信息化模式下檔案價值實現(xiàn)探析

文/廣西科技師范學(xué)院 楊琪

檔案是人類的文化遺產(chǎn)，是國家的財富，是人類社會活動的記憶。一個國家文明程度的重要標(biāo)志之一是這個國家保存的檔案數(shù)量多寡與年代的久遠。檔案價值是檔案學(xué)研究的基礎(chǔ)問題，是檔案學(xué)的核心基礎(chǔ)理論之一，是檔案工作的最終落腳點。伴隨著公眾對檔案的關(guān)注，人們的檔案意識進一步提高，檔案工作人員對如何更好地實現(xiàn)檔案價值進行了深入研究和探索。檔案價值指的是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的參考和憑證意義，即檔案利用者利用檔案材料滿足自己在社會活動中的需求。在信息化模式下利用新技術(shù)新方法，加強檔案價值的開發(fā)研究，挖掘檔案價值資源，更好地實現(xiàn)檔案價值，有利于提高檔案服務(wù)能力，發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會民生方面的重要作用。

一、信息化在檔案價值實現(xiàn)中的體現(xiàn)形式與意義

信息化在檔案管理中的應(yīng)用是指以互聯(lián)網(wǎng)、現(xiàn)代通信、新媒體、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基石，將檔案資料各信息要素匯總到數(shù)據(jù)庫，供人們工作、生活、學(xué)習(xí)，輔助管理者決策等。檔案管理使用該技術(shù)后，工作效率大大提高，推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。伴隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異以及信息化時代的到來，檔案工作向信息化時代邁進。在當(dāng)前的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們對檔案不斷增長的需求，信息化在檔案中的運用是必然趨勢，也是檔案工作的重要任務(wù)，是檔案管理和利用的需要。當(dāng)前，很多單位和部門已實現(xiàn)數(shù)字化辦公，計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等信息化設(shè)備齊全，產(chǎn)生的電子檔案也越來越多，部分單位還用上了相應(yīng)的檔案管理軟件，促進了檔案管理的信息化進程，為檔案管理的信息化提供了良好的環(huán)境。隨著人們精神文化需求的提高，對檔案服務(wù)的需求越來越大，對檔案價值實現(xiàn)的要求越來越高，信息化促進了檔案價值的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫幫助人們在海量的檔案信息中快速查詢到需要的信息；互聯(lián)網(wǎng)提供檔案線上查詢方式，實現(xiàn)異地查詢，大大縮短了檔案價值實現(xiàn)的時間，打破檔案價值實現(xiàn)的空間壁壘，為檔案利用者提供便利；新媒體使檔案宣傳形式更加多樣化，更加吸引人，大大提升了檔案價值實現(xiàn)的力度和廣度，提升檔案自身的價值。

二、信息化在檔案價值實現(xiàn)中的探析

（一）信息化在高校檔案價值實現(xiàn)中的應(yīng)用?；谛畔⒒母咝n案管理，既要注重實體檔案的收集，又要在收集數(shù)字檔案上下功夫。實體檔案是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案是實體檔案的數(shù)字形態(tài)。高校檔案在信息化的進程中，第一步是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化。按照“優(yōu)選”的原則將檔案價值較大、使用頻率較高的檔案批量進行數(shù)字轉(zhuǎn)化。由于工作量大和現(xiàn)有資源不足的矛盾，可選用外包或分階段、分輕重緩急一步步進行轉(zhuǎn)換。第二步是做好電子檔案的收集歸檔。充分利用電子檔案儲存、查詢、使用便利的特性，除收集傳統(tǒng)檔案歸檔范圍的電子檔案外，擴大收集范圍，例如教師上課的課件和電子教案等，這些電子檔案的利用價值高、使用靈活便利、師生需求高，能較好地促進檔案價值的實現(xiàn)。在收集電子檔案時，細化文件歸檔的要求，加強對立檔單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對電子檔案的參數(shù)、格式、運行軟件等進行前端介入，確保信息檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)化。第三步是做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運行。在做好電子檔案異地備份等網(wǎng)絡(luò)安全防范的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息的在線服務(wù)和遠程歸檔。通過互聯(lián)網(wǎng)提供公開的或個人權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息查詢、開具相關(guān)證明等服務(wù)。通過互聯(lián)網(wǎng)上傳歸檔信息，實現(xiàn)檔案的收集、鑒定、移交等過程。利用新媒體移動終端，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案宣傳教育。各地高校智慧校園和數(shù)字校園開展得如火如荼，高校檔案工作應(yīng)搶抓機遇，主動對接智慧校園建設(shè)，將信息化技術(shù)運用到檔案價值的實現(xiàn)中，將檔案信息化方案融入智慧校園的整體方案，實現(xiàn)檔案信息化設(shè)備的采購、網(wǎng)絡(luò)的整體布局、平臺的開發(fā)。第四步，進行檔案信息的開發(fā)利用。高校檔案信息的開發(fā)要與校園文化建設(shè)、社會文化建設(shè)相結(jié)合。讓反映校史校情、辦學(xué)歷史、師生學(xué)習(xí)生活的檔案信息，進入教學(xué)課堂，開發(fā)小紀(jì)念品豐富校園文化，通過“易班”、微信公眾號開展校史知識競賽，讓檔案信息活起來。高校圍繞辦學(xué)宗旨和育人目標(biāo)，面向社會進行檔案信息開發(fā)，利用高校網(wǎng)絡(luò)化領(lǐng)先地位的優(yōu)勢，匯聚高校專家學(xué)者、優(yōu)秀校友，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息傳播，打造高校檔案文化品牌。

（二）信息化在企業(yè)檔案價值實現(xiàn)中的應(yīng)用。企業(yè)檔案包含了企業(yè)生產(chǎn)、科研發(fā)展的核心信息，關(guān)乎企業(yè)的命脈，對這部分檔案進行信息化管理，有助于企業(yè)預(yù)防和減少自然以及人為災(zāi)害帶來的損失。企業(yè)檔案的數(shù)字化，能擴大企業(yè)的傳播范圍、提高企業(yè)產(chǎn)品、文化傳播效率、促進企業(yè)檔案價值的實現(xiàn)。信息化在企業(yè)檔案價值實現(xiàn)中的運用，首先要把信息化運用到企業(yè)檔案管理的各個環(huán)節(jié)。信息化運用到企業(yè)檔案管理的收集、交接、整理、歸檔、統(tǒng)計各個環(huán)節(jié)，在文件夾、數(shù)據(jù)庫中體現(xiàn)檔案材料之間的聯(lián)系，要標(biāo)明電子檔案屬性，把電子檔案圖形處理軟件、運行軟件等一同歸檔。其次確保企業(yè)檔案信息化所需設(shè)備齊全、先進、實用。投入經(jīng)費用于企業(yè)檔案信息化硬件設(shè)備的購置和軟件的開發(fā)運營。按標(biāo)準(zhǔn)對光盤進行存儲，對磁帶、軟盤等采取格式轉(zhuǎn)化等保護措施，確保檔案的完整性。加強企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，讓先進的設(shè)備發(fā)揮最大效率。對內(nèi)通過調(diào)整企業(yè)機構(gòu)設(shè)置，提高對檔案工作的重視程度，將檔案工作納入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息部門，提高信息處理能力；通過選用員工外出培訓(xùn)，鼓勵員工自我學(xué)習(xí)提升交流，提高企業(yè)檔案工作人員的實操能力。對外通過引進信息技術(shù)和檔案專業(yè)人才，帶動檔案部門人員整體素質(zhì)的提高。最后加強企業(yè)檔案信息化的安全防范。企業(yè)檔案的信息化進程中安全保障應(yīng)放在第一位，要預(yù)防計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的空間，具有極大的風(fēng)險性和危險性，應(yīng)及時修補網(wǎng)絡(luò)漏洞，設(shè)置高強度的防火墻。做好備份工作和應(yīng)急預(yù)案，將數(shù)據(jù)按照不同安全級別進行分類存儲。做好異地備份，可在其他省份的下屬公司進行檔案數(shù)據(jù)存儲，多種方式多種渠道備份，提高檔案應(yīng)急恢復(fù)功能。要設(shè)置企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)、不同管理人員的訪問權(quán)限，區(qū)分公開檔案和涉密檔案聯(lián)網(wǎng)程度，防范不法人員盜取企業(yè)檔案機密，給企業(yè)造成不可估量的損失。

三、結(jié)語

信息化在檔案價值實現(xiàn)中的應(yīng)用是一項技術(shù)型、綜合性的工作，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案價值實現(xiàn)的方式和內(nèi)容將更加豐富。了解信息化與檔案價值之間的關(guān)系，弄通檔案實現(xiàn)的隱蔽性、再造性、多元性等特性，結(jié)合事業(yè)單位、企業(yè)單位等不同單位的實際，總結(jié)檔案管理中的實踐經(jīng)驗，“因地制宜”地采用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案價值，讓信息化在檔案管理中開出燦爛之花。