(fā)展”的目的，進(jìn)而推動(dòng)檔案館隊(duì)伍的建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案館在社會(huì)發(fā)展中的作用愈發(fā)突顯。因此，如何切實(shí)有效地保證信息化創(chuàng)新建設(shè)，成為當(dāng)代檔案館工作開(kāi)展的一個(gè)重中之重。正是在這樣的背景下，當(dāng)代檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)需要以客觀實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，發(fā)掘信息化創(chuàng)新建設(shè)展開(kāi)過(guò)程中可能存在的問(wèn)題，而后以此為基礎(chǔ)，做到理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，從而為檔案館信息化創(chuàng)新建設(shè)注入新的活力，繼而推進(jìn)我國(guó)檔案館建設(shè)的現(xiàn)代化。