基層疾病預(yù)防控制檔案利用淺析

文/廣州市荔灣區(qū)疾病預(yù)防控制中心 區(qū)鷗

一、基層疾控檔案的概述

基層疾控中心的檔案工作反映出基層衛(wèi)生防病工作的現(xiàn)狀。區(qū)疾控中心的主要任務(wù)是：負(fù)責(zé)全區(qū)傳染病、慢性非傳染性疾病、寄生蟲(chóng)病與地方病等疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情報(bào)告及健康相關(guān)因素信息管理、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)、重大活動(dòng)公共衛(wèi)生保障、實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)與評(píng)價(jià)、精神衛(wèi)生管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等。區(qū)疾控中心檔案資料涵蓋從成立至今，歷經(jīng)65年，伴隨著國(guó)家前進(jìn)的腳步，記載著基層防控疾病工作的發(fā)展歷程。

二、近十年來(lái)疾控檔案的利用情況

（一）檔案利用情況。筆者選取區(qū)疾控中心2009-2018年檔案借閱記錄，將檔案分類(lèi)統(tǒng)計(jì)借閱次數(shù)、目的及使用情況：2009-2018年庫(kù)存檔案3535卷(件)，利用1365卷(件)，172人次。其中，借閱業(yè)務(wù)檔案用于原始資料檢查318卷(件)，占21.47%；專業(yè)編撰用150卷(件)，占10.13%；用于人事、經(jīng)費(fèi)查證297卷(件)，占20.05%；用于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查摘142卷(件)，占9.59%；用于績(jī)效工作數(shù)據(jù)收集161卷(件)，占10.87%；用于人員技術(shù)資質(zhì)核查92卷(件)，占6.21%；用于查考黨政文件100卷(件)，占6.75%；用于基建類(lèi)105卷(件)，占7.09%。

（二）檔案利用情況分析。疾病防控是一項(xiàng)專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在開(kāi)展疫情監(jiān)測(cè)分析、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理過(guò)程中，特別是對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)進(jìn)行科學(xué)研究的時(shí)候，需要長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)資料作依據(jù)。

隨著人們檔案意識(shí)的提高，查(借)閱檔案的內(nèi)容涉及面廣泛，在績(jī)效工作、科研著作、編志造冊(cè)、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證評(píng)審、財(cái)務(wù)審計(jì)、職稱晉升、人員聘任、工資改革、工資審核、購(gòu)買(mǎi)社保、醫(yī)療政策、業(yè)務(wù)用房改造裝修工程、市政環(huán)保排污工程、地鐵軌道交通線網(wǎng)設(shè)置等工作中發(fā)揮作用。

（三）檔案利用目的和成果。1.疾病防控，檔案必不可少。在2003年傳染性非典型肺炎疫情、2005年人禽流感呼吸道傳染病疫情、2014年登革熱疫情、人感染H7N9禽流感疫情，專業(yè)人員收集整理大量的原始數(shù)據(jù)，制定《荔灣區(qū)防治傳染性非典型肺炎應(yīng)急預(yù)案》《荔灣區(qū)非典、禽流感及流感的預(yù)防和控制工作措施》《荔灣區(qū)各街道2014年登革熱防控方案》《荔灣區(qū)疾控中心N7N9應(yīng)急預(yù)案》《埃博拉出血熱防控應(yīng)急預(yù)案(試行)》等一系列工作制度和規(guī)程，并及時(shí)撰寫(xiě)調(diào)查分析報(bào)告，提出相應(yīng)的防控措施，為上級(jí)部門(mén)制定有關(guān)工作指導(dǎo)方針奠定基礎(chǔ)，為有針對(duì)性、有效、迅速地控制疫情提供科學(xué)依據(jù)，保障了人民群眾的健康和安全、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。2.科研立項(xiàng)，檔案突顯實(shí)績(jī)。根據(jù)業(yè)務(wù)和管理工作的需求，開(kāi)展主動(dòng)服務(wù)，利用歷年檔案數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行二次、三次加工編研、處理和分析總結(jié)，撰寫(xiě)《廣州市荔灣區(qū)2008-2012年麻疹流行病學(xué)特征分析》《2006-2016年廣州市荔灣區(qū)登革熱流行病學(xué)特征》《2013-2018年廣州市荔灣區(qū)流行性感冒流行特征及病原學(xué)分析》等數(shù)百篇科研論文，分別刊登于國(guó)家級(jí)、省、市學(xué)術(shù)性刊物，成為專業(yè)活動(dòng)的論據(jù)和參考。同時(shí)，先后開(kāi)展多項(xiàng)科研，其中“廣州市荔灣區(qū)HIV/AIDS患者生存質(zhì)量、心理和社會(huì)支持度調(diào)查研究、社會(huì)支持調(diào)查研究”項(xiàng)目獲市科技攻關(guān)計(jì)劃重大項(xiàng)目立項(xiàng)。充分利用檔案信息資源的儲(chǔ)存、積累，編寫(xiě)管理匯編、工作規(guī)章制度，并為《荔灣區(qū)區(qū)志》提供完整數(shù)據(jù)資料，呈現(xiàn)很強(qiáng)的實(shí)用性，收到良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。3.迎檢達(dá)標(biāo)，檔案功不可沒(méi)。區(qū)疾控中心實(shí)驗(yàn)室2012年通過(guò)國(guó)家CNAS認(rèn)證中心的計(jì)量認(rèn)證復(fù)評(píng)審和食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定；2013年取得公共場(chǎng)所衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)、評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)技術(shù)能力資質(zhì)；2014年通過(guò)了實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可復(fù)評(píng)審。在實(shí)驗(yàn)室評(píng)審、擴(kuò)標(biāo)、擴(kuò)項(xiàng)等過(guò)程中，都能提供齊全的儀器設(shè)備、原始記錄、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、管理程序、人員管理等文件資料。繼后，又通過(guò)省衛(wèi)生廳職業(yè)技術(shù)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)審定，并接受?chē)?guó)家質(zhì)監(jiān)總局計(jì)量認(rèn)證專項(xiàng)監(jiān)督檢查，取得好評(píng)。

機(jī)構(gòu)的各類(lèi)工作檢查、驗(yàn)收對(duì)相關(guān)檔案資料、原始記錄的查考，特顯檔案資料記載活動(dòng)、反映工作軌跡的獨(dú)特形態(tài)，一直是工作的應(yīng)用方式。

三、檔案工作中存在的問(wèn)題

（一）信息化程度低。目前，疾病防控日常工作已全面實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，工作中形成的資料以數(shù)字載體為主，紙質(zhì)載體為輔，但傳統(tǒng)的手工查閱紙質(zhì)文檔仍是主要方式，已不能滿足對(duì)檔案利用的個(gè)性化、速度化需求，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、縮微等多載體模式，是新形勢(shì)下檔案工作的趨勢(shì)。

（二）檔案工作不受重視?；鶎蛹部貦n案工作隨著時(shí)代的步伐，已形成健全的文件管理系統(tǒng)，但對(duì)檔案工作的人才配備、經(jīng)費(fèi)保障、設(shè)施建設(shè)方面往往被忽略、缺乏預(yù)見(jiàn)意識(shí)和激勵(lì)機(jī)制。部分人員對(duì)檔案的認(rèn)知是說(shuō)起來(lái)重要、忙起來(lái)不要，繼而造成歸檔周期延長(zhǎng)，容易造成有效資料丟失。

四、檔案工作提高利用的對(duì)策

（一）健全制度，強(qiáng)化規(guī)范管理。制定以主管領(lǐng)導(dǎo)、科室主管和綜合檔案室的三級(jí)管理績(jī)效體系，規(guī)范檔案工作制度，明確檔案的收集、歸檔范圍、整理以及職責(zé)，以保證檔案記錄完整、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)。嚴(yán)格執(zhí)行《全國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定，著重建立反映當(dāng)?shù)匦l(wèi)生防病活動(dòng)的檔案，記錄防病活動(dòng)的基本情況、真實(shí)情況、重要程度，并強(qiáng)化檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，防止檔案的損失和無(wú)效化，遵守機(jī)密性限制，確保歸檔的安全。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，提升檔案意識(shí)。檔案的管理首先是領(lǐng)導(dǎo)重視、在職全體人員密切配合。拋開(kāi)沉悶的培訓(xùn)方式，開(kāi)展不定期、多形式宣貫，通過(guò)多媒體平臺(tái)普及檔案法律法規(guī)及相關(guān)檔案整理知識(shí)。

鼓勵(lì)衛(wèi)技專業(yè)人員與兄弟單位交流專線檔案管理工作，拓寬知識(shí)面，提升收集、整理技巧，從而提高全員對(duì)檔案工作重視程度，促使全體人員做到知行合一，形成專業(yè)復(fù)合形人才隊(duì)伍。

每年做好檔案工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算，擬定檔案用品、軟硬件設(shè)施建設(shè)等工作計(jì)劃，確保?？顚Ｓ?。如：舊檔案數(shù)字化項(xiàng)目，可向社會(huì)購(gòu)買(mǎi)檔案工作外包服務(wù)，以保障其專業(yè)化、完整率。

（三）針對(duì)利用，開(kāi)發(fā)檔案編研。利用檔案信息資源的儲(chǔ)存、積累，根據(jù)需求對(duì)檔案進(jìn)行信息加工，把原始數(shù)據(jù)分析匯總，進(jìn)行歸納組合、整合信息源，為利用提供數(shù)據(jù)服務(wù)。

利用常見(jiàn)傳染病、慢性非傳染性疾病、職業(yè)病、學(xué)生常見(jiàn)病、食物中毒、心理衛(wèi)生等數(shù)據(jù)資料，編寫(xiě)衛(wèi)生科普讀物和教材，適時(shí)舉辦各種疾病防控科普宣傳。把疾病預(yù)防知識(shí)引入社區(qū)、推進(jìn)校園，做好防病咨詢和科普工作，以提高檔案在服務(wù)民生方面的利用率，帶動(dòng)疾控檔案工作的新發(fā)展。

（四）信息化管理促使資源共享。構(gòu)建疾病防控檔案管理信息網(wǎng)，使基層疾控中心更迅速、準(zhǔn)確掌握現(xiàn)時(shí)與以往的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，及時(shí)分析、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)本單位OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的銜接，確保信息安全。建立業(yè)務(wù)專線類(lèi)別權(quán)限、采用多條件快速檢索促使高效利用、操作便捷、準(zhǔn)確全面地查閱相關(guān)數(shù)據(jù)。同時(shí)，強(qiáng)化電子檔案的管理，嚴(yán)格實(shí)施在線信息審核制度，做好權(quán)限設(shè)置分級(jí)制；定期更新網(wǎng)絡(luò)防護(hù)裝置，防止非法入侵和病毒感染；所有電子檔案資料定期數(shù)據(jù)備份和安全規(guī)范管理，以確保檔案信息安全。信息資源整合，體現(xiàn)共同構(gòu)建和共享資源的整體優(yōu)勢(shì)，有利于疾控機(jī)構(gòu)之間相互聯(lián)系，促進(jìn)疾控工作的發(fā)展。

五、結(jié)論

保存歷史印記就是檔案的價(jià)值，它把歷史痕跡變成人們可索的永久記憶。當(dāng)今信息時(shí)代，人們已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案作為一種寶貴的社會(huì)利用資源，對(duì)檔案的重要性有了新的認(rèn)識(shí)和理解。為此，檔案管理人員在充分發(fā)揮職能的同時(shí)，要運(yùn)用多化手段、多學(xué)科融合，做好、管好、用好檔案，多形式挖掘檔案資料價(jià)值，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新路子，合理開(kāi)發(fā)和使用檔案資源，充分體現(xiàn)檔案在疾病預(yù)防控制工作的價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。