基層專業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理科學(xué)化提升路徑分析
——以淄博市疾控中心為例

文/淄博市疾病預(yù)防控制中心 倫華美 陳曉燕 張學(xué)剛 胡浩東

隨著信息社會的不斷發(fā)展和健康中國策略的不斷推進(jìn)，以疾控機(jī)構(gòu)為代表的基層專業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展建設(shè)也進(jìn)入了精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的新時期。檔案管理必須準(zhǔn)確應(yīng)對新時期科學(xué)化發(fā)展步伐，著力提升檔案管理科學(xué)化水平。

一、加強(qiáng)檔案管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立健全制度

（一）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。結(jié)構(gòu)清晰、責(zé)權(quán)分明、配合有力的管理網(wǎng)絡(luò)是提升檔案管理科學(xué)化水平的基石。淄博市疾控中心綜合檔案室成立于1998年，實行檔案統(tǒng)一管理。建立了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，明確中心行政首長為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)各部門實行科長負(fù)責(zé)制，每個科室配備一名兼職檔案員，形成了行政首長-專職檔案員-科室負(fù)責(zé)人-兼職檔案員為主線的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。將檔案管理列入單位議事日程和發(fā)展規(guī)劃。辦公會定期研究檔案管理工作，對管理體制、人員配備、庫房建設(shè)、設(shè)備購置、工作進(jìn)度等檔案管理中存在的問題及時研究解決。將檔案工作列入了年度目標(biāo)和考核指標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，做到檔案工作有規(guī)劃、有計劃、有安排、有總結(jié)、有考核。

（二）建立健全各項檔案工作規(guī)章制度。建立健全制度、落實制度是檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的有效手段，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理和科學(xué)化管理的基礎(chǔ)性工作。為此，依據(jù)國家和地方檔案法律法規(guī)，有文件材料形成、收集、歸檔，檔案的鑒定、借閱、保密、銷毀、鑒定，檔案庫房管理等10余項檔案管理制度，將各項規(guī)章制度和規(guī)范性文件編印成冊。并將檔案制度的執(zhí)行情況貫穿于各項工作始終。例如論文發(fā)表費報銷制度，需由檔案室分管科技檔案人員出具歸檔證明后，方可簽字報銷；職工退休需要檔案部門確定沒有正借閱使用的檔案，予以簽字后才辦理退休手續(xù)。

（三）加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)。檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平是開展檔案工作的前提，是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵要素，為此提升檔案人員專業(yè)水平至關(guān)重要。一方面，檔案人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)，在掌握歸檔的基本知識基礎(chǔ)上，積極參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對兼職檔案員定期開展內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋文秘、目錄學(xué)、計算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識，提高專業(yè)技術(shù)水平；另一方面，邀請省、市檔案局檔案專家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和督導(dǎo)，解決實際工作中遇到的問題。

二、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，廣泛征集檔案資料

（一）加強(qiáng)檔案資源前端控制。檔案資源前段控制是確保檔案收集工作科學(xué)規(guī)范開展的前提和保障?！稒n案管理手冊》明確了文書、業(yè)務(wù)等各類檔案的歸檔范圍。年度歸檔計劃，將文件材料的形成歸檔工作列入科室和人員崗位責(zé)任制，明確檔案移交時限，中心檔案室也在文件歸檔前對各科室文件整理規(guī)范情況進(jìn)行審查。

（二）按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組卷整理。各類檔案的整理要符合有關(guān)規(guī)定、規(guī)范要求，符合省業(yè)務(wù)主管部門和市檔案管理部門的指導(dǎo)要求。文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、會計檔案、個人技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、社團(tuán)檔案、人事檔案、實物檔案、電子檔案按照門類進(jìn)行分類整理。需要指出的是，文書檔案根據(jù)一文一件要求按照年度問題分類，工作中形成的專業(yè)檔案按照年度-專業(yè)（科室）采用案卷的形式進(jìn)行分類，編目排架。

（三）多渠道開展檔案征集工作。檔案征集是豐富館藏老檔案的重要手段，檔案征集不能僅僅由檔案部門唱“獨角戲”，而要發(fā)動社會力量開展社會征集。通過發(fā)布啟事、電話預(yù)約、登門拜訪等形式，向社會、退休職工和調(diào)離人員征集有價值的老資料、老圖片，對于征集到的檔案要及時進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以豐富館藏檔案載體和資源。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案數(shù)字化水平

（一）科學(xué)開展檔案信息化規(guī)劃。將檔案信息化建設(shè)與單位的信息化建設(shè)同步規(guī)劃，并將檔案信息化建設(shè)作為重要內(nèi)容納入“十三五”總體發(fā)展規(guī)劃，不斷加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化管理，全面構(gòu)建檔案資料歸檔、整理、借閱、利用的全數(shù)字化管理模式。

（二）科學(xué)拓展信息化建設(shè)平臺。目前絕大部分機(jī)構(gòu)啟用了辦公自動化系統(tǒng)，這解決了傳統(tǒng)檔案軟件需要定期升級的問題。在進(jìn)行OA辦公自動化系統(tǒng)研發(fā)時即建立檔案管理模塊，文件在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后實現(xiàn)文件預(yù)歸檔，經(jīng)歸檔預(yù)整理后進(jìn)行編目，實現(xiàn)了文檔一體化。此外，還要按照數(shù)字檔案室建設(shè)指南要求，配備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等，設(shè)立了信息系統(tǒng)防火墻、密碼訪問控制，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，建立數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制，完善容災(zāi)備份系統(tǒng)，在原有的備份系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加了NAS備份存儲系統(tǒng)，以有效滿足檔案信息化管理工作的需要。

（三）積極開展室藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)檔案均為紙質(zhì)載體，存在不易保存、易損壞等弊端。為此傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成為延續(xù)檔案的必要。按照存量數(shù)字化、增量電子化的要求，購買了掃描儀，對部分室藏文書檔案進(jìn)行掃描錄入，并將檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化列入檔案發(fā)展規(guī)劃。

四、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實保障檔案安全

（一）筑牢檔案安全硬件基礎(chǔ)。以淄博市疾控中心為例，綜合檔案室有專用檔案庫房3間（138.56平方米），閱檔室和辦公室1間，基本實現(xiàn)了檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”?，F(xiàn)配備專用計算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀及光盤刻錄機(jī)各1臺，各房間均配備了空調(diào)，檔案庫房還配有防蛀器1臺、加濕器3臺、遮光窗簾7個，滅火器6個，并定期進(jìn)行更新，確保檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染 “九防”功能。

（二）加強(qiáng)檔案庫房管理。一是建立了《檔案出入登記表》，對檔案出入庫情況隨時進(jìn)行登記。據(jù)統(tǒng)計，每年登記出入庫檔案200余件/次。二是建立了《庫房溫濕度記錄表》，每天記錄溫濕度。庫房溫度基本控制在20℃左右，相對濕度控制在50%左右。三是建立了《庫房安全檢查記錄》，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，定期對檔案室?guī)旆窟M(jìn)行安全隱患排查，確保各項安全措施落實到位。

（三）正確落實檔案保管、保護(hù)措施。我們認(rèn)真執(zhí)行《檔案庫房管理制度》《檔案保管保密制度》《檔案管理人員崗位職責(zé)》等相關(guān)制度，切實消除檔案室內(nèi)的安全隱患；建立了檔案統(tǒng)計臺賬，定期對案卷整理的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進(jìn)行檢查，做到賬實相符。今年9月，我們對庫存檔案進(jìn)行了清點，并形成了清點報告。同時，為消除突發(fā)事件對檔案造成的危害，我們還制定了《檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案（草案）》，明確了不同自然災(zāi)害狀態(tài)下的處置原則、檔案搶救順序等，切實提升了救災(zāi)抗災(zāi)能力和檔案室的安全保障系數(shù)。

五、加強(qiáng)檔案開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的效能

（一）健全查閱工具，提高檢索效率。綜合檔案室作為檔案的保管基地和查找利用中心，積極開展多種形式的檔案咨詢服務(wù)。編有案卷目錄、全引目錄、文件字號索引、案卷存放位置索引、專題目錄5種手工檢索工具，并不斷充實檔案管理軟件內(nèi)容，使檔案檢索更準(zhǔn)確、快捷。同時，建立了提供利用查全、查準(zhǔn)登記和利用效果登記，使檔案查全率和查準(zhǔn)率均達(dá)95%以上。

（二）及時判定檔案價值，提高服務(wù)效率。遵循檔案鑒定和銷毀制度，定期組織檔案鑒定小組成員對部分臨期業(yè)務(wù)檔案逐卷逐件進(jìn)行審查，根據(jù)中心的實際情況和工作需要，分析、鑒定檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，判定檔案的保存價值。對篩選出需長期保存的檢測報告等檔案，進(jìn)行了重新整理編號歸檔；對確認(rèn)無保存價值的檔案，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行了集中銷毀。

（三）開發(fā)利用檔案信息效果顯著。檔案能夠?qū)v史進(jìn)行濃縮、凝固，從而為使用者提供較高價值的資源。充分利用檔案進(jìn)行編史修志以及科學(xué)管理的參考作用，組織開展史志編修、工作展覽、畫冊編制等工作。先后編印了建國60周年畫冊，舉辦了淄博疾控成立60年展覽，出版了172萬字的《淄博疾控志（1953-2012）》，通過大量檔案資料，全方位、立體式呈現(xiàn)了淄博疾控事業(yè)60年發(fā)展成果和輝煌歷程，具有珍貴的史料價值和資政借鑒意義。每年還積極參與《山東省疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)年鑒》《山東衛(wèi)生志》《淄博衛(wèi)生志》等編輯工作，其中大量資料和數(shù)據(jù)來源于檔案資料。

淄博市疾控中心綜合檔案室在2017年被省檔案局命名為“山東省檔案科學(xué)化管理先進(jìn)單位”，成為淄博市健康系統(tǒng)唯一單位，為基層專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)開展檔案科學(xué)化建設(shè)提供了模板和經(jīng)驗。