電子檔案管理在職業(yè)中專學(xué)校的應(yīng)用

文/菏澤市牡丹區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 何秀霞

隨著中國(guó)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，學(xué)校檔案管理的對(duì)象也由紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化信息檔案。當(dāng)前職業(yè)中專學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題相對(duì)較多，相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)不是非常完善，因而對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)造成了一定的阻礙。學(xué)校檔案是對(duì)于職業(yè)中專學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、個(gè)人信息與家庭背景等重要信息的記錄，同時(shí)也記錄了職業(yè)中專學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲信息與學(xué)習(xí)成績(jī)，因而對(duì)于學(xué)生畢業(yè)求職也存在極為顯著的影響。職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理建設(shè)在保障檔案安全和檔案調(diào)轉(zhuǎn)等方面有積極作用，對(duì)于學(xué)生就業(yè)和升學(xué)有良好的促進(jìn)作用，同時(shí)也是教育信息化改革最基本的發(fā)展要求。通過(guò)指出職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的內(nèi)涵意義與難點(diǎn)困境，同時(shí)結(jié)合工作經(jīng)歷就加快信息化檔案管理的建設(shè)提出相關(guān)的策略。

一、職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的主要意義與內(nèi)涵

職業(yè)中專學(xué)校檔案文件主要記錄在校學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況與個(gè)人信息，同時(shí)也是職業(yè)中專學(xué)校推進(jìn)教育改革和優(yōu)化教學(xué)質(zhì)量的主要依據(jù)。電子檔案管理通常采用圖片、影像和電子文檔等方式記錄信息，能夠極大程度提高檔案工作者的管理效率，也能夠最大限度地降低檔案管理成本。電子檔案管理的檢索查詢非常方便快捷，也非常的實(shí)用有效，能夠解決紙質(zhì)文檔易丟失、檔案管理效率低、管理成本高等相關(guān)的問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，檔案信息資源是職業(yè)中專學(xué)校相當(dāng)重要的一種資源。不僅是在校師生的檔案材料資源，也是社會(huì)公眾的公開(kāi)性信息資源。職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理可提高檔案服務(wù)水平與社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。信息革命與新技術(shù)革命在社會(huì)不同領(lǐng)域都有不同程度的影響，職業(yè)中專學(xué)校檔案管理更是受到信息化的積極影響。職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了檔案管理的發(fā)展方向，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的全面的檔案信息資源的整合管理。

二、當(dāng)前職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的難點(diǎn)與困境

檔案文件材料的立卷和歸檔是職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的一項(xiàng)重任，也是學(xué)校非常具有保存價(jià)值的信息資料。由于現(xiàn)代化檔案管理要求跟隨規(guī)范化的道路與時(shí)俱進(jìn)，因此檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了變化，同時(shí)檔案歸檔的難度也相應(yīng)地增高。根據(jù)職業(yè)中專學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，當(dāng)前主要問(wèn)題為以下幾點(diǎn)：

（一）缺乏現(xiàn)代化檔案管理的資金投入。職業(yè)中專學(xué)校檔案管理需要足夠的資金投入才能有效地完成信息化建設(shè)，但目前職業(yè)中專學(xué)校管理部門對(duì)此沒(méi)有引起重視。檔案工作者在往昔傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中形成固化思維，在短時(shí)間內(nèi)很難完成檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理需要一定的資金敷設(shè)線路、調(diào)試安裝檔案管理系統(tǒng)、采購(gòu)硬件設(shè)備。職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理帶來(lái)的收益不能根據(jù)數(shù)字直觀了解到，主要帶來(lái)的是一種隱性回報(bào)。檔案工作者自身缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于檔案管理改革的能力和勇氣相對(duì)匱乏，因而職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)相對(duì)緩慢。

（二）電子歸檔的難度高。職業(yè)中專學(xué)校檔案管理在過(guò)去主要是紙質(zhì)文件的歸檔管理，隨著現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)，由紙質(zhì)文件變成電子文件，而電子文件的歸檔要求管理人員具有精細(xì)的耐心和堅(jiān)韌的性格，對(duì)于電子歸檔出錯(cuò)后相比紙質(zhì)文件很難自行察覺(jué)，需要檔案管理人員反復(fù)地核查校對(duì)。雖然電子歸檔的效率高于紙質(zhì)歸檔，但是電子歸檔的心理壓力相對(duì)較大，需要檔案管理人員有較強(qiáng)的韌性和承受能力。同時(shí)，部分檔案管理人員的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)于電子檔案的認(rèn)知相對(duì)隨意，對(duì)于電子文件的區(qū)分有誤導(dǎo)致一些重要文件未被當(dāng)成電子文件歸檔。

（三）檔案歸檔的效率低。電子檔案的管理具有“多亂且雜”的特點(diǎn)，對(duì)于又多又亂又雜的電子文件，職業(yè)中專學(xué)校檔案管理人員很容易將學(xué)校行政檔案和教學(xué)管理檔案之外的其他業(yè)務(wù)檔案的歸檔和收集出現(xiàn)混亂，甚至檔案收集的不健全，不符合現(xiàn)代化檔案管理的基本要求。

（四）檔案管理人員能力差。電子檔案的歸檔和編目需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)，對(duì)于技術(shù)不成熟和歸檔立卷不規(guī)范的檔案管理人員，需要正確認(rèn)識(shí)自身的技術(shù)水平，積極地學(xué)習(xí)新技術(shù)和新技能，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，不能只停留于紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代。

（五）現(xiàn)代化管理操作不合格。據(jù)了解，許多檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知存在嚴(yán)重的不足，主要是當(dāng)前職業(yè)中專學(xué)?，F(xiàn)代化檔案管理制度還未完善相關(guān)的操作標(biāo)準(zhǔn)，在不同的電子文件管理缺乏相應(yīng)的操作意見(jiàn)。同時(shí)，相關(guān)單位結(jié)合自身情況自主開(kāi)發(fā)系統(tǒng)管理軟件，但是出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的時(shí)候，還是局限在現(xiàn)代化管理程序的操作不合格，因而檔案管理的質(zhì)量相對(duì)較低。

三、職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的優(yōu)化與改進(jìn)措施

結(jié)合職業(yè)中專學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題，針對(duì)檔案工作者操作不合格、檔案歸檔效率低、電子歸檔難度高、缺乏資金投入等問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的優(yōu)化改進(jìn)措施，有效促進(jìn)職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，為學(xué)校各部門與師生以及社會(huì)群眾提供更好的檔案服務(wù)。

（一）增加現(xiàn)代化檔案建設(shè)資金。職業(yè)中專學(xué)校檔案管理應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定信息化檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，得到學(xué)校的財(cái)政支持，有效拓寬資金的來(lái)源渠道。同時(shí)，相關(guān)技術(shù)部門在職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)也有重要意義，根據(jù)職業(yè)中專學(xué)校檔案管理的各類評(píng)估制定相應(yīng)的技術(shù)改進(jìn)措施，加強(qiáng)職業(yè)中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的軟件開(kāi)發(fā)和硬件投入，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、文字處理、常用管理等功能進(jìn)行研究，培訓(xùn)檔案工作者掌握數(shù)字設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案的鑒定、收集、存儲(chǔ)和整理。電子文檔與紙質(zhì)文檔的管理要求完全不同，應(yīng)將文檔原稿與修改稿件都收集整理，提高電子文檔的完整性、安全性與真實(shí)性。

（二）引起職業(yè)中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持，得到職業(yè)中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和肯定，對(duì)于檔案管理人員的工作積極性和工作質(zhì)量的提高有一定的幫助。職業(yè)中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要有一定的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量監(jiān)督。同時(shí)，要求檔案工作者及時(shí)準(zhǔn)確地匯報(bào)近期自身檔案工作的有關(guān)情況，將上級(jí)部門和檔案部門的有關(guān)文件遞交給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)在檔案服務(wù)中真正了解職業(yè)中專學(xué)校檔案工作的重要性。

（三）培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。職業(yè)中專學(xué)校需要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)，在硬件投入和軟件開(kāi)發(fā)等方面要跟上檔案管理現(xiàn)代化的腳步。現(xiàn)代化檔案管理主要是在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上整合和使用檔案文件資料，檔案工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和檔案管理能力直接影響到現(xiàn)代化檔案管理的質(zhì)量。職業(yè)中專學(xué)校需要培訓(xùn)檔案工作者的計(jì)算機(jī)使用能力，加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理的思想教育，同時(shí)在工作條件和待遇方面給予一定的照顧，使得檔案工作者的工作水平、檔案管理理論水平、檔案管理積極性都有極大的提高。

（四）優(yōu)化職業(yè)中專學(xué)校檔案管理制度。辦公自動(dòng)化是目前全民辦公的潮流，也是檔案管理工作得益于計(jì)算機(jī)技術(shù)最顯在的表現(xiàn)，對(duì)于檔案管理效率和信息安全性的提高非常有保障。職業(yè)中專學(xué)校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，建立一套相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)和完善的檔案管理體系，積極地在檔案整理、收集、保管、歸檔、使用等方面制定相關(guān)的操作規(guī)范，避免電子文件的信息遺失或者發(fā)生更改。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)于原始文件的管理和保存，為檔案文件的真實(shí)性提供保障，加速推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（五）確立職業(yè)中專學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。自動(dòng)化系統(tǒng)主要作用是收集和整合檔案信息，同時(shí)增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是管理軟件系統(tǒng)相對(duì)較多，對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一存在極大的影響。要求檔案管理部門建設(shè)相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)更新和修正具體的管理內(nèi)容，提高檔案管理的規(guī)范性，給予有關(guān)部門在檔案管理方面一個(gè)有效的管理參照。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案是職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理發(fā)展的體現(xiàn)，也是檔案管理改革的必然趨勢(shì)，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案服務(wù)質(zhì)量和檔案管理效率提高都有顯著幫助。檔案工作者需要不斷優(yōu)化信息化檔案管理的流程，提高自身檔案管理能力，為職業(yè)中專學(xué)校信息化檔案管理發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)當(dāng)下職業(yè)中專學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀的分析，應(yīng)深刻認(rèn)知到現(xiàn)代化檔案管理需要確立完善的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，也需要優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理制度，同時(shí)引起職業(yè)中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，加大資金投入。職業(yè)中專學(xué)校檔案管理需要鼓勵(lì)檔案工作者繼續(xù)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理理念、管理技能和管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)的檔案管理人才，提高職業(yè)中專學(xué)校檔案管理水平，加速推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理。