網(wǎng)絡(luò)時代高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

文/山西工程技術(shù)學(xué)院 岳文麗

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的高速發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已是大勢所趨。在高校檔案管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在許多弊端，比如存取不方便、紙張易破損、原件易丟失等等，不能滿足高等教育信息化的趨勢，根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求，到2020年實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。高校檔案記錄著學(xué)校各個階段的發(fā)展歷程，對傳承和發(fā)揚(yáng)學(xué)校精神起到了極大的作用，具有較高的保護(hù)價值，因此加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。目前，在各地區(qū)各高校開展的檔案數(shù)字化建設(shè)中，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用到各高校的檔案管理時出現(xiàn)了一些問題。因此本研究將對檔案數(shù)字化現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并針對出現(xiàn)的突出問題，提出相應(yīng)的改進(jìn)方法，以期為后續(xù)將要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的高校提供借鑒。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的概念及意義

（一）概念。數(shù)字化，即利用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。檔案數(shù)字化，就是利用電子互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與計算機(jī)系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號或自主收集在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中產(chǎn)生的電子文件信息，并對其進(jìn)行管理的電子檔案。

（二）意義。1.保護(hù)檔案原件。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案多數(shù)是以紙張為載體進(jìn)行保存，有些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案在日光、蚊蟲、溫度、濕度等影響下，難免會出現(xiàn)紙質(zhì)破損、發(fā)霉，字跡發(fā)黃、模糊不清、難以辨認(rèn)的情況，若查閱這些紙質(zhì)檔案，就會造成二次傷害，使得珍貴的原始檔案遭到損壞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以有效避免這一情況的發(fā)生，只需在電腦終端查閱電子檔案即可。由于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有真實性、有效性、原始性，因此電子檔案內(nèi)容與原始檔案相一致，可以真實反映紙質(zhì)檔案原貌，內(nèi)容清晰可見。對比傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不需要每次調(diào)閱時翻看原件，大大降低了檔案原件的使用頻率、破損程度及老化速度，對檔案原件形成長期有效的保護(hù)。2.減少人員對檔案原件的使用時間。使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可有效避免管檔人員在每次調(diào)檔時翻看目錄、去檔案庫房尋找原件、頻繁翻閱原始檔案，有效節(jié)約時間，降低人力成本，延長原始檔案的使用壽命，減少人工維護(hù)的次數(shù)。若需要對檔案原件進(jìn)行復(fù)印，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)只需在電腦上執(zhí)行打印操作即可，避免人力、物力的浪費(fèi)，降低了管理成本。3.提升管理效率。隨著電子互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也在不斷升級。對比傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對檔案的收集、信息核實等工作通過引入互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)遠(yuǎn)程電子閱檔，省去了人力出差、走訪、調(diào)研、詢問的諸多不便，達(dá)到節(jié)約時間、提升管理效率的目的。通過電子掃描等方式，實現(xiàn)實物檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案的無紙化管理。對高校教職工建立個人電子檔案，可有效做到底數(shù)清晰、責(zé)任明確，減少人工管理造成的疏漏；對高校在校學(xué)生建立黨建檔案，是實現(xiàn)基層工作信息化的必然性，也是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，提升學(xué)生參與的有效舉措。數(shù)字化管理系統(tǒng)可自動生成各種登記臺賬、檔案目錄、檔案標(biāo)簽等，由此建立的電子文件也成為高校信息資源的重要內(nèi)容。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化管理意識薄弱。目前，雖然國家和各省檔案局、組織部一再強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，也將檔案數(shù)字化建設(shè)納入高校年度考核之中，但是由于檔案本身的滯后性，長期以來高校對檔案工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于教學(xué)、科研、就業(yè)等方面，由于從思想意識上對檔案的重視不足，致使檔案工作的推進(jìn)非常緩慢。上級主管部門沒有制定可量化的考核標(biāo)準(zhǔn)，也缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)督促，致使各高校的檔案數(shù)字化建設(shè)水平參差不齊；各高校的校領(lǐng)導(dǎo)及中層干部由于對檔案的宣傳力度不夠，導(dǎo)致教職工與學(xué)生對檔案的重視度不夠，缺乏檔案數(shù)字化管理的意識。由于對檔案數(shù)字化管理意識淡薄，各部門之間沒有形成協(xié)調(diào)配合的機(jī)制，沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而對檔案數(shù)字化建設(shè)形成阻礙。

（二）互聯(lián)網(wǎng)存在安全隱患。由于檔案數(shù)字化建設(shè)是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的今天，高校檔案的透明度也在不斷增加，因此網(wǎng)絡(luò)的安全性能也需要相應(yīng)提高，高校檔案資料一旦被別有用心的黑客盜取，將會造成無法估量的損失。當(dāng)前我國檔案數(shù)字化建設(shè)還在不斷發(fā)展，對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)也在不斷升級，但還沒有形成牢不可破的防護(hù)網(wǎng)，仍需要管檔人員加強(qiáng)安全意識，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)和檔案數(shù)據(jù)的備份。由于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要不斷更新升級，所使用的硬件設(shè)備可能會相對滯后，對檔案資源的安全也會造成一定的威脅。許多高校都是通過購買外部企業(yè)的軟件進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有自己的核心技術(shù)，一旦企業(yè)出現(xiàn)問題，會對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)造成安全隱患。

（三）實現(xiàn)資源共享困難。當(dāng)前，許多高校有自己的辦公管理系統(tǒng)，有些部門還不止一個系統(tǒng)。以山西工程技術(shù)學(xué)院為例：在基層黨組織都有全國黨員管理信息系統(tǒng)和智慧黨建系統(tǒng)，這兩個系統(tǒng)都可以實現(xiàn)黨員的黨組織關(guān)系網(wǎng)上轉(zhuǎn)接，前者側(cè)重于發(fā)展黨員的黨建檔案信息化，后者則是對基層黨組織的各種活動進(jìn)行信息化管理，兩款軟件側(cè)重不同，但又有相通之處，系統(tǒng)之間無法兼容，不能實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)也沒有從全校角度出發(fā)，做好整體規(guī)劃，不能與全國黨員管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)對接，不能實現(xiàn)OA系統(tǒng)的直接對接，這樣很容易形成“信息孤島”。各部門之間缺乏信息共享，無法實現(xiàn)信息同步，影響了檔案資源的及時收集和歸納，對檔案的整理、分類造成了一定的不便。許多高校的檔案數(shù)字化建設(shè)還處于起步階段，只是將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)為電子檔案，實現(xiàn)了學(xué)校內(nèi)部的檔案管理，并沒有通過互聯(lián)網(wǎng)與外界聯(lián)系，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮更多更廣的作用。

（四）管檔專業(yè)人才匱乏。檔案數(shù)字化建設(shè)是近幾年開始的任務(wù)，相較之前的檔案管理人員，管理檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的人員，不僅要求具有責(zé)任心、耐心、相關(guān)檔案專業(yè)知識，還要求對計算機(jī)、電子檢索、程序設(shè)計、電腦維護(hù)等具有一定的知識儲備。由于大多數(shù)高校的機(jī)構(gòu)編制中，專職檔案管理人員的編制數(shù)量極少，因此許多高校是兼職管檔人員。專職管檔人員面臨著對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、電子文檔歸類整理、建立檔案數(shù)據(jù)庫等更高的技術(shù)要求，而專職管檔人員繼續(xù)教育的途徑較少，獲取相關(guān)專業(yè)知識是一大重要難題；兼職管檔人員有自己的本職工作，事務(wù)繁忙，對待檔案管理工作精力不足，也缺乏檔案管理專業(yè)知識的相關(guān)培訓(xùn)，對檔案管理、檔案數(shù)字化建設(shè)了解不夠，這些都在一定程度上制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)。

（五）資金不足。由于電子信息技術(shù)的飛度發(fā)展，高校檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、通信等硬件設(shè)備和軟件都需要花費(fèi)大量資金，而且這些設(shè)備也在日益更新，這就需要充足的資金用來保障檔案數(shù)字化建設(shè)。與教學(xué)科研投入的資金相比較，差距較大：一方面，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化建設(shè)的意識不強(qiáng)，沒有認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)無法帶來豐厚的回報，因此不會安排足夠的資金去購買相應(yīng)的軟硬件設(shè)備；另一方面，因為部分高校資金有限，將大量資金投入檔案數(shù)字化建設(shè)中可能會影響學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。資金不足是大部分高校存在的普遍問題之一，難以在短時間內(nèi)有效解決，因此制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的改進(jìn)措施

（一）增強(qiáng)有關(guān)部門對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識。思想認(rèn)識是其他一切問題的根源，只有從思想上強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，才能在行動上得以體現(xiàn)。應(yīng)加大檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳力度，通過各種各樣的形式開展不同活動，例如專家講座、視頻講學(xué)等，讓高校管理層以及教職工都能加深檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識，體會到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅使檔案管理變得更加方便快捷，同時對教育發(fā)展起到了重要的見證作用，也對具有特殊價值的檔案資源具有更新利用的作用。因為檔案數(shù)字化建設(shè)需要各部門之間的協(xié)調(diào)配合，因此高校管理層應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入年度考核之中，為檔案管理創(chuàng)造良好的制度條件，積極支持檔案數(shù)字化建設(shè)。各高校檔案管理主管部門要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督與指導(dǎo)，制定切實可行的考核標(biāo)準(zhǔn)，積極推進(jìn)各高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

（二）實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)與各部門系統(tǒng)之間的資源共享。高校檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)納入數(shù)字校園建設(shè)中，從全校角度出發(fā)，使高校檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字校園建設(shè)同步，加大高校檔案數(shù)字化建設(shè)力度。檔案數(shù)字化建設(shè)也要與校長辦公室、教務(wù)處、學(xué)生處等相關(guān)部門積極溝通、協(xié)調(diào)配合，爭取實現(xiàn)OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的有效連接，從而實現(xiàn)資源共享，提高檔案收集與整理的工作效率。檔案數(shù)字化建設(shè)與其他軟件實現(xiàn)有效對接后，通過資源共享，可達(dá)到如下效果：一方面，使檔案資源更加完整、真實、來源可靠；另一方面，通過授權(quán)可使教職工與學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)更加快捷地查閱相關(guān)信息，省去傳統(tǒng)管理模式下的人力資源管理，節(jié)約了時間，提高了管理效率。

（三）提升管檔人員的能力素質(zhì)。順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項融合新技術(shù)、新概念、新知識，不斷更新變化的復(fù)雜工程，因此各高校需要培養(yǎng)與之相對應(yīng)的信息化高端人才。檔案數(shù)字化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式的管檔人員是一種挑戰(zhàn)，同時也是一種機(jī)遇。新模式下的管檔人員不僅需要相關(guān)的檔案知識，同時也需要掌握網(wǎng)絡(luò)時代的信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠靈活運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行各種檔案管理業(yè)務(wù)，能夠向教職工與學(xué)生提供最前沿的檔案服務(wù)，都需要不斷提升管檔人員的能力素質(zhì)。一方面，管檔人員應(yīng)該不斷尋求繼續(xù)教育的機(jī)會，通過進(jìn)修提升個人的能力；另一方面，高校或省檔案館、教育廳等相關(guān)部門可以開展一些學(xué)術(shù)交流、專題講座、檔案培訓(xùn)班，讓管檔人員相互之間交流學(xué)習(xí)、共同提升，從而形成技術(shù)與業(yè)務(wù)相互加強(qiáng)、相互促進(jìn)的復(fù)合型人才。同時由于檔案自身所具有的特殊性，也應(yīng)該加強(qiáng)對管檔人員的職業(yè)道德教育，提升道德素質(zhì)，愛崗敬業(yè)精神，不做任何有損國家利益的事情。

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的迅速發(fā)展，信息化程度的日益提高，檔案數(shù)字化建設(shè)已是高校數(shù)字校園必不可少的一部分，因此各高校應(yīng)從思想上高度重視，制定積極有效的管理手段，完善相應(yīng)的管理制度，加大對人才的重視和培養(yǎng)，投入充足的資金，持續(xù)穩(wěn)健地推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)。